§ 1. Zarządzenie określa tryb dokonywania oceny i wydzielenia dokumentacji wytworzonej w Centrali Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, znajdującej się w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Wydziale Zarządzania Kryzysowego oraz Wydziale Przygotowań Obronnych w Departamencie Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa w Centrali Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zwanej dalej „GDDKiA”, przeznaczonej do brakowania.

§ 2. Powołuje się stałą komisję, zwaną dalej „Komisją”, do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji wytworzonej w Centrali GDDKiA, znajdującej się w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Wydziale Zarządzania Kryzysowego oraz Wydziale Przygotowań Obronnych w Departamencie Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa w Centrali GDDKiA, przeznaczonej do brakowania po uznaniu, że stanowi ona dokumentację:

1) niearchiwalną, oznaczoną symbolem „Bc”, nieprzydatną do celów praktycznych dla GDDKiA, lub

2) wobec której upłynęły terminy jej przechowywania lub okres po którym należy dokonać jej ekspertyzy, określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt (oznaczone symbolem B lub BE wraz z cyfrą lub liczbą oznaczającą liczbę lat).

2. W skład Komisji wchodzą:

1) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych - Przewodniczący Komisji;

2) Kierownik Kancelarii Tajnej - członek Komisji;

3) wyznaczony przez Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych pracownik Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych - członek Komisji;

4) kierownik wewnętrznej komórki organizacyjnej Centrali GDDKiA właściwej do spraw zarządzania kryzysowego lub wyznaczona przez niego osoba - członek Komisji;

5) kierownik wewnętrznej komórki organizacyjnej Centrali GDDKiA właściwej do spraw przygotowań obronnych lub wyznaczona przez niego osoba - członek Komisji.

3. Wszystkie osoby wchodzące w skład Komisji posiadają odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa oraz zaświadczenie o przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 3. 1. W sytuacji gdy materiał niejawny został wytworzony w komórce organizacyjnej Centrali GDDKiA innej niż Departament Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa, Przewodniczący Komisji informuje kierownika tej komórki organizacyjnej lub osobę przez niego wyznaczoną, będącą pracownikiem tej komórki organizacyjnej o konieczności wzięcia udziału w dokonaniu oceny wydzielonej dokumentacji.

2. Warunkiem uczestniczenia osób, o których mowa w ust. 1, w posiedzeniu Komisji jest posiadanie przez te osoby właściwego poświadczenia bezpieczeństwa oraz zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, Kierownik Kancelarii Tajnej w Centrali GDDKiA, przedstawia do opiniowania materiały niejawne kierownikowi tej komórki organizacyjnej Centrali GDDKiA lub wyznaczonemu przez niego pracownikowi tej komórki. Materiały te nie są przedstawiane do wglądu pozostałym członkom Komisji.

§ 4. 1. Z dokonanych czynności Komisja każdorazowo sporządza protokół wraz ze spisem akt.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, Przewodniczący Komisji przedkłada Generalnemu Dyrektorowi Dróg Krajowych i Autostrad do zatwierdzenia.

§ 5. 1. Po zatwierdzeniu protokołu, o którym mowa w § 4 ust. 1, Komisja, działając na podstawie § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246), zwraca się do Dyrektora Archiwum Akt Nowych z wnioskiem o wydanie zgody na brakowanie i zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej lub wobec której upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt, wytworzonej przez GDDKiA, ujętej w załączonych do tego wniosku spisach.

2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się po 2 egzemplarze spisu dokumentacji niearchiwalnej lub wobec której upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt, która ma podlegać brakowaniu.

3. Sporządza się osobne spisy dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc.

§ 6. 1. Po otrzymaniu zgody Dyrektora Archiwum Akt Nowych na brakowanie i zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej lub wobec której upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt, wytworzonej przez GDDKiA, Komisja, na podstawie zatwierdzonego protokołu, o którym mowa w § 4 ust. 1, dokonuje zniszczenia dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie jej treści.

2. Za nadzór nad zniszczeniem dokumentacji niearchiwalnej lub wobec której upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w ust. 1, oraz sporządzenie protokołu zniszczenia tej dokumentacji odpowiada co najmniej dwóch członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji.

3. Dokonanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub wobec której upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt odnotowuje się we właściwych urządzeniach ewidencyjnych.

4. Brakowanie informatycznych nośników danych określają odrębne przepisy dotyczące szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.