DZIAŁ I.

Przepisy ogólne

Rozdział 1.

Przedmiot regulacji i definicje

§ 1. Zarządzenie określa:

1) zasady udzielania w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej „CBA":

a) zamówień o wartości poniżej kwoty 130 000 złotych;

b) zamówień klasycznych oraz konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych,

c) zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o których mowa w dziale VI ustawy,

d) zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest niższa od kwot określonych w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy oraz zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy,

- zwanych dalej „zamówieniami".

2) wzory dokumentów używanych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 2. 1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) grupa zamówień - zbiór dostaw, usług lub robót budowlanych, w którego ramach należy przestrzegać wartości progowych określonych w ustawie;

2) jednostka - jednostkę organizacyjną CBA, o której mowa w statucie CBA;

3) jednostka wnioskująca - jednostkę wnioskującą o udzielenie zamówienia, dla której w ramach planu finansowego CBA wyodrębniono środki finansowe na realizację jej zadań lub taką, która ujęła dane zadanie w zgłoszonym przez tę jednostkę planie zamówień;

4) jednostka, której zamówienie dotyczy - jednostkę będącą bezpośrednim beneficjentem przedmiotu zamówienia;

5) jednostka, która realizuje zamówienie - Biuro Logistyki CBA, Biuro Teleinformatyki CBA, Biuro Techniki Operacyjnej CBA, Biuro Kadr i Szkolenia CBA, Departament Ochrony CBA, Departament Analiz CBA, Gabinet Szefa CBA lub jednostkę, której przekazano realizację zamówienia na podstawie § 91 ust. 5;

6) postępowanie - postępowanie o udzielenie zamówienia;

7) progi unijne - kwoty wartości zamówień lub konkursów określone w art. 3 ust. 1 ustawy, ogłaszane przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w drodze obwieszczenia w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski" oraz zamieszczane na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych;

8) ustawa - ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 oraz z 2020 r. poz. 288, 1492, 1517 i 2275);

9) ustawa OIN - ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 742);

10) wartość zamówienia - całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością przez jednostkę wnioskującą lub jednostkę, której zamówienie dotyczy;

11) zamówienie klasyczne - zamówienie publiczne inne niż zamówienie w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa i zamówienie sektorowe w rozumieniu ustawy.

2. O ile przepisy ustawy nie stanowią inaczej, definicje, o których mowa w art. 7 ustawy, stosuje się odpowiednio.

3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) funkcjonariuszu - należy przez to rozumieć także pracownika CBA;

2) służbie - należy przez to rozumieć także pracę.

Rozdział 2.

Zasady udzielania zamówień

§ 3. Dyrektor Biura Finansów CBA w porozumieniu z kierownikami jednostek wnioskujących opracowuje dla poszczególnych kategorii zakupowych strategię zarządzania zgodną z polityką zakupową państwa przyjętą przez Radę Ministrów. Strategia określa zamówienia o charakterze kluczowym dla realizacji polityki zakupowej państwa. Dyrektor Biura Finansów CBA rekomenduje Szefowi CBA do zatwierdzenia opracowany dokument strategii zarządzania

§ 4. 1. Postępowanie przeprowadza komisja, zespół funkcjonariuszy lub funkcjonariusz.

2. Kierownicy jednostek udzielają w pracach związanych z udzieleniem zamówienia niezbędnego wsparcia.

§ 5. Nadzór nad przebiegiem postępowania sprawuje Szef CBA.

§ 6. 1. Postępowanie prowadzi się w oparciu o plan zamówień opracowywany przez Biuro Finansów CBA oddzielnie dla każdego z typów zamówień, o których mowa w § 1 pkt 1, według wzoru określonego w załączniku nr 1.

2. Kierownicy jednostek, w terminie wskazanym przez Biuro Finansów CBA, nie później niż do 30 listopada, składają do Biura Finansów CBA propozycje do projektu planu zamówień na rok następny, oddzielnie dla każdego z typów zamówień, o których mowa w § 1 pkt 1, z uwzględnieniem podziału na grupy zamówień oraz z ewentualnym wskazaniem uzasadnienia konieczności odstąpienia od publikacji informacji o postępowaniu, według wzoru określonego w załączniku nr 2.

3. W ciągu 30 dni od dnia przyjęcia planu finansowego CBA przez uprawniony organ, Biuro Finansów CBA opracowuje plan zamówień na rok następny oddzielnie dla każdego z typów zamówień, o których mowa w § 1 pkt 1, oraz zamieszcza go, w zakresie wskazanym w ustawie, w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej CBA. Nie zamieszcza się informacji o postępowaniach, jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona informacji niejawnych. W przypadku propozycji zmiany planu zamówień, jednostka, która zgłosiła propozycję do planu, składa aktualizację z uzasadnieniem zmiany, według wzoru określonego w załączniku nr 2.

4. Plan zamówień oraz jego korekta, po uzyskaniu akceptacji dyrektora Biura Finansów CBA, wymagają zatwierdzenia przez Szefa CBA.

5. Biuro Finansów CBA informuje jednostki o uwzględnieniu ich propozycji do planu zamówień w terminie 14 dni od dnia jego zatwierdzenia.

6. Biuro Finansów CBA dokonuje aktualizacji planu zamówień w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej CBA.

7. Za terminowe przygotowanie i złożenie wniosku o wszczęcie postępowania lub dokumentu zapotrzebowania, uwzględniające czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania z należytą starannością oraz planowany termin realizacji zamówienia, jest odpowiedzialny kierownik jednostki wnioskującej.

§ 7. 1. Dla każdego z typów zamówień, o których mowa w § 1 pkt 1, Biuro Finansów CBA prowadzi oddzielne rejestry zamówień, według wzoru określonego w załączniku nr 3.

2. Rejestr zamówień, o wartości poniżej kwoty 130 000 złotych, prowadzi się na podstawie przedstawionych zapotrzebowań.

§ 8. 1. Postępowanie prowadzi się w języku polskim.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Szef CBA może wyrazić zgodę na złożenie wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów również w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym zamówienie jest udzielane.

§ 9. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę i został wybrany zgodnie z przepisami ustawy albo zarządzenia.

§ 10. 1. Zamówienia udziela się z zachowaniem zasad:

1) pisemności;

2) zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców ubiegających się o jego wykonanie;

3) proporcjonalności i przejrzystości, z zastrzeżeniem przepisów działu II;

4) dochowania podczas postępowania należytej staranności;

5) rzetelnego dokumentowania postępowania;

6) określenia najlepszej jakości dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnionych charakterem zamówienia, w ramach przeznaczonych na realizację środków;

7) uzyskania najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.

2. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu są obowiązane rzetelnie, obiektywnie i bezstronnie wykonywać powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem.

§ 11. 1. Jednostka wnioskująca występuje z:

1) wnioskiem o wszczęcie postępowania dla:

a) zamówień klasycznych oraz konkursów, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych;

b) zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o których mowa w dziale VI ustawy;

c) zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest niższa od kwot określonych w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy oraz zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy;

2) zapotrzebowaniem dla zamówień, o wartości poniżej kwoty 130 000 złotych.

2. Wyrażenie przez Szefa CBA zgody na wszczęcie postępowania może nastąpić po przedłożeniu przez kierownika jednostki wnioskującej kompletnego wniosku o wszczęcie postępowania.

3. W przypadku postępowań, o wartości poniżej kwoty 130 000 złotych, zasadność realizacji zamówienia potwierdza w zapotrzebowaniu kierownik jednostki wnioskującej.

§ 12. 1. Do ustalenia wartości zamówienia stosuje się odpowiednio art. 28-36 ustawy.

2. Za właściwe oszacowanie wartości zamówienia jest odpowiedzialny kierownik jednostki wnioskującej albo w przypadku, o którym mowa w § 91 ust. 2, kierownik jednostki, której zamówienie dotyczy.

§ 13. 1. Zamówienia należące do różnych pozycji planów zamówień, o których mowa w § 6, sporządza się na oddzielnych wnioskach o wszczęcie postępowania oraz oddzielnych zapotrzebowaniach.

2. Kwoty zamówień o wartości poniżej 130 000 złotych weryfikują do wysokości zaciągniętych zobowiązań w danym roku budżetowym, na podstawie umów lub przedłożonych faktur, kierownik jednostki wnioskującej oraz dyrektor Biura Finansów CBA.

§ 14. 1. Dokumenty, o których mowa w § 11, wraz z załącznikami przekazuje się dyrektorowi Biura Finansów CBA, celem akceptacji w zakresie zgodności z planem zamówień i zabezpieczenia środków finansowych.

2. Jeżeli dokumenty, o których mowa w § 11, nie spełniają warunków formalnych, dyrektor Biura Finansów CBA wzywa jednostkę wnioskującą do ich poprawy lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

3. Po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, wniosek o wszczęcie postępowania lub zapotrzebowanie pozostawia się bez rozpoznania.

4. Odmowa dyrektora Biura Finansów CBA ujęcia zamówienia w planie zamówień lub planie finansowym CBA powoduje zaniechanie jego realizacji. Fakt ten potwierdza się adnotacją na zapotrzebowaniu lub wniosku o wszczęcie postępowania, a informację o tym wraz z uzasadnieniem przekazuje do kierownika jednostki wnioskującej.

§ 15. 1. Postępowanie wszczyna się, po złożeniu w Biurze Finansów CBA poprawnego pod względem formalnym wniosku o wszczęcie postępowania, uzyskaniu akceptacji dyrektora Biura Finansów CBA w zakresie, o którym mowa w § 14 ust. 1 oraz zatwierdzeniu przez Szefa CBA wniosku o wszczęcie postępowania.

2. W przypadku zamówień o wartości poniżej kwoty 130 000 złotych - udziela się ich po złożeniu w Biurze Finansów CBA poprawnego pod względem formalnym dokumentu zapotrzebowania i uzyskaniu akceptacji dyrektora Biura Finansów CBA w zakresie, o którym mowa w § 14 ust. 1.

§ 16. W przypadku zamówień, o których mowa w § 11 ust. 1 pkt 1, tworzy się komisję do przeprowadzenia postępowania, zwaną dalej „komisją".

§ 17. 1. Przed wszczęciem postępowania można przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe, na zasadach określonych ustawie.

2. Wstępnych konsultacji rynkowych nie stosuje się w przypadku zamówień, o których mowa w art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy.

§ 18. 1. Projekt umowy o udzielenie zamówienia przed jej podpisaniem wymaga akceptacji:

1) kierownika jednostki, której zamówienie dotyczy lub kierownika jednostki, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację - pod względem merytorycznym, w celu potwierdzenia, że przedmiot umowy spełnia wymagania funkcjonalne lub techniczne określone we wniosku o wszczęcie postępowania lub w zapotrzebowaniu;

2) kierownika jednostki wnioskującej - w zakresie zgodności z opisem przedmiotu i warunkami zamówienia określonymi we wniosku o wszczęcie postępowania lub zapotrzebowaniu;

3) dyrektora Biura Prawnego CBA lub osoby przez niego upoważnionej - pod względem formalnoprawnym;

4) dyrektora Biura Finansów - pod względem finansowym.

2. Osoby akceptujące projekt umowy składają na nim podpis i odcisk pieczęci.

3. Umowę sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

4. Umowę rejestruje się w Biurze Prawnym CBA.

5. Upoważniony funkcjonariusz Biura Finansów CBA rejestruje umowę w rejestrze komputerowym i opatruje pieczęcią według wzoru określonego w załączniku nr 4.

§ 19. 1. Umowę jako zamawiający podpisuje Szef CBA lub osoba przez niego upoważniona.

2. Umowę do podpisu przedkłada Szefowi CBA kierownik jednostki wnioskującej.

§ 20. Kierownik jednostki wnioskującej, w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy:

1) przekazuje oryginał umowy z kompletem podpisów Biuru Finansów CBA, pozostawiając w jednostce wnioskującej kopię umowy lub jej cyfrowe odwzorowanie;

2) przekazuje kopię umowy lub jej cyfrowe odwzorowanie Biuru Prawnemu CBA oraz jednostce organizacyjnej, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację;

3) przekazuje kopię umowy lub jej cyfrowe odwzorowanie Departamentowi Bezpieczeństwa CBA - w przypadkach gdy realizacja przedmiotu umowy związana jest z dostępem do informacji niejawnych.

§ 21. 1. Jeżeli umowa o udzielenie zamówienia przewiduje sporządzenie protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, przekazuje się go wraz z fakturą do Biura Finansów CBA.

2. Dokumentację związaną z realizacją zapotrzebowania przechowuje się w jednostce realizującej zapotrzebowanie.

3. Jednostki realizujące zapotrzebowanie niezwłocznie po zakończeniu jego realizacji zobowiązane są do uporządkowania i przechowywania dokumentacji, o której mowa w ust. 2.

4. W przypadku dostaw realizowanych przez jednostki inne niż Biuro Logistyki CBA, z wyłączeniem Biura Teleinformatyki CBA, kopię protokołu odbioru wraz z kopią faktury przekazuje się do Biura Logistyki CBA w celu ujęcia w ewidencji ilościowo-wartościowej.

§ 22. 1. Nadzór nad realizacją umowy sprawuje kierownik jednostki, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację.

2. W przypadku uwzględnienia w postanowieniach umowy klauzul lub aspektów społecznych, zdrowotnych, środowiskowych lub innowacyjnych, nadzór nad realizacją uprawnień kontrolnych wynikających z jej treści sprawuje kierownik jednostki, o którym mowa w ust. 1.

§ 23. 1. Kierownik jednostki, o której mowa w § 22, zawiadamia w formie pisemnej dyrektora Biura Finansów CBA o okolicznościach uzasadniających naliczenie kar umownych, wypowiedzenie lub odstąpienie od umowy. Do informacji dołącza się dokumenty potwierdzające opisane w niej okoliczności.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) opis okoliczności wskazujących na niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy;

2) propozycję wysokości kar umownych wynikających z umowy.

3. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 1, dyrektor Biura Finansów CBA dokonuje sprawdzenia prawidłowości obliczenia należności Skarbu Państwa oraz podejmuje czynności zmierzające do ich dochodzenia, w szczególności kieruje korespondencję do wykonawcy.

4. Biuro Finansów CBA monitoruje wpływ należności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umów. W przypadku należności wymagalnych, dyrektor Biura Finansów CBA, w porozumieniu z kierownikiem jednostki, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację, podejmuje czynności mające na celu dochodzenie należności lub przekazuje sprawę wraz z niezbędnymi dokumentami do Biura Prawnego CBA.

§ 24. 1. Zbiorcze sprawozdanie z realizacji zamówień, o których mowa w § 1 pkt 1 lit. a i d, dyrektor Biura Finansów CBA przekazuje Szefowi CBA w terminie do dnia 1 marca następującego po roku, którego plan dotyczy.

2. Dyrektor Biura Finansów CBA przedstawia Szefowi CBA raz na kwartał, do 15 dnia miesiąca rozpoczynającego kolejny kwartał, sprawozdanie z realizacji planu zamówień o których mowa w § 1 pkt 1 lit b i c.

Rozdział 3.

Ogólne zasady dotyczące pracy Komisji

§ 25. Komisja przestrzega określonych w ustawie terminów zastrzeżonych dla poszczególnych czynności, przy czym zasadą w pracy komisji jest podejmowanie prawem przewidzianych działań niezwłocznie, przy jednoczesnym zachowaniu należytej staranności.

§ 26. 1. Komisja rozpoczyna pracę z dniem jej powołania przez Szefa CBA.

2. Komisja kończy pracę po podpisaniu umowy w sprawie zamówienia, które było przedmiotem postępowania lub po unieważnieniu postępowania.

§ 27. Członkowie komisji, w zakresie związanym z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia, podlegają bezpośrednio Szefowi CBA.

§ 28. 1. Oświadczenia, zawiadomienia i wnioski, składane przez komisję albo wykonawcę podczas postępowania o udzielenie zamówienia, wymagają zachowania zasady pisemności. Komisja może dopuścić możliwość wymiany informacji między stronami postępowania o udzielenie zamówienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o ile przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Wydrukowaną korespondencję elektroniczną włącza się do dokumentacji postępowania.

2. Bezpośrednie rozmowy z wykonawcami prowadzi się w siedzibie CBA. Zgodę na prowadzenie rozmów poza siedzibą CBA wyraża przewodniczący komisji. Zgoda przewodniczącego komisji wymaga pisemnego uzasadnienia. Zgodę wraz z uzasadnieniem włącza się do dokumentów postępowania.

§ 29. 1. Komisja składa się co najmniej z 3 członków.

2. Skład komisji proponuje kierownik jednostki wnioskującej spośród podległych mu funkcjonariuszy oraz, w uzasadnionych przypadkach, funkcjonariuszy:

1) Biura Finansów CBA;

2) Biura Prawnego CBA;

3) Departamentu Ochrony CBA - w przypadkach, gdy realizacja przedmiotu zamówienia związana jest z dostępem do informacji niejawnych;

4) Biura Teleinformatyki CBA - w przypadkach zamówień teleinformatycznych;

5) innych jednostek, w szczególności jednostki, której zamówienie dotyczy lub posiadających specjalistyczną wiedzę z zakresu przedmiotu zamówienia lub użytkujących przedmiot zamówienia

- po wyrażeniu zgody przez kierownika jednostki, w której funkcjonariusz pełni służbę.

3. (uchylony)

4. Przewodniczącego i sekretarza komisji powołuje się spośród funkcjonariuszy Biura Finansów CBA.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach przewodniczącego komisji można powołać spośród funkcjonariuszy innej, niż określona w ust. 4 jednostki, za zgodą jej kierownika.

§ 30. 1. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.

2. W przypadku, gdy przewodniczący komisji lub zastępujący go sekretarz komisji nie może kierować pracami komisji i może to zagrażać terminowej realizacji zadań, Szef CBA wyznacza spośród członków komisji inną osobę do kierowania pracami komisji.

§ 31. 1. Komisja podejmuje decyzję w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen członków komisji.

2. W głosowaniu komisja podejmuje decyzje większością głosów.

3. W przypadku równej liczby głosów, głos decydujący ma przewodniczący komisji.

4. Z posiedzenia komisji sporządza się protokół.

5. Wyniki głosowań zamieszcza się w treści protokołu posiedzenia komisji, ze wskazaniem osób głosujących za, przeciw oraz wstrzymujących się od głosu.

6. W przypadku gdy podczas prac komisji zmianie ulegną istotne postanowienia zawarte w dokumentacji wszczynającej postępowanie, postanowienia te zamieszcza się w protokole posiedzenia komisji.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6, protokół posiedzenia komisji podlega akceptacji kierownika jednostki, której właściwości dotyczą wprowadzone zmiany.

§ 32. 1. Szef CBA, członek komisji oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające zamówienia, składają w formie pisemnej oświadczenie o istnieniu albo braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 ustawy albo § 59 ust. 1 zarządzenia, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 5. Oświadczenie o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 ustawy albo § 59 ust. 1 zarządzenia, składa się niezwłocznie po powzięciu wiadomości o ich istnieniu, a oświadczenie o braku istnienia tych okoliczności nie później niż przed zakończeniem postępowania.

2. Szef CBA, członek komisji oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające zamówienia, przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania, składają w formie pisemnej oświadczenie o braku istnienia albo istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 3 ustawy albo § 59 ust. 2 zarządzenia, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6.

2a. W przypadku zamówień, których wartość jest niższa niż 130 000 złotych, osoby, o których mowa w ust. 1, mogą złożyć oświadczenie, o którym mowa w § 59 ust. 2 zarządzenia, jednokrotnie, jeżeli wykonują czynności w więcej niż jednym postępowaniu oraz nie nastąpiła zmiana okoliczności objętych zakresem złożonego wcześniej oświadczenia.

3. W przypadku złożenia przez osobę, o której mowa w ust. 1 i 2, oświadczenia o istnieniu okoliczności określonych w art. 56 ust. 2 lub 3 ustawy albo § 59 ust. 1 lub 2 zarządzenia, oświadczenia niezgodnego z prawdą albo odmowy złożenia oświadczenia, przewodniczący komisji niezwłocznie odsuwa tę osobę od wykonywania czynności w postępowaniu, przekazuje informację o tym fakcie członkom komisji oraz składa wniosek do Szefa CBA o wyłączenie tej osoby od wykonywania czynności w postępowaniu.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Szef CBA z urzędu wyłącza osobę wykonującą czynności w postępowaniu.

5. Szef CBA może wyłączyć osobę wykonującą czynności w postępowaniu na jej wniosek, w przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności uniemożliwiających uczestniczenie w pracach komisji.

6. Szef CBA może dokonać wyboru innej osoby na miejsce osoby wyłączonej.

7. Czynności podjęte w postępowaniu przez osobę podlegającą wyłączeniu dokonane po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach uzasadniających wyłączenie, powtarza się. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert lub innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

§ 33. Komisja wykonuje czynności, niezbędne do zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania, w szczególności:

1) sporządza wniosek o zatwierdzenie trybu lub procedury udzielenia zamówienia innych niż określone w zaakceptowanym wniosku, w przypadku gdy w toku prac komisja stwierdzi, że nie zostały spełnione przesłanki ustawowe do przeprowadzenia postępowania w trybie lub procedurze wskazanej we wniosku;

2) dokonuje weryfikacji możliwości uwzględnienia klauzul lub aspektów społecznych, zdrowotnych, środowiskowych lub innowacyjnych w odniesieniu do danego zamówienia, co odnotowuje się w protokole posiedzenia komisji;

3) wnioskuje do Szefa CBA o udział biegłych lub specjalistów w postępowaniu;

4) przygotowuje projekt ogłoszenia o zamówieniu, specyfikacji warunków zamówienia, zwanych dalej „SWZ", ,,Opis potrzeb i wymagań", ,,Zaproszenia do negocjacji", ,,Zaproszenia do dialogu", ,,Zaproszenia do składania ofert" oraz innych dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania i wynikających z wymagań poszczególnych trybów lub procedur udzielania zamówień;

5) przygotowuje projektowane postanowienia umowy o udzielenie zamówienia;

6) sporządza projekt stosownych zawiadomień, informacji, wniosków zamawiającego do właściwych organów o wydanie decyzji albo postanowień wymaganych ustawą oraz innych dokumentów niezbędnych do właściwego przeprowadzenia postępowania;

7) sporządza projekt wyjaśnień na pytania wykonawców oraz modyfikacji dokumentacji postępowania w porozumieniu z właściwymi merytorycznie kierownikami jednostek;

8) występuje z wnioskiem o zwołanie zebrania wykonawców w celu wyjaśnienia treści SWZ lub Opisu potrzeb i wymagań;

9) dokonuje otwarcia, badania i oceny ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz załączonych do nich dokumentów, w tym sporządza projekty wniosków o wyjaśnienia treści ofert i dokumentów, uzupełnienia dokumentacji postępowania oraz stosownych poprawek w treści ofert;

10) prowadzi negocjacje z zaproszonymi wykonawcami w przypadkach określonych w ustawie lub w zarządzeniu;

11) przedstawia propozycje wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu, odrzucenia oferty oraz wyboru najkorzystniejszej oferty wraz z ich uzasadnieniem;

12) występuje z wnioskiem o unieważnienie postępowania;

13) przygotowuje stanowisko w sprawie wniesionych zarzutów wraz z uzasadnieniem w przypadku korzystania przez wykonawców ze środków ochrony prawnej określonych w ustawie;

14) przygotowuje projekt umowy o udzielenie zamówienia.

§ 34. Do zadań przewodniczącego komisji należy w szczególności:

1) nadzór nad prawidłowym prowadzeniem postępowania, w tym nad dokumentacją sporządzaną w jego trakcie;

2) określanie zakresu obowiązków członków komisji, z wyłączeniem sekretarza komisji;

3) wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń;

4) prowadzenie posiedzeń komisji;

5) informowanie członków komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy lub zarządzenia;

6) wnioskowanie o wydanie opinii, gdy czynności w prowadzonym postępowaniu wymagają wiadomości specjalnych;

7) podział pomiędzy członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym według właściwości merytorycznej;

8) weryfikacja poprawności wniesienia wadium;

9) informowanie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o złożonych w postępowaniach ofertach i wnioskach w terminach wynikających z zapisów ustawy;

10) występowanie do Szefa CBA z wnioskiem o zwrot albo zatrzymanie wykonawcy wadium;

11) nadzór nad wniesieniem, przed zawarciem umowy o udzielenie zamówienia, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jest wymagane w postępowaniu;

12) bieżące informowanie Szefa CBA o problemach związanych z pracami komisji;

13) przedstawianie Szefowi CBA do podpisu korespondencji wytworzonej w ramach prowadzonego postępowania;

14) nadzór nad terminowym przygotowaniem protokołów oraz ogłoszeń dotyczących prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia wymaganych zapisami ustawy;

15) opatrywanie zatwierdzonej przez Szefa CBA dokumentacji postępowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zamieszczanie jej na stronie internetowej CBA;

16) nadzór nad zamieszczeniem wymaganego przepisami ustawy ogłoszenia o zmianie umowy oraz ogłoszenia o wykonaniu umowy, po otrzymaniu stosownej informacji z jednostki realizującej zamówienie;

17) nadzór nad dokumentacją zakończonego postępowania, jej przechowywanie po zakończeniu postępowania oraz przekazanie do archiwum CBA.

§ 35. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:

1) zastępowanie przewodniczącego komisji podczas jego nieobecności;

2) prowadzenie dokumentacji postępowania, w szczególności sporządzanie protokołów posiedzeń komisji, sporządzenie protokołu z postępowania i jego bieżące aktualizowanie oraz udostępnianie go zainteresowanym za zasadach określonych w ustawie, sporządzanie zawiadomień i informacji oraz wymaganych w postępowaniu ogłoszeń dotyczących prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia;

3) odbieranie pisemnych oświadczeń, o których mowa w § 32 ust. 1 i 2 zarządzenia;

4) organizowanie, w uzgodnieniu z przewodniczącym, posiedzeń komisji i informowanie o ich miejscu i terminie;

5) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję w zakresie zgodnym z ustawą lub zleconym przez przewodniczącego;

6) obsługa techniczno-organizacyjna komisji;

7) przechowywanie dokumentacji podczas trwania postępowania;

8) sporządzenie w terminie 14 dni od podpisania umowy protokołu postępowania w przypadku postępowań, o których mowa w Dziale II niniejszego zarządzenia.

§ 36. 1. Do obowiązków członków komisji należy w szczególności:

1) czynne uczestnictwo w pracach komisji oraz wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji, w szczególności, odpowiednio do właściwości merytorycznej, przygotowanie SWZ lub Opisu potrzeb i wymagań, badanie i ocena złożonych ofert lub wniosków oraz wykonanie czynności określonych przez Szefa CBA lub przewodniczącego komisji, wynikających z właściwości merytorycznej jednostki, której są przedstawicielami;

2) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji;

3) zgłaszanie potrzeby powołania biegłego lub zasięgnięcia opinii prawnej w zakresie przedmiotu zamówienia;

4) wykonywanie innych zadań i czynności niezbędnych do zapewnienia zgodnego z przepisami prawa oraz sprawnego przebiegu prowadzonego postępowania, wynikających z zakresu powierzonych zadań.

2. Członkowie komisji nie mogą ujawniać informacji związanych z pracami komisji, które mogą wpłynąć na zachowanie uczciwej konkurencji, w szczególności związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert.

3. Jeżeli w przekonaniu członka komisji działania komisji mogą budzić uzasadnione wątpliwości, członek komisji jest obowiązany przedstawić swoje zastrzeżenia przewodniczącemu komisji w formie pisemnej.

4. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, członek komisji przedstawia swoje stanowisko na piśmie w formie załącznika do protokołu posiedzenia komisji. Zastrzeżenia wskazuje się w protokole postępowania.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 i 4, przewodniczący komisji informuje o tym niezwłocznie Szefa CBA.

§ 37. Członkowie komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w szczególności do ofert, wniosków, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych, protokołów i ich załączników oraz pism.

§ 38. 1. Szef CBA może na wniosek przewodniczącego komisji lub z własnej inicjatywy przekazać dokumentację postępowania, przed jej upublicznieniem, innej jednostce organizacyjnej CBA, celem zasięgnięcia niezależnej opinii w zakresie prawidłowości jej przygotowania.

2. Osoby wykonujące czynności, o których mowa w ust. 1, składają oświadczenie, o którym mowa w § 32 ust. 1 i 2 zarządzenia.

Rozdział 4.

Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy

§ 39. Wadium może być wniesione w formie określonej w ustawie.

§ 40. 1. Wadium wnoszone w formie innej niż pieniężna przyjmuje i przechowuje sekretarz komisji powołanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania, którego wniesione wadium dotyczy.

2. O zatrzymaniu wadium decyduje Szef CBA po rozpatrzeniu pisemnego wniosku przewodniczącego komisji, zawierającego uzasadnienie faktyczne i prawne.

3. Czynności związane z zatrzymaniem wadium wniesionym w pieniądzu realizowane są za pośrednictwem Wydziału Finansowo-Księgowego Biura Finansów CBA, po zaakceptowaniu wniosku, o którym mowa w ust. 2.

§ 41. Komisja, w postępowaniach o wartości równej lub wyższej niż progi unijne określa kwotę wadium w wysokości do 3 % wartości zamówienia, a w postępowaniach o wartości mniejszej niż progi unijne kwotę wadium do 1.5 % wartości zamówienia.

§ 42. 1. Na pisemny wniosek przewodniczącego komisji, zaakceptowany przez Szefa CBA, dyrektor Biura Finansów CBA dokonuje zwrotu wadium wykonawcy na zasadach określonych w ustawie.

2. Czynności związane ze zwrotem wadium wniesionym w pieniądzu realizowane są za pośrednictwem Wydziału Finansowo-Księgowego Biura Finansów CBA, po zaakceptowaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności: dokładną nazwę i adres wykonawcy, kwotę zwracanego wadium oraz numer rachunku bankowego, na który należy zwrócić wadium, a także numer postępowania, którego dotyczy.

4. Czynności związane ze zwrotem wadium wniesionym w innej formie niż pieniądz realizowane są przez przewodniczącego komisji.

§ 43. Wadium w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, wniesione przez wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, na wniosek tego wykonawcy, Szef CBA zalicza na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 44. W zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu do wadium odpowiednio stosuje się przepisy ustawy.

§ 45. Komisja może żądać od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zwanego dalej „zabezpieczeniem".

§ 46. Zabezpieczenie wnosi się w jednej lub w kilku formach, o których mowa w art. 450 ustawy.

§ 47. 1. Szef CBA, na wniosek wykonawcy, może wyrazić zgodę na zmianę formy wniesionego zabezpieczenia.

2. W przypadku zamówień, do których stosuje się przepisy ustawy, uzyskania zgody Szefa CBA wymaga jedynie zmiana formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 450 ust. 2 ustawy.

§ 48. 1. Zabezpieczenie wniesione w pieniądzu przyjmuje się na rachunek bankowy CBA, a zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone w innej formie, przechowuje w kasie Biura Finansów CBA.

2. O wniesionym zabezpieczeniu Biuro Finansów CBA niezwłocznie zawiadamia kierownika jednostki wnioskującej oraz kierownika jednostki, o którym mowa § 22.

3. W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie innej niż pieniężna, treść dokumentu gwarancji lub poręczenia, przed podpisaniem umowy podlega zaopiniowaniu pod względem formalnoprawnym przez dyrektora Biura Prawnego CBA lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza.

§ 49. 1. Na pisemny wniosek kierownika jednostki, o którym mowa w § 22, dyrektor Biura Finansów CBA zwraca wykonawcy zabezpieczenie.

2. W przypadku wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu, wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności dokładną nazwę i adres wykonawcy, numer umowy, kwotę zwracanego zabezpieczenia oraz numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu wniesionego zabezpieczenia.

3. W przypadku wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu, zwraca się je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji za przelew środków na rachunek wykonawcy.

§ 50. Czynności związane ze zwrotem zabezpieczenia realizuje się za pośrednictwem Wydziału Finansowo-Księgowego Biura Finansów CBA.

§ 51. O niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu umowy kierownik jednostki, o której mowa w § 22, niezwłocznie zawiadamia w formie pisemnej dyrektora Biura Finansów CBA. Przepis § 23 stosuje się odpowiednio.

§ 52. W zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu do zabezpieczenia odpowiednio stosuje się przepisy ustawy.

DZIAŁ II.

Szczegółowa procedura udzielania zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest niższa od kwot określonych w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy oraz zamówień wyłączonych ze stosowania ustawy na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy

Rozdział 1.

Zasady postępowania

§ 53. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem zasady pisemności, z wyłączeniem jawności. Za zgodą zamawiającego komunikacja z wykonawcami może odbywać się za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście, posłańca, przy użyciu faksu lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

§ 54. Wobec czynności podjętych w toku przygotowania i przeprowadzenia postępowania wykonawcy nie przysługują środki odwoławcze.

§ 55. Do zamówień zawierających informacje niejawne w rozumieniu ustawy OIN, których wartość jest niższa niż 130 000 złotych stosuje się odpowiednio przepisy Działu III zarządzenia.

§ 56. Trybami udzielania zamówienia są:

1) negocjacje bez ogłoszenia;

2) zamówienie z wolnej ręki.

§ 58. W przypadku dostaw lub usług, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania. Jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, ustalenia wartości dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania.

§ 59. 1. W postępowaniu nie mogą występować ani wykonywać czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia osoby, które:

1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia;

2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostają we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;

3) w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą, otrzymywały od wykonawcy wynagrodzenie z innego tytułu lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;

4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w określonym rozstrzygnięciu tego postępowania.

2. W postępowaniu nie mogą występować ani wykonywać czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia osoby, które zostały prawomocnie skazane za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o którym mowa w art. 228-230a, art. 270, art. 276, art. 286, art. 287, art. 296, art. 296a, art. 297, art. 303 lub art. 305 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 i 1517), zwanej dalej „Kodeksem karnym", o ile nie nastąpiło zatarcie skazania.

3. Zaistnienie okoliczności, o których mowa w ust. 1 i 2, skutkuje wyłączeniem z postępowania.

§ 60. 1. Wniosek, o którym mowa w § 57 ust. 1, kierownik jednostki wnioskującej przedstawia:

1) dyrektorowi Biura Finansów CBA - w celu potwierdzenia ujęcia w planie zamówień oraz zabezpieczenia środków w planie finansowym;

2) Szefowi CBA - w celu zatwierdzenia wniosku oraz składu komisji.

2. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa § 57 ust. 1, kierownik jednostki wnioskującej kieruje do Biura Finansów CBA, w celu jego rejestracji w rejestrze zamówień prowadzonym w Biurze Finansów CBA oraz wszczęcia postępowania.

Rozdział 3.

Kwalifikacja podmiotowa Wykonawców

§ 61. Komisja, po zatwierdzeniu wniosku, o którym mowa § 57 ust. 1, przygotowuje zaproszenia do składania wniosków do udziału w postępowaniu.

§ 62. W przypadku zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do rzetelności i zapewnienia bezpieczeństwa informacji niejawnych, komisja informuje Szefa CBA, o okolicznościach uzasadniających wyłączenie z udziału w postępowaniu wskazanych we wniosku wykonawców.

§ 63. Liczba wykonawców, których komisja zaprasza do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie może być mniejsza niż dwóch, z zastrzeżeniem § 85.

§ 64. 1. Komisja przesyła wykonawcy zaproszenie do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, które powinno zawierać w szczególności:

1) nazwę i adres zamawiającego;

2) opis warunków, które powinien spełniać wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia;

3) informację, że do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy wraz z podaniem podstawy wyłączenia;

4) informację o prowadzeniu postępowania z wyłączeniem zasady jawności i związanym z tym prawem zamawiającego do nieinformowania wykonawcy o przebiegu i rozstrzygnięciu postępowania;

5) określenie przedmiotu zamówienia, pozwalające wykonawcy zapoznać się z zakresem zamówienia i jego charakterem;

6) wymagania dotyczące wadium wraz z podaniem okoliczności powodujących jego zwrot albo utratę;

7) wskazanie osoby uprawnionej do kontaktów z wykonawcą;

8) wskazanie miejsca i terminu składania wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

9) pouczenie o braku środków odwoławczych przewidzianych w ustawie;

10) zastrzeżenie, że zamawiającemu przysługuje w każdym czasie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

2. W zaproszeniu do złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu komisja, w przypadku posiadania odpowiedniej wiedzy na tym etapie postępowania lub braku możliwości prowadzenia negocjacji w poniższych kwestiach, zamieszcza:

1) termin wykonania zamówienia;

2) kryteria oceny ofert;

3) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 65. 1. Wykonawca podaje we wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

1) nazwę albo imię i nazwisko oraz adres siedziby lub miejsce prowadzonej działalności gospodarczej albo miejsce zamieszkania;

2) numer REGON, NIP oraz numer Krajowego Rejestru Sądowego, z zastrzeżeniem ust. 4 i 5;

3) wykaz osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy, skład zarządu lub rady administrującej oraz wykaz wspólników w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, prokurentów lub dyrektorów wykonawczych, wraz z podaniem ich numerów PESEL;

4) wykaz udziałowców (akcjonariuszy) posiadających co najmniej 10% udziałów (akcji) wraz z podaniem numerów PESEL - w odniesieniu do osób fizycznych albo numerów REGON i Krajowego Rejestru Sądowego - w odniesieniu do innych podmiotów.

5) wykaz osób, które będą uczestniczyć w postępowaniu ze strony Wykonawcy z podaniem ich numeru PESEL.

2. Jeżeli osoby, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, są cudzoziemcami, wykonawca podaje ich imiona i nazwiska, obywatelstwo, datę i miejsce urodzenia oraz imiona i nazwiska rodziców.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca dołącza co najmniej:

1) odpis lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

2) zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków i opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający może żądać złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

3) zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo inny dokument potwierdzający, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający może żądać złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

4) informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:

a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, odnośnie do orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,

c) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy,

d) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy, odnośnie do skazania za wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu,

e) art. 109 ust. 1 pkt 3 ustawy, odnośnie do skazania za przestępstwo lub wykroczenie za które wymierzono karę aresztu

- wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;

5) inne dokumenty, jeżeli wymaga tego charakter zamówienia, w szczególności dokumenty potwierdzające zdolność do ochrony informacji niejawnych, posiadanie koncesji, zezwolenia licencji lub odpowiednich uprawnień.

4. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast:

1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w ust. 3 pkt 4 - składa informację z odpowiedniego rejestru albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a i b oraz pkt 3 ustawy;

2) zaświadczenia, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, zaświadczenia albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, o których mowa w ust. 3 pkt 3, lub odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w ust. 3 pkt 1 - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie naruszył obowiązków dotyczących płatności podatków, opłat, lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,

b) nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

5. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 3, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust. 1 pkt 1, pkt 2 lit. a i b oraz pkt 3 ustawy, zastępuje się je w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy.

6. Za zgodą zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w ust. 3-5 oraz inne dokumenty lub oświadczenia mogą być składane w formie elektronicznej, w zakresie i w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ustawy.

7. Jeżeli wartość zamówienia powiększona o należny podatek od towarów i usług nie przekracza kwoty 500 000 zł, zamawiający zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 2 i 3, może żądać oświadczenia o braku zalegania z opłaceniem podatków oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne.

8. Komisja wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

9. Do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wykonawca dołącza zobowiązanie do nieujawniania osobom trzecim informacji zawartych we wniosku oraz akceptacji wymagań dotyczących wadium oraz warunków jego zwrotu albo utraty, w przypadku gdy zamawiający żąda wniesienia wadium.

10. Przepisy ust. 1-9 stosuje się odpowiednio do podwykonawców, którym wykonawca planuje powierzenie realizacji części zamówienia.

§ 66. 1. Po otrzymaniu od wykonawcy wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, komisja dokonuje jego oceny pod kątem spełnienia przez wykonawcę warunków, o których mowa w § 64 ust. 1 pkt 2.

2. Przekazane przez wykonawcę dokumenty, o których mowa w § 65 ust. 1-5, komisja przekazuje do Departamentu Ochrony CBA.

3. Do dokumentów, o których mowa w ust. 2, komisja dołącza dane określające przedmiot zamówienia oraz jego wartość.

4. Departament Ochrony CBA wydaje opinię w sprawie przesłanek dopuszczenia wykonawcy do udziału w postępowaniu, w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania danych i dokumentów, o których mowa w ust. 2 i 3.

5. O negatywnej opinii Komisja niezwłocznie pisemnie informuje Szefa CBA.

6. Dyrektor Departamentu Ochrony CBA może podjąć decyzję o przekazaniu negatywnej opinii bezpośrednio Szefowi CBA, z pominięciem komisji.

7. W przypadkach o których mowa w ust. 5 i 6 wykonawca nie może być zaproszony do złożenia oferty, chyba że Szef CBA wyda zgodę ma dopuszczenie wykonawcy do udziału w postępowaniu.

8. Odstąpienie od procedury określonej w ust. 2-7 jest możliwe za zgodą Szefa CBA w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

§ 67. Za zgodą Szefa CBA można przeprowadzić postępowanie bez powołania komisji.

Rozdział 4.

Wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy

§ 68. 1. W przypadku, gdy szczególny charakter postępowania tego wymaga, warunkiem dopuszczenia do postępowania o udzielenie zamówienia może być złożenie wadium.

2. Wadium wnosi się wraz z ofertą.

§ 69. 1. Jeżeli okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu może być, za zgodą Szefa CBA, tworzone poprzez potrącenia z faktur za wykonane części zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, w dniu zawarcia umowy wykonawca wnosi w pieniądzu co najmniej 30% kwoty zabezpieczenia.

3. Biuro Finansów CBA przekazuje kwoty potrącane z faktur na rachunek bankowy CBA w tym samym dniu, w którym dokonuje zapłaty faktur.

4. Wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić później, niż w ciągu roku od dnia zawarcia umowy.

§ 70. 1. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zwraca się w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania umowy za należycie wykonaną.

2. Kwotę zabezpieczenia z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji stanowiąca nie więcej niż 30% wartości zabezpieczenia zwraca się w ciągu 15 dni od upływu terminu rękojmi za wady przedmiotu zamówienia lub gwarancji.

Rozdział 5.

Umowa w sprawie udzielenia zamówienia związanego z dostępem do informacji niejawnych

§ 71. 1. W przypadkach określonych w przepisach odrębnych do umowy załącza się instrukcję bezpieczeństwa przemysłowego, o której mowa w art. 71 ustawy OIN, po uprzednim uzgodnieniu jej treści z Departamentem Ochrony CBA.

2. Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 71 ust. 5 ustawy OIN, realizuje Departament Bezpieczeństwa CBA.

§ 72. Nazwę i adres wykonawcy, kopię instrukcji, o której mowa w § 71 ust. 1, wraz z kopią świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego wykonawcy, datę zawarcia i zakończenia umowy, przedmiot umowy, najwyższą klauzulę tajności informacji, do których dostęp będzie wiązał się z wykonywaniem umowy, kierownik jednostki, o której mowa w § 22 przekazuje do Departamentu Ochrony CBA, niezwłocznie po podpisaniu umowy.

Rozdział 6.

Postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia

§ 73. Negocjacje bez ogłoszenia są trybem postępowania, w którym komisja negocjuje warunki wykonania zamówienia z zaproszonymi wykonawcami.

§ 74. 1. Po otrzymaniu pozytywnej opinii od Departamentu Ochrony CBA, komisja zaprasza do złożenia oferty wstępnej wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu.

2. W przypadku, gdy pozytywną opinię od Departamentu Ochrony CBA otrzyma jeden Wykonawca, w zakresie prowadzonych negocjacji mają zastosowanie zapisy § 87.

§ 75. 1. Komisja, wraz z zaproszeniem do złożenia oferty wstępnej, przesyła wykonawcy dokumentację warunków wykonania zamówienia.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać:

1) nazwę i adres podmiotu zlecającego wykonanie zamówienia;

2) opis sposobu przygotowywania oferty;

3) określenie przedmiotu zamówienia, a w razie potrzeby również za pomocą planów, rysunków lub projektów, łącznie z wyszczególnieniem dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy;

4) opis odpowiednich części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie oferty częściowej;

5) informację o możliwości złożenia oferty wariantowej, jeżeli zamawiający dopuszcza taką możliwość;

6) opis kryteriów, którymi komisja będzie się kierować przy wyborze oferty;

7) wymagania dotyczące wadium wraz z podaniem warunków jego zwrotu albo utraty;

8) wskazanie miejsca i terminu składania oferty;

9) wskazanie osoby uprawnionej do kontaktowania się z wykonawcą oraz opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących dokumentacji warunków wykonania zamówienia;

10) termin, do którego wykonawca będzie związany złożoną ofertą;

11) informację o warunkach formalnych, jakie powinny zostać spełnione po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia w celu zawarcia umowy;

12) projektowane postanowienia umowy o udzielenie zamówienia;

13) pouczenie o braku środków odwoławczych przewidzianych w ustawie;

14) informację o prowadzeniu postępowania z wyłączeniem zasady jawności i związanym z tym zastrzeżeniem zamawiającego o prawie do nieinformowania wykonawcy o przebiegu i rozstrzygnięciu postępowania.

3. W zaproszeniu do złożenia oferty wstępnej komisja, w przypadku posiadania odpowiedniej wiedzy na tym etapie postępowania lub braku możliwości prowadzenia negocjacji w poniższych kwestiach, zamieszcza również:

1) termin wykonania zamówienia;

2) opis kryterium oceny ofert;

3) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 76. Komisja w dokumentacji warunków wykonania zamówienia żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie tej części zamówienia, którego wykonanie wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcy, jeżeli dopuści możliwość realizacji zamówienia przy udziale podwykonawców. W takim przypadku wobec podwykonawcy stosuje się przepisy § 65.

§ 77. 1. Zamawiający zaprasza do negocjacji wszystkich wykonawców, którzy złożyli ważne oferty wstępne.

2. Negocjacje mają na celu doprecyzowanie warunków wykonania zamówienia.

§ 78. 1. Negocjacje mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.

2. Komisja może wnioskować do Szefa CBA o dokonanie zmian w wymaganiach dotyczących przedmiotu zamówienia po uzyskaniu akceptacji kierownika właściwej merytorycznie jednostki. Proponowana zmiana wymaga pisemnego uzasadnienia.

3. Po przeprowadzeniu negocjacji, komisja zaprasza do składania ofert ostatecznych wszystkich wykonawców, z którymi prowadzone były negocjacje.

§ 79. W przypadku, gdy w wyniku negocjacji zostały dokonane zmiany, o których mowa w § 78 ust. 2, komisja wraz z zaproszeniem do składania ofert ostatecznych przekazuje dokumenty, o których mowa w § 75 ust. 2 w zakresie zmienionej części zaproszenia.

§ 80. Komisja odrzuca ofertę, jeżeli:

1) nie spełnia ona wymagań określonych w dokumentacji;

2) nie zostało wniesione wadium;

3) złożenie oferty stanowi czyn nieuczciwej konkurencji

4) jej przyjęcie naruszałoby bezpieczeństwo publiczne lub istotny interes bezpieczeństwa państwa a tego bezpieczeństwa lub interesu nie można zagwarantować w inny sposób.

§ 81. 1. Komisja wybiera najkorzystniejszą ofertę spośród nieodrzuconych ofert na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentacji warunków wykonania zamówienia.

2. W przypadku braku określenia kryteriów oceny ofert, komisja dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty zapewniając wydatkowanie środków publicznych w sposób celowy i oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, z zachowaniem zasad:

1) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

2) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

3. Jeżeli dwie lub więcej ofert przedstawiają taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, komisja wybiera ofertę z niższą ceną.

4. Jeżeli komisja nie może dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, komisja wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych.

§ 82. 1. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonany przez komisję podlega zatwierdzeniu przez Szefa CBA w protokole, którego wzór stanowi załącznik nr 8.

2. Po zawarciu umowy, komisja przedstawia Szefowi CBA z przebiegu postępowania protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 9.

§ 83. Postępowanie może zostać przez Szefa CBA unieważnione na każdym jego etapie.

§ 84. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane, uchyla się od zawarcia umowy lub wniesienia zabezpieczenia, komisja wybiera tę spośród pozostałych ofert, która uzyskała kolejno najwyższą ocenę albo rekomenduje Szefowi CBA unieważnienie postępowania.

Rozdział 7.

Postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki

§ 85. Zamówienie z wolnej ręki jest trybem postępowania, w którym komisja negocjuje warunki wykonania zamówienia tylko z jednym wykonawcą.

§ 86. Zamówienie może być udzielone w trybie zamówienia z wolnej ręki, gdy wystąpi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być wykonywane tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:

a) technicznych o obiektywnym charakterze,

b) związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,

- jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia;

2) z powodu szczególnego charakteru zamówienia uzasadnione jest podjęcie negocjacji tylko z jednym wykonawcą;

3) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie CBA, której nie można było przewidzieć, a wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;

4) w przypadku udzielenia dotychczasowemu wykonawcy realizującemu zamówienie podstawowe kolejnych niezbędnych zamówień, jeżeli zostały spełnione łącznie następujące warunki:

a) zmiana wykonawcy jest niezasadna z powodów ekonomicznych lub technicznych oraz spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego,

b) wartość zamówienia dodatkowego nie może przekroczyć 50% wartości zamówienia podstawowego, a wartość całkowita zamówienia została uwzględniona przy obliczaniu jego wartości.

§ 87. Podstawą do zawarcia umowy w trybie zamówienia z wolnej ręki są udokumentowane negocjacje z wykonawcą.

§ 88. Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki przepisy § 78, § 82 ust. 2 oraz § 83 stosuje się odpowiednio.

DZIAŁ III.

Procedura udzielania zamówień o wartości poniżej kwoty 130 000 złotych

Rozdział 1.

Zasady postępowania

§ 89. 1. Procedury dzielą się ze względu na wartość zamówienia:

1) do kwoty 15 000 zł;

2) od kwoty powyżej 15 000 zł do kwoty poniżej 50 000 zł;

3) od kwoty 50 000 złotych do kwoty poniżej 130 000 złotych.

2. W przypadku zamówień realizowanych przez wykonawcę w obiekcie CBA, zamówień, w których wartość najkorzystniejszej oferty jest równa lub przekracza kwotę 50 000 złotych netto, a także zamówień zawierających informacje niejawne w rozumieniu ustawy OIN jednostka, która realizuje zamówienie zasięga opinii, o której mowa w § 66 ust. 4. Przepisy § 66 ust. 2 - 3 i 5 - 7, stosuje się odpowiednio, z tym że zadania komisji realizuje osoba lub zespół, o którym mowa w § 92 ust. 1.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, Dyrektor Departamentu Bezpieczeństwa CBA, w porozumieniu z kierownikiem jednostki wnioskującej, określa zakres działań profilaktycznych odpowiedni do specyfiki przedmiotu zamówienia lub wykonawcy.

4. Szef CBA może wyrazić zgodę na odstąpienie od czynności i niestosowanie procedur, o których mowa w ust. 2. W przypadku zamówień realizowanych w obiekcie CBA, zgoda taka może być udzielona pod warunkiem zapewnienia bezpośredniego i nieprzerwanego nadzoru przez funkcjonariusza jednostki, o której mowa w § 22.

§ 90. 1. Przedmiot dostaw, usług lub robót budowlanych realizowanych zgodnie z postanowieniami niniejszego działu stanowią:

1) zamówienia planowe ujęte w planie zamówień, których wartość w danym roku budżetowym jest niższa niż 130 000 złotych;

2) zamówienia planowe, objęte procedurami ustawy, jeżeli w wyniku prowadzonych postępowań z podziałem na zadania pozostały takie zadania, na które nie udzielono zamówienia pomimo przeprowadzonych postępowań, a ich łączna wartość jest niższa niż 130 000 złotych.

2. Przepisów działu III nie stosuje się do:

1) zamówień lub ich części, których wartość określona w dokumencie zapotrzebowania, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2, nie przekracza 10 000 złotych;

2) zamówień realizowanych ze środków Funduszu Świadczeń Socjalnych Pracowników CBA i Funduszu Socjalnego Emerytów i Rencistów CBA, do których stosuje się odrębne przepisy;

3) rozliczenia kosztów podróży służbowej;

4) nabycia własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości;

5) w wyjątkowych sytuacjach, wynikających z przyczyn nieleżących po stronie CBA, których nie można przewidzieć, w szczególności awarii, szkody w majątku CBA spowodowanej siłą wyższą lub z powodu innych nieprzewidzianych okoliczności oraz tych, które mogą zagrażać bezpieczeństwu osób lub mienia;

6) zamówień wskazanych w dokumencie zapotrzebowania dotyczących nabycia artykułów spożywczych,

7) badań osób zatrzymanych oraz opinii biegłych w prowadzonych postępowaniach karnych.

3. Zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udziela się z uwzględnieniem przepisów odrębnych oraz dokumentów określających sposób ich udzielania.

4. Kierownik jednostki, która realizuje zamówienie niezwłocznie pisemnie informuje Szefa CBA o udzieleniu zamówienia z pominięciem przepisów zarządzenia w przypadkach innych niż określone w ust. 2 i 3.

Rozdział 2.

Przebieg postępowania

§ 91. 1. Dokument zapotrzebowania, którego wzór stanowi załącznik nr 10, zawiera:

1) określenie przedmiotu zamówienia;

2) oznaczenie pozycji planu zamówień, wskazanie pozycji budżetowej planu finansowego, z której finansowana będzie realizacja zamówienia oraz określenie kodu CPV;

3) wskazanie wartości zamówienia oszacowanej z należytą starannością oraz kwoty brutto, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

4) propozycję potencjalnych wykonawców, obejmującą nazwę albo imię i nazwisko, adres, numer telefonu, numer faksu, adres poczty elektronicznej, a jeżeli wskazano konkretnego wykonawcę, uzasadnienie tego wyboru;

5) projektowane postanowienia umowy, gdy wartość zamówienia określona w dokumencie zapotrzebowania przekracza 15 000 złotych lub umowa jest wymagana przez wykonawcę.

2. Informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 1 oraz 3-5, przekazuje do jednostki wnioskującej jednostka, której zamówienie dotyczy.

3. Sporządzony dokument zapotrzebowania podlega akceptacji kierownika jednostki wnioskującej, a następnie przekazaniu do Biura Finansów CBA.

4. Po sprawdzeniu w Biurze Finansów CBA w zakresie ujęcia zapotrzebowania w planie zamówień i podpisaniu go przez upoważnione osoby, Biuro Finansów CBA przeprowadza kontrolę zgodności zamówienia z planem finansowym i zabezpiecza środki budżetowe na realizację zadania.

5. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 4, zapotrzebowanie przekazuje się do realizacji kierownikowi jednostki wnioskującej. Kierownik jednostki wnioskującej, po uzgodnieniu z kierownikiem innej jednostki, może przekazać do tej jednostki, w celu realizacji, dokument zapotrzebowania.

§ 92. 1. Po otrzymaniu zapotrzebowania, kierownik jednostki, która realizuje zamówienie, wyznacza osobę odpowiedzialną lub zespół osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie postępowania i realizację zamówienia.

2. W przypadku powołania zespołu, wyznacza się jego koordynatora, który określa zakres zadań poszczególnych osób wchodzących w skład zespołu.

3. W celu wyboru wykonawcy zamówienia, którego szacunkowa wartość określona w dokumencie zapotrzebowania przekracza 10 000 złotych i jest niższa od 130 000 złotych, dokonuje się rozeznania rynku.

4. Rozeznanie rynku przeprowadza się poprzez zapytanie kierowanie pisemnie, pocztą elektroniczną, telefonicznie, osobiście lub na podstawie informacji zawartych na stronach internetowych. Rozeznanie rynku przeprowadza się na podstawie ofert:

a) 2 wykonawców, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 10 000 złotych i wynosi nie więcej niż 15 000 złotych,

b) 3 wykonawców, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 15 000 złotych i wynosi nie więcej niż 50 000 złotych,

c) 5 wykonawców, jeżeli wartość zamówienia przekracza kwotę 50 000 złotych i jest niższa niż 130 000 złotych.

5. Zamiast czynności, o których mowa w ust. 4, dopuszcza się zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej CBA.

6. Czynność, o której mowa w ust. 3-5, przeprowadza się w ograniczonym zakresie, gdy ze względu na specyficzny charakter zamówienia skierowanie zapytań do podmiotów w odpowiedniej ilości jest niemożliwe lub znacznie utrudnione albo w oczywisty sposób niecelowe, co potwierdza się w notatce, o której mowa w ust. 8.

7. Nie podejmuje się czynności, o której mowa w ust. 3, w odniesieniu do zamówień dotyczących usług szkoleniowych realizowanych przez osoby z zasobu wykładowców CBA oraz usług prawniczych.

8. Z czynności, o których mowa w ust. 3-5, sporządza się notatkę z rozeznania rynku według wzoru określonego w załączniku nr 11, zawierającą w szczególności informację o podmiotach, u których zostało przeprowadzone rozeznanie, formę rozeznania rynku, datę dokonania czynności, zaproponowaną cenę, termin realizacji zamówienia, inne istotne warunki, a także wybór najkorzystniejszej oferty oraz jego uzasadnienie.

9. Do sporządzenia notatki z rozeznania rynku mogą być wykorzystane materiały i oferty, które były użyte przy przygotowaniu zapotrzebowania.

10. Notatkę z rozeznania rynku wraz z dokumentacją towarzyszącą zapytaniom ofertowym, ofertami wykonawców oraz opinią, o której mowa w § 66 ust. 4 jeśli była wymagana, a także oświadczeniami, osoby odpowiedzialnej lub osób wchodzących w skład zespołu, osoba odpowiedzialna lub koordynator zespołu przekazuje do kierownika jednostki, która realizuje zamówienie.

11. W przypadku gdy wartość najkorzystniejszej oferty przewyższa środki wskazane w dokumencie zapotrzebowania, kierownik jednostki, która realizuje zamówienie, zwraca się do Dyrektora Biura Finansów CBA o zwiększenie środków finansowych na realizację zamówienia. Wzór druku zapotrzebowania na zaangażowanie dodatkowych środków budżetowych stanowi załącznik nr 12.

12. Zatwierdzona notatka z rozeznania rynku stanowi podstawę do udzielenia zamówienia.

13. Kierownik jednostki, która realizuje zamówienie, osoba lub osoby z zespołu oraz osoba udzielająca zamówienia, składają każdorazowo oświadczenie, o którym mowa w § 32 ust. 1. Oświadczenie załącza się do notatki z rozeznania rynku.

§ 93. 1. Projekt umowy sporządza jednostka, która realizuje zamówienie.

2. Projekt umowy powinien zawierać w szczególności:

1) podstawę prawną zawarcia umowy w odniesieniu do ustawy;

2) w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą:

a) nazwę i adres siedziby,

b) numer wpisu do właściwego rejestru lub ewidencji,

c) numer identyfikacji podatkowej;

3) wartość przedmiotu umowy, z wyróżnieniem kwot brutto, netto oraz stawki podatku od towarów i usług;

4) termin rozpoczęcia i zakończenia realizacji zamówienia;

5) formę płatności;

6) co najmniej 21-dniowy termin płatności, liczony od daty wpływu do CBA prawidłowo sporządzonego dokumentu będącego podstawą do wypłaty; w uzasadnionych przypadkach możliwe jest wskazanie krótszego terminu płatności;

7) osoby odpowiedzialne ze strony CBA oraz wykonawcy za jej realizację, w tym uprawnione do podpisywania protokołu odbioru.

3. Do projektu umowy, w zależności od przedmiotu zamówienia, można dołączyć:

1) jego opis;

2) specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót;

3) formularz cenowy;

4) kosztorys ofertowy;

5) ofertę wykonawcy.

4. Projekt umowy podpisuje osoba redagująca jej treść ze wskazaniem, z którego zadania z planu budżetowego umowa będzie realizowana oraz numeru zapotrzebowania.

5. Umowę o udzielenie zamówienia poniżej kwoty 130 000 złotych podpisuje kierownik jednostki wnioskującej.

§ 94. 1. Osoba fizyczna wskazana w umowie zlecenia jako zleceniobiorca, najpóźniej wraz z podpisaniem umowy wypełnia druk ,,Oświadczenie dla celów podatkowych", według wzoru określonego w załączniku nr 13 oraz druk „Oświadczenie dla celów ZUS" według wzoru określonego w załączniku nr 14.

2. Osoba fizyczna wskazana w umowie o dzieło jako wykonawca, najpóźniej wraz z podpisaniem umowy wypełnia druk ,,Oświadczenie podatkowe" według wzoru określonego w załączniku nr 15 do zarządzenia.

3. Oświadczenia, o których mowa w ust. 1 i 2 odbiera kierownik jednostki, która realizuje zamówienie lub osoba odpowiedzialna za realizację umowy ze strony CBA, a następnie przesyła je niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia ich przyjęcia, do Biura Kadr i Szkolenia CBA.

4. Biuro Kadr i Szkolenia CBA niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia otrzymania oświadczeń, o których mowa w ust. 3, przesyła je do Biura Finansów CBA.

5. Osoba fizyczna wskazana w umowie zlecenia jako zleceniobiorca lub w umowie o dzieło jako wykonawca, najpóźniej wraz z podpisaniem umowy wypełnia druk ,,Oświadczenie zleceniobiorcy/wykonawcy", według wzoru określonego w załączniku nr 15a.

DZIAŁ IV.

Szczegółowa procedura udzielania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 złotych oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, o których mowa w dziale VI ustawy

Rozdział 1.

Zasady postępowania

§ 95. Postępowanie przygotowuje i prowadzi komisja.

§ 96. Za planowanie i właściwe szacowanie wartości zamówienia jest odpowiedzialny kierownik jednostki wnioskującej.

Rozdział 2.

Procedura udzielenia zamówienia

§ 97. Wszczęcie postępowania poprzedza:

1) sporządzenie wniosku o wszczęcie postępowania, którego wzór określa załącznik nr 16 oraz podpisanie go przez kierownika jednostki wnioskującej;

2) oszacowanie wartości przedmiotu zamówienia i przedstawienie metody oszacowania;

3) uzyskanie przez kierownika jednostki wnioskującej, opinii finansowej w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia;

4) uzyskanie przez kierownika jednostki wnioskującej potwierdzenia Biura Finansów CBA w zakresie stosowania ustawy i ujęcia w planie zamówień. Stanowisko w zakresie prawidłowości proponowanego trybu lub procedury udzielenia zamówienia i jego ujęcia w planie zamówień wyraża kierownik komórki organizacyjnej Biura Finansów CBA właściwej w sprawach zamówień publicznych;

5) uzyskanie zgody Szefa CBA na wszczęcie postępowania.

§ 98. 1. Jednostka wnioskująca określa we wniosku w szczególności:

1) przedmiot zamówienia;

2) wartość zamówienia ustaloną zgodnie z przepisami ustawy wraz z podaniem metody jej ustalenia uwzględniającą wartość zamówień, o których mowa w art. 31 ustawy;

3) kwotę brutto, jaką kierownik jednostki wnioskującej zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;

4) termin wykonania zamówienia;

5) propozycję trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem;

6) wykaz wykonawców lub dane wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu, jeżeli przewidywane jest prowadzenie postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki;

7) informację na temat maksymalnej klauzuli tajności wynikającej z ustawy OIN, do której wykonawca będzie miał dostęp w trakcie prowadzonego postępowania lub realizacji zamówienia

8) wykaz osób proponowanych do składu komisji.

2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki wnioskującej dołącza dokumentację zawierającą:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z określeniem części zamówienia, jeżeli dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych;

2) opis warunków udziału w postępowaniu, w szczególności w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej, wymaganych od wykonawców w ramach zamówienia;

3) wykaz dokumentów potwierdzających, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi spełniają określone wymagania, cechy lub kryteria (zw. przedmiotowymi środkami dowodowymi), w przypadku żądania ich przedstawienia przez wykonawców;

4) opis minimalnych warunków, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli dopuszcza się składanie ofert wariantowych;

5) projektowane postanowienia umowy o udzielenie zamówienia;

6) opis kryteriów wyboru oferty wraz z podaniem ich znaczenia;

7) notatkę z szacowania wartości zamówienia, uwzględniającą podstawę, metodę i datę jej ustalenia wraz ze wskazaniem osoby realizującej tę czynność;

8) dokument z przeprowadzonej analizy potrzeb i wymagań, którego wzór określa załącznik nr 17 - dotyczy postępowań klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne;

9) inne informacje lub dokumenty niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania.

3. Kierownik jednostki, której zamówienie dotyczy udziela niezbędnego wsparcia podczas opracowania dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-2, 4-6 oraz 8.

4. Jeżeli w prowadzonym postępowaniu lub podczas realizacji umowy przetwarzane będą informacje niejawne zastosowanie mają przepisy Działu II rozdziału 5.

5. Jeżeli wniosek o wszczęcie postępowania nie odpowiada warunkom formalnym określonym w ustawie lub zarządzeniu, dyrektor Biura Finansów CBA wzywa w wyznaczonym terminie do poprawy lub uzupełnienia wniosku, pod rygorem odmowy wszczęcia postępowania.

Rozdział 3.

Komisja

§ 99. 1. Komisja przygotuje SWZ, ,,Opis potrzeb i wymagań" lub ,,Zaproszenie do negocjacji". Dokumenty te podlegają akceptacji:

1) dyrektora Biura Finansów CBA - w zakresie zgodności z ustawą, terminów i warunków płatności oraz dokumentami stanowiącymi ich podstawę;

2) kierownika jednostki, której zamówienie dotyczy - w zakresie zgodności wymagań funkcjonalnych lub technicznych określonych we wniosku o wszczęcie postępowania, spełniających oczekiwania jednostki, która będzie użytkowała przedmiot zamówienia lub na której rzecz będą wykonywane usługi wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia

3) kierownika jednostki wnioskującej - w zakresie zgodności z warunkami udziału w postępowaniu i warunkami wyboru najkorzystniejszej oferty określonymi we wniosku o wszczęcie postępowania.

2. Akceptację wyraża się poprzez złożenie podpisu wraz z pieczęcią imienną i datą pod projektem dokumentu o których mowa w ust 1. Podpisany dokument podlega zatwierdzeniu przez Szefa CBA.

§ 100. 1. SWZ, ,,Opis potrzeb i wymagań" lub ,,Zaproszenie do negocjacji" podpisują wszyscy członkowie komisji, ze wskazaniem zakresu odpowiedzialności za poszczególne postanowienia specyfikacji .

2. Brak podpisu któregokolwiek z członków komisji wyjaśnia się na dokumencie o którym mowa w ust. 1 w adnotacji podpisanej przez przewodniczącego komisji.

3. Protokół z postępowania wraz z niezbędnymi załącznikami podlega zatwierdzeniu przez Szefa CBA.

Rozdział 4.

Umowa

§ 100a. Postępowanie kończy się zawarciem umowy odpłatnej pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług albo unieważnieniem postępowania.

§ 101. 1. Po wyborze wykonawcy komisja sporządza projekt umowy.

2. W projekcie umowy określa się podstawę prawną jej zawarcia w odniesieniu do ustawy.

3. Projekt umowy zawiera informacje wymagane w ustawie, w tym określa co najmniej:

1) termin realizacji umowy;

2) wysokość kar umownych i okoliczności ich zastosowania, jeżeli były przewidziane w postępowaniu ze wskazaniem łącznej maksymalnej wysokości kar umownych, których mogą dochodzić strony;

3) długość gwarancji, jeżeli była przewidziana w postępowaniu;

4) osoby odpowiedzialne ze strony CBA za realizację umowy, w tym uprawnione do podpisywania protokołu odbioru;

5) wartość umowy z wyszczególnieniem kwot netto, VAT, brutto oraz warunki zapłaty wynagrodzenia;

6) co najmniej 21-dniowy termin płatności liczony od daty wpływu do CBA dokumentu będącego podstawą do wypłaty. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest wskazanie krótszego terminu płatności;

7) zapisy dotyczące umów zawieranych na okres dłuższy niż 6 miesięcy z uwzględnieniem wymagań ustawy;

8) (uchylony)

9) minimalną wartość lub wielkość świadczenia, w przypadku możliwości ograniczenia zakresu zamówienia przez zamawiającego;

10) postanowienie dotyczące solidarnej odpowiedzialności za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

11) postanowienie, zgodnie z którym wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Zawarcie umowy wymaga zachowania formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.

§ 102. Projekt umowy parafuje przewodniczący komisji.

§ 103. W przypadku dokonania zmian w umowie zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, kierownik jednostki wnioskującej niezwłocznie przekazuje kopię aneksu do Wydziału Zamówień Publicznych Biura Finansów CBA, celem przygotowania wymaganego przepisami ustawy ogłoszenia o zmianie umowy. Wraz z dokumentem należy wskazać przyczyny dokonania zmiany umowy, krótki opis zmiany umowy (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych), wartość zmiany umowy z informacją o wzroście ceny.

§ 104. 1. (uchylony)

2. (uchylony)

2a. Osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację sporządza raport z realizacji zamówienia i jego kopię przekazuje do Wydziału Zamówień Publicznych Biura Finansów CBA, w terminie 14 dni od dnia:

1) podpisania protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną;

2) złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu.

3. Zakres informacji wskazywanych w raporcie z realizacji zamówienia oraz jego wzór określa załącznik nr 18.

4. Nadzór nad czynnościami, o których mowa w ust. 2a, sprawuje kierownik jednostki, w której zasobie kadrowym znajduje się osoba wskazana w umowie jako odpowiedzialna za jej realizację.

DZIAŁ V.

Przepisy końcowe

§ 105. Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 106. Traci moc zarządzenie nr 22/17 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 18 maja 2017 r. w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych (Dz. Urz. CBA poz. 22, z 2017 r. z późn. zm.).

§ 107. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.