Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188 oraz z 2023 r. poz. 1195, 1234 i 1641) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia
Ministra Aktywów Państwowych
z dnia 25 marca 2024 r. (poz. 11)

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
W MINISTERSTWIE AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Aktywów Państwowych, zwana dalej „kartą”, określa cel, zakres uprawnienia i odpowiedzialność audytu wewnętrznego w Ministerstwie Aktywów Państwowych, zwanym dalej „ministerstwem”.

2. Karta określa również organizację audytu wewnętrznego w ministerstwie oraz uprawnienia do dostępu do danych, personelu i majątku rzeczowego w zakresie wymaganym do wykonywania zadań audytowych.

3. Karta określa zakres działania audytu wewnętrznego w ministerstwie, który wynika z „Międzynarodowych standardów praktyki zawodowej audytu wewnętrznego”, opracowanych przez The Institute of Internal Auditors, jako standardy audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, stanowiące załącznik do Komunikatu Ministra Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Roz. i Fin. poz. 28).

4. Audyt wewnętrzny w ministerstwie dostosowuje swoje działanie do obowiązkowych elementów „Międzynarodowych ramowych zasad praktyki zawodowej (IPPF)” uwzględniających Standardy, Podstawowe zasady praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, Definicję audytu wewnętrznego oraz Kodeks etyki.

Rozdział 2

Organizacja pracy

§ 2. 1. Audyt wewnętrzny w ministerstwie wykonują audytorzy wewnętrzni tworzący w strukturze Departamentu Kontroli i Audytu wyodrębniony organizacyjnie, niezależny Zespół do Spraw Audytu Wewnętrznego, zwany dalej „ZAW”.

2. ZAW kieruje kierownik, któremu dyrektor generalny, powierzył obowiązki w zakresie kierowania pracą tego zespołu, zwany dalej „kierownikiem ZAW”.

§ 3. 1. Kierownik ZAW podlega bezpośrednio Ministrowi Aktywów Państwowych, zwanemu dalej „ministrem”, a w zakresie określonym w art. 280 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, 1273, 1407, 1429, 1641, 1693 i 1872) dyrektorowi generalnemu.

2. W sprawach organizacyjnych ZAW podlega kierownikowi ZAW.

§ 4. W przypadku nieobecności kierownika ZAW zastępuje go wyznaczony przez niego audytor wewnętrzny, wchodzący w skład ZAW.

Rozdział 3

Misja, cel i reguły audytu wewnętrznego

§ 5. 1. Misją audytu wewnętrznego jest tworzenie i ochrona wartości ministerstwa poprzez dostarczanie, opartego na ocenie ryzyka, obiektywnego zapewnienia, doradztwa oraz szczegółowych informacji.

2. Celem audytu wewnętrznego jest dostarczenie ministrowi niezależnego, obiektywnego zapewnienia oraz usług doradczych zaprojektowanych tak, aby dostarczyć wartości dodanej oraz poprawić działalność ministerstwa.

3. Audyt wewnętrzny obejmuje zadania zapewniające i czynności doradcze.

4. Podstawowe znaczenie mają zadania zapewniające, podejmowane w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej, poprzez ocenę procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego.

5. Czynności doradcze mogą być wykonywane, o ile ich cele i zakres nie naruszają zasad obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego.

6. Czynności doradcze są wykonywane na wniosek ministra, dyrektora generalnego lub na wniosek kierownika ZAW zatwierdzony przez ministra.

Rozdział 4

Zakres audytu wewnętrznego

§ 6. 1. Zakres zadań audytu wewnętrznego obejmuje zadania zapewniające, dotyczące w szczególności, obiektywnej oceny faktów w celu dostarczenia niezależnej oceny adekwatności i efektywności ładu organizacyjnego, zarządzania ryzykiem oraz procesów kontrolnych.

2. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę efektywności i skuteczności systemu kontroli zarządczej, w tym zarządzania ryzykiem oraz efektywności realizowanych zadań, w szczególności:

1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli zarządczej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;

2) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;

3) ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych ministerstwa oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy;

4) ocenę zabezpieczenia mienia ministerstwa;

5) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów ministerstwa;

6) przegląd procesów, programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami;

7) ocenę dostosowania działań ministerstwa do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli.

3. Audyt wewnętrzny obejmuje także wykonywanie czynności doradczych mających na celu usprawnienie działalności ministerstwa.

4. W ramach czynności doradczych mogą być realizowane w szczególności następujące działania:

1) analiza mechanizmów kontrolnych wbudowanych w tworzone systemy, w tym udział o charakterze doradczym w opracowywaniu procedur lub ich opiniowanie;

2) przegląd systemu zarządzania ryzykami;

3) opiniowanie procedur zarządzania ryzykiem przed ich wdrożeniem;

4) uczestnictwo, z głosem doradczym, w zespołach zadaniowych w celu przeprowadzenia analizy działalności operacyjnej.

5. Czynności doradcze nie mogą prowadzić do przyjęcia przez ZAW obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania ministerstwem.

§ 7. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania ministerstwa.

§ 8. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.

§ 9. Kierownik ZAW przekazuje ministrowi i dyrektorowi generalnemu okresowe sprawozdanie dotyczące wyników aktywności ZAW.

Rozdział 5

Uprawnienia i odpowiedzialność audytora wewnętrznego

§ 10. 1. Audytor wewnętrzny:

1) jest upoważniony na podstawie imiennego upoważnienia ministra do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności ministerstwa;

2) ma prawo do kontaktu z pracownikami, dostępu do dokumentów i materiałów, oraz innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzania audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

3) ma prawo dostępu do pomieszczeń jednostki z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

4) ma prawo żądać od kierującego komórką organizacyjną i pracowników komórek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego;

5) może z własnej inicjatywy składać kierownikowi ZAW wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania ministerstwa;

6) nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli zarządczej w ministerstwie, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku prowadzenia audytu wewnętrznego, wspomaga ministra we właściwej realizacji tych procesów;

7) nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać niezbędną wiedzę pozwalającą na identyfikowanie znamion przestępstw lub nadużyć, a jeżeli w trakcie przeprowadzania czynności audytowych uzyska informacje o zdarzeniach mogących wyczerpywać znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, niezwłocznie powiadamia kierownika ZAW, który zawiadamia o tym ministra i dyrektora generalnego.

2. Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny w szczególności za:

1) rzetelne i profesjonalne wykonywanie zadań przewidzianych w planie audytu, jak również zadań pozaplanowych;

2) sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych zadań zapewniających, zawierających ustalenia i zalecenia;

3) monitorowanie realizacji zaleceń oraz przeprowadzanie czynności sprawdzających.

3. Wybór zastosowanych metod i technik do przeprowadzenia zadania audytowego zależy od uznania kierownika ZAW i audytorów, jednak nie może odbiegać od wskazań zawartych w „Międzynarodowych Standardach Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego” oraz uznanej praktyki audytu wewnętrznego.

4. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, kierownik ZAW, po uzgodnieniu z dyrektorem generalnym, może wnioskować o powołanie eksperta zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz ministerstwa.

5. Audytorzy wewnętrzni są zobowiązani do zachowania poufności informacji, które uzyskali w trakcie prowadzenia audytu wewnętrznego oraz do ich nieujawnienia bez upoważnienia ministra, chyba że istnieje prawny obowiązek ich ujawnienia.

6. Audytor wewnętrzny prowadzi dokumentację w trybie i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2018 r. poz. 506).

7. Audytor wewnętrzny ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje poprzez stałe doskonalenie zawodowe, a ministerstwo zapewnia możliwość realizacji tego obowiązku.

8. Audytor wewnętrzny zamieszcza wyciąg z planu audytu w intranecie ministerstwa.

Rozdział 6

Niezależność

§ 11. 1. Kierownik ZAW:

1) ma bezpośredni dostęp do ministra i dyrektora generalnego;

2) zapewnia, że prowadzona działalność audytowa wolna jest od uwarunkowań mogących zagrozić wykonywaniu zadań w sposób obiektywny;

3) przekazuje sprawozdanie z zadań zapewniających bezpośrednio ministrowi, audytowanemu oraz dyrektorowi generalnemu;

4) jeśli niezależność lub obiektywizm są zagrożone, w odniesieniu do faktów czy działań, niezwłocznie powiadamia ministra oraz dyrektora generalnego o wszelkich próbach ograniczenia niezależności lub obiektywizmu;

5) przynajmniej raz w roku, potwierdza ministrowi oraz dyrektorowi generalnemu niezależność funkcji audytu wewnętrznego;

6) jest niezależny w zakresie planowania pracy ZAW, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań.

2. Audytor wewnętrzny:

1) postępuje zgodnie z przepisami prawa, Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego oraz uznaną praktyką audytu wewnętrznego;

2) nie angażuje się w sposób bezpośredni w działalność operacyjną oraz nie bierze odpowiedzialności za żaden proces podlegający audytowaniu;

3) nie dokonuje oceny stanu kontroli zarządczej w obszarach, za które był odpowiedzialny w roku poprzedzającym realizację zadania;

4) w przypadku kiedy pełni lub planowane jest aby pełnił role lub wykonywał obowiązki, które wykraczają poza funkcję audytu wewnętrznego, zostaną zapewnione odpowiednie środki zapobiegające ograniczeniu jego niezależności i obiektywizmu.

Rozdział 7

Obowiązki kierownika ZAW

§ 12. 1. Kierownik ZAW kieruje i odpowiada za pracę ZAW, w szczególności za:

1) przygotowanie, do końca roku na podstawie analizy ryzyka rocznego planu audytu wewnętrznego, zwanego dalej „planem audytu”, na następny rok, w porozumieniu z ministrem i dyrektorem generalnym;

2) określenie zasad i sposobu działania audytu wewnętrznego;

3) sporządzanie do końca stycznia każdego roku sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego oraz informacji o realizacji zadań audytu wewnętrznego w roku poprzednim.

2. Kierownik ZAW wykonując swoje zadania nie wykonuje powierzonych mu w ministerstwie zadań nie związanych z audytem.

3. Kierownik ZAW jest wyłączony z zadań audytowych, które dotyczą obszaru jego działalności nie związanej z audytem wewnętrznym.

Rozdział 8

Uprawnienia i obowiązki audytowanego

§ 13. 1. Audytowany ma prawo do czynnego udziału na każdym etapie audytu.

2. Audytowany ma prawo, po przeprowadzeniu czynności audytowych przez ZAW, do uzgodnień z kierownikiem ZAW ustnych i pisemnych, wstępnych wyników audytu wewnętrznego, w tym w szczególności ustaleń zaleceń. W przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego, audytowany może zgłosić pisemne zastrzeżenia do kierownika ZAW, w terminie nie krótszym niż siedem dni kalendarzowych od dnia poinformowania o wstępnych wynikach.

3. Audytowany ma obowiązek udzielić niezbędnych informacji w ramach prowadzonego audytu oraz przekazać wszelkie dokumenty na żądanie audytora wewnętrznego.

Rozdział 9

Relacje audytora wewnętrznego z kontrolą przeprowadzaną przez inne podmioty

§ 14. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, audytor wewnętrzny powinien brać pod uwagę, o ile jest to możliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzających wykonywanych przez organy wewnętrzne ministerstwa, Najwyższą Izbę Kontroli i inne instytucje kontrolne.