Załącznik do zarządzenia
Ministra Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu
z dnia 11 października 2021 r. (poz. 76)

Wytyczne do oceny wniosków oraz realizacji zadań w ramach programów ogłaszanych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego [1]

Przepisy ogólne

§ 1. Użyte w Wytycznych określenia oznaczają:

1) minister albo ministerstwo - minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego albo urząd zapewniający obsługę ministra na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 33 ust. 1 i 1a ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

2) programy - programy, z wyłączeniem programów objętych finansowaniem ze środków budżetu państwa realizowanych przez państwowe instytucje kultury jako zadanie własne, ogłaszane przez ministra, w związku z:

a) art. 87 ust. 7 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2094 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 802 i 815),

b) art. 9a w związku z art. 28 ust. 1a ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 194),

c) art. 43 ust. 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 1672);

3) instytucja zarządzająca - komórka organizacyjna ministerstwa lub państwowa instytucja kultury, wyznaczona przez ministra do zarządzania danym programem;

4) komórka właściwa do spraw obsługi finansowej - departament, biuro lub inna komórka organizacyjna wchodzącą w skład ministerstwa wyznaczona, zgodnie z regulaminem organizacyjnym ministerstwa, do obsługi finansowej i księgowej środków pochodzących z budżetu państwa oraz koordynacji i monitorowania systemu finansowania programów;

5) System Zarządzania Programami Ministra (SZPM) - system narzędzi informatycznych wykorzystywanych w ministerstwie i wszystkich instytucjach zarządzających w celu realizacji funkcji dotyczących:

a) komunikacji elektronicznej pomiędzy wnioskodawcami a instytucjami zarządzającymi, w szczególności sporządzaniem wniosków w postaci elektronicznej i przesyłaniem ich do instytucji zarządzających (skrzynka nadawcza SZPM),

b) obsługi procedur dotyczących programów, w szczególności rejestracji wniosków, rejestracji danych związanych z ich oceną, a także danych dotyczących realizacji i rozliczenia finansowanych zadań (baza danych SZPM);

6) wnioski - wnioski o dofinansowania zadań realizowanych ze środków pozostających w dyspozycji ministra, wypełniane i wysyłane przez wnioskodawców za pośrednictwem skrzynki nadawczej SZPM;

7) wnioskodawcy - podmioty składające wniosek do danego programu;

8) beneficjenci - wnioskodawcy, których wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie i którym przyznano dofinansowanie;

9) zadania - działania będące przedmiotem wniosków, które mogą być dofinansowywane zgodnie z zakresem danego programu;

10) uchybienia formalne - wady wniosku, które nie mają wpływu na możliwość udzielenia dofinansowania dla zadania w ramach danego programu i które wnioskodawca może poprawić po terminie zamknięcia naboru do programu;

11) błędy formalne - wady wniosku wynikające z niedostosowania zadania do wymagań związanych z zakresem danego programu, które uniemożliwiają udzielenie dofinansowania dla zadania w ramach danego programu i których wnioskodawca nie może poprawić po terminie zamknięcia naboru do programu;

12) zespół sterujący - powoływany przez ministra zespół doradczy, w ramach którego każdy z członków zespołu dokonuje samodzielnej oceny wniosków złożonych w danym programie;

13) rekomendacja - propozycja dyrektora instytucji zarządzającej przedstawiana ministrowi dotycząca dofinansowania dla danego zadania;

14) lista preferencji - lista, na której dyrektor instytucji zarządzającej przedstawia ministrowi do zatwierdzenia oceny końcowe wniosków wraz z rekomendacjami;

15) konflikt interesów - sytuacja w której interes prywatny pracownika instytucji zarządzającej lub innej osoby powołanej przez ministra do realizacji procedur w ramach programu wpływa na bezstronne i obiektywne wykonywanie powierzonych jej czynności;

16) interes prywatny - jakakolwiek korzyść dla pracownika instytucji zarządzającej lub innej osoby powołanej przez ministra do realizacji procedur w ramach programu, jego rodziny, osób spokrewnionych lub bliskich, a także osób albo organizacji z którymi ma albo miał on kontakty zawodowe.

§ 2. 1. Minister ogłasza w Biuletynie Informacji Publicznej informację o programach objętych finansowaniem ze środków budżetu państwa oraz z funduszu celowego, zwaną dalej „ogłoszeniem programów”.

2. Ogłoszenie programów zawiera w szczególności:

1) prognozowaną, w danym roku kalendarzowym, wielkość środków przeznaczonych na realizację programów;

2) terminy i tryb naboru wniosków;

3) warunki rozliczenia dofinansowania;

4) zobowiązania beneficjenta;

5) zasady udzielania dofinansowań w warunkach określonych przepisami dotyczącymi pomocy publicznej i pomocy de minimis;

6) specyfikacje programów określające:

a) cele programów,

b) nazwy instytucji zarządzających,

c) uprawnionych wnioskodawców,

d) rodzaje kwalifikujących się zadań wraz z terminami realizacji, kosztami kwalifikowanymi i innymi warunkami realizacji zadań,

e) kryteria i punktację oceny wniosków.

§ 3. 1. Za prawidłowe przeprowadzenie oceny wniosków oraz za prawidłową realizację zadań i wydatków przypisanych poszczególnym programom odpowiada dyrektor instytucji zarządzającej.

2. Na każdym etapie oceny wniosków oraz realizacji zadań i wydatków przypisanych poszczególnym programom instytucje zarządzające monitorują zadania w zakresie ich zgodności z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej i pomocy de minimis.

§ 4. 1. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów, pracownik instytucji zarządzającej oraz członek zespołu sterującego podlega wyłączeniu z czynności związanych z rozpatrywaniem wniosków:

1) z inicjatywy własnej;

2) na wniosek bezpośredniego zwierzchnika;

3) z inicjatywy ministra.

2. Wyłączenia dokonuje:

1) minister, w stosunku do dyrektorów instytucji zarządzających oraz członków zespołów sterujących, przy czym minister określa zakres czynności, z których zostaje wyłączona osoba znajdująca się w konflikcie interesów;

2) dyrektor instytucji zarządzającej, w stosunku do podległych sobie pracowników, przy czym dyrektor określa zakres czynności, z których zostaje wyłączona osoba znajdująca się w konflikcie interesów;

3) niezależnie od przypadku określonego w pkt 1, członek zespołu sterującego samodzielnie - w stosunku do czynności, wobec których znajduje się w konflikcie interesów.

3. W przypadku stwierdzenia, że czynności wykonywane w danym programie przez osobę znajdującą się w konflikcie interesów miały wpływ na ocenę wniosków, minister może unieważnić:

1) ocenę pojedynczego wniosku;

2) całość lub część procedury oceny wniosków.

4. Unieważnienie, o którym mowa w ust. 3, może być przeprowadzone tylko w sytuacji, gdy nie została zawarta umowa dotycząca dofinansowania danego zadania.

5. W przypadku gdy dyrektor instytucji zarządzającej znajduje się w konflikcie interesów, ale nie został wyłączony przez ministra ze wszystkich czynności związanych z oceną wniosków, dokumenty związane z oceną lub realizacją wniosków, w zakresie określonym przez ministra, podpisuje również:

1) dyrektor generalny ministerstwa - w przypadku, gdy instytucją zarządzającą jest komórka organizacyjna ministerstwa;

2) dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa wyznaczonej przez ministra do nadzoru nad instytucją zarządzającą - w przypadku, gdy instytucją zarządzającą jest państwowa instytucja kultury.

6. W przypadku określonym w ust. 5 pkt 2 dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa może przed podpisaniem dokumentów wnioskować o opinię do komórki właściwej do spraw obsługi finansowej.

§ 5. W ramach programów, z pominięciem opisanych procedur, w tym w szczególności terminów składania wniosków, zasad wyboru oraz wykazu kosztów kwalifikowanych, mogą być także udzielane dofinansowania na realizację wskazanych zadań z zakresu kultury, w tym w trybie art. 12 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r. poz. 1057 oraz z 2021 r. poz. 1038, 1243 i 1535), w przypadku przyznania na ich finansowanie środków:

1) w trybie prac Sejmu i Senatu nad ustawą budżetową;

2) z rezerwy budżetu państwa.

Przepisy szczegółowe

§ 6. 1. Wnioski rozpatrywane są w następujących etapach:

1) etapie oceny formalnej, która polega na stwierdzeniu czy dany wniosek nie zawiera uchybień lub błędów formalnych;

2) etapie konkursowym, w którym minister przyznaje dofinansowania dla zadań w oparciu o rekomendacje dyrektora instytucji zarządzającej, dokonane na podstawie oceny punktowej, której podlegają wnioski nie zawierające uchybień i błędów formalnych;

3) etapie, w którym minister przyznaje dofinansowania dla wybranych zadań w trybie odwoławczym.

2. Ogłoszenie programów może określać inne niż wymienione w ust. 1 etapy rozpatrywania wniosków.

§ 7. 1. Wnioskodawcy, w których wnioskach stwierdzono uchybienia formalne, otrzymują na wskazany we wniosku adres poczty elektronicznej informację o popełnionych uchybieniach i mają możliwość poprawienia uchybień w ciągu 7 dni od dnia wysłania informacji przez instytucję zarządzającą.

2. Warunkiem przyjęcia przez instytucję zarządzającą poprawionej dokumentacji jest jej właściwe skorygowanie oraz złożenie w formie elektronicznej za pośrednictwem skrzynki nadawczej SZPM w terminie określonym w ust. 1.

3. Za uchybienie formalne uznaje się:

1) w przypadku gdy wnioskodawcami są podmioty posiadające siedzibę, zakład lub oddział na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - podanie we wniosku błędnego numeru NIP;

2) w przypadku gdy ogłoszenie programów określa konieczność złożenia załączników na etapie naboru wniosków:

a) brak wymaganych załączników,

b) niedostosowanie załączników przesłanych w formie elektronicznej do specyfikacji technicznej określonej w ogłoszeniu programów,

c) niezgodność treści wymaganych załączników z zakresem zadania będącym przedmiotem wniosku;

3) złożenie wniosku na to samo zadanie do więcej niż jednego programu;

4) złożenie do danego programu wniosków w liczbie przekraczającej limit określony w ogłoszeniu programów.

4. W przypadku uchybienia, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, wnioskodawca, w terminie określonym w ust. 1, powinien określić, do którego programu ma być skierowany złożony uprzednio wniosek oraz poinformować za pomocą poczty elektronicznej o swojej decyzji instytucje zarządzające programami, do których wniosek został skierowany.

5. W przypadku uchybienia, o którym mowa w ust. 3 pkt 4, wnioskodawca, w terminie określonym w ust. 1, powinien poinformować za pomocą poczty elektronicznej instytucję zarządzającą o wycofaniu wskazanych przez siebie wniosków przekraczających limit określony w ogłoszeniu programów.

6. W przypadku, gdy uchybienia formalne nie zostaną poprawione przez wnioskodawcę w terminie, o którym mowa w ust. 1, wnioski z uchybieniami nie są poddawane ocenie punktowej, przy czym:

1) niewykonanie czynności określonej w ust. 4 skutkuje niedopuszczeniem do oceny punktowej wniosków we wszystkich programach, w których złożono wnioski na to samo zadanie;

2) niewykonanie czynności określonej w ust. 5 skutkuje odrzuceniem wszystkich wniosków złożonych w danym naborze do programu.

§ 8. 1. Ocenie punktowej, z zastrzeżeniem ust. 3, nie są poddawane wnioski, w których stwierdzono jeden z poniższych błędów formalnych:

1) niewykonanie przez wnioskodawcę czynności określonych w § 7 - o ile wniosek zawiera jedno lub więcej uchybień formalnych;

2) złożenie wniosku bez wykorzystania skrzynki nadawczej SZPM;

3) złożenie wniosku z wykorzystaniem konta skrzynki nadawczej SZPM należącego do innego wnioskodawcy;

4) złożenie wniosku po terminie określonym w ogłoszeniu programów;

5) niezgodność zadania z wymogami określonymi w ogłoszeniu programów, a w szczególności:

a) niezgodność zadania z zakresem kwalifikujących się zadań określonym w ogłoszeniu programów,

b) złożenie wniosku przez podmiot niewskazany jako uprawniony do składania wniosków w ogłoszeniu programów,

c) niezgodność zadania z limitami finansowymi określonymi w ogłoszeniu programów,

d) przeznaczenie wydatków niezgodnie z wymogami dotyczącymi kosztów kwalifikowanych określonymi w ogłoszeniu programów,

e) nieprzeznaczenie wszystkich planowanych przychodów z realizacji zadania na koszty związane z jego realizacją;

6) złożenie wniosku na zadanie, które zostało poddane ocenie we wcześniejszym naborze do programu, w którym dofinansowania są udzielane w tym samym roku budżetowym.

2. W przypadku gdy w ramach programu beneficjent ubiega się o dofinansowanie wkładu własnego dla zadania planowanego do realizacji z udziałem funduszy europejskich, za błąd formalny uznaje się również brak spójności złożonych dokumentów oraz niespełnienie przez wnioskodawcę wymogów formalnych obowiązujących w danym programie lub funduszu europejskim, w tym niekompletność lub niespójność załączników do wniosku składanego do danego programu lub funduszu europejskiego.

3. W przypadku stwierdzenia błędów formalnych we wniosku, który został już poddany ocenie punktowej, o której mowa w § 9, ocena punktowa wniosku zostaje anulowana przez instytucję zarządzającą.

§ 9. 1. Ocena każdego wniosku jest dokonywana w skali od 0 do 100 punktów i składa się z trzech elementów, z zastrzeżeniem ust. 2:

1) oceny wartości merytorycznej, której dokonuje zespół sterujący, zgodnie z kryteriami określonymi w ogłoszeniu programów;

2) oceny zgodności zadania ze strategicznymi celami danego programu, której w uzgodnieniu z ministrem dokonuje instytucja zarządzająca, zgodnie z kryteriami określonymi w ogłoszeniu programów;

3) oceny wartości organizacyjnej, której dokonuje instytucja zarządzająca, zgodnie z kryteriami określonymi w ogłoszeniu programów;

2.Ogłoszenie programów może określać inne niż wymienione w ust. 1 elementy i kryteria oceny.

§ 10. 1. Do składu zespołu sterującego minister powołuje przewodniczącego oraz nie mniej niż 3 ekspertów, których wiedza i doświadczenie zawodowe odpowiadają zakresowi merytorycznemu danego programu.

2. Minister może powołać więcej niż jeden zespół sterujący w ramach programu.

3. Na przewodniczącego zespołu minister powołuje dyrektora instytucji zarządzającej lub osobę wskazaną przez dyrektora instytucji zarządzającej. Przewodniczący zespołu nie bierze udziału w ocenie wartości merytorycznej wniosków.

4. Przewodniczący zespołu sterującego zwołuje co najmniej jedno posiedzenie robocze zespołu w ramach każdego naboru wniosków w danym programie, zawiadamiając o nim członków co najmniej na 3 dni przed wyznaczonym terminem. Dla ważności posiedzenia wymagana jest obecność więcej niż połowy członków zespołu sterującego.

5. Każdy z członków zespołu sterującego, z zastrzeżeniem ust. 3, ocenia każdy wniosek odrębnie i formułuje własną ocenę wniosku. Oceny każdego członka zespołu zapisywane są w karcie oceny, której wzór jest określony w ogłoszeniu programów.

6. Rozstrzygnięcia zespołu sterującego, niezwiązane bezpośrednio z oceną wniosków, o której mowa w ust. 5, zapadają w drodze uzgodnienia stanowisk. W przypadku braku zgodności stanowisk zespół podejmuje uchwały drogą głosowania. Uchwały zespołu sterującego są podejmowane zwykłą większością głosów.

7. Przewodniczący zespołu sterującego z inicjatywy własnej lub na wniosek członka zespołu, po uzyskaniu stanowiska całego zespołu zgodnie z ust. 6, może szczegółowo określić zakres danego zadania, na który może być przeznaczone dofinansowanie.

8. Po skompletowaniu kart oceny instytucja zarządzająca, przy pomocy Systemu Zarządzania Programami Ministra, z zastrzeżeniem § 8 ust. 3, wylicza średnią ocenę wartości merytorycznej dla każdego wniosku. Średnia wyliczana jest z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku.

§ 11. Składy osobowe zespołów sterujących pozostają niejawne do chwili zakończenia wszystkich procedur związanych z oceną wniosków i przyznaniem dofinansowań w ramach danego programu.

§ 12. 1. Instytucja zarządzająca wylicza ocenę końcową dla każdego wniosku poprzez zsumowanie sporządzonych przez tę instytucję ocen wartości organizacyjnej oraz zgodności zadania ze strategicznymi celami programu ze średnią oceną zespołu sterującego.

2. Po wyliczeniu ocen dyrektor instytucji zarządzającej zatwierdza schemat podziału środków finansowych. Schemat, z zastrzeżeniem ust. 5, powinien uwzględniać procentowe lub kwotowe zależności między wysokością rekomendowanego dofinansowania w stosunku do kwoty wnioskowanej a oceną końcową danego wniosku.

3. Schemat podziału środków finansowych może być konsultowany z zespołem sterującym.

4. Na podstawie przygotowanego schematu dyrektor instytucji zarządzającej ustala proponowane kwoty dofinansowań i sporządza listę preferencji, przy czym rekomendacje mogą otrzymać jedynie wnioski, które uzyskały ocenę na poziomie co najmniej 70 punktów.

5. Dyrektor instytucji zarządzającej może ustalić proponowaną kwotę dofinansowania dla rekomendowanego wniosku bez stosowania schematu podziału środków finansowych w przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 7, albo na podstawie uzgodnień z ministrem.

6. Suma rekomendacji nie może przekroczyć kwoty przewidywanego budżetu określonego w ogłoszeniu programów, z wyjątkiem przypadków, kiedy zwiększenie kwoty przewidywanego budżetu programu jest inicjatywą ministra podjętą w wyniku przeprowadzenia uzgodnień, o których mowa w ust. 5 i § 9 ust. 1 pkt 2.

7. W sytuacji gdy limit finansowy programu nie pozwala na dofinansowanie wszystkich wniosków, które uzyskały ocenę na poziomie określonym w ust.4, dyrektor instytucji zarządzającej określa ostateczny próg punktowy uprawniający do uzyskania rekomendacji.

8. Po zakończeniu procedury oceny wniosków dyrektor instytucji zarządzającej sporządza protokół oceny, do protokołu zostają dołączone:

1) lista preferencji wniosków;

2) schemat podziału środków finansowych.

§ 13. 1. Lista preferencji przedkładana jest ministrowi do zatwierdzenia przez dyrektora instytucji zarządzającej.

2. W uzasadnionych przypadkach minister może:

1) wskazać inną kwotę dofinansowania niż wynikająca z rekomendacji, w tym kwotę niższą od minimalnej kwoty wnioskowanej wskazanej w ogłoszeniu programów;

2) nie przyznać dofinansowania dla wniosku.

3. Dla wniosków zaakceptowanych do realizacji przez ministra komórka właściwa do spraw obsługi finansowej określa źródła ich finansowania.

§ 14. 1. W terminie 2 miesięcy od dnia zakończenia naboru wniosków, określonego w ogłoszeniu programów, na stronie internetowej ministerstwa zostają opublikowane:

1) wykaz wniosków rozpatrzonych pozytywnie oraz wykaz wniosków rozpatrzonych negatywnie - sporządzone na podstawie zatwierdzonej przez ministra listy preferencji;

2) wykaz wniosków odrzuconych z powodu błędów formalnych;

3) informacja o terminie do którego wnioskodawcy składać mogą odwołania,

2. Ogłoszenie programów może określać inny niż wymieniony w ust. 1 termin publikacji określonej w ust. 1.

3. W terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od daty publikacji, o której mowa w ust. 1, wnioskodawcy otrzymują drogą elektroniczną zawiadomienie o publikacji.

§ 15. 1. Możliwość złożenia odwołania przysługuje wnioskodawcom, których wnioski zostały rozpatrzone negatywnie ale uzyskały ocenę na poziomie nie niższym niż 50 punktów.

2. Odwołania, wraz z opcjonalnym uzasadnieniem, składać można wyłącznie za pośrednictwem skrzynki nadawczej SZPM w terminie 10 dni od publikacji, o której mowa w § 14 ust. 1-2.

3. Odwołania złożone bez użycia skrzynki nadawczej SZPM, a także w terminie innym niż określony w ust. 2, nie będą rozpatrywane.

§ 16. 1. Dyrektor instytucji zarządzającej przekazuje ministrowi listę odwołań wraz z własnym stanowiskiem dotyczącym wybranych wniosków.

2. Odwołania złożone w ramach danego programu są rozpatrywane przez ministra w terminie 21 dni od dnia przekazania ministrowi listy odwołań. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia odwołania minister określa kwotę dofinansowania na liście odwołań.

3. Punktacja uzyskana przez zadanie na etapie konkursowym nie jest wiążąca dla ministra na etapie rozpatrywania odwołań.

4. W uzasadnionych przypadkach minister może rozpatrzyć pozytywnie odwołanie dotyczące danego wniosku w terminie dłuższym niż określony w ust. 2.

§ 17. Instytucje zarządzające przekazują wnioskodawcom pisemne zawiadomienia na temat rozpatrzenia złożonych przez nich wniosków w terminie 2 miesięcy od dnia publikacji, o której mowa w § 14 ust. 1-2. Zawiadomienia są przekazywane pocztą lub drogą elektroniczną.

§ 18. 1. Po zakończeniu wszystkich procedur związanych z oceną wniosków i przyznaniem dofinansowań w ramach programów ministra na dany rok budżetowy w Biuletynie Informacji Publicznej zostają opublikowane:

1) informacje na temat wszystkich wniosków, które uzyskały dofinansowanie w poszczególnych programach;

2) składy osobowe wszystkich zespołów sterujących.

2. Dane osobowe członków zespołów sterujących zawarte w dokumentach elektronicznych, opublikowanych zgodnie z ust. 1 pkt 2, zostają usunięte z Biuletynu Informacji Publicznej nie wcześniej niż po upływie 1 roku i nie później niż po upływie 2 lat od daty ich publikacji.