Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2021 r. poz. 178 i 1192) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia
Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej
z dnia 19 lipca 2021 r. (poz. 111)

ZASADY ZGŁASZANIA INFORMACJI O NIEPRAWIDŁOWOŚCIACH W MINISTERSTWIE FINANSÓW

1. Wstęp

Zasady zgłaszania informacji o nieprawidłowościach w Ministerstwie Finansów, zwane dalej „Zasadami”, stanowią szczegółową regulację do „Polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom w Ministerstwie Finansów”²⁾, zwanej dalej „Polityką”.

Przekazywane zgłoszenia o nieprawidłowościach pozwolą na wprowadzenie odpowiednich środków zaradczych oraz przyczynią się do zapewnienia najwyższych standardów realizacji zadań Ministerstwa.

Gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie zgłoszeń o nieprawidłowościach zaistniałych w Ministerstwie należy do zadań koordynatora do spraw nieprawidłowości³⁾, zwanego dalej „koordynatorem”.

Zasady określają sposób zgłaszania informacji o nieprawidłowościach do koordynatora, w tym:

1) tryb oraz sposób zgłaszania informacji o nieprawidłowościach;

2) postępowanie z przyjętym zgłoszeniem⁴⁾;

3) ochronę osób dokonujących zgłoszenia;

4) raportowanie i monitorowanie zgłoszeń.

Zasady odnoszą się do zgłoszenia zdarzeń lub podejrzeń, które dotyczą naruszenia prawa, w tym:

1) zasad gospodarowania środkami publicznymi, o których mowa w ustawie o finansach publicznych⁵⁾,

2) zasad etycznych,

3) naruszenia dobra osobistego Ministerstwa Finansów, pracownika⁶⁾ lub podmiotu trzeciego,

4) negatywnego oddziaływania na realizację celów i zadań Ministerstwa Finansów.

2. Tryb oraz sposób zgłaszania informacji o nieprawidłowościach

Pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego zgłaszania informacji o zaistnieniu nieprawidłowości lub uzasadnionych podejrzeniach dotyczących możliwości wystąpienia nieprawidłowości, a przełożony do podejmowania niezbędnych środków zaradczych.

Jeśli pracownik poinformował o nieprawidłowości swojego przełożonego, wówczas informację do koordynatora zgłasza przełożony.

W przypadku, gdy nieprawidłowość dotyczy lub istnieje podejrzenie, że może dotyczyć koordynatora, zgłoszenia dokonuje się do Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów.

Osoba przyjmująca zgłoszenie zabezpiecza je przed dostępem osób nieuprawnionych.

Zgłoszenia do koordynatora dokonuje się:

1) pocztą elektroniczną na adres sygnalista@mf.gov.pl - koordynator potwierdza otrzymanie wiadomości w ten sam sposób,

2) online za pomocą formularza zgłoszeń opublikowanego na stronie Intranetowej,

3) listownie, na adres pocztowy komórki właściwej do spraw kontroli w Ministerstwie Finansów, z dopiskiem: „Do rąk własnych koordynatora ds. nieprawidłowości”,

4) w postaci papierowej, umieszczając zgłoszenie w wyznaczonej do tego celu skrzynce korespondencyjnej, albo

5) w postaci papierowej, osobiście koordynatorowi, który potwierdza otrzymanie zgłoszenia na jego kopii.

Zgłoszenia do Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów dokonuje się:

1) listownie, na adres pocztowy sekretariatu Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów, z dopiskiem: „Do rąk własnych Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów”, albo

2) w postaci papierowej, osobiście Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Finansów, który potwierdza otrzymanie zgłoszenia na jego kopii.

Zgłoszenie zawiera w szczególności:

1) nazwę komórki organizacyjnej, której dotyczy zgłoszenie;

2) rodzaj nieprawidłowości;

3) treść zgłoszenia, w tym:

a) szczegółowy opis nieprawidłowości,

b) sposób, w jaki zgłaszający uzyskał wiedzę o nieprawidłowości,

c) datę wystąpienia nieprawidłowości lub zdarzenia, które do niej doprowadziło albo może doprowadzić,

d) dane osób, które dopuściły się nieprawidłowości,

e) dane świadków,

f) informację o posiadanych lub znanych dokumentach, które mogą potwierdzić występowanie nieprawidłowości.

Wskazane jest, aby zgłoszenie zawierało także dane zgłaszającego: imię i nazwisko, komórkę organizacyjną i dane do kontaktu, jednak ich podanie ma charakter dobrowolny. W sytuacji, gdy istnieje podejrzenie, że przekazanie imiennego zgłoszenia o nieprawidłowości może wywołać negatywne konsekwencje dla zgłaszającego, zgłoszenia można dokonać anonimowo.

Zgłaszający, podając swoje dane osobowe, wyraża zgodę na przetwarzanie tych danych przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej, jako administratora danych, w celu niezbędnym do prawidłowej weryfikacji zgłoszenia.

Zgłoszenie zawierające dane zgłaszającego uprawnia go do uzyskania informacji o przyjętym sposobie postępowania ze zgłoszeniem oraz wynikach zakończonego postępowania, z uwzględnieniem przepisów dotyczących tajemnic ustawowo chronionych.

3. Postępowanie z przyjętym zgłoszeniem informacji o nieprawidłowościach

Koordynator po otrzymaniu zgłoszenia:

1) rejestruje zgłoszenie i powiadamia pracownika zgłaszającego nieprawidłowość o jego rejestracji;

2) przeprowadza wstępną analizę zasadności zgłoszenia na podstawie przedstawionych informacji i dokumentów, w szczególności, aby wykluczyć zgłoszenia mające na celu wyłącznie zdyskredytowanie osób, których zgłoszenie dotyczy, osiągnięcie własnej korzyści albo uniknięcie kary, oraz analizę możliwych trybów dalszego działania, do których należą:

a) skierowanie sprawy do wewnętrznego podmiotu⁷⁾ właściwego w sprawie podjęcia czynności wyjaśniających w celu dokonania ustaleń lub określenia środków zaradczych wobec zgłoszonej nieprawidłowości,

b) skierowanie sprawy do właściwego zewnętrznego organu, albo

c) niepodejmowanie dalszych działań, w szczególności z powodu braku wystarczającego uprawdopodobnienia wystąpienia nieprawidłowości;

3) w terminie nie dłuższym niż 14 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, przekazuje Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Finansów lub innemu właściwemu członkowi Kierownictwa Ministerstwa Finansów notatkę o zgłoszeniu zawierającą propozycję sposobu rozpatrzenia zgłoszenia do akceptacji, z wyłączeniem trybu działania, o którym mowa w pkt 2 lit. c;

4) jeśli w zgłoszeniu są zawarte dane zgłaszającego, niezwłocznie informuje go o przyjętym trybie rozpatrzenia zgłoszenia.

W ramach działań, o których mowa w pkt 2 i 3, koordynator może wystąpić do zgłaszającego o dodatkowe wyjaśnienia lub konsultować się z innymi pracownikami, posiadającymi odpowiednie kompetencje, zapewniając poufność powziętych informacji. Zgłaszający jest obowiązany do rzetelnego przedstawienia posiadanych informacji i dowodów, w oparciu o które zgłosił nieprawidłowość. W przypadku odmowy złożenia dodatkowych wyjaśnień, koordynator może rekomendować niepodejmowanie dalszych działań, o którym mowa w pkt 2 lit. c.

Wewnętrzny podmiot przeprowadza czynności wyjaśniające, z zachowaniem poufności powziętych informacji, i przekazuje koordynatorowi informacje o:

1) przewidywanym terminie, w którym będą prowadzone czynności wyjaśniające;

2) rezultatach czynności wyjaśniających oraz działaniach następczych - niezwłocznie po ich zakończeniu.

Zgłaszający, który podał swoje dane osobowe w zgłoszeniu, może żądać od koordynatora przedstawienia informacji o stanie prowadzonych czynności. Żądanie powinno zostać utrwalone na piśmie. Informacja o stanie prowadzonych czynności jest przekazywana zgłaszającemu nie później niż 30 dni od wniesienia żądania.

W przypadku, gdy przekazanie informacji mogłoby utrudnić przeprowadzenie czynności lub spowodować ujawnienie informacji objętych tajemnicą, koordynator może odmówić ich udzielenia, informując o tym zgłaszającego.

4. Ochrona zgłaszającego informację o nieprawidłowościach

Dane osobowe zgłaszającego, świadka, osoby dostarczającej dowodów lub informacji oraz osoby, której zarzuca się dopuszczenie się nieprawidłowości, są zachowywane w poufności i nie są udostępnianie innym pracownikom ani osobom trzecim, za wyjątkiem osób, którym dane należy udostępnić w celu prowadzenia czynności wyjaśniających związanych ze zgłoszeniem lub innych czynności wymaganych odrębnymi przepisami.

Dokonanie zgłoszenia, dostarczenie dowodów lub informacji nie może stanowić przyczyny zastosowania lub grożenia podjęciem wobec pracowników jakichkolwiek działań odwetowych.

Przez działania odwetowe należy rozumieć nieuzasadnione oceną pracy działania lub zaniechania mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które przynoszą szkodę lub wywołują negatywne skutki dla zgłaszającego albo osób, które dostarczyły dowodów lub informacji. Do działań odwetowych należą w szczególności nieuzasadnione i bezpodstawne:

1) wprowadzanie istotnych niekorzystnych zmian dotyczących zakresu obowiązków i zadań;

2) podejmowanie innych niekorzystnych dla pracowników decyzji personalnych, w szczególności rekomendowania rozwiązania stosunku pracy lub stosunku służbowego albo niekorzystnej zmiany warunków pracy i płacy, pominięcia przy podziale nagród lub awansu;

3) wystawienie negatywnej opinii o pracy.

Każdy przypadek działań odwetowych zgłasza się przełożonemu albo koordynatorowi. Osoba, która stosuje w związku z prowadzonym postępowaniem działania odwetowe wobec działających w dobrej wierze: zgłaszającego, świadka lub innej osoby - dostarczających dowodów lub informacji, może podlegać odpowiedzialności dyscyplinarnej na podstawie ustawy o służbie cywilnej⁸⁾ oraz ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej⁹⁾.

Zgłoszenie nieprawidłowości dokonane w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego lub w złej wierze, może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną, cywilną lub karną.

5. Raportowanie i monitorowanie zgłoszeń

Koordynator sporządza roczną zbiorczą informację, zwaną dalej „Informacją”, zawierającą wyniki analizy zgłoszeń i rezultaty podjętych w związku z nimi czynności wyjaśniających w Ministerstwie Finansów.

Informacja jest przekazywana, za pośrednictwem Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów, Ministrowi Finansów Funduszy i Polityki Regionalnej oraz Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej - w zakresie jego właściwości, w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku, którego informacja dotyczy.

Informacja zawiera dane dotyczące w szczególności:

1) liczby zgłoszeń;

2) rodzajów nieprawidłowości;

3) wyników czynności wyjaśniających;

4) rodzajów i liczby innych działań następczych podjętych na podstawie zgłoszeń;

5) podjętych działań naprawczych oraz prewencyjnych.

Koordynator w zakresie pozyskiwania informacji o nieprawidłowościach współpracuje w szczególności z: Koordynatorem do spraw nieprawidłowości w Krajowej Administracji Skarbowej, Koordynatorem do spraw Równego Traktowania, Komisją Antymobbingową, Rzecznikiem Dyscyplinarnym, Zespołem Doradców do spraw Etyki, Pełnomocnikiem Szefa Krajowej Administracji Skarbowej do spraw równego traktowania kobiet i mężczyzn w jednostkach organizacyjnych Krajowej Administracji Skarbowej oraz innymi podmiotami i organami właściwymi w sprawach przeciwdziałania korupcji.

---

²⁾ Załącznik do zarządzenia Ministra Finansów z dnia 17 lutego 2020 r. w sprawie wprowadzenia Polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 20).

³⁾ Koordynator do spraw nieprawidłowości, o którym mowa w zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 lutego 2020 r. w sprawie wprowadzenia Polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom w Ministerstwie Finansów, jest pracownikiem w komórce organizacyjnej Ministerstwa Finansów właściwej do spraw kontroli wewnętrznej, do zadań którego należy w szczególności gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie informacji o zagrożeniach dotyczących nieprawidłowości oraz zgłoszeń o nieprawidłowościach zaistniałych w Ministerstwie. Koordynator działa w sposób gwarantujący respektowanie zasad rzetelności, bezstronności i poufności, zapewniając poufność przekazywanych informacji, z zastrzeżeniem tych, których obowiązek ujawnienia wynika bezpośrednio z przepisów prawa.

⁴⁾ Przez „zgłoszenie” należy rozumieć przekazanie informacji o nieprawidłowościach, zgodnie z Zasadami.

⁵⁾ Rozdział 5 Zasady gospodarowania środkami publicznymi ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.).

⁶⁾ Przez pracownika rozumie się w szczególności:

1) członka Kierownictwa Ministerstwa Finansów,

2) osobę zatrudnioną w Ministerstwie Finansów,

3) osobę pełniącą służbę w Ministerstwie Finansów,

4) osobę współpracującą z Ministerstwem Finansów na podstawie umowy cywilnoprawnej,

5) osobę delegowaną do pełnienia służby w Ministerstwie Finansów,

6) praktykanta, stażystę, wolontariusza.

⁷⁾ Przez „wewnętrzny podmiot” należy rozumieć komórkę organizacyjną, komisję lub rzecznika funkcjonującego w Ministerstwie Finansów, właściwych merytorycznie do przeprowadzenia czynności wyjaśniających zgłoszenie lub innych działań, takich jak w szczególności przekazanie zawiadomienia do właściwych organów.

⁸⁾ Na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej.

⁹⁾ Na podstawie art. 254 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.