Na podstawie art. 263 ust. 1 w zw. z art. 269 ust. 8 oraz art. 2721 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 324 oraz z 2022 r. poz. 2185) oraz art. 67²⁰ § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700, 2140 oraz z 2023 r. poz. 240) zarządza się, co następuje:

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 3
Prezesa Urzędu Patentowego RP
z dnia 31 marca 2023 r.

REGULAMIN PRACY ZDALNEJ EKSPERTÓW, ASESORÓW I APLIKANTÓW EKSPERCKICH W URZĘDZIE PATENTOWYM RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

I.

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin pracy zdalnej ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, zwany dalej „Regulaminem", określa zasady wykonywania pracy zdalnej, w szczególności:

1) grupę pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2) tryb wnioskowania i uzgadniania pracy zdalnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem;

3) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, w tym ustalania ryczałtu, o którym mowa w art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy;

4) zasady porozumiewania się pracownika wykonującego pracę zdalną z przełożonymi i pracodawcą, w tym, sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) pracy zdalnej - rozumie się przez to pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;

2) pracodawcy - rozumie się przez to Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej, zwany dalej „Urzędem", w imieniu którego czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich wykonuje Prezes Urzędu;

3) pracowniku - rozumie się przez to osobę zatrudnioną w Urzędzie na stanowisku eksperta, asesora albo aplikanta eksperckiego zgodnie z zasadami określonymi w ustawie - Prawo własności przemysłowej;

4) pracowniku wykonującym pracę zdalną - rozumie się przez to pracownika, który wykonuje pracę całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;

5) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to komórki wymienione w § 2 ust. 1 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 lutego 2021 r. w sprawie nadania statutu Urzędowi Patentowemu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 248);

6) kierowniku komórki organizacyjnej - rozumie się przez to dyrektora, zastępcę dyrektora lub inną osobę wyznaczoną do kierowania pracami komórki organizacyjnej Urzędu;

7) Kodeksie pracy - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, 1700, 2140 oraz z 2023 r. poz. 240);

8) Prawie własności przemysłowej - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 324 oraz z 2022 r. poz. 2185).

II.

Tryb wnioskowania o pracę zdalną

§ 3. 1. Praca zdalna może być wykonywana, jeżeli pozwala na to organizacja pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

2. Uzgodnienie między pracodawcą a pracownikiem, że praca będzie wykonywana zdalnie może nastąpić na wniosek pracownika lub z inicjatywy kierownika komórki organizacyjnej.

§ 4. 1. Pracownik zainteresowany wykonywaniem pracy zdalnej składa do kierownika komórki organizacyjnej, w której jest zatrudniony, wypełniony w części A wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony, po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1, wypełnia część B wniosku i przekazuje wniosek do dalszego opiniowania do komórki właściwej w sprawach kadrowych.

3. Po zaopiniowaniu wniosku przez komórkę właściwą w sprawach kadrowych Pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wykonywania pracy zdalnej przez wnioskującego pracownika.

4. Komórka właściwa w sprawach kadrowych informuje zainteresowanego pracownika oraz kierownika komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony o decyzji pracodawcy, co pracownik, potwierdza podpisem na wniosku.

§ 5. 1. W przypadku inicjowania pracy zdalnej przez kierownika komórki organizacyjnej, kierownik komórki organizacyjnej przekazuje do komórki właściwej w sprawach kadrowych wypełniony w części A i B wniosek o wykonywanie pracy zdalnej.

2. Przepisy § 4 ust. 3-4 stosuje się odpowiednio.

III.

Ryczałt

§ 6. 1. Pracownikowi za pracę zdalną przysługuje ryczałt w wysokości odpowiadającej sumie przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej obejmujący uśrednione koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1 obejmuje koszty:

a) energii elektrycznej w wysokości 31,25 zł kwartalnie,

b) usługi telefonii komórkowej w wysokości 32,50 zł kwartalnie, pracownikom, którzy korzystają przy wykonywaniu pracy zdalnej z prywatnego telefonu,

c) usługi internetu w wysokości 41,25 zł kwartalnie, pracownikom, którzy korzystają w pracy zdalnej z prywatnego łącza internetowego.

3. Koszty, o których mowa w ust. 2 obejmują pracę zdalną wykonywaną w pełnym wymiarze czasu pracy i ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu w zależności od wymiaru czasu pracy wykonywanej zdalnie.

4. Biuro Finansowo-Księgowe wypłaca ryczałt pracownikom wykonującym pracę zdalną raz na kwartał w miesiącu następującym po zakończeniu kwartału wykonywania pracy zdalnej na rachunek bankowy pracownika wskazany do wypłaty wynagrodzenia.

IV.

Warunki wykonywania pracy zdalnej

§ 7. 1. Pracownik wykonuje pracę zdalną w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.

2. Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi się znajdować na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 8. 1. Pracownik wykonujący pracę zdalną zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy wykonuje pracę zdalną w wymiarze nie większym niż:

1) 2 dni tygodniowo, jeżeli zajmuje stanowisko eksperta albo asesora;

2) 1 dzień tygodniowo, jeżeli zajmuje stanowisko aplikanta eksperckiego.

2. W pozostałe dni pracownik jest zobowiązany wykonywać pracę w siedzibie Urzędu.

3. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności wynikających z art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy, pracodawca po zaopiniowaniu przez kierownika komórki organizacyjnej może wyrazić zgodę na większy wymiar pracy zdalnej.

§ 9. Pracownik w czasie wykonywania pracy zdalnej jest zobowiązany, w szczególności do:

1) bieżącego informowania o wynikach swojej pracy oraz przedstawiania wyników swojej pracy przełożonemu;

2) bieżącego komunikowania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym w szczególności za pomocą służbowej poczty elektronicznej oraz telefonu;

3) bieżącego realizowania spraw;

4) ewidencjonowania wszystkich zdarzeń dotyczących swojego czasu pracy, w tym wyjść służbowych i prywatnych, odpracowania wyjść prywatnych, godzin nadliczbowych, urlopów i innych nieobecności na zasadach określonych w regulaminie pracy Urzędu;

5) ochrony tajemnic pracodawcy, w tym zabezpieczenia informacji objętych ochroną przed dostępem osób nieuprawnionych, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi;

6) potwierdzania obecności w pracy poprzez funkcjonalność eBramQa RCP w Portalu pracownika;

7) pozostawania w dyspozycji pracodawcy w godzinach pracy w ramach obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy albo harmonogramu czasu pracy lub w ramach godzin poza harmonogramowych wykonywanych na polecenie lub za zgodą przełożonego;

8) przestrzegania obowiązujących norm i rozkładu czasu pracy, w tym przedziału godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy;

9) wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, zasadami ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych oraz zasadami bezpieczeństwa teleinformatycznego;

10) terminowego realizowania zadań, w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej;

11) uniemożliwienia dostępu osób nieuprawnionych do komputera podczas wykonywania pracy zdalnej, telefonu komórkowego oraz innych urządzeń informatycznych, przy pomocy których wykonywana jest praca zdalna;

12) wykorzystywania czasu pracy podczas pracy zdalnej wyłącznie na wykonywanie obowiązków służbowych;

13) wykorzystywania sprzętów służbowych uzyskanych od pracodawcy wyłącznie do użytku służbowego;

14) zawiadomienia niezwłocznie przełożonego o wszelkich przeszkodach w wykonywaniu pracy zdalnej.

§ 10 . 1. W tym samym dniu pracy pracownik nie może łączyć pracy zdalnej z pracą stacjonarną w siedzibie Urzędu, z wyłączeniem sytuacji wystąpienia awarii sprzętu lub innej przyczyny skutkującej brakiem możliwości wykonywania pracy zdalnej, niemożliwej do usunięcia niezwłocznie.

2. W przypadku awarii technicznej sprzętu wykorzystywanego do wykonywania pracy zdalnej (np. awaria komputera, telefonu, łącza internetowego), pracownik informuje o zaistniałym problemie bezpośredniego przełożonego. Po usunięciu awarii pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego podjęcia pracy i poinformowania o tym fakcie bezpośredniego przełożonego. W przypadku braku możliwości rozwiązania problemu w tym dniu pracownik, najpóźniej kolejnego dnia, wraca do wykonywania pracy stacjonarnie.

§ 11. 1. Pracownik wykorzystuje do wykonywania pracy zdalnej sprzęt stanowiący własność Urzędu, przekazany do używania na podstawie protokołu przekazania sprzętu do pracy poza siedzibą Urzędu.

2. Pracownik obowiązany jest:

1 ) używać sprzętu wyłącznie w celu wykonywania pracy zdalnej;

2) chronić sprzęt przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub kradzieżą;

3) zabezpieczać przetwarzane dane przed dostępem osób trzecich;

4) przestrzegać przepisów wewnętrznych pracodawcy dotyczących zasad użytkowania sprzętu;

5) na żądanie pracodawcy niezwłocznie zwrócić sprzęt.

3. Szczegółowe zasady i obowiązki pracownika w związku z używaniem sprzętu służbowego do pracy zdalnej określa Polityka Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.

4. Urząd zapewnia instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych przekazanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, a także zapewnia szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

5. Pracownik wykonujący pracę zdalną zgłasza problemy związane z wykonywaniem pracy zdalnej za pośrednictwem systemu ServiceDesk lub e-mailem na adres: servicedesk@uprp.gov.pl lub telefonicznie pod nr 22 579 03 00.

6. Pracodawca nie ma obowiązku transportu sprzętu służbowego. Pracownik jest zobowiązany do zapewnienia własnego transportu, z zachowaniem dbałości o powierzony sprzęt służbowy.

§ 12. 1. Pracodawca może odwołać wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika i przywrócić poprzednie warunki wykonywania pracy.

2. Pracownik wykonujący pracę zdalną może wystąpić z wiążącym wnioskiem do pracodawcy o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

3. Odwołanie wykonywania pracy zdalnej oraz wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy zawiera proponowany termin powrotu pracownika do wykonywania pracy w siedzibie Urzędu, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

4. Jeśli pracodawca i pracownik wykonujący pracę zdalną nie osiągną porozumienia co do terminu, powrót do wykonywania pracy w siedzibie Urzędu następuje w następnym dniu roboczym po upływie 30 dni od otrzymania wniosku.

V.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

§ 13. 1. Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w szczególności kontrolę trzeźwości, a także kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

2. Kontrolę, o której mowa w ust. 1 przeprowadza się w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika, w tym w formule zdalnej z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość, po uprzednim uzgodnieniu z pracownikiem.

3. Sposób przeprowadzenia kontroli w formule zdalnej polega w szczególności na udostępnieniu przez pracownika obrazu z kamery (np. laptopa) obejmującego jego wizerunek oraz przestrzeń stanowiska pracy zdalnej. W przypadku powzięcia wątpliwości w zakresie prawidłowości udostępnionego obrazu zespół kontrolny, o którym mowa w ust. 4, przeprowadza kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

4. Kontrolę, o której mowa w ust. 1, przeprowadza zespół kontrolny, w skład którego wchodzi jako przewodniczący kierownik komórki organizacyjnej lub bezpośredni przełożony pracownika oraz stosownie do przedmiotu kontroli, wskazany przez kierownika komórki organizacyjnej inny pracownik tej komórki, pracownik służby bezpieczeństwa i higieny pracy lub inspektor ochrony danych.

5. Przewodniczący zespołu kontrolnego, o którym mowa w ust. 4, zobowiązany jest uzgodnić z pracownikiem wykonującym pracę zdalną sposób i termin przeprowadzenia kontroli. W przypadku braku porozumienia termin kontroli wyznacza się w kolejnym dniu wykonywania przez pracownika pracy zdalnej.

6. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy zwłoka mogłaby zagrozić bezpieczeństwu pracownika albo bezpieczeństwu informacji, kontrolę przeprowadza się niezwłocznie.

7. Pracownik wykonujący pracę zdalną w celu realizacji przedmiotu kontroli zobowiązany jest udzielać niezbędnych informacji oraz wskazać i udostępnić zespołowi kontrolnemu, o którym mowa w ust. 4, stanowisko pracy zdalnej.

8. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

9. Przebieg i ustalenia czynności kontrolnych przewodniczący zespołu kontrolnego dokumentuje w notatce służbowej podpisanej przez wszystkich członków zespołu. Notatkę wraz z wnioskami przedkłada się do zapoznania i akceptacji pracodawcy.

10. Jeżeli w trakcie kontroli pracy zdalnej, o której mowa w ust. 1, zespół kontrolny stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, kierownik komórki organizacyjnej zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo występuje do pracodawcy z wnioskiem o cofnięcie zgody na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej stosuje się przepisy § 12.

§ 14. 1. Inspektor ochrony danych (IOD) zapoznaje pracownika przed podjęciem przez niego pracy zdalnej z zasadami ochrony danych przy pracy zdalnej.

2. Pracownik potwierdza na piśmie fakt zapoznania się z zasadami ochrony danych.

§ 15. Pracownik właściwy w sprawach bezpieczeństwa i higieny pracy zapoznaje pracownika z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

VI.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

§ 16. 1. Pracodawca lub upoważniony kierownik komórki organizacyjnej może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej:

1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w siedzibie Urzędu nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

2. Pracownik, przed wydaniem polecenia pracy zdalnej składa oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

3. Pracownik wykonuje pracę zdalną, o której mowa w ust. 1 na podstawie polecenia pracy zdalnej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.

4. Pracodawca lub upoważniony kierownik komórki organizacyjnej w każdym czasie może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

VII.

Praca zdalna wykonywana okazjonalnie

§ 17. 1. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nie przekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym na wniosek pracownika złożony w postaci elektronicznej w Portalu pracownika.

2. Wniosek o udzielenie dnia lub dni pracy na wykonywanie pracy zdalnej, o której mowa w ust. 1, może być złożony najpóźniej w dniu poprzedzającym wnioskowany dzień pracy zdalnej.

3. Wniosek o udzielenie dnia lub dni pracy na wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie akceptuje bezpośredni przełożony, a zatwierdza kierownik komórki organizacyjnej.

4. W przypadku braku akceptacji lub zatwierdzenia wniosku, o którym mowa w ust. 2 i 3, pracownik zobowiązany jest w dniu lub dniach, które obejmował wniosek, świadczyć pracę w siedzibie pracodawcy.

VIII.

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 18. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy Regulaminu pracy Urzędu, Kodeksu pracy oraz Prawa własności przemysłowej.

Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 3
Prezesa Urzędu Patentowego RP
z dnia 31 marca 2023 r.

WZÓR - OŚWIADCZENIE

Załącznik nr 1 do Regulaminu pracy zdalnej
ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich
w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej

WNIOSEK O WYKONYWANIE PRACY ZDALNEJ

Załącznik nr 2 do Regulaminu pracy zdalnej
ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich
w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej

WZÓR - OŚWIADCZENIE

Załącznik nr 3 do Regulaminu pracy zdalnej
ekspertów, asesorów i aplikantów eksperckich
w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej