Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa sposób organizacji kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów.

§ 2. Użyte w zarządzeniu pojęcia i skróty oznaczają:

1) kadra kierownicza w zakresie zarządzania komórką organizacyjną - dyrektorów komórek organizacyjnych i ich zastępców oraz naczelników wydziałów, a także osoby kierujące zespołami;

2) KAS - Krajową Administrację Skarbową;

3) kierownictwo Ministerstwa - ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu w Ministerstwie oraz dyrektora generalnego Ministerstwa;

4) komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną określoną w statucie Ministerstwa;

5) kontrola zarządcza - kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

6) kwartalny plan komórki organizacyjnej - plan zawierający najważniejsze cele, mierniki i zadania przewidziane do realizacji przez komórkę organizacyjną w danym kwartale;

7) minister - ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych;

8) Ministerstwo - Ministerstwo Finansów;

9) plan działalności Ministerstwa - plan działalności Ministerstwa na dany rok kalendarzowy zawierający najważniejsze cele oraz nieujęte w planie działalności ministra, mierniki i zadania przewidziane do realizacji przez komórki organizacyjne;

10) plan działalności ministra - plan działalności ministra w rozumieniu art. 70 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

11) wewnętrzna komórka - wydział, wydział terenowy, zespół, zespół terenowy, wieloosobowe lub jednoosobowe stanowisko pracy, wieloosobowe terenowe lub jednoosobowe terenowe stanowisko pracy i sekretariat w ramach komórki organizacyjnej;

12) właściciel celu - odpowiedzialnego za realizację celu dyrektora komórki organizacyjnej.

§ 3. 1. Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez kierownictwo Ministerstwa, kadrę kierowniczą w zakresie zarządzania komórką organizacyjną oraz pracowników dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Obowiązki w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej realizuje odpowiednio w:

1) Ministerstwie - minister,

2) pionie nadzorowanym przez członka kierownictwa Ministerstwa - członek kierownictwa Ministerstwa zgodnie z merytorycznym zakresem nadzoru określonym w zarządzeniu w sprawie podziału kompetencji w kierownictwie Ministerstwa,

3) komórce organizacyjnej - dyrektor komórki organizacyjnej

- podejmując w szczególności bieżące działania, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej w rozumieniu art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej realizuje zadania w zakresie kontroli zarządczej przy pomocy wyznaczonego koordynatora kontroli zarządczej.

§ 4. 1. System kontroli zarządczej w Ministerstwie tworzą regulacje wewnętrzne, procedury, instrukcje, zasady i mechanizmy, które wspomagają zarządzanie zmierzając do uzyskania przez kierownictwo Ministerstwa pewności, że cele i zadania Ministerstwa zostaną zrealizowane w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie sprawuje dyrektor generalny Ministerstwa przy pomocy dyrektorów komórek organizacyjnych, w porozumieniu z Szefem KAS w zakresie komórek organizacyjnych będących jednostkami organizacyjnymi KAS.

3. System kontroli zarządczej w Ministerstwie obejmuje w szczególności:

1) planowanie działalności, monitorowanie realizacji planu działalności ministra, planu działalności Ministerstwa i kwartalnych planów komórek organizacyjnych oraz sprawozdawczość z ich realizacji;

2) zarządzanie ryzykiem;

3) kontrolę i audyt wewnętrzny;

4) zarządzanie portfelem programów i projektów;

5) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;

6) zarządzanie ciągłością działania;

7) zapewnienie zgodności działalności Ministerstwa z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

8) przeciwdziałanie nieprawidłowościom;

9) zarządzanie finansami;

10) zarządzanie zasobami ludzkimi;

11) zarządzanie majątkiem;

12) zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną;

13) ocenę systemu kontroli zarządczej, w tym sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie.

4. Za realizację, koordynację i monitorowanie elementów systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie, o których mowa w ust. 3, odpowiadają komórki organizacyjne, w ramach posiadanych kompetencji określonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa, które na bieżąco współpracują w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania i usprawniania systemu kontroli zarządczej. Komórki organizacyjne przekazują kierownictwu Ministerstwa informacje o funkcjonowaniu elementów systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie, o których mowa w ust. 3.

Rozdział 2

Planowanie działalności Ministerstwa w ujęciu rocznym

§ 5. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje, w terminie do dnia 31 sierpnia, do akceptacji kierownictwa Ministerstwa propozycję celów do realizacji na kolejny rok wraz ze wskazaniem propozycji właścicieli tych celów, z uwzględnieniem:

1) czteroletnich kierunków działania i rozwoju Ministerstwa Finansów;

2) czteroletnich kierunków działania i rozwoju Krajowej Administracji Skarbowej;

3) propozycji celów zgłoszonych do budżetu zadaniowego w ramach planowania finansowego.

§ 6. 1 . Dyrektor komórki organizacyjnej, w porozumieniu z nadzorującym członkiem kierownictwa Ministerstwa, przygotowuje propozycje:

1) najważniejszych zadań służących realizacji celów,

2) mierników, wraz z ich definicjami i planowanymi wartościami docelowymi,

3) przypisania elementów, o których mowa w pkt 1 i 2, do projektu planu działalności ministra lub projektu planu działalności Ministerstwa

- i przekazuje, w terminie do dnia 30 września do uzgodnienia, do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej może wskazać propozycje w zakresie, o którym mowa w ust. 1, także dla celów innych niż te, dla których został zaproponowany jako właściciel celu na etapie, o którym mowa w § 5.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej może złożyć, za pośrednictwem komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, wniosek do dyrektora generalnego Ministerstwa dotyczący odstąpienia od przekazywania propozycji na etapie, o którym mowa w ust. 1, wraz z uzasadnieniem.

4. W przypadku odrzucenia przez dyrektora generalnego wniosku, o którym mowa w ust. 3, dyrektor komórki organizacyjnej niezwłocznie przekazuje propozycje, o których mowa w ust. 1, do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie.

§ 7. 1. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, na podstawie przekazanych propozycji, o których mowa w § 6 ust. 1, w uzgodnieniu z właścicielami celów, opracowuje projekt planu działalności ministra oraz projekt planu działalności Ministerstwa.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej pełni rolę właściciela co najmniej jednego celu w zatwierdzonym planie działalności ministra lub planie działalności Ministerstwa, chyba, że wniosek, o którym mowa w § 6 ust. 3, został rozpatrzony pozytywnie.

3. Uzgodnione z komórką właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie propozycje, o których mowa w § 6 ust. 1, są zatwierdzane przez dyrektorów komórek organizacyjnych i przekazywane do akceptacji nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa, za pośrednictwem komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie.

§ 8. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje do zatwierdzenia:

1) ministrowi - projekt planu działalności ministra, w terminie do dnia 31 października;

2) dyrektorowi generalnemu Ministerstwa - projekt planu działalności Ministerstwa, w terminie do dnia 31 grudnia.

§ 9. W przypadku gdy projekt planu działalności Ministerstwa nie zostanie zatwierdzony do końca roku poprzedzającego rok, którego dotyczy, dyrektor komórki organizacyjnej realizuje projekt planu uzgodniony na etapie, o którym mowa w § 7.

§ 10. Dyrektor komórki organizacyjnej, w terminie do 15. dnia pierwszego miesiąca danego kwartału, określa planowane wartości do osiągnięcia na koniec kwartału dla mierników zatwierdzonych w planie działalności ministra lub planie działalności Ministerstwa.

§ 11. 1. W przypadku konieczności zmiany planu działalności Ministerstwa:

1) polegającej na aktualizacji wartości mierników określonych w tym planie - dyrektor komórki organizacyjnej sporządza i przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie aktualizację wartości mierników wraz z uzasadnieniem, w terminie do dnia 31 marca;

2) wynikającej z reorganizacji w Ministerstwie, ze zmian w zakresie zadań komórki organizacyjnej lub innych zmian w istotny sposób wpływających na funkcjonowanie komórki organizacyjnej - dyrektor komórki organizacyjnej, której zmiany dotyczą, sporządza i przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie propozycję aktualizacji planu działalności Ministerstwa wraz z uzasadnieniem, w terminie 30 dni od dnia zatwierdzenia wewnętrznego regulaminu organizacyjnego komórki organizacyjnej.

2. Zmiana planu działalności Ministerstwa jest zatwierdzana przez dyrektora generalnego Ministerstwa.

Rozdział 3

Planowanie działalności komórek organizacyjnych w ujęciu kwartalnym

§ 12. 1. Kwartalny plan komórki organizacyjnej zawiera w szczególności:

1) cele komórki organizacyjnej na dany kwartał, wybrane spośród zaakceptowanych celów, o których mowa w § 5;

2) mierniki i zadania wraz z definicjami sposobu ich pomiaru;

3) wagi dla mierników i zadań;

4) planowane do osiągnięcia kwartalne wartości mierników i zadań.

2. Naczelnik wydziału, naczelnik wydziału terenowego, osoba kierująca zespołem, osoba kierująca zespołem terenowym, wyznaczony przez dyrektora komórki organizacyjnej pracownik wieloosobowego stanowiska pracy lub pracownik wieloosobowego terenowego stanowiska pracy, w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej, opracowuje dla właściwej wewnętrznej komórki składowe planu, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 4.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej może zobowiązać pracowników jednoosobowego stanowiska pracy, jednoosobowego terenowego stanowiska pracy lub sekretariatu do opracowania dla właściwej wewnętrznej komórki składowych planu, o których mowa w ust. 1 pkt 1, 2 i 4.

4. Dyrektor komórki organizacyjnej nadaje wagi, o których mowa w ust. 1 pkt 3.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej, w terminie do 15. dnia pierwszego miesiąca danego kwartału, przekazuje, do uzgodnienia, do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, opracowany w porozumieniu z nadzorującym członkiem kierownictwa Ministerstwa, projekt kwartalnego planu komórki organizacyjnej.

6. Dyrektor komórki organizacyjnej może złożyć, za pośrednictwem komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, wniosek do dyrektora generalnego Ministerstwa o odstąpieniu od przygotowania kwartalnych planów komórki organizacyjnej w danym roku wraz z uzasadnieniem.

7. W przypadku odrzucenia przez dyrektora generalnego Ministerstwa wniosku, o którym mowa w ust. 6, dyrektor komórki organizacyjnej niezwłocznie przekazuje projekt kwartalnego planu komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 5, do uzgodnienia do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie.

8. Dyrektor komórki organizacyjnej zatwierdza uzgodniony z komórką właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie kwartalny plan komórki organizacyjnej i przekazuje zatwierdzony plan do wiadomości nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa.

§ 13. 1. Dyrektor komórki organizacyjnej, w przypadku konieczności zmiany kwartalnego planu komórki organizacyjnej, wynikającej ze zmian organizacyjnych w Ministerstwie, polegających na zmianie zakresu zadań komórki organizacyjnej lub innych zmian, które w istotny sposób wpływają na zakres działania danej komórki organizacyjnej, sporządza i przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie propozycję aktualizacji kwartalnego planu komórki organizacyjnej wraz z uzasadnieniem, w terminie do 7 dni od dnia zatwierdzenia przez dyrektora generalnego Ministerstwa wewnętrznego regulaminu organizacyjnego komórki organizacyjnej. Przepisy § 12 ust. 2-5 i 8 stosuje się odpowiednio.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej, w przypadku powierzenia przez kierownictwo Ministerstwa w danym kwartale nowych zadań powodujących konieczność odstąpienia od realizacji niektórych wcześniej zaplanowanych w kwartalnym planie komórki organizacyjnej zadań, niezwłocznie przekazuje stosowną informację do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie.

Rozdział 4

Monitorowanie realizacji planów

§ 14. 1. Dyrektor komórki organizacyjnej sporządza i przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz do wiadomości nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa informację o stopniu realizacji planu działalności ministra oraz planu działalności Ministerstwa, za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku, w terminie do 5. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, jest sporządzana narastająco za okres od 1 stycznia danego roku do końca danego kwartału.

3. Naczelnik wydziału, naczelnik wydziału terenowego, osoba kierująca zespołem, osoba kierująca zespołem terenowym, wyznaczony przez dyrektora komórki organizacyjnej pracownik wieloosobowego stanowiska pracy lub wieloosobowego terenowego stanowiska pracy oraz pracownicy, o których mowa w § 12 ust. 3, w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej, monitorują na bieżąco realizację kwartalnego planu komórki organizacyjnej.

§ 15. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje członkom kierownictwa Ministerstwa raport ze stopnia realizacji celów i zadań określonych w planie działalności ministra oraz planie działalności Ministerstwa, nie rzadziej niż raz na kwartał.

Rozdział 5

Sprawozdawczość z realizacji planów, ocena kontroli zarządczej i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§ 16. Dyrektor komórki organizacyjnej przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz do wiadomości nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa:

1) informację z wykonania planu działalności ministra oraz informację z wykonania planu działalności Ministerstwa, w terminie do dnia 5 lutego;

2) sprawozdanie z realizacji kwartalnego planu komórki organizacyjnej w terminie do 5. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału, a w przypadku czwartego kwartału w terminie do dnia 5 grudnia danego roku;

3) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, w zakresie kierowanej komórki organizacyjnej, w terminie do dnia 5 lutego.

§ 17. 1. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje komórce właściwej do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej za poprzedni rok, w terminie do dnia 20 lutego.

2. Komórka właściwa do spraw audytu wewnętrznego w Ministerstwie dokonuje oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok i przekazuje jej wyniki dyrektorowi generalnemu Ministerstwa oraz komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, w terminie do dnia 1 marca.

3. Ocena, o której mowa w ust. 2, jest sporządzana w szczególności na podstawie:

1) wyników kontroli prowadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa;

2) wyników kontroli prowadzonych w Ministerstwie przez zewnętrzne organy kontrolne;

3) stanu realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych przez komórki organizacyjne;

4) wyników zadań audytowych;

5) informacji zawartych w sprawozdaniu o stanie zarządzania ryzykiem nieprawidłowości w Ministerstwie;

6) wyników samooceny systemu kontroli zarządczej za poprzedni rok.

§ 18. 1. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie sporządza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok i przedstawia dyrektorowi generalnemu Ministerstwa do zatwierdzenia.

2. Dyrektor generalny zatwierdza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za dany rok w terminie do dnia 15 marca.

3. Jeżeli w oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie zostały wskazane zastrzeżenia, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, komórkom organizacyjnym, których te zastrzeżenia dotyczą.

4. Do dnia 21 lipca i 21 stycznia danego roku komórki organizacyjne, o których mowa w ust. 3, sporządzają i przesyłają do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie informacje o działaniach podjętych w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w danym półroczu w zakresie zastrzeżeń wskazanych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 2.

5. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 4, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przygotowuje informację o działaniach podejmowanych w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w danym półroczu i przedstawia je dyrektorowi generalnemu Ministerstwa.

Rozdział 6

Przepisy końcowe

§ 19. Traci moc zarządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2018 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 74).

§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.