Załącznik do zarządzenia Ministra Aktywów Państwowych
z dnia 28 września 2020 r. (poz. 22)

REGULAMIN DOKONYWANIA WYDATKÓW PRZY WYKORZYSTANIU SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH W MINISTERSTWIE AKTYWÓW PAŃSTWOWYCH [1]

§ 1. Regulamin dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych w Ministerstwie Aktywów Państwowych, zwanym dalej "ministerstwem", określa:

1) stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej, zwanej dalej "kartą";

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;

4) (uchylony)

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.

§ 2. Karta może być przyznana osobie, która spełnia łącznie następujące warunki:

1) jest pracownikiem komórek organizacyjnych ministerstwa: Departamentu Budżetu i Finansów, Biura Administracyjnego, Biura Dyrektora Generalnego bądź Biura Ministra;

2) w ramach swoich obowiązków służbowych może dokonywać zakupu towarów i usług, o których mowa w § 6 ust. 1;

3) jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, mianowania lub powołania;

4) nie pozostaje w okresie wypowiedzenia umowy o pracę.

§ 3. 1. Do korzystania z karty jest uprawniona wyłącznie osoba, której ta karta została przyznana, zwana dalej "użytkownikiem karty".

2. Użytkownik karty, który przestanie spełniać warunki, o których mowa w § 2, jest zobowiązany do niezwłocznego zablokowania karty w banku, który ją przyznał, a następnie do jej zniszczenia w obecności pracownika Departamentu Budżetu i Finansów.

3. W przypadku kradzieży, zagubienia, zniszczenia lub ujawnienia kodu PIN osobie nieuprawnionej, użytkownik karty dokonuje jej niezwłocznej blokady w banku, który ją przyznał i powiadamia dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, o której mowa w § 2 pkt 1, oraz dyrektora Departamentu Budżetu i Finansów, zwanego dalej "dyrektorem", o zaistniałej sytuacji.

4. Udostępnianie karty innej osobie jest niedozwolone i stanowi podstawę do zablokowania karty.

§ 4. Dyrektor składa wniosek o przyznanie karty osobie spełniającej warunki, o których mowa w § 2.

§ 5. Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy użyciu karty wynosi 10 000,00 zł.

§ 6. 1. Karta może być wykorzystywana do zabezpieczenia rezerwacji noclegów w hotelach, zakupu biletów kolejowych i lotniczych, dokonywanych w związku z podróżami krajowymi i zagranicznymi pracowników ministerstwa, zakupu sprzętu, wyposażenia, oprogramowania informatycznego, wydatków związanych z obsługą członków kierownictwa ministerstwa oraz innych wydatków koniecznych do zapewnienia funkcjonowania ministerstwa.

2. Płatności związane z realizacją zadań, o których mowa w ust. 1, mogą być dokonywane przy wykorzystaniu karty wyłącznie w przypadku, gdy nie jest możliwe dokonanie zapłaty w formie przelewu bankowego.

3. Dokonywanie przy użyciu karty wydatków innych, niż określone w ust. 1, wymaga uzyskania przez pracownika ministerstwa, uprzedniej zgody Dyrektora Generalnego Ministerstwa Aktywów Państwowych, zwanego dalej "dyrektorem generalnym" i przedłożenia jej użytkownikowi karty.

§ 7. Wypłata gotówki za pomocą karty jest niedozwolona.

§ 8. Ewidencja wydanych kart jest prowadzona w systemie finansowo-księgowym QUORUM.

§ 9. 1. Użytkownik karty rozlicza płatność dokonaną przy wykorzystaniu karty na podstawie faktury, rachunku lub innego równoważnego dowodu księgowego wystawionego przez kontrahenta.

2. Użytkownik karty jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający płatność dokonaną przy wykorzystaniu karty pod względem merytorycznym, w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku, i po zatwierdzeniu przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, o której mowa w § 2 pkt 1, przekazać do Departamentu Budżetu i Finansów w terminie 5 dni roboczych licząc od daty otrzymania dokumentu w celu ujęcia w księgach rachunkowych.

3. Rozliczeń płatności z bankiem dokonanych przy wykorzystaniu karty dokonuje się w sposób i w terminach określonych w nocie obciążeniowej otrzymanej z banku, który jest wystawcą karty.

4. W przypadku braku możliwości rozliczenia płatności w sposób lub w terminie określonym w ust. 1 i 3, użytkownik karty przedkłada dyrektorowi pisemne oświadczenie, w którym przedstawia:

1) przyczynę braku dowodu księgowego;

2) okoliczności uzasadniające dokonanie płatności;

3) kopię zgody dyrektora generalnego, w przypadku wydatku, o którym mowa w § 6 ust. 3.

§ 10. 1. W przypadku dokonania przez użytkownika karty płatności, która:

1) nie została rozliczona w sposób lub w terminie, o którym mowa w § 9 ust. 1 i 3,

2) nie została wykorzystana do zakupu towarów i usług, o których mowa w § 6 ust. 1 lub na dokonanie wydatku nie uzyskano zgody, o której mowa w § 6 ust. 3

- dyrektor niezwłocznie pisemnie informuje o tym dyrektora generalnego.

2. Dyrektor generalny może zatwierdzić płatność, o której mowa w ust. 1:

1) pkt 1 - po otrzymaniu notatki sporządzonej na podstawie oświadczenia, o którym mowa w § 9 ust. 4.

2) pkt 2 - po otrzymaniu notatki uzasadniającej dokonanie tego wydatku oraz dowodu księgowego.

§ 11. W przypadku, gdy dyrektor generalny nie zatwierdził płatności, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 1 lub pkt 2, użytkownikowi karty, niezwłocznie po otrzymaniu przez ministerstwo miesięcznego wyciągu z karty, zostaje wystawiona nota księgowa w wysokości stanowiącej równowartość tej płatności powiększonej o koszty związanych z nią operacji bankowych.

§ 12. Jeśli użytkownik karty nie dokona lub dokona w niepełnej wysokości zwrotu należności z tytułu noty księgowej, o której mowa w § 11, należność ta podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę użytkownika karty.