REGULAMIN KOMITETU AUDYTU W MINISTERSTWIE RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ [1]

§ 1.

Regulamin określa organizację i tryb pracy Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, zwanego dalej „Komitetem”.

§ 2.

1. Do zadań Komitetu należy:

1) sygnalizowanie Ministrowi Rodziny i Polityki Społecznej, zwanemu dalej „Ministrem”, istotnych rodzajów ryzyka zidentyfikowanych na podstawie analizy ryzyka w działach administracji rządowej – rodzina, zabezpieczenie społeczne i praca, zwanych dalej „działami”;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień na podstawie sprawozdań z wykonanych zadań audytowych i przeprowadzonych kontroli oraz proponowanie usprawnień systemów zarządzania i kontroli w działach;

3) doradztwo w zakresie priorytetów i zadań określonych przez Ministra;

4) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w działach;

5) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia w działach;

6) przegląd sprawozdań z wykonania planu rocznego audytu wewnętrznego, oceny kontroli zarządczej w działach oraz monitorowanie wdrożenia wyników ocen przez osoby odpowiedzialne za wdrożenie;

7) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego w działach, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;

8) wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego:

a) w odniesieniu do kierownika Samodzielnego Stanowiska Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, zwanym dalej „Ministerstwem” – na wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa,

b) w odniesieniu do kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra – na pisemny wniosek kierownika jednostki;

9) realizacja innych zadań zleconych przez Ministra.

2. Komitet, do końca lutego każdego roku, składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim.

3. Sprawozdanie z realizacji zadań podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministra.

§ 3.

1. Członkowie Komitetu rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

2. Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) czynny udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z Samodzielnym Stanowiskiem Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra.

§ 4.

Członkowie Komitetu mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komitetu, w szczególności do:

1) akt stałych i akt bieżących Samodzielnego Stanowiska Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórek audytu wewnętrznego jednostek podległych Ministrowi;

2) wszystkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w jednostkach w działach w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dla których został powołany Komitet Audytu

– z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 5.

Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:

1) ustalenie planu pracy Komitetu;

2) wyznaczanie terminów i zwoływanie posiedzeń Komitetu;

3) przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;

4) podział prac pomiędzy członków Komitetu;

5) nadzorowanie współpracy członków Komitetu z Samodzielnym Stanowiskiem Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie;

6) informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez Komitet.

§ 6.

1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie Ministerstwa, w zależności od potrzeb, nie rzadziej jednak, niż raz na kwartał.

3. W wyjątkowych sytuacjach, za zgodą Przewodniczącego, posiedzenia Komitetu mogą odbywać się poza siedzibą Ministerstwa lub poprzez środki komunikacji elektronicznej.

4. Posiedzenia Komitetu zwołuje Przewodniczący:

1) z inicjatywy własnej;

2) na wniosek co najmniej 2 członków Komitetu.

5. Zaproszenia na posiedzenia Komitetu wraz z ustalonym przez Przewodniczącego porządkiem obrad posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami przekazywane są członkom Komitetu nie później niż na 7 dni przed terminem posiedzenia, a w uzasadnionych przypadkach 2 dni przed terminem posiedzenia.

6. Przewodniczący może zapraszać na posiedzenia Komitetu, na wniosek członków Komitetu lub z własnej inicjatywy, osoby spoza jego składu.

7. Osoby spoza składu Komitetu uczestniczą w posiedzeniach Komitetu bez prawa udziału w głosowaniach Komitetu.

8. Pracownicy Samodzielnego Stanowiska Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie uczestniczą w posiedzeniach Komitetu w trybie doradczym, bez prawa udziału w głosowaniach Komitetu.

9. Uczestnicy posiedzenia potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu podpisem na liście obecności.

10. W przypadku posiedzenia Komitetu odbywającego się poprzez środki komunikacji elektronicznej potwierdzenie obecności następuje poprzez zamieszczenie tej informacji w protokole z posiedzenia Komitetu.

11. Przewodniczącego, w razie jego nieobecności na posiedzeniu, zastępuje wskazany przez niego członek Komitetu.

12. W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu, członek Komitetu powinien przed terminem posiedzenia poinformować o tym fakcie Przewodniczącego.

§ 7.

1. Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał przyjmowanych zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy obecności co najmniej połowy składu Komitetu. W głosowaniu biorą udział tylko Przewodniczący i członkowie Komitetu.

2. Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w którym projekty uchwał przekazywane są wszystkim członkom Komitetu pocztą elektroniczną.

3. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy za jej przyjęciem głosowała bezwzględna większość członków Komitetu.

4. Uchwały podjęte w trybie obiegowym są załączane do protokołu najbliższego posiedzenia Komitetu.

5. Uchwały podjęte przez Komitet stanowią podstawę do rozważenia przez Ministra podjęcia działań niezbędnych dla zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego.

6. W trybie obiegowym nie może być rozpatrywana sprawa, jeżeli choć jeden z członków Komitetu wyraził sprzeciw wobec jej rozpatrzenia w tym trybie.

§ 8.

1. Na pisemne żądanie kierownika komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 8, Komitet wyraża zgodę w sprawie tego wniosku w formie uchwały podjętej bezwzględną większością głosów, w głosowaniu tajnym, na pierwszym posiedzeniu Komitetu po dacie złożenia wniosku.

2. W przypadku braku żądania, o którym mowa w ust. 1, wnioski, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 8, rozpatrywane są w trybie określonym w § 7.

3. W posiedzeniu Komitetu, na którym rozpatrywany jest wniosek, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 8, może uczestniczyć kierownik komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy sprawa oraz przedstawiciel pracodawcy.

4. W przypadku wniosków, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 8, o wyrażenie zgody w zakresie zmian warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego wynikających z regulacji obejmujących wszystkich lub większość pracowników danej jednostki, a także w przypadkach zmian niewpływających na pogorszenie warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego, Komitet może wyrazić zgodę w trybie obiegowym.

§ 9.

1. Z posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół, który zawiera:

1) kolejny numer protokołu;

2) datę posiedzenia;

3) porządek posiedzenia;

4) listę uczestników posiedzenia;

5) treść podjętych uchwał;

6) wyniki głosowania, treść zdania odrębnego;

7) inne postanowienia Komitetu.

2. Projekt protokołu przesyłany jest do członków Komitetu w celu zgłoszenia, w terminie 7 dni od daty przekazania protokołu, uwag i zastrzeżeń do jego treści.

3. W przypadku braku uwag i zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, protokół przekazywany jest do zatwierdzenia przez Przewodniczącego.

4. Protokół z posiedzenia Komitetu podpisuje Przewodniczący lub członek Komitetu, o którym mowa w § 6 ust. 9, po zapoznaniu się i ewentualnym uwzględnieniu uwag i zastrzeżeń zgłoszonych przez członków Komitetu.

5. Protokoły z posiedzeń Komitetu przechowuje w aktach stałych Samodzielne Stanowisko Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 10.

1. Samodzielne Stanowisko Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie odpowiada za gromadzenie wymaganych dokumentów, niezbędnych do realizacji zadań Komitetu.

2. Dokumenty niezbędne do realizacji zadań Komitetu, w szczególności plany audytów, sprawozdania z wykonania planów audytu, sprawozdania z zadań audytowych, kluczowe wskaźniki ekonomiczne oraz opis czynności podjętych w celu zapobiegania zagrożeniom w ramach kontroli zarządczej, są przekazywane Komitetowi za pośrednictwem Samodzielnego Stanowiska Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie, przed wyznaczoną datą posiedzenia w wersji elektronicznej lub papierowej.

3. Współpraca członków Komitetu z kierownikami jednostek podległych lub nadzorowanych oraz jej pracownikami odbywa się za pośrednictwem Samodzielnego Stanowiska Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 11.

1. Obsługę organizacyjno-biurową i administracyjną Komitetu, w tym sporządzanie protokołów, zapewnia Samodzielne Stanowisko Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Do obowiązków Samodzielnego Stanowiska Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie, w zakresie obsługi, o której mowa w ust. 1, należy:

1) dokumentowanie czynności i uchwał podejmowanych przez Komitet, w tym sporządzanie projektu protokołu z posiedzeń Komitetu;

2) organizowanie, w uzgodnieniu z Przewodniczącym, posiedzeń Komitetu i informowanie członków Komitetu oraz innych osób zaproszonych przez Przewodniczącego o ich terminie;

3) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komitet, w zakresie określonym przez Przewodniczącego;

4) obsługa organizacyjno-biurowa i administracyjna Komitetu;

5) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez Przewodniczącego;

6) przechowywanie dokumentacji z prac Komitetu.