§ 1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) archiwum - komórkę organizacyjną Biura Ewidencji i Archiwum Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego;

2) rozporządzenie - rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 lipca 2020 r. w sprawie udzielania wyróżnień i przeprowadzania postępowań dyscyplinarnych wobec funkcjonariuszy Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. U. poz. 1225);

3) zespół - zespół rzeczników dyscyplinarnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, o którym mowa w § 21 ust. 1 rozporządzenia.

§ 2. 1. Zespołem kieruje dyrektor Biura Kadr Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW", lub jego zastępca przy pomocy koordynatora zespołu.

2. Koordynatora zespołu wyznacza, w drodze decyzji, dyrektor Biura Kadr ABW lub jego zastępca spośród funkcjonariuszy ABW.

3. Decyzję o wyznaczeniu koordynatora zespołu doręcza się koordynatorowi zespołu oraz włącza do jego akt osobowych.

§ 3. 1. W ramach wykonywanych czynności koordynator zespołu, w szczególności:

1) kontroluje liczbę i terminowość czynności służbowych realizowanych przez rzeczników dyscyplinarnych;

2) może żądać od rzeczników dyscyplinarnych informacji o realizowanych przez nich czynnościach służbowych w poszczególnych sprawach;

3) może zapoznawać się z aktami prowadzonych przez rzeczników dyscyplinarnych postępowań dyscyplinarnych.

2. Koordynator zespołu lub wyznaczony przez niego funkcjonariusz ABW wprowadza do bazy danych, o której mowa w § 7, informacje wskazane w § 7 ust. 1, oraz odpowiada za ich aktualność i poprawność.

3. Wykonywanie czynności przez koordynatora zespołu powinno odbywać się z poszanowaniem zasady samodzielności rzeczników dyscyplinarnych.

§ 4. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW jest obowiązany umożliwić podległemu mu funkcjonariuszowi ABW, powołanemu do zespołu, realizację zadań wynikających z pełnionej przez niego funkcji rzecznika dyscyplinarnego.

§ 5. 1. Przy wyznaczaniu rzecznika dyscyplinarnego do prowadzenia czynności wyjaśniających oraz postępowania dyscyplinarnego w miarę możliwości bierze się pod uwagę:

1) przewidywaną złożoność czynności wyjaśniających lub postępowania dyscyplinarnego;

2) doświadczenie rzecznika dyscyplinarnego w zakresie prowadzenia czynności wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych;

3) liczbę prowadzonych przez rzecznika dyscyplinarnego czynności wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych.

2. Na rzecznika dyscyplinarnego można wyznaczyć funkcjonariusza jednostki organizacyjnej ABW, w której pełni służbę funkcjonariusz ABW podejrzany o naruszenie dyscypliny służbowej.

3. Dyrektor Biura Kadr ABW lub jego zastępca powiadamia o wyznaczeniu rzecznika dyscyplinarnego:

1) przełożonego funkcjonariusza ABW podejrzanego o naruszenie dyscypliny służbowej;

2) kierownika jednostki organizacyjnej ABW, w której wyznaczony rzecznik dyscyplinarny pełni służbę;

3) dyrektora Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Audytu ABW.

4. Dyrektor Biura Kadr ABW lub jego zastępca informuje rzecznika dyscyplinarnego o wyznaczeniu go, zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia, do prowadzenia czynności wyjaśniających lub postępowania dyscyplinarnego. Wraz z informacją rzecznikowi dyscyplinarnemu przekazuje się wniosek o jego wyznaczenie oraz materiały świadczące o podejrzeniu naruszenia dyscypliny służbowej przez funkcjonariusza ABW.

5. Przepisy ust. 1-4 stosuje się odpowiednio do wyznaczania rzecznika dyscyplinarnego:

1) przez Szefa ABW;

2) w przypadku wznowienia postępowania dyscyplinarnego zgodnie z § 59 ust. 1 rozporządzenia.

§ 6. 1. Wyznaczony rzecznik dyscyplinarny niezwłocznie po otrzymaniu materiałów, o których mowa w § 5 ust. 4, zakłada akta odpowiednio czynności wyjaśniających albo postępowania dyscyplinarnego.

2. W przypadku wszczęcia postępowania dyscyplinarnego po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających, prowadzenie akt tych czynności jest kontynuowane w formie akt postępowania dyscyplinarnego.

3. Wniosek o wznowienie postępowania dyscyplinarnego lub materiały dotyczące wznowienia postępowania dyscyplinarnego włącza się do akt, o których mowa w ust. 1 lub 2.

4. W przypadku przekazania akt zakończonego postępowania dyscyplinarnego do archiwum, wniosek o wznowienie postępowania dyscyplinarnego lub materiały dotyczące wznowienia postępowania dyscyplinarnego umieszcza się w odrębnych aktach postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego.

5. Akta czynności wyjaśniających, akta postępowań dyscyplinarnych oraz akta postępowań o wznowienie postępowania dyscyplinarnego prowadzi się w obwolutach, które oznacza się sygnaturą akt i opisuje, wskazując przedmiot odpowiednio czynności wyjaśniających, postępowania dyscyplinarnego albo postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego.

6. Dokumenty w aktach, o których mowa w ust. 1 i 2, układa się w porządku chronologicznym w tomach, których grubość nie powinna przekraczać 3 cm.

7. Każdy tom akt, o których mowa w ust. 1 i 2, zawiera oddzielny spis zawartości, sporządzony z zachowaniem ciągłości numeracji stron dla danego tomu.

8. Dokumenty zgromadzone w aktach, o których mowa w ust. 1 i 2, rejestruje się w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów (ESOD2).

9. Sygnatura akt, o której mowa w ust. 5, składa się z następujących po sobie elementów:

1) wyróżnika literowego:

a) "CW" - dla czynności wyjaśniających,

b) "PD" - dla postępowania dyscyplinarnego,

c) "WZ" - dla postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego;

2) poprzedzonego myślnikiem kolejnego numeru sprawy, pod którym zostały wprowadzone do bazy danych odpowiednio czynności wyjaśniające, postępowanie dyscyplinarne albo postępowanie o wznowienie postępowania dyscyplinarnego;

3) poprzedzonego ukośnikiem czterocyfrowego oznaczenia roku, w którym zostały założone akta odpowiednio czynności wyjaśniających, postępowania dyscyplinarnego albo postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego.

10. Sygnatura akt postępowania dyscyplinarnego wszczętego po podjęciu czynności wyjaśniających zawiera dodatkowo sygnaturę akt nadaną tym czynnościom, umieszczoną przed sygnaturą akt wszczętego postępowania dyscyplinarnego, poprzedzoną ukośnikiem.

11. Sygnatura akt postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego zawiera dodatkowo sygnaturę akt nadaną postępowaniu dyscyplinarnemu, umieszczoną przed sygnaturą akt postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego, poprzedzoną ukośnikiem.

12. Sygnaturę akt nanosi się na wszystkie dokumenty wytworzone w związku z prowadzonymi czynnościami wyjaśniającymi, postępowaniem dyscyplinarnym oraz postępowaniem o wznowienie postępowania dyscyplinarnego.

13. Numer sprawy dla czynności wyjaśniających, postępowania dyscyplinarnego oraz postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego jest generowany w bazie danych po wprowadzeniu do niej przez koordynatora zespołu danych zawartych w pisemnej informacji i wniosku o wyznaczenie na podstawie § 16 ust. 1 rozporządzenia rzecznika dyscyplinarnego.

14. Numer sprawy dla postępowania dyscyplinarnego wszczętego po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających uwzględnia sygnaturę akt nadaną tym czynnościom i jest generowany w bazie danych po wprowadzeniu do niej informacji o wszczęciu tego postępowania.

15. Adnotacja o pierwszym nadanym numerze sprawy jest zamieszczana w pisemnej informacji o wyznaczeniu na podstawie § 16 ust. 1 rozporządzenia rzecznika dyscyplinarnego.

16. W przypadku postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego kolejny numer sprawy dla postępowania o wznowienie postępowania dyscyplinarnego nadaje koordynator zespołu.

17. Wyznaczony rzecznik dyscyplinarny niezwłocznie informuje dyrektora Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Audytu ABW o:

1) wszczęciu postępowania dyscyplinarnego;

2) odmowie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego;

3) sposobie zakończenia postępowania dyscyplinarnego.

§ 7. 1. W Biurze Kadr ABW jest prowadzona baza danych zawierająca informacje dotyczące czynności wyjaśniających, postępowań dyscyplinarnych oraz postępowań o wznowienie postępowań dyscyplinarnych, zwana dalej "bazą danych", w szczególności:

1) wykaz rzeczników dyscyplinarnych powołanych do zespołu;

2) sygnatury akt czynności wyjaśniających, postępowań dyscyplinarnych albo postępowań o wznowienie postępowań dyscyplinarnych oraz dane rzeczników dyscyplinarnych, którzy prowadzą te postępowania;

3) informacje o:

a) orzeczeniach o ukaraniu wydanych w trybie określonym w § 19 rozporządzenia,

b) podjętych czynnościach wyjaśniających,

c) wydanych postanowieniach o:

- odmowie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego,

- wszczęciu postępowania dyscyplinarnego,

- orzeczeniach kończących postępowanie dyscyplinarne w danej instancji,

- postanowieniach wydanych w przedmiocie wznowienia postępowania dyscyplinarnego;

4) informacje o zakończeniu postępowania dyscyplinarnego lub jego zawieszeniu.

2. Administratorem bazy danych jest naczelnik Wydziału III Biura Kadr ABW.

3. Administrator bazy danych zarządza bazą danych oraz dostępem użytkowników do tej bazy.

4. Rzecznicy dyscyplinarni przekazują na bieżąco koordynatorowi zespołu lub wyznaczonemu przez niego funkcjonariuszowi ABW informacje dotyczące prowadzonych przez nich:

1) czynności wyjaśniających;

2) postępowań dyscyplinarnych;

3) postępowań o wznowienie postępowania dyscyplinarnego, co do przyczyn tego wznowienia oraz co do rozstrzygnięcia istoty sprawy.

5. Dostęp do informacji zawartych w bazie danych posiadają:

1) dyrektor Biura Kadr ABW oraz jego zastępca;

2) odpowiednio do uprawnień nadanych przez dyrektora Biura Kadr ABW lub jego zastępcę:

a) funkcjonariusze Biura Kadr ABW,

b) koordynator zespołu,

c) rzecznicy dyscyplinarni,

d) administrator bazy danych.

§ 8. 1. Akta zakończonych czynności wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych przechowuje rzecznik dyscyplinarny, który je przeprowadził lub przełożony, o którym mowa w § 1 pkt 2 rozporządzenia, do czasu ich archiwizacji.

2. Rzecznik dyscyplinarny lub przełożony, o którym mowa w § 1 pkt 2 rozporządzenia, składa akta zakończonych czynności wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych, do archiwum, zgodnie z przepisami Szefa ABW w sprawie archiwizacji i udostępniania akt w ABW oraz zawiadamia koordynatora zespołu o przyjęciu akt przez archiwum.

§ 9. 1. Biuro Kadr ABW zapewnia obsługę Szefa ABW w przypadkach, o których mowa w § 42 ust. 4, § 43, § 59 ust. 4 i § 60 ust. 3 rozporządzenia.

2. Dyrektor Biura Kadr ABW lub jego zastępca w przypadkach, o których mowa w § 42 ust. 4, § 43, § 59 ust. 4 i § 60 ust. 3 rozporządzenia, jest odpowiedzialny za przygotowanie projektu orzeczenia oraz postanowienia Szefa ABW.

3. Dyrektor Biura Kadr ABW lub jego zastępca może polecić przygotowanie projektu orzeczenia oraz postanowienia Szefa ABW, o którym mowa w ust. 2, funkcjonariuszowi Biura Kadr ABW lub funkcjonariuszowi ABW pełniącemu funkcję rzecznika dyscyplinarnego.

4. Dyrektor Biura Kadr ABW lub jego zastępca nie może polecić przygotowania projektu orzeczenia oraz postanowienia Szefa ABW, o którym mowa w ust. 2, rzecznikowi dyscyplinarnemu prowadzącemu w danej sprawie czynności wyjaśniające lub postępowanie dyscyplinarne.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, po wydaniu przez Szefa ABW ostatecznego orzeczenia lub postanowienia, do akt stosuje się odpowiednio przepisy § 8.

§ 10. 1. Dyrektor Biura Kadr ABW lub jego zastępca może określić wzory dokumentów sporządzanych w postępowaniu dyscyplinarnym, w szczególności:

1) postanowienia o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub zmianie postanowienia o wszczęciu postępowania dyscyplinarnego;

2) postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego;

3) postanowienia o zawieszeniu postępowania dyscyplinarnego;

4) protokołu przesłuchania obwinionego;

5) protokołu przesłuchania świadka;

6) pouczenia obwinionego;

7) pouczenia pokrzywdzonego o podstawowych uprawnieniach i obowiązkach.

2. W dokumentach innych, niż określone w ust. 1:

1) uwzględnienia się szatę graficzną określoną we wzorach, o których mowa w ust. 1;

2) zamieszcza się właściwą podstawę prawną.

§ 11. Koordynator zespołu wyznaczony na podstawie przepisów dotychczasowych staje się koordynatorem zespołu w rozumieniu niniejszego zarządzenia.

§ 12. Traci moc zarządzenie nr 61 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie organizacji pracy zespołu rzeczników dyscyplinarnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. Urz. ABW poz. 21 oraz z 2015 r. poz. 3).

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.