Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Wytyczne określają sposób organizacji w Komendzie Głównej Straży Granicznej postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zwanych dalej "zamówieniami", prowadzonych na zasadach i w trybie określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej "ustawą".

2. Wytycznych nie stosuje się do udzielania zamówień, do których, zgodnie z art. 4, art. 4b, art. 4d oraz art. 131b ustawy, nie stosuje się przepisów ustawy.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Komendant Główny Straży Granicznej może wyrazić pisemną zgodę na odstępstwo od określonego w wytycznych sposobu organizacji postępowań o udzielenie zamówień.

§ 2. 1. Użyte w wytycznych określenia oznaczają:

1) ustawa o finansach publicznych - ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.¹⁾);

2) ustawa o ochronie informacji niejawnych - ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 412, 650, 1000, 1083 i 1669);

3) informacje niejawne - informacje w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych;

4) Zastępca Komendanta Głównego Straży Granicznej - Zastępcę Komendanta Głównego Straży Granicznej nadzorującego Biuro Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;

5) Dyrektor Biura - Dyrektora Biura Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;

6) Zastępca Dyrektora - Zastępcę Dyrektora Biura Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej, któremu Komendant Główny Straży Granicznej powierzył, na podstawie udzielonego upoważnienia, wykonywanie czynności z zakresu zamówień publicznych;

7) Kierownik - kierowników komórek organizacyjnych KGSG lub ich zastępców, upoważnionych przez Komendanta Głównego Straży Granicznej do zawierania umów na dostawy, usługi i roboty budowlane;

8) koordynator - radcę w Biurze pełniącego funkcję koordynatora zamówień publicznych;

9) Użytkownik - kierowników jednostek organizacyjnych SG lub komórek organizacyjnych KGSG zgłaszających potrzebę dokonania zakupu;

10) komisja - komisję przetargową powołaną do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia;

11) plan - plan zamówień publicznych KGSG;

12) plan finansowy - plan, o którym mowa w art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych;

13) plan rzeczowo - finansowy - plan, o którym mowa w § 36 ust. 1 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 99 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 22 grudnia 2015 r. w sprawie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 97, z 2016 r. poz. 98 oraz z 2018 r. poz. 51);

14) SIWZ - specyfikację istotnych warunków zamówienia określoną w art. 36 ustawy;

15) umowa - umowę w sprawie zamówienia;

16) Biuro - Biuro Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;

17) KGSG - Komendę Główną Straży Granicznej;

18) SG - Straż Graniczną.

2. Ilekroć wytyczne odnoszą się do wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, przeliczenia tej wartości na złote dokonuje się według średniego kursu ogłoszonego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień.

Rozdział 2

Planowanie zamówień

§ 3. 1. W KGSG sporządza się plan, obowiązujący w danym roku kalendarzowym.

2. Plan zawiera zamówienia planowane do udzielenia, w szczególności zamówienia, których sposób udzielenia został określony w planie rzeczowo - finansowym, jako "1 - w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych", zgodnie z § 36 ust. 4 pkt 13 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 99 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 22 grudnia 2015 r. w sprawie dokumentacji dotyczącej zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

3. Wzór planu określa załącznik nr 1 do wytycznych.

4. Kierownik, w terminie 7 dni od daty zatwierdzenia planu rzeczowo - finansowego, ale nie późnej niż 21 dni od daty otrzymania pisemnej informacji o wysokości zatwierdzonego planu finansowego, przedstawia Zastępcy Dyrektora projekt planu w zakresie właściwości kierowanej przez siebie komórki organizacyjnej wynikający z planu rzeczowo - finansowego.

5. Wzór projektu planu, o którym mowa w ust. 4, określa załącznik nr 2 do wytycznych.

6. Na okres od początku roku do chwili zatwierdzenia planu sporządza się prowizorium planu. Do sporządzenia prowizorium planu przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

7. Kierownik w terminie 7 dni od daty zatwierdzenia projektu planu rzeczowo - finansowego na dany rok, przedstawia Zastępcy Dyrektora projekt prowizorium planu w zakresie właściwości kierowanej przez siebie komórki wynikający z planu rzeczowo - finansowego. Do sporządzenia projektu prowizorium planu przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio.

8. Za terminowe i właściwe przygotowanie planu i prowizorium planu odpowiada Zastępca Dyrektora.

9. Plan oraz prowizorium planu Dyrektor Biura przedkłada do zatwierdzenia Zastępcy Komendanta Głównego Straży Granicznej w terminie 10 dni od dnia otrzymania projektu planu lub projektu prowizorium planu, o których mowa w ust. 4 i 7.

10. Na podstawie planu sporządzany jest plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych KGSG, o którym mowa w art. 13a ustawy.

11. Zastępca Dyrektora, po zatwierdzeniu planu zamieszcza na stronie internetowej KGSG plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych KGSG, o którym mowa w art. 13a ustawy, oraz może przekazać Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach lub umowach ramowych, spełniających wymogi określone w art. 13 ust. 1 ustawy.

12. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia przed zatwierdzeniem planu lub prowizorium planu, a także dla zamówień nie ujętych w zatwierdzonym planie lub prowizorium planu wymaga uzyskania przez Kierownika pisemnej zgody Zastępcy Komendanta Głównego Straży Granicznej.

13. Zamówienia, o których mowa w ust. 12, Kierownik powinien wykazać odpowiednio w projekcie planu lub projekcie prowizorium planu albo, w przypadku jeżeli plan lub prowizorium planu zostało zatwierdzone, w najbliższym projekcie korekty planu lub korekty prowizorium planu. Do sporządzenia projektu korekty planu lub projektu korekty prowizorium planu przepis ust. 4, 5 i 7 stosuje się odpowiednio.

14. Korektę planu lub korektę prowizorium planu opracowaną na podstawie propozycji zgłoszonych przez Kierownika, Zastępca Dyrektora przedstawia Zastępcy Komendanta Głównego Straży Granicznej do zatwierdzenia. Do sporządzenia korekty planu lub korekty prowizorium planu przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.

15. Kierownik jest zobowiązany do szczegółowego analizowania możliwości stosowania w planowanych zamówieniach klauzul społecznych, o których mowa w art. 22 ust. 2 i 2a oraz art. 29 ust. 4 ustawy, a w przypadku zaistnienia takich możliwości zamieszczania odpowiednich informacji w projekcie planu lub projekcie prowizorium planu, w kolumnie "Uwagi".

Rozdział 3

Opracowanie opisu przedmiotu zamówienia i projektu umowy

§ 4. 1. Opis przedmiotu zamówienia opracowują i ponoszą wyłączną odpowiedzialność za jego prawidłowość:

1) w zakresie funkcjonalności, cech użytkowych, warunków eksploatacji, podstawowych parametrów charakteryzujących przedmiot zamówienia, danych technicznych, norm, certyfikatów i innych wskaźników wymaganych we wniosku o wszczęcie postępowania, zgodnie z § 5 - Kierownik;

2) w zakresie innych szczególnych cech przedmiotu zamówienia pozostających we właściwości danej komórki organizacyjnej - kierownik właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej KGSG;

3) w zakresie zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych - dyrektor Biura Ochrony Informacji Komendy Głównej Straży Granicznej.

2. Opis przedmiotu zamówienia powinien być opracowany zgodnie z art. 29-31 oraz art. 36 ust. 2 pkt 1-4 ustawy i zawierać, w szczególności:

1) charakterystykę przedmiotu zamówienia;

2) normy i certyfikaty przedmiotowe;

3) plany, rysunki lub projekty;

4) wyszczególnienie wszelkich dodatkowych usług i warunków zamówienia;

5) opis części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie ofert częściowych;

6) w przypadku zamówienia na usługi lub roboty budowlane - wskazanie czynności w zakresie realizacji zamówienia wymagających zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie umowy o pracę, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.²⁾), a także określenie sposobu dokumentowania tego zatrudnienia, uprawnień zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę powyższych wymagań oraz sankcji z tytułu ich niespełnienia;

7) odniesienie się do możliwości zastosowania klauzul społecznych, o których mowa w § 3 ust. 15.

3. Za prawidłowe opracowanie projektu umowy odpowiada Kierownik.

4. Po złożeniu wniosku o wszczęcie postępowania Kierownik może dokonać zmiany w opisie przedmiotu zamówienia i projekcie umowy, w szczególności w przypadku:

1) zgłoszenia przez komisję propozycji lub uwag;

2) zmiany przepisów prawa;

3) pojawienia się nowej technologii;

4) pytań, uwag lub odwołań złożonych przez wykonawców podczas trwającego postępowania o udzielenie zamówienia.

5. Zmian w projekcie umowy można dokonać także na wniosek zgłoszony, zgodnie z właściwością merytoryczną, przez głównego księgowego Komendy Głównej Straży Granicznej oraz Zastępcę Dyrektora.

6. Do wprowadzania zmian w opisie przedmiotu zamówienia i projekcie umowy przepisy ust. 1 - 3 stosuje się odpowiednio.

Rozdział 4

Przygotowanie wniosku o wszczęcie postępowania

§ 5. 1. W celu udzielenia zamówienia Kierownik:

1) może dokonać, w miarę potrzeb, niezbędnych uzgodnień z Użytkownikiem i kierownikami innych komórek organizacyjnych KGSG;

2) przeprowadza rozpoznanie rynku;

3) może przeprowadzić procedurę określoną w art. 31a ustawy, w szczególności dialog techniczny;

4) w przypadku zamówienia na roboty budowlane lub usługi o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 1 000 000 euro, powołuje zespół, o którym mowa w art. 20a ustawy, do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia lub w inny sposób zapewnia udział co najmniej dwóch członków komisji w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia;

5) przygotowuje wniosek o wszczęcie postępowania zawierający:

a) określenie przedmiotu zamówienia ze wskazaniem nazwy i kodu określonego we Wspólnym Słowniku Zamówień,

b) informację, czy zamówienie jest zakupem cywilnym, o którym mowa w art. 2 pkt 11a ustawy, czy zamówieniem w dziedzinie obronności i bezpieczeństwa, o którym mowa w rozdziale 4a ustawy,

c) wskazanie pozycji zamówienia w planie lub prowizorium planu oraz informacji o ewentualnym współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej,

d) wartość zamówienia, ustaloną zgodnie z art. 32 - 35 ustawy, wyrażoną w złotych i euro wraz z datą dokonania przeliczenia,

e) informacje dotyczące podziału zamówienia na części lub uzasadnienie niedokonania podziału, a także:

- określenie wartości aktualnie udzielanego zamówienia (w złotych i euro) - jeżeli jest udzielane w częściach,

- określenie wartości poszczególnych części (w złotych i euro) - jeżeli dopuszczono składanie ofert częściowych,

f) kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, a w przypadku dopuszczenia składania ofert częściowych, jej podział na poszczególne części,

g) termin realizacji zamówienia, termin realizacji zamówienia opcjonalnego, jeżeli zastosowano prawo opcji, a w przypadku dostaw cyklicznych - harmonogram dostaw,

h) wskazanie przedstawicieli Kierownika proponowanych do prac w komisji,

i) wskazanie Użytkownika oraz jednostek organizacyjnych SG lub komórek organizacyjnych KGSG uczestniczących w opracowaniu opisu przedmiotu zamówienia, wraz z informacją, czy istnieje potrzeba uczestniczenia ich przedstawicieli w pracach komisji. W przypadku wskazania do składu komisji przedstawiciela spoza komórek organizacyjnych KGSG dołącza uzasadnienie oraz zgodę kierownika jednostki organizacyjnej SG na udział wskazanego przedstawiciela,

j) wskazanie maksymalnej klauzuli tajności informacji niejawnych, do których będzie miał dostęp wykonawca podczas postępowania o udzielenie zamówienia i wykonania umowy, albo wskazanie, że udzielenie zamówienia i wykonanie umowy nie wiąże się z dostępem wykonawcy do informacji niejawnych;

6) przygotowuje następujące dokumenty stanowiące integralną część wniosku, o którym mowa w pkt 5:

a) opis przedmiotu zamówienia, opracowany zgodnie z § 4 ust. 1 i 2,

b) wykaz źródeł informacji i kryteriów, na podstawie których powstał opis przedmiotu zamówienia,

c) opis sposobu i datę obliczenia wartości zamówienia wraz z wymienieniem odpowiednich dokumentów stanowiących podstawę obliczenia tej wartości (np. kosztorys inwestorski, program funkcjonalno - użytkowy) oraz podaniem osób dokonujących ustalenia wartości zamówienia,

d) informacje dotyczące rozpoznania rynku wykonawców, w tym informacje o potencjalnych wykonawcach,

e) projekt umowy parafowany przez radcę prawnego świadczącego pomoc prawną w komórce organizacyjnej Kierownika,

f) wykaz wymaganych od wykonawcy kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów,

g) wykaz wymaganych od wykonawcy warunków dotyczących sytuacji ekonomicznej i finansowej, zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli są wymagane,

h) proponowane kryteria wyboru oferty wraz z ich opisem i znaczeniem, zgodnie z zasadami określonymi w art. 91 ust. 2 - 3 oraz ust. 3b - 3d ustawy,

i) inne informacje dotyczące zamówienia i postępowania,

j) wykaz informacji niejawnych, zawierających nazwy materiałów, dokumentów i spraw wraz z określeniem ich klauzuli tajności, które:

- zostaną przekazane wykonawcy podczas postępowania o udzielenie zamówienia oraz wykonania umowy,

- wykonawca wytworzy dla SG w związku z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia i wykonaniem umowy,

- będą zgromadzone w eksploatowanym systemie (np. na twardych dyskach stacji roboczych i serwerów), a do których będzie miał dostęp wykonawca,

k) projekt Instrukcji Bezpieczeństwa Przemysłowego zawierający co najmniej informacje określone dla tego dokumentu w ustawie o ochronie informacji niejawnych lub projekt Instrukcji Bezpieczeństwa,

l) wskazanie osoby odpowiedzialnej za nadzorowanie, kontrolę i doradztwo w zakresie wykonywania przez wykonawcę obowiązku ochrony przekazanych mu informacji niejawnych,

m) informację, czy w przygotowaniu postępowania uczestniczyły podmioty zewnętrzne, a jeśli tak, to czy istnieje możliwość, że będą one ubiegały się o zamówienie oraz wskazanie środków mających na celu zapobieżenie zakłóceniu konkurencji,

n) informację, czy przeprowadzono procedurę, o której mowa w pkt 3, w szczególności dialog techniczny, a jeśli tak, to wskazanie uczestniczących w nim podmiotów oraz wpływ dialogu technicznego na opis przedmiotu zamówienia, specyfikację istotnych warunków zamówienia lub określenie warunków umowy,

o) informację dotyczącą zespołu, o którym mowa pkt 4, w szczególności datę i podstawę powołania oraz imiona i nazwiska członków zespołu, wraz z załączeniem odpowiedniego dokumentu, a w przypadku jego nie powoływania, wskazanie imion i nazwisk osób uczestniczących w nadzorze nad realizacją udzielonego zamówienia oraz określenie wykonywanych przez każdą z tych osób czynności - w przypadku zamówień na usługi lub roboty budowlane o wartości przekraczającej równowartość 1 000 000 euro,

p) informacje dotyczące zastrzeżenia obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych części zamówienia na roboty budowlane lub usługi lub prac związanych z rozmieszczeniem i instalacją, w ramach zamówienia na dostawy,

q) opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie.

2. Jeżeli przedmiotem zamówienia są kluczowe, z punktu widzenia bezpieczeństwa, elementy systemów lub sieci teleinformatycznych przeznaczonych do przetwarzania informacji niejawnych, opis przedmiotu zamówienia powinien być przygotowany na podstawie Szczególnych Wymagań Bezpieczeństwa.

3. Dyrektor Biura Ochrony Informacji Komendy Głównej Straży Granicznej może przesłać właściwą część opisu przedmiotu zamówienia do służby ochrony państwa w celu uzyskania opinii, czy systemy lub sieci teleinformatyczne, w których skład będą wchodzić zamawiane elementy mogą uzyskać akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego.

4. Wszystkie dokumenty, wymienione w ust. 1 pkt 6, muszą być podpisane przez Kierownika oraz zawierać dane umożliwiające identyfikację autorów poszczególnych zapisów (imię, nazwisko, stanowisko, reprezentowane jednostki organizacyjne SG, komórki organizacyjne KGSG lub podmioty zewnętrzne). W przypadku nie wskazania tych osób przyjmuje się, że autorem poszczególnych zapisów jest osoba podpisująca dokument.

5. Wzór wniosku o wszczęcie postępowania określa załącznik nr 3 do wytycznych.

6. Wniosek o wszczęcie postępowania Kierownik uzgadnia z głównym księgowym Komendy Głównej Straży Granicznej. Uzgodnienie oznacza:

1) spełnienie jednego z następujących warunków:

a) posiadanie stosownych środków w planie finansowym,

b) umieszczenie zadania w zatwierdzonym programie wieloletnim,

c) podjęcie czynności zmierzających do pozyskania środków finansowych,

d) posiadanie dokumentów świadczących o podjętych przez inne podmioty działaniach w kierunku przyznania środków finansowych dla SG;

2) akceptację zapisów zawartych we wniosku oraz załączonych do niego dokumentach w zakresie:

a) terminów i sposobu płatności,

b) podatku VAT,

c) dokumentów wymaganych do zrealizowania płatności,

d) zabezpieczenia należytego wykonania umowy,

e) postanowień dotyczących kar umownych,

f) terminu realizacji umowy.

7. Jeżeli postępowanie o udzielenie zamówienia lub wykonanie umowy:

1) jest związane z dostępem do informacji niejawnych lub danych osobowych,

2) ma na celu zakup urządzeń lub usług dla systemów lub sieci teleinformatycznych, alarmowych lub ochrony obiektów

- wniosek o wszczęcie postępowania wymaga uzgodnienia z dyrektorem Biura Ochrony Informacji Komendy Głównej Straży Granicznej.

8. Uzgodnienie, o którym mowa w ust. 7, oznacza:

1) brak zastrzeżeń do treści załączonych dokumentów związanych z dostępem do informacji niejawnych, w szczególności do projektu Instrukcji Bezpieczeństwa Przemysłowego lub Instrukcji Bezpieczeństwa;

2) potwierdzenie zgodności wykazu informacji niejawnych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 lit. j, ze stanem faktycznym.

9. Kierownik przekazuje wniosek do Biura nie później niż w terminie złożenia wniosku określonym w planie lub w prowizorium planu dla danego zamówienia.

10. Wniosek o wszczęcie postępowania podlega weryfikacji przez koordynatora lub innego wyznaczonego pracownika lub funkcjonariusza Biura pod kątem spełnienia wymogów określonych w ust. 1 pkt 5 i 6 oraz ust. 4, 6 i 7. Weryfikacji dokonuje się w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

11. W przypadku stwierdzenia niespełnienia wymogów, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6 oraz ust. 4, 6 i 7, Zastępca Dyrektora odsyła wniosek o wszczęcie postępowania lub wzywa Kierownika o dokonanie stosownego uzupełnienia albo korekty.

12. W przypadku, o którym mowa w ust. 11, za datę złożenia wniosku uznaje się datę dokonania korekty lub uzupełnienia wniosku.

13. Wniosek o wszczęcie postępowania spełniający wymagania, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6 oraz ust. 4, 6 i 7, podlega akceptacji przez Zastępcę Dyrektora.

14. Zaakceptowany wniosek o wszczęcie postępowania stanowi podstawę wpisania postępowania do rejestru postępowań o zamówienie publiczne prowadzonych w KGSG.

15. Wzór rejestru, o którym mowa w ust. 14, określa załącznik nr 4 do wytycznych.

Rozdział 5

Powołanie komisji i biegłych

§ 6. 1. Po zaakceptowaniu wniosku o wszczęcie postępowania Zastępca Dyrektora, na wniosek koordynatora lub innej wyznaczonej osoby, powołuje komisję.

2. Wzór wniosku o powołanie komisji przetargowej określa załącznik nr 5 do wytycznych.

3. W skład komisji powołuje się:

1) przedstawicieli Kierownika wskazanych we wniosku o wszczęcie postępowania;

2) przedstawicieli Biura;

3) przedstawicieli innych, wskazanych przez Kierownika, komórek organizacyjnych KGSG lub jednostek organizacyjnych SG;

4) przedstawicieli Biura Ochrony Informacji Komendy Głównej Straży Granicznej - w przypadku, gdy postępowanie o udzielenie zamówienia lub wykonanie umowy związane jest z dostępem wykonawcy do informacji niejawnych;

5) inne osoby wskazane przez Komendanta Głównego Straży Granicznej, jego zastępców lub osobę powołującą komisję.

4. Przedstawicieli, o których mowa w ust. 3 pkt 3 i 4, wyznaczają kierownicy właściwych komórek organizacyjnych KGSG lub jednostek organizacyjnych SG.

5. Przewodniczącego komisji wyznacza Zastępca Dyrektora spośród osób zaproponowanych do pracy w komisji.

6. Sekretarza komisji wyznacza Zastępca Dyrektora spośród przedstawicieli Biura. Dopuszcza się łączenie funkcji przewodniczącego i sekretarza komisji.

7. Kierownik zgłasza do prac w komisji osoby posiadające wiedzę merytoryczną z zakresu przedmiotu zamówienia.

8. Kierownicy jednostek organizacyjnych SG lub komórek organizacyjnych KGSG ponoszą pełną odpowiedzialność za zgłoszenie do składu komisji osób posiadających odpowiednie kwalifikacje, umożliwiające właściwe wykonywanie wyznaczonych czynności w pracach komisji.

9. Zmian w składzie komisji dokonuje Zastępca Dyrektora.

10. Zastępca Dyrektora odwołuje członka komisji z własnej inicjatywy albo na uzasadniony wniosek:

1) kierownika jednostki organizacyjnej SG lub komórki organizacyjnej KGSG będącego przełożonym członka komisji;

2) przewodniczącego komisji;

3) własny członka komisji;

4) koordynatora.

11. Wniosek, o którym mowa w ust. 10 pkt 3, członek komisji składa za pośrednictwem osoby wskazującej go do pracy w komisji. Przedstawiciel Biura w komisji składa wniosek bezpośrednio do Zastępcy Dyrektora.

12. Zastępca Dyrektora odwołuje członka komisji w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 17 ustawy.

13. Zastępca Dyrektora może odwołać członka komisji z innych, niż wymienione w ust. 12 przyczyn, mających wpływ na prawidłowy tok postępowania.

14. Zastępca Dyrektora uzupełnia skład komisji z własnej inicjatywy albo na uzasadniony wniosek:

1) kierownika jednostki organizacyjnej SG lub komórki organizacyjnej KGSG;

2) przewodniczącego komisji;

3) koordynatora.

15. Wzór wniosku o dokonanie zmian w składzie komisji przetargowej określa załącznik nr 6 do wytycznych.

16. Szczegółowe zadania komisji, zakres odpowiedzialności jej członków oraz organizację pracy komisji określa Regulamin pracy komisji przetargowej, stanowiący załącznik nr 7 do wytycznych.

17. W przypadku rezygnacji przez Kierownika z udzielenia zamówienia po powołaniu komisji, ale przed wszczęciem postępowania, Zastępca Dyrektora rozwiązuje komisję, na wniosek koordynatora złożony po otrzymaniu pisemnej informacji w tym zakresie przekazanej przez Kierownika.

18. Zatwierdzony wniosek o powołanie komisji oraz zatwierdzony wniosek o dokonanie zmian w składzie komisji Zastępca Dyrektora przesyła faksem do wiadomości Komendanta Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej.

§ 7. 1. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, w szczególności opracowanie opisu przedmiotu zamówienia, wymaga wiadomości specjalistycznych, można powołać biegłych (rzeczoznawców) w celu zasięgnięcia ich opinii.

2. Powołanie biegłych wymaga pisemnej zgody Zastępcy Komendanta Głównego Straży Granicznej.

3. Biegłych powołują:

1) w zakresie opisu przedmiotu zamówienia - Kierownik z własnej inicjatywy lub na wniosek przewodniczącego komisji,

2) w zakresie procedury udzielania zamówień - Zastępca Dyrektora z własnej inicjatywy lub na wniosek przewodniczącego komisji,

3) w zakresie oceny zaoferowanego przedmiotu zamówienia - Kierownik na wniosek przewodniczącego komisji,

4) w pozostałym zakresie - kierownik właściwej merytorycznie dla danego zagadnienia komórki organizacyjnej KGSG na wniosek Kierownika lub Zastępca Dyrektora

- na podstawie upoważnienia Komendanta Głównego Straży Granicznej.

Rozdział 6

Zatwierdzanie trybu udzielenia zamówienia oraz przygotowanie SIWZ i zaproszeń

§ 8. 1. Tryb udzielenia zamówienia proponuje komisja.

2. Wybór trybu innego niż przetarg nieograniczony i ograniczony zatwierdza, na wniosek przewodniczącego komisji, Zastępca Dyrektora lub koordynator, a w przypadku ich nieobecności inna osoba upoważniona przez Komendanta Głównego Straży Granicznej do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, zwana dalej "inną osobą upoważnioną".

3. Wzór wniosku o zatwierdzenie trybu udzielenia zamówienia publicznego określa załącznik nr 8 do wytycznych.

§ 9. 1. Projekt SIWZ opracowuje komisja.

2. Wszyscy członkowie komisji składają czytelne podpisy na odwrocie strony tytułowej projektu SIWZ.

3. Przewodniczący komisji, uzgadnia projekt SIWZ z głównym księgowym Komendy Głównej Straży Granicznej w zakresie dotyczącym, w szczególności:

1) terminów i sposobu płatności;

2) podatku VAT;

3) dokumentów wymaganych do zrealizowania płatności;

4) wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

5) postanowień dotyczących kar umownych;

6) terminu realizacji umowy;

7) prawidłowości wskazanych w SIWZ numerów rachunków bankowych.

4. Projekt SIWZ uzgodniony w zakresie, o którym mowa w ust. 3, podlega następnie uzgodnieniu z Kierownikiem, a w przypadku gdy postępowanie o udzielenie zamówienia lub wykonanie umowy jest związane z dostępem wykonawcy do informacji niejawnych również z dyrektorem Biura Ochrony Informacji Komendy Głównej Straży Granicznej.

5. Fakt uzgodnienia projektu SIWZ osoby, o których mowa w ust. 3 i 4, potwierdzają poprzez złożenie podpisu wraz z pieczęcią imienną i datą na odwrocie strony tytułowej SIWZ.

6. Uzgodnioną SIWZ zatwierdza Zastępca Dyrektora lub koordynator, a w przypadku ich nieobecności inna osoba upoważniona.

7. Modyfikacji treści SIWZ, w toku postępowania, dokonuje komisja na podstawie dokumentów otrzymanych od kierowników właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych KGSG.

8. Dokumenty, o których mowa w ust. 7, powinny zawierać dane umożliwiające identyfikację autorów poszczególnych zapisów (imię, nazwisko i stanowisko).

9. Do modyfikacji treści SIWZ w zakresie opisu przedmiotu zamówienia i projektu umowy przepisy § 4 ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

10. Do zatwierdzenia modyfikacji treści SIWZ przepis ust. 6 stosuje się odpowiednio.

11. Zatwierdzenie modyfikacji treści SIWZ może następować także poprzez podpisanie przez jedną z osób, o której mowa w ust. 6, pisma powiadamiającego wykonawców o wprowadzonych modyfikacjach.

12. Przepisy dotyczące SIWZ stosuje się odpowiednio do opracowywania, uzgadniania i modyfikacji zaproszeń.

Rozdział 7

Ogłoszenia, korespondencja i spotkania z wykonawcami

§ 10. Przewidziane dla danego trybu postępowania ogłoszenia Biuro odpowiednio zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz umieszcza na stronie internetowej KGSG i w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego.

§ 11. 1. Odpowiedzi na pytania i uwagi wykonawców dotyczące treści SIWZ przygotowuje komisja na podstawie dokumentów otrzymanych od kierowników właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych KGSG, opracowanych zgodnie z zakresem właściwości określonym w § 4 ust. 1 oraz z uwzględnieniem elementów, o których mowa w § 4 ust. 2, zawierających merytoryczne rozstrzygnięcie odnośnie zgłoszonych pytań i uwag. Przekazane przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne KGSG dokumenty powinny zawierać ponadto dane obejmujące imię i nazwisko autorów poszczególnych zapisów, w tym podmiotów zewnętrznych, jeżeli występują. W przypadku braku wskazania takich danych uznaje się, że autorem jest osoba podpisująca dokument.

2. Korespondencję do wykonawców podpisuje Zastępca Dyrektora lub koordynator, a w przypadku ich nieobecności inna osoba upoważniona, z zastrzeżeniem § 12 ust. 2.

§ 12. 1. Spotkanie z wykonawcami w toku prowadzonych postępowań o udzielenie zamówień organizuje się na wniosek Kierownika lub z inicjatywy Zastępcy Dyrektora. Spotkanie organizuje przedstawiciel Biura w komisji lub inny przedstawiciel Biura wyznaczony przez Zastępcę Dyrektora.

2. Po wyborze najkorzystniejszej oferty kontakty z wybranym wykonawcą w sprawie zawarcia umowy utrzymuje Kierownik, a także podpisuje korespondencję w tym zakresie.

Rozdział 8

Przyjmowanie, rejestrowanie i otwarcie ofert

§ 13. 1. Oferty są przyjmowane przez pracownika kancelarii obsługującej Biuro, zwanej dalej "kancelarią Biura".

2. Na opakowaniu każdej oferty, pracownik kancelarii Biura umieszcza datę i dokładny czas przyjęcia oferty, a w razie potrzeby potwierdza na piśmie fakt złożenia oferty i przekazuje potwierdzenie osobie, która ją złożyła.

3. Oferty są rejestrowane w kancelarii Biura w książce doręczeń.

4. Kancelaria Biura przechowuje oferty do dnia ich otwarcia.

5. Przewodniczący lub sekretarz komisji albo inny przedstawiciel Biura bezpośrednio przed wyznaczoną godziną otwarcia ofert pobiera komplet ofert z kancelarii Biura.

6. Otrzymane oferty po ich otwarciu są wpisywane do prowadzonego przez Biuro rejestru ofert.

7. Wzór rejestru, o którym mowa w ust. 6, określa załącznik nr 9 do wytycznych.

8. Niezwłocznie po otwarciu ofert wszystkie osoby spoza składu komisji, wykonujące czynności w postępowaniu, w szczególności podejmujące decyzje w zakresie:

1) modyfikacji SIWZ,

2) odpowiedzi na pytania i uwagi wykonawców

- składają pisemne oświadczenia, czy podlegają wyłączeniu z postępowania na podstawie art. 17 ustawy.

Rozdział 9

Ocena ofert i dokumentacja postępowania

§ 14. 1. Opracowane przez komisję i podpisane przez przewodniczącego i członków komisji propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty, zgłoszenia opozycji, wniesienia odpowiedzi na odwołanie oraz wniosek o unieważnienie postępowania podlegają zatwierdzeniu przez Zastępcę Dyrektora lub koordynatora, a w przypadku ich nieobecności inną osobę upoważnioną.

2. Po uprawomocnieniu się wyboru najkorzystniejszej oferty Zastępca Dyrektora powiadamia Kierownika o możliwości zawarcia umowy, przekazując jednocześnie tę informację do wiadomości Komendantowi Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej.

3. Zastępca Dyrektora, Kierownik oraz inni kierownicy komórek organizacyjnych KGSG i jednostek organizacyjnych SG, których przedstawiciele są członkami komisji, w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia powiadamiają o tym niezwłocznie Komendanta Głównego Straży Granicznej, za pośrednictwem Komendanta Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, a w szczególności przed podpisaniem umowy przekazują informacje mogące skutkować jej nieważnością.

4. W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że pomiędzy funkcjonariuszami, pracownikami lub innymi osobami zatrudnionymi w komórkach organizacyjnych KGSG lub jednostkach organizacyjnych SG, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania, a wykonawcami zachodzi relacja określona w art. 17 ust. 1 pkt 2 - 4 ustawy, Zastępca Dyrektora lub koordynator, a w przypadku ich nieobecności inna osoba upoważniona odbiera od tych osób, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej w przedmiocie okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy. Przed odebraniem oświadczenia Zastępca Dyrektora lub koordynator, a w przypadku ich nieobecności inna osoba upoważniona uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

5. W celu wykonania czynności, o których mowa w ust. 4, Zastępca Dyrektora lub koordynator, a w przypadku ich nieobecności inna osoba upoważniona kieruje stosowne zapytanie do kierowników komórek organizacyjnych KGSG lub jednostek organizacyjnych SG zaangażowanych w czynności związane z przebiegiem danego postępowania, czy pomiędzy funkcjonariuszami, pracownikami lub innymi osobami zatrudnionymi w tych komórkach lub jednostkach a wykonawcami zachodzi relacja określona w art. 17 ust. 1 pkt 2 - 4 ustawy.

6. Kierownicy komórek organizacyjnych KGSG i jednostek organizacyjnych SG, o których mowa w ust. 5, przekazują wykaz osób, które powinny złożyć oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, oraz wskazują podjęte środki zaradcze.

§ 15. 1. Protokół z postępowania podlega zatwierdzeniu przez Zastępcę Dyrektora lub koordynatora, a w przypadku ich nieobecności przez inną osobę upoważnioną.

2. Przed zatwierdzeniem protokołu osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania oraz czynności w postępowaniu zapoznają się z jego treścią oraz mogą zgłosić uwagi.

3. Osoby, o których mowa w ust. 2, po otrzymaniu skanu protokołu na swoje imienne skrzynki poczty elektronicznej przekazują niezwłocznie:

1) uwagi do protokołu, w formie pisemnej albo

2) informację o braku uwag do protokołu, w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej, z imiennych skrzynek.

4. W przypadku otrzymania kserokopii protokołu do zapoznania przekazanie uwag oraz informacji o braku uwag następuje w formie pisemnej.

5. Dopuszcza się także zgłoszenie uwag oraz informacji o braku uwag bezpośrednio do treści protokołu.

Rozdział 10

Wadium i zabezpieczenie należytego wykonania umowy

§ 16. 1. Wadium wnoszone w pieniądzu jest przyjmowane na rachunek bankowy KGSG prowadzony przez Biuro.

2. Wadium wnoszone w formach innych niż pieniądz jest przyjmowane i zwracane przez kancelarię Biura.

3. Zwrot wadium, o którym mowa w ust. 1, jest dokonywany przez Biuro na zasadach określonych w art. 46 ustawy.

4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone w pieniądzu jest przyjmowane na rachunek bankowy KGSG prowadzony przez Biuro.

5. Biuro niezwłocznie powiadamia Kierownika o otrzymaniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy wniesionego w pieniądzu.

6. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone w formach innych niż pieniądz jest przyjmowane przez komórkę organizacyjną KGSG kierowaną przez Kierownika, a następnie przekazywane za pismem do Biura do depozytu.

7. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o którym mowa w ust. 4 i 6, jest dokonywany przez Biuro niezwłocznie po otrzymaniu od Kierownika dyspozycji zawierającej informację o wykonawcy, któremu należy zwrócić wniesione zabezpieczenie należytego wykonania umowy, jego wysokości i zasadności dokonania zwrotu.

8. Aktualność zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wniesionego w formach innych niż pieniądz, zapewnia Kierownik przez cały okres realizacji umowy, poprzez monitorowanie ważności dokumentów złożonych przez wykonawcę.

Rozdział 11

Opracowanie i podpisanie umowy

§ 17. 1. Umowę z wybranym wykonawcą przygotowuje przedstawiciel Kierownika w danej komisji w porozumieniu z sekretarzem komisji. Osoby te składają czytelne podpisy na odwrocie wszystkich egzemplarzy umowy.

2. Umowa jest sporządzana w 2 egzemplarzach, przeznaczonych dla:

1) egz. nr 1 - Kierownika;

2) egz. nr 2 - wykonawcy.

3. W przypadku zaistnienia takiej potrzeby dopuszcza się sporządzenie umowy w większej ilości egzemplarzy.

4. Umowa zawiera adnotację o liczbie sporządzonych egzemplarzy i przeznaczeniu każdego z nich.

5. Treść umowy, przed jej podpisaniem, jest uzgadniana i parafowana (wszystkie egzemplarze) przez:

1) radcę prawnego komórki organizacyjnej KGSG, w której przygotowano projekt umowy, albo Biura;

2) dyrektora Biura Ochrony Informacji Komendy Głównej Straży Granicznej, w przypadku gdy wykonanie umowy wiąże się z dostępem wykonawcy do informacji niejawnych;

3) koordynatora lub inną wyznaczoną osobę.

§ 18. 1. Termin i miejsce podpisania umowy określa Kierownik.

2. Umowa jest podpisywana w obiektach KGSG lub innych jednostek organizacyjnych SG. Dopuszcza się podpisanie umowy w innym miejscu lub w trybie korespondencyjnym informując o tym Zastępcę Dyrektora.

3. Umowę podpisuje Kierownik lub upoważniona osoba odpowiedzialna za realizację umowy, a kontrasygnują:

1) główny księgowy Komendy Głównej Straży Granicznej - odpowiedzialny za zabezpieczenie finansowe realizacji umowy oraz prawidłowość postanowień w zakresie, o którym mowa w § 9 ust. 3;

2) Zastępca Dyrektora - odpowiedzialny za zgodność umowy z wynikami postępowania o udzielenie zamówienia.

4. Umowa, po jej podpisaniu oraz kontrasygnowaniu przez osoby wymienione w ust. 3, jest wpisywana do rejestru umów KGSG prowadzonego przez Biuro.

5. Wzór rejestru, o którym mowa w ust. 4, określa załącznik nr 10 do wytycznych.

6. Niezwłocznie po podpisaniu umowy Kierownik jest zobowiązany do przekazania wykonawcy egzemplarza nr 2 umowy.

7. Po podpisaniu umowy Kierownik przekazuje do Biura dwie kopie umowy poświadczone za zgodność z oryginałem.

8. W przypadku, gdy wykonanie umowy wiąże się z dostępem wykonawcy do informacji niejawnych, Kierownik przekazuje dyrektorowi Biura Ochrony Informacji Komendy Głównej Straży Granicznej kopię umowy, w tym Instrukcję Bezpieczeństwa Przemysłowego.

9. Sporządzenie aneksu do umowy wymaga pisemnego uzasadnienia podpisanego przez Kierownika.

10. Aneks do umowy przygotowuje Kierownik i dołącza uzasadnienie, o którym mowa w ust. 9. Aneks jest sporządzany w takiej samej liczbie egzemplarzy, co umowa, której dotyczy.

11. Treść aneksu do umowy, przed jego podpisaniem, jest parafowana (wszystkie egzemplarze) przez radcę prawnego komórki organizacyjnej KGSG, w której przygotowano aneks.

12. Do aneksu do umowy przepisy ust. 1-5, 7 i 8 oraz § 17 ust. 2 i 5 pkt 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

§ 19. 1. Po zawarciu umowy przedstawiciel Kierownika sporządza arkusz realizacji umowy.

2. Wzór arkusza realizacji umowy określa załącznik nr 11 do wytycznych.

3. Arkusz realizacji umowy jest przekazywany do Biura jednocześnie z egzemplarzem umowy.

§ 20. 1. Po zawarciu umowy wzory przedmiotu zamówienia, stanowiące załączniki do ofert przechowuje się w depozycie w Nadwiślańskim Oddziale Straży Granicznej w Warszawie.

2. Za przekazanie do depozytu wzorów przedmiotu zamówienia, o których mowa w ust. 1, jest odpowiedzialny przedstawiciel Kierownika w komisji.

3. Za zwrot do wykonawców wzorów przedmiotu zamówienia, o których mowa w ust. 1, jest odpowiedzialny Kierownik.

4. Podstawę przekazania do depozytu wzoru przedmiotu zamówienia stanowi protokół przyjęcia - przekazania, którego wzór określa załącznik nr 12 do wytycznych. Podstawą wydania wykonawcy wzoru przedmiotu zamówienia jest dokument obrotu materiałowego określony w odrębnych przepisach.

5. Dokumenty potwierdzające wykonanie czynności, o których mowa w ust. 2 i 3, Kierownik niezwłocznie przekazuje do Biura.

Rozdział 12

Zamówienia wspólne

§ 21. 1. Podstawą do przeprowadzenia przez KGSG postępowania o udzielenie zamówienia wspólnego jest porozumienie zawarte pomiędzy Komendantem Głównym Straży Granicznej a pozostałymi zamawiającymi, zwanymi dalej "Stronami".

2. Porozumienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej:

1) wskazanie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w imieniu i na rzecz Stron;

2) ogólne określenie przedmiotu zamówienia, w szczególności rodzaju i ilości dla każdej ze Stron;

3) wysokość środków finansowych przeznaczonych przez każdą ze Stron na sfinansowanie poszczególnych części zamówienia;

4) zasady współpracy Stron;

5) obowiązek reprezentacji wszystkich Stron w składzie komisji.

3. Projekt porozumienia przygotowuje Kierownik.

4. Przed przygotowaniem projektu porozumienia Kierownik uzgadnia z upoważnionymi przedstawicielami pozostałych Stron wszystkie elementy objęte wnioskiem o wszczęcie postępowania.

5. Dokonanie uzgodnień, o których mowa w ust. 4, powinno być udokumentowane.

6. Dokumentacja uzgodnień, o której mowa w ust. 5, stanowi załącznik do porozumienia.

7. Kierownik przekazuje do Biura wniosek o wszczęcie postępowania niezwłocznie po podpisaniu porozumienia.

Rozdział 13

Przepisy końcowe

§ 22. Postępowania o udzielenie zamówień wszczęte przed dniem wejścia w życie wytycznych prowadzi się i kończy na podstawie przepisów dotychczasowych.

§ 23. Tracą moc wytyczne nr 264 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 7 listopada 2008 r. w sprawie organizacji w Komendzie Głównej Straży Granicznej postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzonych na podstawie przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych (Dz. Urz. KGSG poz. 84, z 2009 r. poz. 16, z 2012 r. poz. 38 oraz z 2013 r. poz. 29).

§ 24. Wytyczne wchodzą w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.