Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217) w związku z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) zarządza się, co następuje:

Załącznik nr 3

OPIS INFORMATYCZNEGO SYSTEMU PRZETWARZANIA I OCHRONY DANYCH

I. Opis informatycznego systemu przetwarzania danych

1. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Jednostki przy użyciu komputera.

2. Do prowadzenia ewidencji księgowej wykorzystywany jest system informatyczny QUORUM firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o.o. z siedzibą w Zabrzu przy ul. Knurowskiej 19 - wersja 2021/3. Symbol wersji systemu ulega zmianie po każdorazowej aktualizacji.

3. System QUORUM funkcjonuje w Jednostce od 2006 r., z tym że do czerwca 2016 r. występował pod nazwą QREZUS. Zmiana nazwy systemu nie zmieniła w żadnym stopniu jego funkcjonalności.

4. System QUORUM jest w pełni zintegrowanym zestawem funkcji, przy pomocy których użytkownicy mogą wprowadzać i analizować dane zgromadzone w bazie danych. Dla lepszej czytelności i obsługi funkcje systemu QUORUM pogrupowane są w moduły.

5. Księgi rachunkowe Jednostki prowadzi się z wykorzystaniem następujących modułów systemu QUORUM: Księgowość, Budżet, Asystent Zarządzania Finansowaniem (AZF), Płace, PPK - Pracownicze Plany Kapitałowe, Środki trwałe, zwanych dalej „modułami księgowymi”. Moduły księgowe spełniają wymagania określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

6. Moduły księgowe zapewniają powiązanie poszczególnych zbiorów danych, odzwierciedlających całość ksiąg rachunkowych.

7. Szczegółowy opis modułów księgowych znajduje się w dokumentacji systemu, która zawiera w szczególności:

1) oznaczenie wersji;

2) datę rozpoczęcia eksploatacji;

3) analizę zgodności z ustawą o rachunkowości;

4) główne funkcje;

5) algorytmy obliczeniowe;

6) strukturę plików;

7) opis zasad ochrony danych.

8. Wersje modułów księgowych mogą ulec zmianie na wyższe w wyniku wprowadzania zmian w funkcjonalności modułów, wynikających ze zmian przepisów prawa lub zgłoszonych potrzeb użytkowników w Jednostce. Nowe wersje zatwierdzane są przez kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw infrastruktury informatycznej lub upoważnioną przez niego osobę. Przed wdrożeniem zmiany udostępniane są w środowisku testowym w celu weryfikacji i uzgodnienia zmian z DB.

9. W ramach modułów możliwe jest tworzenie, w miarę potrzeb Jednostki, rejestrów księgowych, które pozwalają na grupowanie jednego rodzaju dokumentów lub wprowadzenie określonego rodzaju operacji.

10. Ewidencja w systemie odbywa się na zasadzie „dzienników”. Dzienniki w systemie przypisuje się do występujących rejestrów.

11. Wykorzystywany w Jednostce system informatyczny QUORUM zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald. Księgi rachunkowe prowadzone są na bieżąco, z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

12. Zapisy księgowe posiadają automatycznie nadane kolejne numery pozycji i umożliwiają ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

13. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty liczone są w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron, obroty sumowane są na kolejnych stronach w sposób ciągły, narastająco.

14. Obsługa operacji finansowych w ramach budżetu państwa realizowana jest przez NBP przy wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej NBP (NBE). Udostępnienie funkcjonalności systemu NBE odbywa się w kanale www przez przeglądarkę internetową na zasadach określonych przez NBP.

15. Obsługa operacji finansowych w ramach budżetu środków europejskich realizowana jest przez BGK przy wykorzystaniu portalu komunikacyjnego „BGK - ZLECENIA” oraz systemu bankowości elektronicznej BGK24.

16. Obsługa operacji finansowych w ramach FS, FP oraz FGŚP realizowana jest przez BGK przy wykorzystaniu systemu bankowości elektronicznej BGK24.

17. Udostępnienie funkcjonalności portalu komunikacyjnego „BGK - ZLECENIA” oraz systemu bankowości elektronicznej BGK24 odbywa się w kanale www przez przeglądarkę internetową na zasadach określonych przez BGK.

18. Operacje finansowe, o których mowa w ust. 14-16, mogą być również dokonywane z wykorzystaniem formy alternatywnej (np. papierowe polecenie przelewu), udostępnionej przez dany bank. Formę alternatywną stosuje się tylko w wyjątkowych przypadkach.

II. Organizacja ochrony danych i dokumentów

1. Zbiory księgowe chronione są na poziomie fizycznym i technicznym.

2. Szczególnej ochronie podlegają:

1) System QUORUM;

2) sprzęt komputerowy, na którym zainstalowane są moduły księgowe;

3) kopie zapisów księgowych;

4) dowody księgowe;

5) dokumentacja inwentaryzacyjna;

6) sprawozdania budżetowe i finansowe;

7) dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte przez Jednostkę zasady rachunkowości.

3. Zbiory księgowe oraz nośniki informatyczne, na których zostały zapisane, przechowywane są w strzeżonym budynku. Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, zniszczeniem lub kradzieżą zapewniają zabezpieczone pomieszczenia. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów i nośników są odpowiednie szafy.

4. Dostęp do modułów księgowych jest przyznawany pracownikom Jednostki, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi w sprawie wprowadzenia Polityki Bezpieczeństwa Informacji w obszarze IT Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz w sprawie wprowadzenia Polityki ochrony danych osobowych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.

5. Dane w księgach rachunkowych, przetwarzane z wykorzystaniem modułów księgowych, zabezpieczone są na różnych poziomach:

1) bazy danych - system QUORUM stosuje zaawansowaną technologicznie bazę firmy Sybase Co., która gwarantuje wysoki stopień bezpieczeństwa danych w czasie eksploatacji programu;

2) aplikacji - przez zarządzanie dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach (imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika);

3) dostępu do sieci Jednostki - przez zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. Firewalls;

4) stacji końcowych - przez profilaktykę antywirusową, opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające;

5) kopii bezpieczeństwa danych, tzw. backupów;

6) systemów podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

6. Kopie bezpieczeństwa danych przetwarzanych w systemie QUORUM wykonywane są regularnie, według stanu na koniec każdego dnia roboczego, przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw infrastruktury informatycznej i przechowywane przez okres kolejnych pięciu dni roboczych.

7. Na koniec roku obrotowego treści ksiąg rachunkowych są przenoszone na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Przenoszenie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych dokonywane jest przez DB.

8. Pracownicy posiadający dostęp do przetwarzania danych osobowych posiadają stosowne przeszkolenie, zgodnie z wymogami przepisów o ochronie danych osobowych.