§ 1.

1. W Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, zwanym dalej „Urzędem” uruchamia się pilotażowy program pod nazwą: „Panel Doradczy ds. Jakości”, zwany dalej „Panelem”.

2. Celem Panelu jest umożliwienie organizacjom społecznym zaangażowania w doskonalenie systemu zarządzania jakością w Urzędzie, poprzez bezpośredni wkład w poprawę jasności, spójności i przewidywalności decyzji wydawanych przez Urząd w sprawach sprzeciwów wobec zgłoszeń znaków towarowych oraz w sprawach o unieważnienie patentu.

3. Do zadań Panelu należy, w szczególności:

1) analiza wybranych prawomocnych decyzji, o których mowa w ust. 2;

2) wskazanie ewentualnych rozbieżności w interpretacji przepisów;

3) zidentyfikowanie obszarów, dla których zasadne byłoby wypracowania dobrych praktyk.

§ 2.

1. W skład Panelu wchodzą przedstawiciele organizacji społecznych zajmujących się, od co najmniej 5 lat, ochroną własności przemysłowej oraz wykazujących się możliwością wskazania spośród swoich członków przedstawicieli posiadających wiedzę z zakresu własności przemysłowej, w szczególności z zakresu ochrony znaków towarowych oraz wynalazków.

2. W skład Panelu wchodzi również przedstawiciel Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców.

3. Organizacje społeczne, o których mowa w ust. 1, wskazują przedstawicieli do udziału w pracach Panelu, przekazując Urzędowi następujące informacje:

1) imię i nazwisko przedstawiciela;

2) specjalizację przedstawiciela;

3) dane kontaktowe, w tym adres poczty elektronicznej przedstawiciela;

4) zgodę przedstawiciela na udział w pracach Panelu, w tym zgodę na przetwarzanie danych osobowych (załącznik nr 1 do zarządzenia).

4. Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców przekazuje Urzędowi informacje o których mowa w ust. 3 z wyłączeniem pkt 2.

5. Członkowie Panelu zobowiązani są do zachowania poufności prac Panelu, w szczególności danych i informacji zawartych w pozyskanych podczas prac Panelu decyzjach oraz innych dokumentach z akt sprawy. Członkowie Panelu składają oświadczenie dotyczące poufności (załącznik nr 1 do zarządzenia).

6. Listę członków Panelu prowadzi Urząd. Lista publikowana jest na stronie internetowej Urzędu www.uprp.gov.pl.

7. Członkowie Panelu powołują ze swego grona Przewodniczącego Panelu.

8. Członkowie Panelu przyjmują regulamin określający zasady pracy Panelu, w tym pracy poszczególnych zespołów powołanych w ramach Panelu, który określa w szczególności:

1) role i odpowiedzialności Przewodniczącego Panelu oraz jego członków;

2) miejsce i formę obrad zespołów;

3) zasady współpracy i komunikacji pomiędzy członkami zespołu;

4) zasady przyjęcia przez członków zespołu wspólnej rekomendacji dla Urzędu.

9. Korespondencja między członkami Panelu a Urzędem odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej.

§ 3.

1. Panel obraduje każdorazowo w pięcioosobowym zespole składającym się z członków Panelu o których mowa w § 2 ust. 1 wybranych losowo przez Urząd z listy, o której mowa w § 2 ust. 6, z uwzględnieniem specjalizacji członka Panelu.

2. W obradach może dodatkowo brać udział przedstawiciel Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców. Do przedstawiciela Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców przepisy dotyczące członka zespołu stosuje się odpowiednio.

3. W zespole nie może uczestniczyć członek Panelu, który brał udział w postępowaniu dotyczącym analizowanej decyzji.

4. W zespole, o którym mowa w ust. 1, może uczestniczyć wyłącznie po jednym przedstawicielu danej organizacji społecznej.

5. W przypadku, gdy w losowaniu o którym mowa w ust. 1, zostanie wybrany członek Panelu, o którym mowa w ust. 3, przeprowadzane jest powtórne losowanie członka zespołu.

6. W przypadku braku możliwości wyłonienia zespołu w składzie określonym w ust.1 i 4, możliwy jest udział w zespole więcej niż jednego przedstawiciela danej organizacji społecznej.

§ 4.

1. Obrady zespołu, o których mowa w § 3 ust. 1, odbywają się co najmniej raz na kwartał.

2. Urząd, do 15 dnia pierwszego miesiąca kwartału przesyła członkom zespołu oraz przedstawicielowi Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorstw wybrane losowo decyzje, które zostaną poddane analizie.

3. Podczas obrad zespołu przedstawiane są wnioski wynikające z analizy decyzji Urzędu, o których mowa w ust. 2 oraz, w terminie do końca danego kwartału, sporządzane są rekomendacje wskazujące zidentyfikowane rozbieżności w interpretacji przepisów, obszary, dla których zasadne byłoby wypracowania dobrych praktyk lub wprowadzenie usprawnień w działalności Urzędu. Rekomendacje przyjmowane są wspólnie przez wszystkich członków zespołu.

4. Na umotywowany wniosek członka zespołu, Urząd może udostępnić dokumenty z akt sprawy, po ich uprzednim zanonimizowaniu albo udzielić wyjaśnień.

5. Rekomendacje, o których mowa w ust. 3, Przewodniczący Panelu przekazuje Prezesowi Urzędu.

§ 5.

1. Rekomendacje mają dla Urzędu charakter wyłącznie doradczy.

2. Urząd analizuje rekomendacje i informuje, za pośrednictwem poczty elektronicznej, członków Panelu o ewentualnie podjętych działaniach oraz rozwiązaniach wdrożonych w Urzędzie w oparciu o rekomendacje.

3. W przypadku przyjęcia na podstawie rekomendacji nowych wytycznych, Urząd publikuje je na stronie internetowej www.uprp.gov.pl oraz w „Wiadomościach Urzędu Patentowego” .

§ 6.

1. Prezes Urzędu co najmniej raz w roku zwołuje spotkanie Panelu, którego przedmiotem jest omówienie efektów współpracy i ustalenie kierunku dalszych działań.

2. Na umotywowany wniosek Przewodniczącego Panelu, Prezes Urzędu, może zwołać spotkanie Panelu w każdym czasie.

§ 7.

Za bieżącą współpracę z Panelem odpowiada Dyrektor Departamentu Znaków Towarowych oraz Dyrektor Departamentu Prawnego i Orzecznictwa.

§ 8.

1. Pilotażowy program trwa od 1 października 2024 r. do 31 grudnia 2025 r.

2. Po zakończeniu pilotażowego programu Urząd sporządzi raport podsumowujący jego wyniki, który przekaże członkom Panelu.

3. Raport, o którym mowa w ust. 2, Urząd publikuje na stronie internetowej www.uprp.gov.pl.

§ 9.

1. Na stronie internetowej www.uprp.gov.pl, Urząd ogłasza o możliwości zgłaszania przez organizacje społeczne przedstawicieli do udziału w pracach Panelu oraz wyznacza termin dokonywania zgłoszeń.

2. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 1, Urząd tworzy listę członków Panelu.

§ 10.

Prezes Urzędu zwołuje pierwsze spotkanie Panelu, którego przedmiotem jest w szczególności, wyłonienie w drodze głosowania Przewodniczącego Panelu oraz określenie zasad przyjęcia regulaminu, o którym mowa w § 2 ust. 8.

§ 11.

Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania do 31 grudnia 2025 r.