Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Zarządzenie określa szczegółowy sposób dokonywania wpisów do Systemu Informacyjnego Schengen danych osób lub przedmiotów oraz ich aktualizowania i usuwania.

2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) ustawa o SIS i VIS - ustawa z dnia 24 sierpnia 2007 r. o udziale Rzeczypospolitej Polskiej w Systemie Informacyjnym Schengen oraz Wizowym Systemie Informacyjnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1041 oraz z 2022 r. poz. 2642);

2) rozporządzenie 2018/1860 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1860 z dnia 28 listopada 2018 r. w sprawie użytkowania Systemu Informacyjnego Schengen do celów powrotu nielegalnie przebywających obywateli państw trzecich (Dz. Urz. UE L 312 z 07.12.2018, str. 1, z poźn. zm.¹⁾ );

3) SIS - System Informacyjny Schengen, o którym mowa w art. 2 pkt 15 ustawy o SIS i VIS;

4) wpis - wpis, o którym mowa w art. 2 pkt 17 ustawy o SIS i VIS;

5) wniosek - pismo zawierające dyspozycję wprowadzenia danych, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 8, 10, 11 lit. a lub pkt 12 ustawy o SIS i VIS;

6) karta wpisu - karta wpisu danych, o której mowa w art. 22 ustawy o SIS i VIS;

7) COT KSI - centralny organ techniczny Krajowego Systemu Informatycznego, o którym mowa w art. 2 pkt 3 ustawy o SIS i VIS;

8) odsyłacz - odsyłacz, o którym mowa w art. 2 pkt 21 ustawy o SIS i VIS;

9) biuro SIRENE - komórka organizacyjna Komendy Głównej Policji, o której mowa w art. 35 ustawy o SIS i VIS;

10) System SG - system teleinformatyczny Straży Granicznej;

11) Dyrektor Zarządu Granicznego - Dyrektor Zarządu Granicznego Komendy Głównej Straży Granicznej;

12) Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców - Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców Komendy Głównej Straży Granicznej;

13) wnioskodawca - Dyrektor Zarządu Operacyjno - Śledczego Komendy Głównej Straży Granicznej, Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców, Komendant Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej lub komendant oddziału Straży Granicznej.

§ 2. Dokumenty w postaci obrazów, fotografii, odbitek linii papilarnych, które należy umieścić w SIS, przesyła się z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub Systemu SG. Pliki przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej zabezpiecza się hasłem.

§ 3. W przypadku braku możliwości dokonania wpisu do SIS spowodowanego przyczynami niezależnymi od Straży Granicznej, Dyrektor Zarządu Granicznego lub Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców kieruje do COT KSI pisemny wniosek o dokonanie wpisu wraz z wypełnioną kartą wpisu.

Rozdział 2

Dokonywanie wpisów przez Dyrektora Zarządu Granicznego

§ 4. Dyrektor Zarządu Granicznego dokonuje wpisu do SIS danych określonych w art. 3 ust. 1 pkt 8, 10, 11 lit. a lub pkt 12 ustawy o SIS i VIS na wniosek przekazany przez wnioskodawcę lub z własnej inicjatywy.

§ 5. 1. Wniosek zawiera:

1) cel dokonania wpisu, określony w art. 3 ust. 1 pkt 8, 10, 11 lit. a albo pkt 12 ustawy o SIS i VIS;

2) odpowiednie dane dotyczące:

a) osób, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 8 albo 10 ustawy o SIS i VIS,

b) osób lub przedmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 11 lit. a ustawy o SIS i VIS,

c) przedmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o SIS i VIS;

3) termin przechowywania danych wskazany poprzez podanie daty wygaśnięcia wpisu;

4) informacje dotyczące osób zagrożonych - w przypadku wpisu dokonywanego na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 8 albo 10 ustawy o SIS i VIS;

5) wskazanie przestępstwa - w przypadku wpisu dokonywanego na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 11 lit. a ustawy o SIS i VIS;

6) znak sprawy;

7) uzasadnienie wniosku.

2. Wniosek może zawierać:

1) w przypadku wpisu dokonywanego na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 11 lit. a ustawy o SIS i VIS:

a) inne poszukiwane informacje, w tym dalsze szczegółowe informacje, które będą dostępne w krajowym biurze SIRENE, jeżeli istnieje potrzeba zgromadzenia dodatkowych informacji,

b) informacje uzasadniające konieczność niezwłocznego kontaktu z biurem SIRENE, jeżeli dokonano wyboru takiej opcji;

2) dane osoby lub osób wskazanych przez wnioskodawcę, które należy powiadomić w przypadku odnalezienia osoby lub przedmiotu, których dotyczy wpis;

3) wskazanie wpisu lub wpisów wprowadzonych do SIS, do których należy utworzyć odsyłacz w przypadku potrzeby operacyjnej;

4) dane dotyczące przedmiotu lub przedmiotów rozszerzających wpis na osobę.

3. Termin, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, nie może przekroczyć:

1) 1 roku w przypadku danych osób, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 8, 10 lub 11 lit. a ustawy o SIS i VIS;

2) 10 lat w przypadku danych przedmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 11 lit. a lub 12 ustawy o SIS i VIS.

§ 6. Jeżeli treść wniosku budzi uzasadnione wątpliwości, Dyrektor Zarządu Granicznego może skierować do wnioskodawcy pismo o ponowne sprawdzenie informacji i danych zawartych we wniosku lub rozważenie zasadności dokonania wpisu.

§ 7. 1. Wpis do SIS jest dokonywany niezwłocznie oraz:

1) zgodnie z wnioskiem;

2) przy zastosowaniu wartości katalogowych określanych i udostępnianych przez COT KSI.

2. Przed dokonaniem wpisu Dyrektor Zarządu Granicznego dokonuje sprawdzenia czy dane osoby lub przedmiotu figurują już w SIS.

3. W przypadku pozytywnego wyniku sprawdzenia Dyrektor Zarządu Granicznego przeprowadza konsultacje, zgodnie z zasadami określonymi w podręcznikach SIRENE, mające na celu zapobieżenie powstania niezgodności wpisów wielokrotnych w sytuacjach, gdy:

1) istnieje jakakolwiek wątpliwość co do zgodności danych;

2) ważny interes krajowy daje podstawę ubiegania się do innego państwa obszaru Schengen, które dokonało wpisu, o udzielenie pierwszeństwa wpisowi o mniejszym znaczeniu;

3) cel odnalezionego wpisu ma mniejsze znaczenie niż cel dokonania wpisu określony we wniosku.

4. Konsultacji, o których mowa w ust. 3, dokonuje się:

1) za pośrednictwem biura SIRENE - gdy wpis został dokonany przez inne państwo obszaru Schengen;

2) bezpośrednio z organem, który dokonał wpisu - gdy wpis został dokonany przez uprawniony organ krajowy.

§ 8. 1. Dyrektor Zarządu Granicznego odmawia dokonania wpisu, jeżeli:

1) wniosek nie spełnia wymogów określonych w § 5 ust. 1;

2) pozytywny wynik sprawdzenia, o którym mowa w § 7 ust. 2, wskazuje, że cel odnalezionego wpisu ma większe znaczenie niż cel określony we wniosku;

3) wynik przeprowadzonych konsultacji, o których mowa w § 7 ust. 3, wyklucza możliwość wprowadzenia danych.

2. Dyrektor Zarządu Granicznego informuje wnioskodawcę o odmowie dokonania wpisu oraz wskazuje przyczyny odmowy.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lub 3, Dyrektor Zarządu Granicznego:

1) wysyła - za pośrednictwem biura SIRENE - do innego państwa obszaru Schengen, które dokonało wpisu, żądanie otrzymania powiadomienia o usunięciu niezgodnego wpisu;

2) może wystąpić na prośbę wnioskodawcy - za pośrednictwem biura SIRENE - do innego państwa obszaru Schengen, które dokonało wpisu, o powiadamianie o trafieniach dotyczących niezgodnego wpisu.

4. W przypadku otrzymania powiadomienia, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, Dyrektor Zarządu Granicznego informuje wnioskodawcę o możliwości ponownego wystąpienia z wnioskiem.

§ 9. 1. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości danych zawartych we wniosku lub ustalenia dodatkowych danych, wnioskodawca niezwłocznie powiadamia Dyrektora Zarządu Granicznego, przesyłając pisemne zgłoszenie o dokonanie aktualizacji danych.

2. Dyrektor Zarządu Granicznego zapewnia aktualizację danych zgodnie ze zgłoszeniem, o którym mowa w ust. 1.

3. Jeżeli treść zgłoszenia o dokonanie aktualizacji danych budzi uzasadnione wątpliwości przepis § 6 stosuje się odpowiednio.

§ 10. W przypadku gdy nie upłynął okres konieczny do osiągnięcia celu, dla którego wpis został dokonany, wnioskodawca przesyła do Dyrektora Zarządu Granicznego, nie później niż na siedem dni przed datą wygaśnięcia wpisu, pisemne zgłoszenie o przedłużenie terminu przechowywania danych.

Rozdział 3

Dokonywanie wpisów przez Dyrektora Zarządu do Spraw Cudzoziemców

§ 11. 1. Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców dokonuje wpisu do SIS danych określonych w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy o SIS i VIS z własnej inicjatywy, na podstawie danych i informacji otrzymanych z oddziału Straży Granicznej lub placówki Straży Granicznej, a także przekazanych przez organ krajowy, który wydał decyzję o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu będącą podstawą wpisu.

2. Dane i informacje dotyczące cudzoziemców, którym została wydana decyzja o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu będąca podstawą wpisu, są przekazywane z oddziału Straży Granicznej lub placówki Straży Granicznej do Dyrektora Zarządu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem Systemu SG.

3. Termin przechowywania danych cudzoziemców, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 ustawy o SIS i VIS, nie może przekroczyć 5 lat.

§ 12. 1. Wpis do SIS jest dokonywany niezwłocznie oraz przy zastosowaniu wartości katalogowych określanych i udostępnianych przez COT KSI.

2. Przed dokonaniem wpisu Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców dokonuje sprawdzenia czy dane cudzoziemca figurują już w SIS.

3. W przypadku pozytywnego wyniku sprawdzenia, o którym mowa w ust. 2, Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców przeprowadza konsultacje. Do konsultacji stosuje się przepisy § 7 ust. 3 i 4.

§ 13. 1. Dyrektor Zarządu do spraw Cudzoziemców nie dokonuje wpisu, jeżeli:

1) dane i informacje dotyczą cudzoziemca, któremu została wydana decyzja o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu, która zgodnie z przepisami rozporządzenia 2018/1860 nie stanowi podstawy wpisu w SIS;

2) dane i informacje dotyczące cudzoziemca, któremu została wydana decyzja o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu, nie są kompletne;

3) pozytywny wynik sprawdzenia, o którym mowa w § 12 ust. 2, wskazuje, że cel odnalezionego wpisu ma większe znaczenie niż cel wpisu dotyczącego cudzoziemca, któremu została wydana decyzja o zobowiązaniu do powrotu;

4) wynik przeprowadzonych konsultacji, o których mowa w § 12 ust. 3, wyklucza możliwość wprowadzenia danych.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców może wystąpić o uzupełnienie lub doprecyzowanie danych i informacji. Po otrzymaniu uzupełnionych lub doprecyzowanych danych i informacji Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców dokonuje wpisu.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 lub 4, Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców:

1) wysyła - za pośrednictwem biura SIRENE - do innego państwa obszaru Schengen, które dokonało wpisu, żądanie otrzymania powiadomienia o usunięciu niezgodnego wpisu;

2) może wystąpić - za pośrednictwem biura SIRENE - do innego państwa obszaru Schengen, które dokonało wpisu, o powiadamianie o trafieniach dotyczących niezgodnego wpisu.

4. W przypadku otrzymania powiadomienia, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców dokonuje wpisu.

§ 14. 1. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przekazanych danych i informacji lub ustalenia dodatkowych danych, funkcjonariusz właściwej jednostki, o której mowa w § 11 ust. 2, niezwłocznie powiadamia Dyrektora Zarządu do Spraw Cudzoziemców, przesyłając pisemne zgłoszenie o dokonanie aktualizacji danych.

2. Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców zapewnia aktualizację danych zgodnie ze zgłoszeniem o dokonanie aktualizacji danych. Jeżeli treść tego zgłoszenia budzi uzasadnione wątpliwości, Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców zwraca się z prośbą o ponowne sprawdzenie przekazanych danych i informacji lub rozważenie zasadności dokonania aktualizacji.

§ 15. W przypadku gdy nie upłynął okres konieczny do osiągnięcia celu, dla którego wpis został dokonany, Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców dokonuje przedłużenia terminu przechowywania danych.

Rozdział 4

Informowanie o odnalezieniu osób lub przedmiotów oraz usuwanie danych

§ 16. Dyrektor Zarządu Granicznego informuje pisemnie wnioskodawcę lub osobę wskazaną we wniosku o odnalezieniu na skutek wglądu do danych SIS osoby lub przedmiotu, których wpis dotyczy.

§ 17. Wnioskodawca z własnej inicjatywy albo po otrzymaniu informacji, o której mowa w § 16, w przypadku stwierdzenia, że:

1) upłynął okres konieczny do osiągnięcia celu, dla którego dokonano wpisu albo

2) brak jest podstaw prawnych do dalszego przechowywania danych w SIS

- przesyła niezwłocznie do Dyrektora Zarządu Granicznego pisemne zgłoszenie o usunięcie danych.

§ 18. Dyrektor Zarządu do Spraw Cudzoziemców dokonuje usunięcia danych z własnej inicjatywy albo po uzyskaniu, za pośrednictwem biura SIRENE, informacji o odnalezieniu na skutek wglądu do danych SIS cudzoziemca, którego wpis dotyczy, w przypadku stwierdzenia, że upłynął okres konieczny do osiągnięcia celu, dla którego dokonano wpisu, albo że brak jest podstaw prawnych do dalszego przechowywania danych w SIS.

Rozdział 5

Przepisy końcowe

§ 19. Traci moc zarządzenie nr 30 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie dokonywania wpisów do Systemu Informacyjnego Schengen (Dz. Urz. KGSG poz. 31, z 2013 r. poz. 13, z 2017 r. poz. 4 oraz z 2018 r. poz. 11).

§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.