§ 1.

W związku z § 4 ust. 5 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej stanowiącego załącznik do zarządzenia Prezesa Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 25 lutego 2021 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. UPRP z 2021 r. poz. 5) oraz z uwagi na realizację celów strategicznych związanych z informatyzacją Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej, zwanego dalej "Urzędem", przyjmuje się Opis Założeń Projektu Informatycznego "Wdrożenie systemu ERP", stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia i uruchamia się projekt "Wdrożenie systemu ERP", zwany dalej "Projektem".

§ 2.

1. Powołuje się Komitet Sterujący i Kierownika Projektu.

2. Prowadzącym Projekt ustanawia się Departament Informatyki.

§ 3.

1. W skład Komitetu Sterującego wchodzą:

1) Przewodniczący Komitetu Sterującego - Marcin Dobruk - Dyrektor Generalny Urzędu;

2) Główny Dostawca - Piotr Sychowski - Zastępca Dyrektora Departamentu Informatyki;

3) Główny Użytkownik:

a) Katarzyna Srokosz-Chmielewska - Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego,

b) Edyta Szostak - Dyrektor Biura Administracyjno-Gospodarczego,

c) Krystyna Dawidczyk - Dyrektor Biura Finansowo-Księgowego, Główny księgowy,

d) Aneta Stuleblak - Dyrektor Departamentu Zgłoszeń,

e) Łukasz Kwaśniewski - Dyrektor Departamentu Rejestrów.

2. Na Kierownika Projektu wyznacza się Justyna Łojko - Dyrektora Departamentu Informatyki.

§ 4.

1. Komitet Sterujący, w zakresie swoich zadań i odpowiedzialności:

1) pełni rolę zarządczą w Projekcie;

2) powołuje Zespół Projektowy do realizacji zadań określonych w Projekcie, a bieżące zarządzanie Zespołem Projektowym deleguje na Kierownika Projektu;

3) odpowiada za nadzór nad przebiegiem Projektu;

4) zatwierdza Plan Projektu, Dokument Inicjujący Projekt, dokumenty zakończenia etapów Projektu i wydaje zgodę na rozpoczęcie następnego etapu (zapewnia zasoby do jego realizacji) bądź decyduje o zakończeniu Projektu;

5) ustala, monitoruje i aktualizuje tolerancje kosztowe i terminowe dla Projektu;

6) na bieżąco współpracuje z Kierownikiem Projektu;

7) bezpośrednio zarządza ryzykiem Projektu wykraczającym poza zakres działania Kierownika Projektu;

8) zatwierdza zmiany istotne dla celów Projektu;

9) dokonuje oceny postępu prac w realizacji Projektu;

10) monitoruje płatności związane z realizacją Projektu;

11) zatwierdza Raport Końcowy oraz Raport Doświadczeń i przekazuje informację o zamknięciu Projektu do Prezesa Urzędu.

2. Przewodniczący Komitetu Sterującego, w zakresie swoich zadań i odpowiedzialności:

1) jest odpowiedzialny za realizację Projektu;

2) nadzoruje opracowywanie kolejnych wersji Założeń Projektu oraz Uzasadnienia Biznesowego;

3) odpowiada za osiągnięcie celów Projektu i monitorowanie Uzasadnienia Biznesowego;

4) ustala sposób realizacji nadzoru nad przebiegiem Projektu przez członków Komitetu Sterującego;

5) informuje Kierownictwo Urzędu o przekroczeniu tolerancji zatwierdzonych przez Komitet Sterujący dotyczących czasu, zakresu oraz kosztów;

6) kieruje pracami Komitetu Sterującego;

7) organizuje posiedzenia Komitetu Sterującego i im przewodniczy;

8) na bieżąco monitoruje zależności między Uzasadnieniem Biznesowym a ryzykiem Projektu;

9) podejmuje wszystkie kluczowe decyzje z pomocą i wsparciem Komitetu Sterującego;

10) informuje Kierownictwo Urzędu o zagrożeniach i trudnościach w realizacji Projektu;

11) sprawdza, przez przeprowadzenie przeglądu poprojektowego, czy korzyści z Projektu zostały osiągnięte oraz przekazuje rezultaty tego przeglądu Kierownictwu Urzędu;

12) wnioskuje do Prezesa Urzędu o przyznanie dodatków dla członków Komitetu Sterującego oraz Zespołu Projektowego.

3. Główny Użytkownik, w zakresie swoich zadań i odpowiedzialności:

1) reprezentuje tych, na których będą oddziaływać wyniki i produkty Projektu;

2) zapewnia specjalistyczne zasoby niezbędne do specyfikowania potrzeb użytkowników;

3) zapewnia specjalistyczne zasoby niezbędne do specyfikowania wymagań bezpieczeństwa, uwzględniających obowiązujące standardy;

4) nadaje priorytety oczekiwaniom użytkowników, określa je w sposób precyzyjny, spójny i kompletny;

5) zapewnia od strony użytkowników zasoby niezbędne do realizacji Projektu oraz do kontroli jakości produktu;

6) stale monitoruje Uzasadnienie Biznesowe oraz zgodność produktów Projektu z Uzasadnieniem Biznesowym;

7) zatwierdza wymagania i opisy produktów decydujących o efekcie Projektu;

8) monitoruje ryzyka dla Projektu;

9) przedstawia Komitetowi Sterującemu opinie użytkowników na temat zmian w projekcie;

10) zapewnia właściwą komunikację pomiędzy użytkownikami a Zespołem Projektowym;

11) realizuje zadania delegowane przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego.

4. Główny Dostawca, w zakresie swoich zadań i odpowiedzialności:

1) zapewnia zasoby ludzkie o odpowiednich kompetencjach i wiedzy w zakresie wytwarzania produktów, które Projekt ma dostarczyć oraz reprezentuje tych, którzy zajmują się wytwarzaniem i wdrożeniem produktów Projektu;

2) zapewnia warunki techniczne i organizacyjne niezbędne do realizacji Projektu;

3) zapewnia specjalistyczne zasoby niezbędne do dostarczenia produktów Projektu;

4) pełni nadzór nad postępami oraz oczekiwanym efektem Projektu;

5) pełni nadzór nad zastosowaniem standardów specjalistycznych oraz procedur zapewniających uzyskanie oczekiwanej jakości produktów;

6) monitoruje wpływ zmian na prawidłowość i kompletność produktów;

7) monitoruje ryzyka Projektu;

8) realizuje zadania delegowane przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego;

9) odpowiada za dostarczenie produktów projektowych oraz oprogramowania o akceptowalnej przez odbiorcę jakości.

5. Kierownik Projektu, w zakresie swoich zadań i odpowiedzialności:

1) kieruje Projektem zgodnie z wytycznymi Komitetu Sterującego;

2) przygotowuje i aktualizuje dokumentację Projektu, w tym m.in. Założenia Projektu, Plan Projektu, Dokument Inicjujący Projekt, Raport Końcowy i Raport o Doświadczeniach;

3) zapewnia wytworzenie wszystkich zaplanowanych produktów zgodnie z założeniami funkcjonalnymi, technicznymi, wymaganiami bezpieczeństwa oraz kryteriami jakości;

4) kieruje Zespołem Projektowym i zarządza zasobami Projektu, w tym zasobami ludzkimi poprzez zmiany składu osobowego i zakresu obowiązków Zespołu Projektowego w drodze decyzji;

5) prowadzi rejestr ryzyka oraz monitoruje, identyfikuje i analizuje ryzyka, a także planuje działania zaradcze oraz nadzoruje ich realizację;

6) nadzoruje przebieg prac zgodnie z harmonogramem, zakresem i budżetem;

7) zatwierdza protokoły odbioru produktów i zadań;

8) współpracuje z kierownikami projektów powiązanych dla uniknięcia dublowania pracy lub niekompatybilności produktów;

9) raportuje stan realizacji Projektu do Komitetu Sterującego zgodnie z zasadami określonymi w Planie Komunikacji Projektu;

10) odpowiada za sterowanie zmianami i zarządzanie konfiguracją produktów Projektu.

§ 5.

Komitet Sterujący może zdecydować o delegowaniu uprawnień i obowiązków nadzoru nad pracami związanymi z Projektem innym osobom w ramach organizacji, z wyjątkiem Kierownika Projektu.

§ 6.

Kierujący komórkami organizacyjnymi Urzędu:

1. udzielają Kierownikowi Projektu lub osobie przez niego upoważnionej pomocy w wykonywaniu zadań związanych z realizacją Projektu;

2. udostępniają dane i informacje niezbędne do realizacji Projektu w terminach wyznaczonych przez Kierownika Projektu.

§ 7.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.