§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) „ustawie Pzp” - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych;

2) „zamawiającym” - należy przez to rozumieć Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad oraz Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad;

3) „Dyrektorze” - należy przez to rozumieć odpowiednio:

a) w zakresie finansowania: dział 600, rozdział 600611 - Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad,

b) w zakresie finansowania: dział 600 rozdział 600612 - Dyrektora Generalnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad,

c) w zakresie finansowania, o którym mowa w lit. a i b:

- Dyrektora Oddziału w zakresie właściwości Oddziału Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad,

- osobę upoważnioną;

4) „komórce organizacyjnej” - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, w rozumieniu regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad lub komórki organizacyjne określone w ramowym regulaminie organizacyjnym Oddziałów Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad;

5) „kierowniku komórki organizacyjnej” - należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej, w rozumieniu regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad lub kierującego komórką organizacyjną określoną w ramowym regulaminie organizacyjnym Oddziałów Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad;

6) „komisji” - należy przez to rozumieć komisję powołaną przez Dyrektora w celu przygotowania, przygotowania i przeprowadzenia albo przeprowadzenia zamówienia publicznego do realizacji zamówień o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) i wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy Pzp;

7) „aspektach społecznych” - należy przez to rozumieć uregulowania prawne umożliwiające uwzględnienie dodatkowych celów społecznych w warunkach realizacji zamówienia;

8) „zamówieniach wyłączonych” - należy przez to rozumieć zamówienia wyłączone spod stosowania ustawy Pzp , o których mowa w art. 9 - 14 tej ustawy;

9) „BIP” - należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej;

10) „EZD” - należy przez to rozumieć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;

11) „Procedurze w EZD - Obieg wniosku” - należy przez to rozumieć proces przekazywania wniosku w sprawie realizacji zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) lub wyłączonego spod stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych publicznego wraz z wymaganymi załącznikami przez kierownika komórki organizacyjnej za pośrednictwem innych komórek organizacyjnych właściwych dla procesu i Głównego Księgowego do zatwierdzenia przez Dyrektora. Procedura w EZD - Obieg wniosku przedstawiona jest w załączniku nr 7 do zarządzenia i zawiera kluczowe akceptacje i zatwierdzenia w procesie.

§ 3. Planowanie zamówień odbywa się zgodnie z procedurą określoną w obowiązującym zarządzeniu Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad w sprawie ustalenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w GDDKiA.

§ 4. 1. Identyfikacja potrzeby udzielenia zamówienia, do którego stosuje się przepisy zarządzenia, należy do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej.

2. Kierownik komórki organizacyjnej dokonuje oceny celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb zamawiającego i realizowanych przez niego zadań.

3. W przypadku realizacji zamówień wyłączonych na doradztwo, komórka organizacyjna, której dotyczy zamówienie, dokonuje czynności polegających na analizie celowości zlecanej usługi, w szczególności w zakresie:

1) analizy potrzeb zlecanych usług;

2) planowanych korzyści ze zlecania usługi jako zamówienie publiczne;

3) powodów, dla których GDDKiA nie jest w stanie wykonywać zadań we własnym zakresie, po dokonaniu analizy posiadanych kompetencji oraz zasobów własnych pod kątem czasochłonności zadania

- dokonaną analizę dokumentuje się w aktach sprawy.

4. Komórka organizacyjna, na rzecz której zamówienie ma być udzielone, wykonuje wszystkie czynności objęte zarządzeniem we własnym zakresie.

5. Kierownik komórki organizacyjnej jest odpowiedzialny za prawidłowość przeprowadzenia procedury zakupu zgodnie z zarządzeniem.

§ 5. 1. Przed wszczęciem postępowania należy każdorazowo oszacować z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu:

1) ustalenia, czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Pzp;

2) ustalenia, czy nie następuje podział zamówienia na części w celu uniknięcia stosowania ustawy Pzp;

3) ustalenia, czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo-finansowym.

2. Ustalenie wartości szacunkowej może mieć charakter:

1) analizy cen rynkowych;

2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług;

3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub innych zamawiających, a obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia;

4) innych dokumentów lub analiz wykonanych z należytą starannością.

3. Szacowanie wartości zamówienia jest dokumentowane.

4. Ustalona wartość zamówienia podlega, w zależności od specyfiki zamówienia, weryfikacji lub akceptacji przez inną osobę lub osoby. Weryfikacji lub akceptacji dokonuje kierownik komórki organizacyjnej lub inny pracownik komórki organizacyjnej wskazany przez kierownika tej komórki.

§ 6. 1. W celu lepszego wykorzystania zamówień publicznych dla wsparcia wspólnych celów społecznych komórka organizacyjna jest zobowiązana do brania pod uwagę aspektów społecznych na etapie przygotowania zamówienia.

2. Komórka organizacyjna zobowiązana jest do przeprowadzenia analizy możliwości zastosowania aspektów społecznych w danym postępowaniu biorąc pod uwagę specyfikę przedmiotu zamówienia, wartość zamówienia, czas realizacji oraz warunki wykonania zamówienia.

3. W przypadku zastosowania aspektów społecznych, umowy w sprawach zamówień publicznych powinny zawierać postanowienia uprawniające do skutecznego egzekwowania realizacji aspektów społecznych.

§ 8. 1. Tworzy się rejestr postępowań prowadzonych na podstawie wniosku, o którym mowa w § 2 ust. 4, pod tytułem „Rejestr zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) lub wyłączonych spod stosowania ustawy Pzp”.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej następujące informacje:

1) nr porządkowy wniosku;

2) nazwę przedmiotu zamówienia, rodzaj zamówienia;

3) podstawę odstąpienia od stosowania ustawy Pzp;

4) nr pozycji w planie zamówień publicznych;

5) datę rejestracji wniosku;

6) szacunkową wartość zamówienia;

7) nazwę komórki organizacyjnej realizującej przedmiot zamówienia.

3. W rejestrze, o którym mowa w ust. 1, wyznaczona komórka organizacyjna w Centrali i Oddziałach GDDKiA rejestruje wnioski, o których mowa w § 2 ust. 4 zarządzenia.

4. Wniosek po wprowadzeniu do rejestru, o którym mowa w ust. 1, opisuje się w następujący sposób:

„Wpisano do rejestru zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) lub wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy Pzp, nr ……………., dnia …………………., imię i nazwisko osoby rejestrującej ………………….. .”

5. Wniosek, o którym mowa w § 2 ust. 4:

1) w Centrali GDDKiA - akceptuje - Główny Księgowy i zatwierdza - Dyrektor;

2) w oddziałach GDDKiA - akceptuje - Z-ca Dyrektora ds. Ekonomiczno-Finansowych lub osoba upoważniona i zatwierdza Dyrektor Oddziału lub osoba upoważniona.

§ 9. 1. W przypadku interwencyjnych zamówień na roboty budowlane, usługi lub dostawy, których wykonanie ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, w szczególności dotyczącego ruchu drogowego lub mienia, musi odbyć się niezwłocznie, dopuszcza się odstępstwo od rozeznania rynku, o którym mowa w § 7 ust. 2, a w wyjątkowych uzasadnionych przypadkach, za zgodą Dyrektora, również odstępstwo od wymogu zatwierdzenia wniosku, o którym mowa w § 2 ust. 4.

2. Z wyrażenia zgody Dyrektora, o której mowa w ust. 1, sporządza się notatkę. Notatkę dołącza się, razem z wypełnionym wnioskiem, do dokumentacji zamówienia.

3. W przypadku odstępstwa od wymogu zatwierdzenia wniosku, o którym mowa w § 2 ust. 4, o czym mowa w ust. 1, można odstąpić od obowiązku zawarcia pisemnej umowy, o której mowa § 2 ust. 6.

§ 10. 1. W przypadku zamówień, o których mowa w § 2 ust. 1:

1) powołuje się komisję w sprawie realizacji zamówienia publicznego, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub wyższa niż 130.000,00 PLN (netto);

2) można powołać komisję, jeżeli wartość zamówienia jest niższa niż 130.000,00 PLN (netto).

2. Wzór wniosku o powołanie komisji stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

Wniosek o powołanie komisji zatwierdza Dyrektor lub osoba upoważniona.

3. Komisja, o której mowa w ust. 1, działa na podstawie regulaminu pracy komisji w sprawie realizacji zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż 130.000,00 PLN (netto) oraz zamówienia wyłączonego.

4. Regulamin pracy komisji, o której mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

§ 11. Traci moc zarządzenie Nr 49 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 18 października 2013 r. w sprawie realizacji zamówień publicznych wyłączonych spod stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad (z późn. zm.²⁾).

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.