Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2021 r. poz. 178,1192 i 1535) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia Ministra Aktywów Państwowych
z dnia 17 września 2021 r. (poz. 23)

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W MINISTERSTWIE AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH

Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Aktywów Państwowych, zwana dalej „Kartą", określa:

1) misję, cel i reguły audytu wewnętrznego;

2) uprawnienia i odpowiedzialność audytora wewnętrznego;

3) niezależność audytora wewnętrznego;

4) uprawnienia audytowanego;

5) zakres współpracy z Komitetem Audytu powołanym przez Ministra Aktywów Państwowych, zwanego dalej „Ministrem”.

I. Misja, cel i reguły audytu wewnętrznego

1. Misją audytu wewnętrznego jest przysporzenie wartości dodanej i usprawnienie działalności Ministerstwa Aktywów Państwowych, zwanego dalej „Ministerstwem”.

2. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Ministra, w realizacji zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej w kierowanych przez Ministra działach administracji rządowej oraz czynności doradcze.

3. Audyt wewnętrzny obejmuje zadania zapewniające i czynności doradcze. Podstawowe znaczenie mają zadania zapewniające podejmowane w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej, poprzez ocenę procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego.

4. Czynności doradcze mogą być wykonywane, o ile ich cele i zakres nie naruszają zasad obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. Wykonywane są w odpowiedzi na polecenie Dyrektora Generalnego lub na wniosek audytora wewnętrznego zatwierdzony przez Dyrektora Generalnego.

5. Audyt wewnętrzny w Ministerstwie wykonuje audytor wewnętrzny zatrudniony na Samodzielnym Stanowisku do Spraw Audytu Wewnętrznego funkcjonującym w strukturze Departamentu Kontroli i Audytu.

II. Zakres audytu wewnętrznego

1. Audyt wewnętrzny obejmuje:

1) analizę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie, gromadzenie dokumentacji i informacji dotyczących tego systemu;

2) ocenę ryzyka w systemie, o którym mowa w pkt 1;

3) planowanie i przeprowadzanie zadań zapewniających oraz dokonywanie wstępnego przeglądu systemu, o którym mowa w pkt 1;

4) monitorowanie realizacji zaleceń oraz czynności sprawdzające;

5) planowanie i przeprowadzanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa.

2. W ramach czynności doradczych mogą być realizowane w szczególności następujące działania:

1) analiza mechanizmów kontrolnych wbudowanych w tworzone systemy (np. doradczy udział w pracach przy opracowaniu procedur);

2) przegląd zarządzania kluczowymi ryzykami oraz procesu raportowania;

3) opiniowanie procedur zarządzania ryzykiem przed ich wdrożeniem;

4) warsztaty szkoleniowe w zakresie kontroli zarządczej.

3. Jeżeli cel i zakres czynności doradczych wskazują, że czynności te powinny być przeprowadzone w ramach zadania zapewniającego, audytor wewnętrzny uzgadnia z Dyrektorem Generalnym formę ich przeprowadzenia.

4. Audytor wewnętrzny może odmówić wykonania czynności doradczej, jeżeli uzna, że cel i zakres tej czynności nie jest zgodny z celami i zakresem działania audytu wewnętrznego.

5. Zadania zapewniające i czynności doradcze audytor wewnętrzny przeprowadza w Ministerstwie na podstawie upoważnienia Dyrektora Generalnego, a zadania zapewniające w jednostkach w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra na podstawie upoważnienia Ministra.

III. Niezależność audytora wewnętrznego

1. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Audytor wewnętrzny powinien niezwłocznie powiadamiać Dyrektora Generalnego o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu.

2. Audytor wewnętrzny jest niezależny w dokonywaniu identyfikacji i oceny obszarów ryzyka.

3. Audytor wewnętrzny podlega funkcjonalnie - w zakresie wykonywanych zadań merytorycznych określonych w niniejszej Karcie - bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu, a w zakresie organizacji pracy - Dyrektorowi Departamentu Kontroli i Audytu.

4. Dyrektor Generalny zapewnia warunki niezbędne dla niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym zapewnia organizacyjną odrębność audytora wewnętrznego oraz ciągłość prowadzenia audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu zadań audytu wewnętrznego i postępuje zgodnie z przepisami prawa, Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego oraz Kodeksem etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych.

6. Zakres współpracy i współdziałania z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi i wewnętrznymi nie może stać w sprzeczności z celami audytu wewnętrznego oraz stanowić zagrożenia dla obiektywizmu i niezależności funkcji audytu wewnętrznego.

7. Audytor wewnętrzny nie może wykonywać żadnych działań operacyjnych lub posiadać uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania Ministerstwem.

IV. Uprawnienia i odpowiedzialność audytora wewnętrznego

1. Audytor wewnętrzny ma prawo:

1) przeprowadzać audyt wewnętrzny we wszystkich obszarach działalności Ministerstwa;

2) wstępu do pomieszczeń Ministerstwa oraz wglądu do wszelkich dokumentów, danych i materiałów oraz wszelkich innych informacji związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa, w zakresie objętym wykonywanymi zadaniami zapewniającymi lub czynnościami doradczymi, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej oraz o ochronie danych osobowych;

3) uzyskiwania od pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa informacji i wyjaśnień mających na celu zapewnienie właściwego przygotowania i efektywnego przeprowadzania audytu wewnętrznego.

2. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, audytor wewnętrzny po uzgodnieniu z Dyrektorem Generalnym, może wnioskować o powołanie eksperta zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz Ministerstwa, na zasadach obowiązujących w Ministerstwie.

3. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za system kontroli zarządczej w Ministerstwie, ale poprzez swoje działania wspiera właściwą realizację tego systemu.

4. Audytor wewnętrzny współpracuje z Komitetem Audytu powołanym przez Ministra w zakresie określonym w obowiązujących przepisach.

5. Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny za:

1) przygotowanie do końca roku na podstawie analizy ryzyka rocznego planu audytu wewnętrznego, zwanego dalej „planem audytu”, na następny rok, w porozumieniu z Dyrektorem Generalnym;

2) rzetelne i profesjonalne wykonywanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu, jak również zadań pozaplanowych;

3) sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonych zadań zapewniających, zawierających ustalenia i zalecenia;

4) monitorowanie realizacji zaleceń oraz po upływie terminu ich realizacji przeprowadzenie czynności sprawdzających;

5) określenie zasad i sposobu działania audytu wewnętrznego;

6) sporządzanie do końca stycznia każdego roku sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego oraz informacji o realizacji zadań audytu wewnętrznego w roku poprzednim.

6. Audytor wewnętrzny jest niezależny w zakresie planowania pracy, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań.

7. Audytor wewnętrzny ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje poprzez stałe doskonalenie zawodowe, a Dyrektor Generalny zapewnia możliwość realizacji tego obowiązku.

V. Uprawnienia audytowanego

1. Audytor wewnętrzny zamieszcza plan audytu w intranecie Ministerstwa.

2. Audytor wewnętrzny powiadamia audytowanego o realizacji zadania audytowego zamieszczonego w planie audytu z przynajmniej czternastodniowym wyprzedzeniem.

3. Audytor wewnętrzny po przeprowadzeniu czynności audytowych uzgadnia pisemnie z audytowanym wstępne wyniki audytu wewnętrznego, w tym w szczególności ustalenia i propozycje zaleceń. W przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego, audytowany może zgłosić pisemne zastrzeżenia, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia poinformowania audytowanego o wstępnych wynikach.

VI. Zakres współpracy z Komitetem Audytu

Audytor wewnętrzny wspiera Komitet Audytu w realizacji jego ustawowych zadań w szczególności poprzez:

1) gromadzenie planów audytu, sprawozdań z wykonania planów oraz innych informacji z jednostek w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra;

2) przygotowywanie zbiorczych informacji o istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej oraz proponowanych usprawnieniach kontroli zarządczej;

3) zapewnienie obsługi organizacyjnej.