Na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.¹⁾ ), art. 32 ust. 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125), art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070) w związku z § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2247) oraz art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 919 i 1005) zarządza się, co następuje:

Załączniki do zarządzenia nr 39/2021 Głównego
Inspektora Transportu Drogowego z dnia 22
listopada 2021 r. (poz. 39)

Załącznik nr 1

Oświadczenie o zapoznaniu się z Polityką Bezpieczeństwa Informacji Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego oraz o zachowaniu poufności

Załącznik nr 2

"Załącznik nr 4 do Polityki Bezpieczeństwa Informacji Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego

Bezpieczeństwo osobowe

§ 1. Przed zatrudnieniem

1. W ramach procesu zatrudniania i zmiany dotychczasowego zatrudnienia prowadzona jest weryfikacja osób planowanych do zatrudnienia.

2. Wobec osób, których dotyczy zmiana dotychczasowego zatrudnienia, weryfikacja prowadzona jest w zakresie zależnym od nowego stanowiska i jego wpływu na bezpieczeństwo informacji.

3. Jeżeli zmiana dotychczasowego zatrudnienia nie wiąże się m.in. z większymi uprawnieniami w systemach informatycznych, nie wiąże się z dostępem do szerszego zakresu danych i nie wpływa na bezpieczeństwo informacji, weryfikacja może zostać zaniechana.

4. Weryfikację należy prowadzić zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa, regulacjami i zasadami w zakresie ochrony prywatności, danych osobowych i zatrudnienia, przyjętymi w GITD, uwzględniając zidentyfikowane ryzyka oraz klasyfikację informacji, do których przyszły pracownik będzie miał dostęp.

5. Informacje o wszystkich kandydatach gromadzone i przetwarzane są zgodnie z przepisami prawa w zakresie zatrudnienia i ochrony danych osobowych.

6. Za weryfikację oraz ochronę danych osobowych kandydatów odpowiadają w szczególności pracownicy komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadrowych oraz członkowie komisji rekrutacyjnych. Nadzór nad ochroną danych osobowych kandydatów w zakresie uprawnień określonych w przepisach prawa sprawuje IOD.

7. W ramach prowadzonej rekrutacji należy weryfikować:

1) tożsamość kandydata oraz poprawność podanych przez niego danych;

2) wykształcenie i kwalifikacje zawodowe, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, na podstawie złożonych dokumentów oraz np. rozmowy kwalifikacyjnej, testu kompetencji;

3) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku;

4) korzystanie z pełni praw publicznych oraz karalność za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe, na podstawie złożonego oświadczenia;

5) gotowość do poddania się procedurze weryfikacji zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o ochronie informacji niejawnych, w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, na podstawie złożonego oświadczenia;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia w GITD, w przypadku zmiany zakresu obowiązków lub zmiany stanowiska / komórki organizacyjnej;

7) inne uzasadnione zakresem obowiązków i zadań na danym stanowisku, w granicach i na podstawie obowiązującego prawa.

8. Dokumentacja z procesu rekrutacji winna być przechowywana i chroniona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie zatrudnienia oraz ochrony danych osobowych. Za właściwe przechowywanie dokumentacji odpowiadają pracownicy komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadrowych.

§ 2. W trakcie zatrudnienia

1. Osoba zatrudniona jest do przestrzegania postanowień m.in.:

1) obowiązującego Regulaminu pracy w GITD;

2) obowiązujących PBI, PBT i PODO;

3) obowiązujących w GITD innych, niż wskazane powyżej, polityk, planów, procedur, instrukcji oraz innych dokumentów odnoszących się do któregokolwiek z obszarów bezpieczeństwa: organizacyjnego, technicznego i technologicznego, osobowego, fizycznego;

4) obowiązujących dokumentacji bezpieczeństwa systemów informatycznych, których jest użytkownikiem.

2. Osoba zatrudniona może uzyskać dostęp do zasobów informacyjnych GITD (dokumentów, nośników z danymi, systemów informatycznych, obiektów, stref dostępu, pomieszczeń itp.) w tym również urządzeń (komputerów, telefonów itp.), po podpisaniu oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności, o którym mowa w PODO.

3. Przed podjęciem przez osobę zatrudnioną zadań i obowiązków wymagających dostępu do informacji niejawnych, konieczne jest spełnienie wymagań prawnych związanych z dostępem do tych informacji wynikających z właściwych przepisów prawa i regulacji wewnętrznych w zakresie ochrony informacji niejawnych. Nadzór nad tym sprawuje Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych.

4. Bezpośredni przełożony osoby zatrudnionej jest zobowiązany:

1) określić wymagania w zakresie dostępu do informacji oraz uprawnień do systemów informatycznych, niezbędne do wykonania powierzonych tej osobie obowiązków i zadań i złożyć wymagane w tym zakresie wnioski do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych;

2) określić wymagania w zakresie dostępu do obiektów, stref, pomieszczeń itp. i wymagane w tym zakresie wnioski do właściwej dla danego obiektu, strefy, pomieszczenia itp. komórki organizacyjnej;

3) wprowadzić taką osobę w obowiązki i odpowiedzialność związane z bezpieczeństwem informacji na danych stanowisku pracy;

4) udzielać takiej osobie wytycznych określających wymagania w zakresie bezpieczeństwa informacji związanych z ich obowiązkami na danym stanowisku pracy;

5) nadzorować stosowanie przez taką osobę postanowień PBI, PBT i PODO;

6) umożliwiać udział w szkoleniach wewnętrznych z zakresu bezpieczeństwa informacji, cyberbezpieczeństwa oraz ochrony danych osobowych.

5. Właściciel systemu, którego użytkownikiem jest osoba zatrudniona, zobowiązany jest zapewnić:

1) wprowadzenie tej osoby w obowiązki i odpowiedzialność w zakresie bezpieczeństwa tego systemu i informacji w nim przetwarzanych;

2) udzielać tej osobie wytycznych w zakresie wymagań bezpieczeństwa systemu informatycznego;

3) monitorowanie działań użytkownika w systemie informatycznym w odniesieniu do poufności, integralności i dostępności informacji z zapewnieniem atrybutów takich, jak rozliczalność, niezaprzeczalność, autentyczność i niezawodność.

6. IOD jest zobowiązany zapewnić osobie zatrudnionej:

1) informację o obowiązkach spoczywających na tej osobie w związku z przetwarzaniem przez nią danych osobowych oraz doradzać jej w tej sprawie;

2) działania zwiększające świadomość w zakresie ochrony danych osobowych;

3) szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w PODO;

4) wykonywanie wobec tej osoby roli punktu kontaktowego we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem jej danych osobowych oraz z wykonywaniem przysługujących jej praw na mocy RODO, na zasadach opisanych w PODO.

7. Pełnomocnik ds. bezpieczeństwa informacji zobowiązany zapewnić osobie zatrudnionej:

1) szkolenia z zakresu bezpieczeństwa informacji;

2) działania zwiększające świadomość w zakresie bezpieczeństwa informacji.

§ 3. Zmiana zatrudnienia

1. W przypadku zmiany, przez osobę zatrudnioną, stanowiska w obrębie tej samej komórki organizacyjnej lub przeniesieniem do innej komórki organizacyjnej, dotychczasowy bezpośredni przełożony tej osoby zobowiązany jest zapewnić:

1) przejęcie akt spraw przez nią prowadzonych;

2) złożenie wniosków o odebranie uprawnień do systemów informatycznych, z których osoba ta nie będzie korzystała wykonując zadania na nowym stanowisku;

3) złożenie wniosku o odebranie specyficznych (innych niż dostęp do strefy tej komórki organizacyjnej lub przestrzeni wspólnej) uprawnień do obiektów, stref, pomieszczeń itp. do właściwej dla danego obiektu, strefy, pomieszczenia itp. komórki organizacyjnej.

2. W przypadku zmiany, przez osobę zatrudnioną, stanowiska w obrębie tej samej komórki organizacyjnej lub przeniesieniem do innej komórki organizacyjnej, nowy bezpośredni przełożony tej osoby zobowiązany jest zapewnić:

1) złożenie wniosków o nadanie uprawnień do systemów informatycznych, z których osoba ta będzie korzystała wykonując zadania na nowym stanowisku;

2) złożenie wniosku o nadanie innych, niż wskazane poniżej, uprawnień dostępu do obiektów, stref, pomieszczeń itp. do właściwej dla danego obiektu, strefy, pomieszczenia itp. komórki organizacyjnej.

3. W przypadku zmiany komórki organizacyjnej uprawnienia do systemów informatycznych powinny zostać całkowicie odebrane i nadane ponownie w nowej komórce organizacyjnej, zgodnie z właściwym wnioskiem, na zasadach określonych w PBT. Powyższe nie dotyczy podstawowych uprawnień takich, jak dostęp do konta domenowego, poczty elektronicznej, zasobów wspólnych GITD.

4. W przypadku zmiany komórki organizacyjnej, jeżeli jest to konieczne ze względu na ograniczenia dostępu do poszczególnych stref i pomieszczeń, podstawowe uprawnienia do stref i pomieszczeń są modyfikowane na podstawie informacji kadrowej przekazywanej przez BDG-WKR.

§ 4. Nieobecność osoby zatrudnionej

1. W przypadkach dotyczących nieobecności osoby zatrudnionej wynikających np. z urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, zwolnienia lekarskiego lub innych sytuacjach losowych skutkujących dłuższą nieobecnością pracownika w pracy, kierujący komórką organizacyjną, w której osoba jest zatrudniona może zadecydować o czasowym zawieszeniu praw dostępu tej osoby do wewnętrznych zasobów i systemów informatycznych oraz stref i pomieszczeń podlegających szczególnej ochronie. Zawieszenie uprawnień jest realizowane na podstawie wniosku kierowanego przez tego kierującego komórką organizacyjną do Właściciela danego systemu, na zasadach opisanych w PBT lub obowiązujących w danym systemie (lub innym zasobie), lub do właściwej dla danej strefy lub pomieszczenia komórki organizacyjnej.

2. Jeżeli nieobecność pracownika wynosi 30 i więcej dni, w przypadku systemów informatycznych administrowanych przez BT, ASI tych systemów mogą dokonać zablokowania do nich dostępów na podstawie informacji przekazanej przez BDG - WKR.

§ 5. Zakończenie zatrudnienia

1. W przypadku zakończenia zatrudnienia przez osobę zatrudnioną, bezpośredni przełożony tej osoby jest zobowiązany zapewnić:

1) wnioskowanie o odebranie uprawnień w systemach informatycznych, do których ta osoba posiadała dostęp;

2) wnioskowanie o odebranie uprawnień dostępu do obiektów, stref, pomieszczeń, w szczególności nadanych w elektronicznych systemach kontroli dostępu;

3) rozliczenie pracownika z udostępnionego wyposażenia związanego z przetwarzaniem informacji (komputerów, telefonów, nośników danych itp.);

4) przejęcie akt spraw przez nią prowadzonych.

2. Odebranie uprawnień w systemach informatycznych, oraz uprawnień dostępu do obiektów, stref, pomieszczeń itp., w tym w elektronicznych systemach kontroli dostępu, jest realizowane zgodnie z zasadami opisanymi w PBT lub dokumentacji danego systemu informatycznego lub na podstawie wniosku do właściwej dla danego obiektu, strefy, pomieszczenia itp. komórki organizacyjnej.

3. Uprawnienia w systemach informatycznych, w tym elektronicznych systemach kontroli dostępu należy odbierać niezwłocznie z chwilą ustania zatrudnienia, z wyjątkiem sytuacji, gdy osoba kończąca zatrudnienie nie świadczy pracy przed ustaniem zatrudnienia. W takim Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego - 10 - Poz. 39 przypadku, uprawnienia powinny być odebrane już z chwilą ustania obowiązku świadczenia pracy (w tym również w przypadku rozpoczęcia urlopu (np. wykorzystanie zaległego urlopu)).

4. W przypadku zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy (wypowiedzenie umowy o pracę z jednoczesnym zwolnieniem pracownika z obowiązku świadczenia pracy lub porozumienie pomiędzy pracodawcą i pracownikiem zwalniające czasowo tego drugiego z obowiązku świadczenia pracy), takiemu pracownikowi są odbierane prawa dostępu do zasobów wewnętrznych GITD i systemów informatycznych oraz innych, niż ogólne uprawnień dostępu (wypowiedzenie umowy o pracę) lub zawieszane (porozumienie w sprawie czasowego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy) na okres określony pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Odebranie lub zawieszenie praw dostępu jest realizowane na podstawie wniosku kierowanego przez kierującego komórką organizacyjną do Właściciela danego systemu, komórki organizacyjnej właściwej dla danego obiektu, strefy, pomieszczenia itp., na standardowych zasadach obowiązujących PBT lub w tym systemie (lub innym zasobie) lub na podstawie informacji z BDG - WKR.

5. Potwierdzenie zwrotu wyposażenia udostępnionego osobie kończącej zatrudnienie, w tym kart dostępu w elektronicznych systemach kontroli dostępu, kart mikroprocesorowych umożliwiających dostęp do systemów informatycznych, odbywa się zgodnie z wewnętrznymi procedurami obowiązującymi w GITD, w szczególności dotyczącymi zarządzania mieniem.

§ 6. Naruszenia bezpieczeństwa

1. Postępowanie wyjaśniające wobec osoby zatrudnionej naruszającej bezpieczeństwo informacji jest prowadzone na podstawie obowiązujących przepisów prawa i regulacji obowiązujących w GITD w zakresie odpowiedzialności służbowej i dyscyplinarnej.

2. Postępowanie wyjaśniające powinno być prowadzone po skutecznej weryfikacji i potwierdzeniu, że faktycznie nastąpiło naruszenie bezpieczeństwa informacji, na podstawie zgromadzonego i zabezpieczonego materiału dowodowego.

3. W sytuacji wystąpienia incydentu bezpieczeństwa związanego z kontami osoby zatrudnionej w systemach informatycznych i innych zasobach, do których ma dostęp, w tym elektronicznych systemach kontroli dostępu, może być wprowadzone zawieszenie lub odebranie praw dostępu, jeżeli zachodzi podejrzenie, że dane konto zostało wykorzystane lub jest wykorzystywane do wykonywania działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności określonymi w art. 267 - 269b Kodeksu Karnego. Decyzję o zawieszeniu lub odebraniu praw dostępu podejmuje Właściciel danego systemu, Dyrektor Generalny, Główny Inspektor lub jego zastępcy, w tym na podstawie rekomendacji i wniosków z analizy incydentu m.in. Dyrektora BT w odniesieniu do systemów informatycznych, Dyrektora BDG w odniesieniu do ochrony fizycznej, IOD, Pełnomocnika ds. bezpieczeństwa informacji lub Pełnomocnika ds. bezpieczeństwa cyberprzestrzeni.

4. Zawieszenie lub odebranie praw dostępu osoby zatrudnionej może być również wynikiem realizacji polecenia wydanego przez właściwe organy śledcze uprawnione do wydania takiej dyspozycji m.in. w związku z prowadzonymi czynnościami śledczymi.

§ 7. Uświadamianie, kształcenie i szkolenia z zakresu bezpieczeństwa informacji

1. Pełnomocnik ds. bezpieczeństwa informacji przy wsparciu BDG - WDZ organizuje szkolenia wstępne i okresowe z zakresu bezpieczeństwa informacji dla wszystkich osób zatrudnionych.

2. Szkolenia są prowadzone w formule e-learning z wykorzystaniem funkcjonującej w GITD wewnętrznej platformy szkoleniowej. Szkolenia kończą się testem.

3. Każda osoba zatrudniona jest zobowiązana do odbycia szkolenia wstępnego - w ciągu 2 miesięcy od rozpoczęcia zatrudnienia lub innej formy współpracy.

4. Każda osoba zatrudniona jest zobowiązana do odbycia szkolenia okresowego. Szkolenia okresowe są organizowane co najmniej raz na 2 lata, w formule e-learning.

5. Dopuszcza się organizowanie szkoleń stacjonarnych, o ile warunki epidemiczne, lokalowe lub techniczne pozwalają na taką formę szkolenia.

6. Szkolenia wewnętrzne z zakresu bezpieczeństwa informacji inne, niż wskazane w pkt. 1, mogą być zorganizowane na podstawie zapotrzebowania kierujących komórkami organizacyjnymi zgłoszonego do BDG - WDZ.".