Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministerstwie - należy przez to rozumieć jednostkę budżetową, obsługującą dysponenta części 48 budżetu państwa - "Gospodarka złożami kopalin" i części 55 budżetu państwa - "Aktywa Państwowe";

2) ustawie o rachunkowości - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

§ 2.1. Zakładowy plan kont obejmuje:

1) wykaz kont syntetycznych obowiązujących w Ministerstwie, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) wykaz kont analitycznych obowiązujących w Ministerstwie, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Obowiązujące konta syntetyczne i analityczne, mogą być uzupełniane w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych. Zaktualizowany plan kont analityczny zatwierdzany jest przez głównego księgowego Ministerstwa.

3. Opis systemu finansowo-księgowego, przetwarzania i ochrony danych, stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 3.1. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy.

2. Okresami sprawozdawczymi są miesiące, kwartały, półrocze lub rok, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Okres sprawozdawczy to okres, za który sporządza się sprawozdania budżetowe i finansowe lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych.

3. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje do dnia 31 marca roku następnego. Przez ostateczne zamknięcie ksiąg rozumie się nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

Rozdział 2

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 4. 1. Księgi rachunkowe są prowadzone w siedzibie Ministerstwa z wykorzystaniem systemu informatycznego.

2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną (konta syntetyczne);

3) księgi pomocnicze (konta analityczne);

4) zestawienia obrotów i sald księgi głównej, sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

3. Dokumenty księgowe akceptowane są przed sporządzeniem sprawozdań miesięcznych po dokonaniu analiz na koniec okresu sprawozdawczego.

4. Wpisy do dziennika powinny być dokonywane w następujący sposób:

1) zdarzenia jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nich chronologicznie;

2) zapisy w poszczególnych dziennikach są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi;

3) sumy zapisów (obroty) w poszczególnych dziennikach liczone są w sposób ciągły;

4) zestawienie obrotów tych dzienników sporządzane jest za dany okres sprawozdawczy;

5) suma obrotów dzienników częściowych jest zgodna z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

5. Ewidencja w systemie odbywa się na zasadzie "dzienników". Dzienniki w systemie przypisuje się do występujących rejestrów. W Ministerstwie stosuje się dzienniki częściowe (rejestry księgowe), grupujące dokumenty posiadające cechy wspólne lub pochodzące z tego samego źródła. Zmiana grupowania dokumentów w odpowiednich rejestrach księgowych może nastąpić od początku roku kalendarzowego. Sposób grupowania oraz symbole grup rodzajowych dokumentów księgowych (rejestrów księgowych) ustala główny księgowy Ministerstwa.

6. Zatwierdzanie dokumentów następuje w poszczególnych rejestrach księgowych jednorazowo dla danego miesiąca. Zatwierdzanie dokumentów w miesiącach I-XI następuje najpóźniej w dniu sporządzenia i przekazania miesięcznych sprawozdań budżetowych. Zatwierdzenie za miesiąc grudzień następuje najpóźniej po sporządzeniu sprawozdań finansowych.

7. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące kryteria:

1) podwójnego zapisu;

2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą;

3) według "zmodyfikowanej" zasady kasowej na podstawie Rozdziału 7 - "Rozliczenia w okresie przejściowym po zakończeniu roku budżetowego" rozporządzenia o sposobie wykonania budżetu państwa, powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami dzienników.

8. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegółowiające dla wybranych kont księgi głównej.

9. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym.

10. Zbiorczy dziennik, księga główna (konta syntetyczne), księgi pomocnicze (konta analityczne), a także zestawienia obrotów i sald księgi głównej, sald kont ksiąg pomocniczych drukowane są w wersji papierowej na koniec każdego okresu sprawozdawczego. Dziennik poszczególnych rejestrów księgowych tworzony jest w wersji elektronicznej na koniec roku obrotowego.

11. Zestawienie obrotów i sald zawiera:

1) symbole i/lub nazwy kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

12. Obroty zestawienia są zgodne z obrotami zestawienia dzienników.

13. Księga inwentarzowa prowadzona jest w Biurze Administracyjnym.

14. W Ministerstwie funkcjonują magazyny: artykułów biurowych, artykułów czystościowych, eksploatacyjny (tonerów i akcesoriów komputerowych), eksploatacyjny techniczny (pozostałe materiały), upominków, artykułów spożywczych, artykułów samochodowych oraz nagród i odznaczeń.

15. Zapasy magazynowe wycenia się według cen nabycia.

16. Różnicę pomiędzy dowodem przyjęcia do magazynu - "Pz" a fakturą, wynikającą z ustalenia ceny jednostkowej, traktuje się jako odchylenie od cen ewidencyjnych.

17. Rozchód materiałów z magazynu dokonywany jest zgodnie z zasadą ceny najwcześniejszej - metoda FIFO, tj. pierwsze weszło, pierwsze wyszło.

18. Przelewy bankowe dotyczące:

1) działalności budżetowej są sporządzane w Systemie Bankowości Elektronicznej NBP;

2) płatności ze środków socjalnych oraz pozabudżetowych są sporządzane w Systemie Bankowości Elektronicznej BGK24.

19. Dla potrzeb rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych stosuje się program "Płatnik".

§ 5.1. Księgi rachunkowe są prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i groszach. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych (dowody źródłowe) oraz dowody księgowe sporządzone przez Ministerstwo. W ewidencji księgowej ujmuje się w miesiącu sprawozdawczym, dokumenty finansowe zatwierdzone pod względem merytorycznym, które wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów. Obieg dowodów finansowo-księgowych reguluje zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa w sprawie procedur planowania i realizacji budżetu, kontroli finansowej oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych w Ministerstwie.

2. Dowód księgowy zawiera:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji gospodarczych oraz jej wartości, a jeżeli jest to możliwe, określonych także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji gospodarczych, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę jego sporządzenia.

3. Dowód księgowy może zawierać:

1) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

2) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za wykonanie tych czynności.

4. Dekretacja dowodów księgowych ujmowanych w księgach rachunkowych jest umieszczana obok dekretacji zawartej na pieczęci "Przyjęto dyspozycję do wypłaty ze środków ...".

5. Na dowodzie księgowym jest zamieszczana pieczęć "Ujęto w księgach rachunkowych w m-cu ....".

6. Dopuszcza się możliwość wydruku dekretacji z wykorzystaniem systemu informatycznego.

7. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku chronologicznym i systematycznym, na bieżąco, w kolejności dat ich dokonania oraz z podziałem na poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

8. W ewidencji księgowej ujmuje się kwoty zobowiązań wynikające z przekazanych faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów księgowych przekazanych do Departamentu Budżetu i Finansów w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te dowody księgowe, które wpłynęły nie później niż do czwartego dnia każdego miesiąca, a w przypadku, gdy dzień ten przypada w sobotę lub dzień wolny od pracy - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów. Odstępstwem od tej zasady są dowody księgowe, które wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów po zakończeniu roku obrotowego, tj. po 31 grudnia. Dowody księgowe, które dotyczą roku poprzedniego, przyjmowane są do ewidencji księgowej poprzedniego roku do dnia piętnastego stycznia, a w przypadku, gdy dzień ten przypada w sobotę lub dzień wolny od pracy - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po dniu 15 stycznia dokumenty są ujmowane w ewidencji księgowej roku bieżącego w miesiącu, w którym wpłynęły do Departamentu Budżetu i Finansów.

9. Zapis księgowy zawiera:

1) datę dokonania operacji gospodarczej - datę sprzedaży;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz datę wystawienia dowodu księgowego;

3) opis operacji gospodarczych przedstawiony w sposób zrozumiały;

4) kwotę i datę zapisu księgowego, pod którym ujęto dokument w księgach rachunkowych;

5) określenie miesiąca ujęcia w księgach rachunkowych oraz datę wpływu dowodu księgowego do właściwego wydziału budżetu w Departamencie Budżetu i Finansów;

6) oznaczenie kont, których dotyczy;

7) klasyfikację w układzie tradycyjnym (część, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej) i w układzie zadaniowym (funkcję, zadanie, podzadanie, działanie, czynność).

10. Symbole (skróty) stosowane przy ewidencjonowaniu zdarzeń operacji gospodarczych w ewidencji księgowej oznaczają:

1) DZ - dokument zastępczy;

2) WB - wyciąg bankowy;

3) PK - polecenie księgowania;

4) BZ - budżet zadaniowy;

5) PRF - pozycja planu rzeczowo-finansowego;

6) MAG-A - magazyn artykułów żywnościowych;

7) MAG-B - magazyn biurowy;

8) MAG-C - magazyn czystościowy;

9) MAG-E - magazyn eksploatacyjny;

10) MAG-N - magazyn nagród, odznaczeń;

11) MAG-U - magazyn upominków;

12) MAG-S - magazyn artykułów samochodowych;

13) MAG-T - magazyn techniczny;

14) RK - raport kasowy;

15) LN - likwidacja pozostałego środka trwałego;

16) LT - likwidacja środka trwałego;

17) OT - przyjęcie środka trwałego;

18) OTW - przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych;

19) PO PT - Program Operacyjny pomoc Techniczna;

20) PT - przekazanie środka trwałego;

21) PN - przekazanie pozostałego środka trwałego;

22) PZ - magazyn przyjmie;

23) RW - rozchód wewnętrzny;

24) RW-PNU - przyjęcie pozostałego środka trwałego;

25) RWW-PNU - przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych;

26) UM - umowa;

27) DEL - delegacja;

28) CEF - Instrument "Łącząc Europę";

29) GPW - Giełda Papierów Wartościowych;

30) FGŚP - Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

31) ZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;

32) KO - Komórka organizacyjna;

33) NM - Osoby nieobjęte mnożnikowym systemem wynagrodzeń;

34) KSC - Członkowie Korpusu Służby Cywilnej;

35) R - Osoby zajmujące kierownicze stanowiska państwowe;

36) GP - Gabinet Polityczny;

37) MAP - Ministerstwo Aktywów Państwowych.

11. Księgi rachunkowe prowadzi się na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych, z wykorzystaniem systemu informatycznego.

12. Na strukturę konta analitycznego składa się:

1) xxx - trzycyfrowy symbol konta;

2) xx - dwucyfrowy symbol części budżetowej;

3) xxxxx - pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej;

4) xxxx - czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej (przy czym czwarta cyfra informuje o źródle finansowania) lub czterocyfrowy symbol poza paragrafem klasyfikacji budżetowej (np. w przypadku środków trwałych według Klasyfikacji Środków Trwałych).

13. Strukturę kont analitycznych rozszerza się w zależności od potrzeb.

14. Analityka do budżetu zadaniowego jest zawarta w słowniku w systemie finansowo-księgowym Quorum.

15. Konta ksiąg pomocniczych (analityka) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej (syntetyka). Prowadzone są one w ujęciu systematycznym, w postaci kont analitycznych (pomocniczych) wbudowanych w system finansowo-księgowy, odrębny system kartotek, księgę inwentarzową oraz komputerowych zbiorów danych uzgodnionych z saldami i zapisami księgi głównej. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie księgi głównej, kont analitycznych (pomocniczych) w formie papierowej.

16. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania dowodu źródłowego, operacja gospodarcza jest dokumentowana za pomocą dowodu księgowego zastępczego.

17. Wykorzystywany w Ministerstwie system informatyczny zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów księgowych. Księgi rachunkowe są prowadzone na bieżąco z odzwierciedleniem stanu rzeczywistego i z zapewnieniem kompletności ujęcia wszystkich operacji gospodarczych, zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

18. Zapisom w księgach rachunkowych automatycznie nadaje się kolejne numery pozycji.

19. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób zapewniający ich trwałość oraz umożliwiający ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść tych zapisów.

20. Obroty są liczone w księgach rachunkowych w sposób ciągły. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron i są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły i narastająco. Księgi rachunkowe są przenoszone na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji nie później niż na koniec roku obrotowego, zgodnie z art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości, i są przechowywane w wydziale księgowym. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się zestawienie obrotów i sald.

21. Każdemu zapisowi w księgach rachunkowych przypisuje się symbol rodzaju dokumentu, zgodnie z symbolami określonymi w załączniku nr 4 do zarządzenia.

22. Każda grupa dokumentów jest przechowywana w odrębnym segregatorze i podlega numeracji miesięcznej (poczynając od nr 1), która jest zgodna z numeracją komputerową w księgach rachunkowych (numer na dowodzie: rok, miesiąc i nr dowodu). W dzienniku nadawana jest numeracja roczna w odniesieniu do każdej paczki w rejestrze księgowym.

Rozdział 3

Metody wyceny aktywów i pasywów

§ 6. W Ministerstwie dokonuje się wyceny aktywów i pasywów na koniec roku obrotowego, według ich wartości wynikającej z prowadzonej ewidencji finansowo-księgowej, według zasad określonych w ustawie o rachunkowości, w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy oraz zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną Ministerstwa z uwzględnieniem następujących zasad:

1) środki trwałe w budowie (inwestycje rozpoczęte) - w wysokości ogółu kosztów poniesionych na ich budowę, montaż, przystosowanie i ulepszenie środka trwałego;

2) środki trwałe - w przypadku nabycia - według cen nabycia, a w przypadku wytworzenia - według kosztów wytworzenia lub wartości po aktualizacji wyceny, pomniejszonych o odpisy umorzeniowe; koszty pośrednie związane z zakupem lub wytworzeniem środka trwałego rozlicza się proporcjonalnie w stosunku do ogółu poniesionych kosztów;

3) środki trwałe, towary, materiały otrzymane od innych jednostek nieodpłatnie lub w formie darowizny - według wartości rynkowej na dzień nabycia lub w wartości określonej na podstawie decyzji właściwego organu; wartość rynkowa określona jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia (tzw. wartość godziwa); w przypadku braku możliwości ustalenia wartości godziwej, wartość składnika majątku ustala się według wyceny rzeczoznawcy;

4) ujawnione środki trwałe - według wartości godziwej z dnia ujawnienia; w przypadku braku możliwości ustalenia wartości godziwej, wartość składnika ustala się według wyceny rzeczoznawcy;

5) rzeczowe składniki majątku obrotowego - według cen nabycia lub kosztu wytworzenia;

6) akcje i udziały oraz inne papiery wartościowe - na dzień bilansowy według następujących zasad:

a) notowane - według wartości z ostatniej sesji ostatniego dnia roboczego roku kalendarzowego,

b) nienotowane - nie podlegają aktualizacji i ujmowane są w wartości nominalnej;

7) do bilansu wartość środków trwałych przyjmowana jest w wysokości netto, tj. po pomniejszeniu o wartość umorzenia obliczonego za cały okres od początku użytkowania środka trwałego;

8) krajowe środki pieniężne (złote polskie) - w wartości nominalnej;

9) operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych wykazuje się w księgach rachunkowych:

a) w wartości nominalnej przeliczonej przez bank na złote polskie według kursu faktycznie zastosowanego w tym dniu, wynikającego z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań stosowanego w tym dniu przez bank, z którego usług korzysta jednostka, tj. przez Narodowy Bank Polski, zwany dalej "NBP" i Bank Gospodarstwa Krajowego,

b) średnim kursem ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne stosowanie kursu, o którym mowa w pkt a, a także w przypadku pozostałych operacji,

c) w przypadku wystawienia faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego, przeliczenia na złote dokonuje się według średniego kursu danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury,

d) jeżeli na dzień bilansowy średni kurs walut obcych ogłoszony przez NBP różni się od kursu przyjętego do ustalenia zaewidencjonowanych wartości środków pieniężnych, przed sporządzeniem bilansu wartość środków pieniężnych wyrażonych w walutach obcych aktualizuje się, przyjmując średni kurs walut ogłoszony przez NBP na dzień bilansowy, a powstałe z tego tytułu różnice wyrażone w złotych zalicza się do przychodów lub kosztów operacji finansowych;

10) należności i zobowiązania - w kwocie wymagającej zapłaty.

§ 7.1. Środki trwałe Ministerstwa finansuje się ze środków pieniężnych przewidzianych na finansowanie inwestycji; środki te ewidencjonuje się na koncie 011 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia.

2. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu, wartość początkową tych środków powiększa się sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku obrotowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.

3. Do środków trwałych zalicza się środki o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł i przewidywanym okresie ich używania dłuższym niż rok. Środki trwałe są umarzane stopniowo według metody liniowej począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto je do ewidencji według stawek amortyzacyjnych, o których mowa w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 865, z późn. zm.³⁾). Weryfikacja stawek amortyzacyjnych i okresów amortyzacji przeprowadzana jest na koniec roku obrotowego.

4. Odpisów umorzeniowych od ujawnionych środków trwałych dokonuje się począwszy od miesiąca następnego, w którym składniki te zostały wprowadzone do ewidencji.

5. Odpisów umorzeniowych od środków trwałych dokonuje się do końca miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z ich wartością początkową lub w którym zostały wystawione dowody księgowe.

6. Komputer, drukarkę, urządzenie wielofunkcyjne, kserokopiarkę albo notebook zalicza się do środków trwałych, jeżeli wartość początkowa tego sprzętu albo urządzenia przekracza 10 000 zł i okres używania jest dłuższy niż rok.

7. Naliczone odpisy umorzeniowe środków trwałych ujmuje się w księgach rachunkowych Ministerstwa na koniec roku obrotowego; są one ewidencjonowane na koncie 071.

8. Odpisy umorzeniowe od środków trwałych otrzymanych lub przekazanych nieodpłatnie, bądź zlikwidowanych lub sprzedanych ujmuje się na bieżąco w księgach rachunkowych na podstawie naliczonego umorzenia wynikającego z dowodów księgowych.

9. Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury stanowiących rzeczy ruchome, będących dziełem człowieka, stanowiących świadectwo minionej epoki bądź zdarzenia, których zachowanie leży w interesie społecznym ze względu na posiadaną wartość historyczną, artystyczną lub naukową.

§ 8.1. Pozostałe środki trwałe Ministerstwa o wartości początkowej nie wyższej niż 10 000 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące; są one ewidencjonowane na koncie 013 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia (ewidencja ilościowo-wartościowa), z zastrzeżeniem ust. 4.

2. Jednorazowej amortyzacji (umorzeniu) podlegają pozostałe środki trwałe w dniu ich przyjęcia do używania; są one ewidencjonowane na koncie 072.

3. Pozostałe środki trwałe Ministerstwa, których wartość początkowa jest równa bądź niższa od 500 zł, podlegają jedynie ewidencji ilościowej; środków tych nie ewidencjonuje się na koncie 013. Poszczególne środki ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika w zależności od ich przeznaczenia bądź przypisuje się do danego pomieszczenia.

4. Telefony komórkowe, bez względu na ich wartość, ewidencjonuje się w kartotekach osobistego wyposażenia pracownika.

§ 9.1. Wartości niematerialne i prawne ministerstwa, w szczególności licencje na programy komputerowe i autorskie prawa majątkowe, finansuje się ze środków:

1) przeznaczonych na finansowanie inwestycji, gdy ich wartość przekracza 10 000 zł, a okres używania jest dłuższy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 020, według cen nabycia lub kosztu wytworzenia:

a) wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł umarza się począwszy od miesiąca następnego po miesiącu, w którym zostały wprowadzone do ewidencji, według następujących stawek:

- licencje (sublicencje ) na programy komputerowe 30% - roczna stawka amortyzacji - okres dokonywanych odpisów amortyzacyjnych nie krótszy niż 24 miesiące,

- prawa autorskie 30% - roczna stawka amortyzacji - okres dokonywanych odpisów nie krótszy niż 24 miesiące, licencje na emisję programów radiowych i telewizyjnych 30% - roczna stawka amortyzacji - okres dokonywanych odpisów amortyzacyjnych nie krótszy niż 24 miesiące,

- pozostałe wartości niematerialne i prawne 20% - roczna stawka amortyzacji - okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych 60 miesięcy,

b) jeżeli wynikający z umowy okres korzystania z praw majątkowych tych składników jest dłuższy niż 12 miesięcy, ale krótszy niż 24 miesiące to amortyzacja może być dokonywana zgodnie z okresem trwania umowy;

c) naliczone odpisy umorzeniowe od wartości niematerialnych i prawnych ujmuje się w księgach rachunkowych na koniec roku obrotowego, są ewidencjonowane na koncie 071. Weryfikacja stawek amortyzacyjnych i okresów amortyzacji przeprowadzana jest na koniec roku obrotowego.

2) przeznaczonych na wydatki bieżące, gdy ich wartość:

a) przekracza 10 000 zł, a okres użytkowania wynosi rok lub jest krótszy niż rok; są one ewidencjonowane na koncie 021 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia,

b) nie przekracza 10 000 zł, są one ewidencjonowane na koncie 021 według cen nabycia lub kosztu wytworzenia.

2. Wartości niematerialne i prawne, o których mowa w ust. 1 pkt 2, które zalicza się do pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, umarza się jednorazowo w miesiącu przyjęcia ich do używania. Umorzenie ewidencjonuje się na koncie 072.

3. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, mogą być również umarzane:

1) książki i inne zbiory biblioteczne;

2) odzież;

3) meble i dywany;

4) kwiaty oraz warzywa i owoce;

5) pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości, w momencie oddania do używania.

4. Odpisy umorzeniowe od wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych lub przekazanych nieodpłatnie, bądź zlikwidowanych lub sprzedanych ujmuje się na bieżąco w księgach rachunkowych na podstawie naliczonego umorzenia wynikającego z dowodów księgowych.

5. Odpisów umorzeniowych od wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów umorzeniowych z wartością początkową lub w którym zostały wystawione dowody księgowe.

6. Wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa jest równa bądź niższa niż 500 zł, podlegają wyłącznie ewidencji ilościowej; wartości tych nie ujmuje się na koncie 021.

7. Licencje zaktualizowanego oprogramowania, niezależnie od ich wartości, są finansowane ze środków na wydatki bieżące i stanowią koszt Ministerstwa w dacie ich poniesienia.

8. Ulepszenie programu komputerowego nie zwiększa jego wartości początkowej, jest finansowane ze środków na wydatki bieżące i stanowi koszt Ministerstwa w dacie jego poniesienia.

§ 10.1. Krajowe i zagraniczne środki pieniężne przechowywane w kasie w postaci gotówki oraz krajowe środki pieniężne lokowane na rachunkach bankowych ewidencjonuje się na kontach zespołu 1 "Środki pieniężne i rachunki bankowe".

2. Rozrachunki krajowe i zagraniczne oraz roszczenia ewidencjonuje się na odpowiednich kontach zespołu 2 "Rozrachunki i rozliczenia".

3. Operacje gospodarcze związane z materiałami i towarami są ewidencjonowane na kontach zespołu 3 "Materiały i towary".

4. Koszty działalności Ministerstwa ewidencjonuje się na kontach zespołu 4 "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie". Koszty rodzajowe nie podlegają rozliczeniu na konta zespołu 5 "Koszty według typów działalności i ich rozliczenie".

5. Przychody i koszty finansowe są ewidencjonowane na kontach zespołu 7 "Przychody, dochody i koszty".

6. Fundusz Ministerstwa, równowartość dokonanych wydatków na inwestycje, rozliczenie wyniku finansowego oraz rozliczanie dotacji są ewidencjonowane na kontach zespołu 8 "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy".

7. Operacje gospodarcze są klasyfikowane do ujęcia w księgach rachunkowych według zasad określonych w załączniku nr 5 do zarządzenia.

8. Wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

§ 11.1. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji.

2. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

3. Umorzenie, przedawnienie i nieściągalność należności stwierdza się:

1) w przypadku należności umorzonych:

a) w odniesieniu do należności cywilnoprawnych:

- zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - w formie pisemnej, na podstawie przepisów prawa cywilnego (umowa, porozumienie itp.),

- zgodnie z art. 58 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - w formie pisemnego, jednostronnego oświadczenia woli dysponenta części budżetowej,

b) w odniesieniu do należności publicznoprawnych - w formie prawomocnej decyzji o umorzeniu należności wydanej na wniosek zobowiązanego;

2) w przypadku należności przedawnionych - protokołem parafowanym przez kierującego daną komórką organizacyjną odpowiedzialną merytorycznie za prowadzenie sprawy, podpisanym przez właściwego głównego księgowego i radcę prawnego wskazującym dzień przedawnienia, a ponadto zawierającym wykaz dat i zdarzeń mających wpływ na bieg, przerwanie i zawieszenie przedawnienia;

3) w przypadku należności nieściągalnych:

a) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadającym stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

b) postanowieniem sądu o:

- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

- umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

- ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

c) protokołem, sporządzonym i parafowanym przez komórkę organizacyjną prowadzącą sprawę, stwierdzającym, że miejsce pobytu dłużnika jest nieznane i nie został ujawniony jego majątek mimo podjęcia przez wierzyciela działań zmierzających do ustalenia tego miejsca i majątku, lub

d) protokołem sporządzonym przez radcę prawnego, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty

- z zastrzeżeniem, że w przypadkach, o których mowa w lit. a i b, po wydaniu postanowienia należy przeprowadzić postępowanie o wyjawienie majątku dłużnika, a ponadto ustalić, że za należność dłużnika nie odpowiadają osoby trzecie.

4. Należności, o których mowa w ust. 2, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

5. W przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika wysokość odpisu aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością. Przedziałom czasowym okresów zalegania z płatnością przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących wycenę należności według algorytmu opisanego w ust. 6.

6. Podział na okresy zalegania z płatnością na dzień 31 grudnia dla należności i przypisane im wartości odpisów aktualizujących są następujące:

1) do 1 miesiąca - bez odpisu aktualizującego;

2) powyżej 1 miesiąca do 3 miesięcy - odpis aktualizujący w wysokości 30% należności;

3) powyżej 3 miesięcy do 6 miesięcy - odpis aktualizujący w wysokości 50% należności;

4) powyżej 6 miesięcy do roku - odpis aktualizujący w wysokości 75% należności;

5) powyżej roku - odpis aktualizujący w wysokości 100% należności.

7. Wycenę należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadza się raz w roku na dzień bilansowy.

8. Wycenę bilansową należności należy zakończyć do ostatniego dnia lutego roku następnego.

9. Należności spłacone po dacie bilansu, a przed terminem ustalenia odpisów aktualizujących, nie podlegają aktualizacji wyceny.

10. Nie nalicza się odsetek za zwłokę, których wysokość łącznie w ciągu roku kalendarzowego nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej.

§ 12.1. Aktualizację wartości długoterminowych aktywów finansowych (akcje i udziały) dokonuje się co najmniej raz w roku na dzień bilansowy.

2. Aktualizację wartości długoterminowych aktywów finansowych (akcji i udziałów) spółek notowanych na giełdzie dokonuje się według wartości rynkowej na dzień bilansowy.

3. Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe (akcji i udziałów) zalicza się do kosztów finansowych.

Rozdział 4

Sprawozdawczość i ustalenie wyniku finansowego

§ 13. 1. Sprawozdania budżetowe są prowadzone na podstawie własnych ksiąg rachunkowych, oddzielnie dla każdej części budżetowej i rodzaju środków.

2. Dla zapewnienia rzetelnych zapisów księgowych zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości, sporządzenie sprawozdań jest poprzedzone ostatecznym i trwałym zamknięciem ksiąg rachunkowych w systemie finansowo-księgowym.

3. Sprawozdania finansowe obejmujące: bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu Ministerstwa oraz informację dodatkową na dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego są sporządzane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej. Szczegółowy sposób sporządzania sprawozdań finansowych określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

4. Pozostała sprawozdawczość Ministerstwa jest prowadzona zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w szczególności z:

1) rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1393 i 1996 oraz z 2020 r. poz. 156);

2) rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia wzorów formularzy sprawozdawczych, objaśnień co do sposobu ich wypełniania oraz wzorów kwestionariuszy i ankiet statystycznych stosowanych w badaniach statystycznych ustalonych w programie badań statystycznych statystyki publicznej, obowiązującym w danym roku;

3) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 704 i 1229);

4) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773).

5. Sprawozdania budżetowe i finansowe są przekazywane Ministrowi Finansów za pośrednictwem Internetowego Systemu Obsługi Budżetu Państwa Trezor (ISOBP Trezor). W celu zachowania zgodności danych z ewidencją księgową dane do sprawozdań budżetowych są eksportowane do ISOBP Trezor z systemu informatycznego FK.

5. Sprawozdania w zakresie operacji finansowych przekazywane są za pośrednictwem ePUAP do Głównego Urzędu Statystycznego oraz do Urzędu Statystycznego we Wrocławiu.

6. Sprawozdania w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym, przekazywane są za pośrednictwem ePUAP do Ministerstwa Finansów.

7. Sprawozdania miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne podpisuje upoważniony przez kierownika jednostki Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów i Główny Księgowy lub osoby upoważnione.

8. Przed podpisaniem i przekazaniem przez osoby wymienione w ust. 7 sprawozdania budżetowe i finansowe są:

1) sprawdzane pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym przez upoważnionych pracowników DBF;

2) weryfikowane na liście weryfikacyjnej w Internetowym Systemie Obsługi Budżetu Państwa Trezor (ISOBP Trezor) przez upoważnionych pracowników DBF.

9. Kwalifikowanie dochodów, wydatków i kosztów odbywa się w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.⁴⁾).

10. Ministerstwo sporządza sprawozdania jednostkowe:

1) Rb-23;

2) Rb-28;

3) Rb-Programy;

4) Rb-28NW;

5) RB-27;

6) Rb-N;

7) Rb-Z;

8) Rb-70;

9) RB-BZ1.

11. Sytuacja finansowa i majątkowa Ministerstwa jest w sposób wierny i zgodny z rzeczywistością prezentowana w sprawozdaniu finansowym.

12. Sprawozdania finansowe są sporządzane zgodnie z ustawą o rachunkowości według zasady współmierności przychodów i kosztów z nimi związanych, według stanu na dzień bilansowy.

13. Błędy popełnione w poprzednich latach obrotowych, zawarte w sprawozdaniach finansowych, wykryte w bieżącym roku obrotowym, koryguje się w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. Przed ujęciem korekty w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego oceny wymaga, czy wpływ błędów na treść sporządzonych sprawozdań finansowych był istotny z punktu widzenia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

14. Korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, uznanych za nieistotne, wpływają na wynik finansowy bieżącego roku obrotowego.

15. Ministerstwo przyjmuje w zasadach wyceny aktywów i pasywów następujące uproszczenia: opłacane z góry składki, opłaty, prenumeraty, bilety, wszelkie abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów; wydatki te księguje się w koszty miesiąca, w którym zostały poniesione.

16. W zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych przyjmuje się następujące uproszczenie: na kontach księgowych ewidencji wartości środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w budowie (inwestycji), magazynów, umorzenia i amortyzacji, prowadzi się bez wskazywania części budżetowej. Uproszczenie to nie ma wpływu na treść sprawozdania finansowego oraz innych sprawozdań prezentujących informacje dotyczące majątku trwałego.

17. Akcje i udziały spółek Skarbu Państwa ujmowane są w części 55 Aktywa państwowe.

18. W zakresie Ministerstwa korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, uznanych za istotne, ewidencjonuje się na koncie 800 - "Fundusz jednostki".

19. W zakresie funduszu świadczeń socjalnych korekty błędów popełnionych w poprzednich latach obrotowych, bez względu na ich istotność, ujmuje się na koncie 851 - "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych".

20. Za nieistotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego uznaje się operacje gospodarcze o wartości jednostkowej nieprzekraczającej progu istotności.

21. Próg istotności ustala się na poziomie 0,1% sumy bilansowej wykazanej w sprawozdaniu Ministerstwa.

§ 14.1. Rezerwy na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych tworzy się na dzień bilansowy, z uwzględnieniem istotności odnoszącej się do obowiązku wykazywania w sprawozdaniu finansowym informacji istotnych, wpływających na ocenę kondycji finansowej i sytuacji majątkowej Ministerstwa. Uwzględniając zasadę istotności, rezerwy na zobowiązania w Ministerstwie tworzy się na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych, których prawdopodobieństwo wystąpienia wynosi co najmniej 80%.

2. Rezerwy na przyszłe zobowiązania wynikające ze skutków toczących się postępowań sądowych tworzy się na podstawie informacji sporządzonej przez komórki organizacyjne prowadzące merytorycznie postępowanie sądowe. Informacja zawiera w szczególności wykazanie stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia przyszłego zobowiązania oraz wartość zobowiązania.

3. Rezerwy zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych - w zależności od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się łączą.

4. Powstanie zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę, zmniejsza rezerwę.

5. Niewykorzystane rezerwy, wobec zmniejszenia lub ustalenia ryzyka uzasadniającego ich utworzenie, zwiększają na dzień, na który okazały się zbędne, pozostałe przychody operacyjne, przychody finansowe lub zyski nadzwyczajne.

6. Z uwagi na ewentualne zmiany okoliczności tworzenia i aktualizacji rezerw, nie rzadziej niż na dzień bilansowy, jednostka dokonuje weryfikacji zasadności i wysokość kwoty utworzonych rezerw.

§ 15.1. Dopuszcza się korygowanie błędów w dowodach zewnętrznych obcych, otrzymywanych od kontrahentów nieprowadzących ksiąg rachunkowych, w szczególności dotyczących świadczeń na rzecz osób fizycznych, z zastosowaniem zasady określonej w ustawie o rachunkowości dla poprawiania błędów w dowodach wewnętrznych.

2. Błędy mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawnej treści i daty poprawki oraz złożenie podpisu wystawcy dowodu źródłowego zewnętrznego obcego lub osoby przez niego upoważnionej.

§ 16.1. W ewidencji pozabilansowej ujmowane jest zaangażowanie środków budżetowych, środków europejskich oraz ewidencja gwarancji bankowych i weksli.

2. Zaangażowanie:

1) środków budżetowych i środków europejskich jest wprowadzane do ewidencji na podstawie umów zawieranych z osobami fizycznymi i prawnymi; wniosków wynikających z Zarządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych, preliminarzy.

2) wynagrodzeń jest wprowadzane do ewidencji na podstawie informacji otrzymywanych z Biura Dyrektora Generalnego według bieżących danych wynikających z zawartych umów z pracownikami, otrzymywanych decyzji w tym rezerw celowych i dokonywanych zmian w planie rzeczowo-finansowym;

3) zobowiązań innych, niż wymienione w pkt 1 i 2, jest na bieżąco wprowadzane do ewidencji.

Rozdział 5

Przepisy końcowe

§ 17. Traci moc zarządzenie Ministra Aktywów Państwowych z dnia 28 stycznia 2020 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Aktywów Państwowych (Dz. Urz. Min. Akt. Państ. poz. 2).

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z mocą od dnia 21 marca 2020 r.