Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.

Zarządzenie określa zasady przygotowania, organizacji i funkcjonowania:

1) Zespołu Monitorowania Zagrożeń;

2) systemu stałych dyżurów.

§ 2.

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) BA - należy przez to rozumieć Biuro Administracyjne w Ministerstwie;

2) BDG - należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego w Ministerstwie;

3) członkach kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu oraz Dyrektora Generalnego;

4) DAR - należy przez to rozumieć działy administracji rządowej rodzina i zabezpieczenie społeczne;

5) DI - należy przez to rozumieć Departament Informatyki w Ministerstwie;

6) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora komórki organizacyjnej lub kierującego komórką organizacyjną;

7) Dyrektorze Generalnym - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

8) jednostce - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi lub przez niego nadzorowaną, czyli:

a) Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

b) Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych,

c) Zakład Ubezpieczeń Społecznych;

9) kierownikach jednostek - należy przez to rozumieć kierowników jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra, o których mowa w pkt 8,

10) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament lub biuro w Ministerstwie;

11) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rodziny i Polityki Społecznej;

12) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej;

13) planowaniu operacyjnym - należy przez to rozumieć czynności dotyczące przygotowania i funkcjonowania komórek organizacyjnych Ministerstwa w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny, ujęte w formie zestawów zadań operacyjnych, a także ustalanie sił i środków niezbędnych do ich wykonania;

14) punkcie kontaktowym - należy przez to rozumieć punkt pośredniczący w niezwłocznym przekazywaniu informacji między stałym dyżurem Ministerstwa i jego komórką organizacyjną lub kierownikiem jednostki;

15) rozporządzeniu w sprawie gotowości obronnej - należy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 września 2004 r. w sprawie gotowości obronnej państwa (Dz. U. poz. 2218);

16) rozporządzeniu w sprawie finansowania - należy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia15 czerwca 2004 r. w sprawie warunków i trybu planowania i finansowania zadań wykonywanych w ramach przygotowań obronnych państwa przez organy administracji rządowej i organy samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 1911);

17) stałym dyżurze - należy przez to rozumieć wewnętrzną strukturę organizacyjną w Ministerstwie i w jednostce zapewniającą ciągłość przekazywania decyzji organów uprawnionych do uruchamiania realizacji zadań ujętych w Planie Reagowania Obronnego Rzeczypospolitej Polskiej;

18) stanie gotowości obronnej państwa - należy przez to rozumieć stan gotowości obronnej państwa w rozumieniu § 3-5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2004 r. w sprawie gotowości obronnej państwa;

19) stopniach alarmowych i stopniach alarmowych CRP - należy przez to rozumieć stopnie alarmowe i stopnie alarmowe CRP w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o działaniach antyterrorystycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 796 oraz z 2021 r. poz. 464 i 815);

20) sytuacji kryzysowej - należy przez to rozumieć sytuację w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym;

21) systemie stałych dyżurów - należy przez to rozumieć system, o którym mowa w § 8 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2004 r. w sprawie gotowości obronnej państwa;

22) zarządzaniu kryzysowym - należy przez to rozumieć działanie, o którym mowa w art. 2 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym;

23) ZMZ - należy przez to rozumieć Zespół Monitorowania Zagrożeń będący wewnętrzną strukturą organizacyjną w Ministerstwie właściwą w zakresie zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego.

Rozdział 2

Zespół Monitorowania Zagrożeń

§ 3.

1. W Ministerstwie powołuje się ZMZ realizujący zadania z zakresu monitorowania zagrożeń oraz bieżącej wymiany informacji o stanie bezpieczeństwa, w tym w przypadku wystąpienia zagrożeń, którym przeciwdziałanie leży w kompetencjach Ministra.

2. Za organizację pracy oraz zapewnienie niezakłóconego funkcjonowania ZMZ odpowiada Dyrektor BDG.

3. Minister nadzoruje funkcjonowanie ZMZ.

§ 4 .

1. W skład ZMZ wchodzą pracownicy Zespołu do spraw Zarządzania Kryzysowego i Planowania Obronnego BDG.

2. Dyrektor BDG, biorąc pod uwagę rodzaj i skalę sytuacji kryzysowej lub zagrożenia wymagającego zwiększenia liczby osób wchodzących w skład ZMZ, każdorazowo może wskazać osoby wchodzące w skład ZMZ, inne niż w ust. 1, spośród:

1) innych pracowników BDG;

2) pracowników komórek organizacyjnych wyznaczonych do współpracy z BDG w zakresie zarządzania kryzysowego i spraw obronnych.

§ 5.

1. Do zadań ZMZ należy:

1) bieżąca wymiana informacji wewnątrz Ministerstwa oraz między Ministerstwem i jednostkami w obszarze monitoringu zagrożeń, zgodnie z zakresem właściwości komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz jednostek;

2) przekazywanie jednostkom zadań oraz szczegółowych wytycznych dotyczących ich realizacji w związku z przeciwdziałaniem zaistniałym zagrożeniom;

3) sporządzanie raportów, informacji zbiorczych, materiałów analitycznych dotyczących sytuacji kryzysowych oraz zagrożeń, które wystąpiły w DAR, na potrzeby innych podmiotów krajowego systemu zarządzania kryzysowego, w tym Rządowego Centrum Bezpieczeństwa;

4) współpraca z Departamentem Komunikacji i Promocji w zakresie realizacji polityki informacyjnej, w zakresie komunikacji kryzysowej;

5) udział w krajowych i międzynarodowych ćwiczeniach z zakresu zarządzania kryzysowego i obronności.

2. Dyrektor BDG w uzasadnionych przypadkach przekazuje informacje, które wpłynęły do ZMZ, właściwemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.

3. Raporty, o których mowa w ust. 1 pkt 3, są sporządzane zgodnie z Instrukcją raportowania, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 6.

1. ZMZ może funkcjonować w dwóch trybach pracy:

1) podstawowym, obowiązującym w warunkach braku zagrożeń wymagających całodobowej wymiany informacji między podmiotami krajowego systemu zarządzania kryzysowego, lub

2) kryzysowym, wprowadzanym w związku z wystąpieniem zagrożenia wymagającego monitorowania jego przebiegu w trybie ciągłym oraz w przypadku organizowania lub udziału Ministra w ćwiczeniach z zakresu zarządzania kryzysowego i obronności wymagających całodobowej wymiany informacji.

2. W podstawowym trybie pracy:

1) pracownicy, o których mowa w § 4 ust. 1:

a) w czasie godzin pracy Ministerstwa pełnią 8 godzinny dyżur,

b) poza godzinami pracy Ministerstwa i w dni wolne od pracy pełnią dyżur telefoniczny, zgodnie z harmonogramem zatwierdzanym przez Dyrektora BDG, mając zapewniony dostęp do telefonu służbowego, laptopa, poczty elektronicznej oraz sieci Internet;

2) pracownicy, o których mowa w § 4 ust. 2, w czasie godzin pracy Ministerstwa współpracują z ZMZ, zgodnie z właściwością.

3. W kryzysowym trybie pracy pracownicy, o których mowa w § 4, zapewniają całodobową obsługę ZMZ w miejscu pracy, zgodnie z harmonogramem zatwierdzanym przez Dyrektora BDG.

4. Podczas pełnienia dyżuru w ramach ZMZ w trybie pracy kryzysowej pracownicy, o których mowa w § 4, są zwolnieni z wykonywania obowiązków określonych w opisach stanowisk pracy.

5. O wprowadzeniu i odwołaniu kryzysowego trybu pracy ZMZ, na wniosek Dyrektora BDG, decyduje Minister.

§ 7.

1. W przypadku uruchomienia systemu stałych dyżurów, o którym mowa w § 9, ZMZ wchodzi w skład stałego dyżuru w Ministerstwie.

2. Do zadań ZMZ w ramach procesu uruchomienia systemu stałych dyżurów należy:

1) poinformowanie o otrzymanym sygnale o uruchomieniu systemu stałych dyżurów Dyrektora BDG;

2) przekazanie zadania polegającego na uruchomieniu systemu stałych dyżurów:

a) sekretariatom w komórkach organizacyjnych Ministerstwa,

b) jednostkom.

§ 8.

Na potrzeby funkcjonowania ZMZ, w uzgodnieniu z Dyrektorem BDG:

1) Dyrektor BA zapewnia:

a) pomieszczenia oraz wyposażenie przeznaczone do pracy ZMZ, w szczególności środki łączności (telefon służbowy stacjonarny) i sprzęt RTV,

b) pomieszczenie do wypoczynku wraz z wyposażeniem w sprzęt socjalnobytowy;

2) Dyrektor DI zapewnia wyposażenie przeznaczone do pracy ZMZ, w szczególności środki łączności (telefon służbowy komórkowy) oraz sprzęt komputerowy z dostępem do służbowej poczty elektronicznej i sieci Internet.

Rozdział 3

System stałych dyżurów

§ 9.

1. System stałych dyżurów zapewnia ciągłość przekazywania decyzji Ministra dotyczących realizacji zadań kierowania Ministerstwem oraz jednostkami w sytuacjach wystąpienia zagrożeń dla bezpieczeństwa narodowego ujętych w:

1) Planie Reagowania Obronnego Rzeczypospolitej Polskiej, sporządzonym na podstawie § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie finansowania;

2) planach operacyjnych funkcjonowania DAR, sporządzonych na podstawie § 5 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie finansowania.

2. System stałych dyżurów obejmuje:

1) stały dyżur w Ministerstwie;

2) stały dyżur w jednostkach.

§ 10.

Do zadań Dyrektora BDG należy sprawowanie nadzoru i koordynowanie pracami związanymi ze sprawnym funkcjonowaniem systemu stałych dyżurów.

§ 11.

1. W sekretariacie komórki organizacyjnej, z wyjątkiem BDG, tworzy się punkt kontaktowy.

2. Punkt kontaktowy, o którym mowa w ust. 1, funkcjonuje w godzinach pracy Ministerstwa zapewniając wymianę informacji między dyrektorem komórki organizacyjnej i stałym dyżurem w Ministerstwie.

§ 12.

1. W jednostce, w stanie stałej gotowości obronnej państwa, o którym mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie gotowości obronnej, lub w przypadku braku znamion sytuacji kryzysowej, na potrzeby uruchomienia stałego dyżuru funkcjonuje punkt kontaktowy.

2. Funkcję punktu kontaktowego, o którym mowa w ust. 1, może pełnić punkt kontaktowy utworzony w jednostce na podstawie § 8 zarządzenia nr 26 Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 17 czerwca 2021 r. w sprawie zasad i procedur wykonywania zadań z zakresu zarządzania kryzysowego w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Rodziny i Polityki Społecznej lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Rodz. i Pol. Społ. poz. 26).

3. Punkt kontaktowy, o którym mowa w ust. 1, organizuje się w formie, pełnionego przez osoby wyznaczone przez kierownika jednostki, dyżuru telefonicznego, działającego:

1) w godzinach pracy w oparciu o wyznaczone stanowisko pracy;

2) w dni ustawowo i dodatkowo wolne od pracy oraz poza godzinami pracy - w formie dyżuru telefonicznego pełnionego przez osoby wyznaczone przez kierownika jednostki. Możliwe jest w tym zakresie pełnienie dyżuru telefonicznego przez całodobowe służby wewnętrzne po odpowiednim przeszkoleniu.

4. Zadaniem punktu kontaktowego, o którym mowa w ust. 1, jest przyjęcie sygnału o uruchomieniu systemu stałych dyżurów i jego przekazanie kierownikowi jednostki.

5. W jednostce w przypadku uruchomienia systemu stałych dyżurów punkt kontaktowy może wejść w skład stałego dyżuru w jednostce.

6. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, przeprowadza osoba odpowiedzialna za organizację i przygotowanie stałego dyżuru lub osoba przez nią upoważniona.

§ 13.

W jednostce stały dyżur tworzy się w komórkach organizacyjnych wyznaczonych przez kierownika jednostki.

§ 14.

1. Stały dyżur działa w ramach służby dyżurnej pełnionej całodobowo w systemie dwu lub trzyzmianowym:

1) w stanie gotowości obronnej państwa czasu kryzysu;

2) w stanie gotowości obronnej państwa czasu wojny;

3) w celu realizacji przedsięwzięć i procedur systemu zarządzania kryzysowego.

2. Skład jednej zmiany tworzą co najmniej dwie osoby, w tym starszy dyżurny i dyżurny (dyżurni).

3. Godziny pełnienia stałego dyżuru przez zmiany dyżurne określa kierownik jednostki.

§ 15.

1. Uruchomienie stałego dyżuru realizowanego w formie służby dyżurnej następuje:

1) obowiązkowo - w przypadku wprowadzenia wyższych stanów gotowości obronnej państwa, o których mowa w § 4 ust. 1 i § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie gotowości obronnej, w celu realizacji zadań określonych w § 8 ust. 3 tego rozporządzenia;

2) fakultatywnie - na polecenie Ministra lub kierownika jednostki:

a) w stanie stałej gotowości obronnej państwa, o którym mowa w § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie gotowości obronnej,

b) w celu realizacji przedsięwzięć i procedur systemu zarządzania kryzysowego,

c) w celu realizacji szkolenia i kontroli funkcjonowania stałego dyżuru.

2. Decyzję o zakończeniu działania stałego dyżuru w formie służby dyżurnej wydaje osoba, która wydała decyzję o jego uruchomieniu.

§ 16.

Stały dyżur mogą kontrolować:

1) Minister;

2) kierownik jednostki;

3) osoby upoważnione przez Ministra;

4) osoby upoważnione przez kierownika jednostki.

§ 17.

Przygotowanie stałego dyżuru polega na:

1) wyznaczeniu składu osobowego stałego dyżuru;

2) wydzieleniu pomieszczenia pełnienia stałego dyżuru i wyposażeniu go, w szczególności w środki łączności, sprzęt RTV oraz sprzęt komputerowy z dostępem do poczty elektronicznej;

3) wydzieleniu pomieszczenia dla zapewnienia warunków zmianowości pełnienia stałego dyżuru i wyposażeniu go w niezbędny sprzęt socjalnobytowy;

4) ustaleniu zasad i trybu obiegu informacji i decyzji oraz zorganizowaniu systemu powiadamiania i alarmowania w ramach stałego dyżuru, w tym wydzieleniu odpowiedniego dyżurnego środka transportu;

5) opracowaniu dokumentacji związanej z funkcjonowaniem stałego dyżuru;

6) organizowaniu szkolenia teoretycznego co najmniej raz w roku oraz praktycznego co najmniej dwa razy w roku dla osób pełniących stały dyżur;

7) sprawdzeniu i kontrolowaniu gotowości stałego dyżuru do działania w ramach kontroli realizacji zadań obronnych.

§ 18.

Wykaz dokumentacji stałego dyżuru określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 19.

Za aktualizowanie oraz poprawne prowadzenie dokumentacji stałego dyżuru odpowiada:

1) w Ministerstwie - Dyrektor BDG;

2) w jednostce:

a) w stanie stałej gotowości obronnej państwa lub braku znamion sytuacji kryzysowej - wyznaczona komórka organizacyjna lub osoby realizujące zadania dotyczące spraw obronnych lub wynikające z przedsięwzięć i procedur systemu zarządzania kryzysowego,

b) w pozostałych stanach gotowości obronnej państwa lub w ramach realizacji przedsięwzięć i procedur systemu zarządzania kryzysowego, a także w trakcie ćwiczeń i kontroli - starszy dyżurny zmiany stałego dyżuru.

§ 20.

Osoby wyznaczone do pełnienia stałego dyżuru powinny posiadać odpowiednie upoważnienie lub poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, wydane na podstawie przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742), a także upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 21.

Wprowadza się wzór instrukcji stałego dyżuru stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia.

Rozdział 4

Przepisy dostosowujące i końcowe

§ 22.

Traci moc zarządzenie nr 5 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 marca 2013 r. w sprawie utworzenia Systemu Stałych Dyżurów Ministra Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Prac. i Pol. Społ. poz. 5).

§ 23.

Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Dyrektorowi BDG.

§ 24.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.