§ 1. Zarządzenie określa sposób postępowania pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego z podmiotami wykonującymi działalność lobbingową w procesie stanowienia prawa, w tym sposób dokumentowania kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową z pracownikami Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu mowa o:

1) BIP - rozumie się przez to Biuletyn Informacji Publicznej Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego;

2) ewidencji - rozumie się przez to ewidencję wystąpień podmiotów wykonujących działalność lobbingową w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego;

3) GGI - rozumie się przez to Gabinet Głównego Inspektora;

4) Głównym Inspektoracie - rozumie się przez to Główny Inspektorat Transportu Drogowego;

5) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to właściwe merytorycznie biuro, Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym, Gabinet Głównego Inspektora i delegatury terenowe;

6) podmiotach wykonujących działalność lobbingową - rozumie się przez to podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową oraz podmioty wykonujące bez wpisu do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej;

7) rejestr podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową - rozumie się przez to rejestr podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową prowadzony przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej;

8) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. z 2017 r. poz. 248).

§ 3. Wystąpienia podmiotów wykonujących działalność lobbingową mogą mieć w szczególności formę:

1) opinii na temat proponowanych rozwiązań prawnych, zawierającej symulacje skutków ich wdrożenia;

2) propozycji odbycia spotkań w celu omówienia zmiany określonej kwestii uregulowanej prawnie lub wymagającej takiej regulacji.

§ 4. 1. Wystąpienie, o którym mowa w § 3, wniesione do Głównego Inspektoratu, przekazywane jest do GGI, który w kolejności:

1) wpisuje wystąpienie do ewidencji;

2) przyjmuje od podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową zaświadczenie o wpisie do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową wraz z pisemnym oświadczeniem zawierającym wskazanie podmiotów, na rzecz których wykonuje tę działalność;

3) sprawdza, czy podmiot, od którego pochodzi wystąpienie, jest wpisany do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową;

4) dokonuje weryfikacji wystąpienia z punktu widzenia właściwości Głównego Inspektora Transportu Drogowego i w przypadku jej niepotwierdzenia - przekazuje wystąpienie do organu właściwego, zawiadamiając o tym równocześnie podmiot wykonujący działalność lobbingową, od którego wpłynęło wystąpienie;

5) przekazuje sprawę do załatwienia właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej;

6) w przypadku wystąpień pochodzących od podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową wpisanych do rejestru, publikuje w BIP informację o wystąpieniu, ze wskazaniem podmiotu, od którego ono pochodzi oraz treść wystąpienia.

2. Jeżeli wystąpienie dotyczy projektu aktu normatywnego opracowanego przez Główny Inspektorat i przekazanego do Ministerstwa Infrastruktury przekazuje się je również do właściwego Departamentu Ministerstwa Infrastruktury.

3. W przypadku stwierdzenia, że czynności wchodzące w zakres zawodowej działalności lobbingowej są wykonywane przez podmiot niewpisany do rejestru, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, GGI przygotowuje projekt pisma informującego o tym fakcie ministra właściwego do spraw administracji publicznej.

4. W przypadku, gdy wystąpienie pochodzi od podmiotu niewpisanego do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, traktuje się je jako petycję w rozumieniu ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870) lub wniosek w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735).

§ 5. 1. Komórka organizacyjna wskazana przez GGI, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 5, udziela na piśmie odpowiedzi na wystąpienie podmiotu wykonującego działalność lobbingową albo wyznacza termin spotkania w celu omówienia zagadnień zawartych w tym wystąpieniu. Spotkanie odbywa się w siedzibie GITD.

2. Kopię pisma, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna przesyła drogą elektroniczną do GGI.

3. W spotkaniu, o którym mowa w ust. 1, powinien brać udział przynajmniej jeden pracownik Głównego Inspektoratu zatrudniony na stanowisku kierownika komórki organizacyjnej.

4. Przebieg spotkania, o którym mowa w ust. 1, dokumentowany jest poprzez sporządzenie notatki służbowej, która powinna zawierać co najmniej:

1) określenie miejsca i terminu;

2) dane identyfikujące podmiot wykonujący działalność lobbingową oraz osoby występujące w jej imieniu;

3) dane osób reprezentujących Główny Inspektorat;

4) przedmiot spotkania i jego przebieg;

5) podpis pracownika sporządzającego notatkę.

§ 6. Komórka organizacyjna wskazana przez GGI, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 5, przesyła do GGI informację o sposobie załatwienia sprawy przedstawionej w wystąpieniu podmiotu wykonującego działalność lobbingową, obejmującą:

1) opis sposobu uwzględnienia propozycji zawartych w wystąpieniu, lub

2) przyczyny ich nieprzyjęcia.

§ 7. W przypadku, gdy wystąpienie przyjmuje postać rozmowy telefonicznej pracownika Głównego Inspektoratu z podmiotem wykonującym działalność lobbingową, pracownik ten informuje podmiot o obowiązującym sposobie postępowania w sprawach, w których jest wykonywana działalność lobbingowa, tj. o procedurze pisemnej oraz sporządza z tej rozmowy notatkę służbową, do której stosuje się odpowiednio § 5 ust. 4.

§ 8. 1. GGI prowadzi ewidencję, która zawiera w szczególności:

1) dane podmiotu, od którego pochodzi wystąpienie;

2) numer wpisu w rejestrze podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową;

3) datę wpływu wystąpienia do Głównego Inspektoratu;

4) określenie przedmiotu wystąpienia, w tym postulowanych w nim rozwiązań;

5) wskazanie podmiotów, na rzecz których działalność lobbingowa jest wykonywana;

6) sposób rozpatrzenia wystąpienia, ze wskazaniem właściwej komórki organizacyjnej;

7) określenie wpływu jaki wywarł podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową w danej sprawie, poprzez opis sposobu uwzględnienia propozycji zawartych w wystąpieniu oraz przyczyn nieprzyjęcia propozycji zawartych w wystąpieniu.

2. GGI w aktach ewidencyjnych gromadzi i przechowuje dokumenty, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy.

§ 9. GGI na podstawie ewidencji opracowuje raz w roku informację, o której mowa w art. 18 ustawy i po jej zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego, do końca lutego każdego roku udostępnia ją w BIP.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.