Na podstawie art. 24 ust. 1 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Zarządzenie określa:

1) procedurę dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Funduszy o Polityki Regionalnej, zwanym dalej "Ministerstwem", w tym:

a) sposoby przyjmowania zgłoszeń,

b) komórki organizacyjne przyjmujące zgłoszenia,

c) sposoby przekazywania zgłoszeń do właściwych organów,

d) termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;

2) komórki organizacyjne weryfikujące zgłoszenia i komunikujące się z sygnalistą;

3) działania następcze podejmowane w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.

2. Zarządzenie stosuje się również do zgłoszeń anonimowych.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia i skróty oznaczają:

1) DKN - Departament Kontroli;

2) DKK - Departament Koordynacji Krajowego Planu Odbudowy;

3) dyrektor - dyrektora komórki organizacyjnej lub osobę kierującą komórką organizacyjną;

4) Dyrektor Generalny - Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub osobę przez niego upoważnioną lub osobę zastępującą;

5) KO - departament/biuro w Ministerstwie;

6) konflikt interesów - sytuację, w której bezstronne i obiektywne rozpatrzenie zgłoszenia jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste;

7) KPO - Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności;

8) Minister - Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej;

9) sygnalista - osobę, o której mowa w art. 4 ust. 1 ustawy;

10) ustawa - ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

11) zgłoszenie - ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie.

§ 3. 1. Zgłoszenie kieruje się do DKN.

2. W przypadku zgłoszeń dotyczących:

1) dyrektora albo pracowników DKN - zgłoszenie kieruje się do Dyrektora Generalnego;

2) Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu, Dyrektora Generalnego lub pracownika zatrudnionego w Gabinecie Politycznym Ministra - zgłoszenie kieruje się do Ministra.

3. Zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa w zakresie KPO DKN przekazuje, po zaewidencjonowaniu w rejestrze, o którym mowa w § 14 ust. 1, do DKK, z wyłączeniem zgłoszeń dotyczących bezpośrednio DKK, które DKN kieruje do Dyrektora Generalnego.

4. Dyrektor DKK może podjąć decyzję o przekazaniu zgłoszenia, o którym mowa w ust. 3, do dalszej realizacji odpowiednio przez KO odpowiedzialną za koordynację właściwego komponentu KPO, instytucję odpowiedzialną za reformę (IOR) lub instytucję odpowiedzialną za inwestycję (IOI).

5. W przypadku przekazania zgłoszenia podmiotowi, o którym mowa w ust. 4, informacja o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia przekazywana jest przez właściwą KO do DKK.

§ 4. 1. Zgłoszenia anonimowe DKN ewidencjonuje w odpowiednim rejestrze, o którym mowa w § 14.

2. Wstępnej weryfikacji zgłoszenia anonimowego dokonuje DKN po uzyskaniu stanowiska właściwej KO.

3. Jeżeli zostanie ustalona tożsamość sygnalisty, podlega on ochronie na zasadach określonych w ustawie.

§ 5. W przypadku informacji dotyczących:

1) naruszenia zasad etyki,

2) mobbingu,

3) dyskryminacji,

4) molestowania lub molestowania seksualnego,

5) zachowań niepożądanych w relacjach pracowniczych

- stosuje się odrębne przepisy wewnętrzne obowiązujące w Ministerstwie.

§ 6. Osobie ubiegającej się o pracę w Ministerstwie na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, właściwa KO przekazuje informację o procedurze dokonywania zgłoszeń wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub procesu poprzedzającego zawarcie umowy.

§ 7. 1. Zgłoszenia dokonuje się:

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnal@mfipr.gov.pl;

2) telefonicznie - zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy, na numer telefonu podany na stronie podmiotowej Ministerstwa w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy;

3) osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania;

4) listownie - w kopercie opatrzonej dopiskiem "zgłoszenie sygnalizacyjne".

2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 4, następuje w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. Przepisów ust. 1 i 6 nie stosuje się do zgłoszeń przekazanych anonimowo.

4. Ustala się formularz zgłoszenia naruszenia prawa, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia, przy czym Sygnalista nie ma obowiązku jego stosowania.

5. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, zgodnie z art. 26 ust. 6 ustawy. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane na formularzu zgłoszenia naruszenia prawa.

6. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia formularza zgłoszenia naruszenia prawa przed jego podpisaniem.

7. W przypadku odmowy podpisania formularza zgłoszenia naruszenia prawa, pracownik przyjmujący zgłoszenie dokonuje stosownej adnotacji.

§ 8. 1. Dyrektor DKN lub wyznaczony przez niego pracownik DKN jest upoważniony, do:

1) przyjmowania i obsługi zgłoszeń;

2) wstępnej weryfikacji zgłoszeń, w tym sprawdzenia w komórce właściwej czy sygnalista lub osoba, o której mowa w art. 2 pkt 8 i 9 ustawy, jest pracownikiem Ministerstwa bądź realizuje zadania na rzecz Ministerstwa na podstawie innych umów;

3) przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1, obowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku obsługi zgłoszeń.

3. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Ministerstwa, pracownik ten jest obowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia do DKN.

4. Przepis ust. 1 pkt 3 i ust. 2 stosuje się do dyrektora DKK lub wyznaczonego pracownika DKK.

§ 9. 1. Dyrektor DKN, a w przypadku zgłoszeń, o których mowa w § 3 ust. 3 - Dyrektor DKK, informuje Dyrektora Generalnego o wpływie zgłoszenia i wynikach jego wstępnej weryfikacji oraz konieczności powołania Komisji do zbadania zgłoszenia, zwanej dalej "Komisją".

2. Dyrektor Generalny albo Minister w przypadku, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, powołuje Komisję, wyznacza jej przewodniczącego biorąc pod uwagę przedmiot zgłoszenia, i określa termin zakończenia jej prac.

3. Dyrektor Generalny występuje do właściwych ze względu na przedmiot zgłoszenia KO o wskazanie kandydatów na członków Komisji. Wniosek o wskazanie jest wiążący.

4. W przypadku zgłoszenia dotyczącego KPO, skład Komisji rekomenduje DKK, natomiast w przypadku, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, skład komisji ustala Minister.

5. Komisja składa się z co najmniej trzech osób.

6. Komisja prowadzi postępowanie wyjaśniające dotyczące przekazanego jej zgłoszenia.

7. Członkiem Komisji nie może być osoba:

1) której dotyczy zgłoszenie;

2) będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;

3) bezpośrednio podlegająca osobie, której dotyczy zgłoszenie;

4) co do której zaistniała sytuacja mogąca stanowić konflikt interesów.

8. W sytuacji, gdy przed rozpoczęciem czynności, o których mowa w ust. 6, albo podczas ich wykonywania członek Komisji stwierdzi, że zaistniała sytuacja mogąca stanowić konflikt interesów, zobowiązany jest pisemnie zawiadomić odpowiednio Dyrektora Generalnego albo Ministra, który powołuje do składu Komisji w jego miejsce inną osobę.

9. Komisja może zwrócić się do Dyrektora Generalnego o włączenie w prace Komisji pracowników Ministerstwa posiadających wiedzę ekspercką. Do pracowników tych stosuje się wymogi określone w ust. 7 i 8.

10. Na wniosek Komisji każdy pracownik ma obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępnić dokumenty, z wyłączeniem dokumentów stanowiących tajemnice prawnie chronione, i udzielić niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności dotyczących zgłoszenia.

11. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:

1) zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;

2) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

12. Prace Komisji są dokumentowane, a dokumenty dotyczące zgłoszenia przechowuje DKN, z wyłączeniem dokumentów dotyczących zgłoszenia, o którym mowa w:

1) § 3 ust. 3 - które przechowuje KO, w której zatrudniony jest przewodniczący Komisji;

2) § 3 ust. 2 pkt 2 - które przechowuje KO wskazana przez Ministra.

13. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport końcowy zawierający ustalenia co do zasadności zgłoszenia, a w przypadku zgłoszeń uznanych za zasadne przedstawia również rekomendacje co do dalszych działań następczych i terminów ich wykonania, oraz rekomendacje w zakresie możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości podobnych naruszeń i terminów ich wykonania.

14. W przypadku braku jednomyślności wnioski końcowe Komisji zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równiej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Komisji, który głosuje jako ostatni.

15. Komisja przedstawia odpowiednio Dyrektorowi Generalnemu albo Ministrowi:

1) raport końcowy wraz z rekomendacjami, o których mowa w ust. 13, albo

2) wniosek o zakończenie postępowania w przypadku niestwierdzenia naruszenia prawa lub okoliczności, które wymagałyby podjęcia dalszych działań następczych.

16. Raport końcowy lub wniosek o zakończenie postępowania podpisują wszyscy członkowie Komisji. W przypadku braku jednomyślności członek Komisji składający zdanie odrębne obowiązany jest pisemnie je uzasadnić. Zdanie odrębne wraz z uzasadnieniem dołącza się odpowiednio do raportu końcowego lub wniosku o zakończenie postępowania.

§ 10. 1. Propozycję działań zapobiegawczych lub naprawczych oraz terminów ich wykonania albo wniosek o zakończenie postępowania w przypadku niestwierdzenia naruszenia prawa lub okoliczności, które nie wymagają podjęcia działań zapobiegawczych lub naprawczych przewodniczący Komisji przedkłada Dyrektorowi Generalnemu, a w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy KPO albo Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu, Dyrektora Generalnego lub pracownika zatrudnionego w Gabinecie Politycznym Ministra - Ministrowi.

2. Przewodniczący Komisji przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

3. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący Komisji przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 2.

4. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 2 i 3, obejmuje informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

§ 11. W przypadku otrzymania przez Ministerstwo zgłoszenia nienależącego do zakresu działania Ministra, dyrektor DKN, z upoważnienia Ministra, przekazuje zgłoszenie do organu właściwego w danej sprawie.

§ 12. 1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, o których mowa w art. 2 pkt 2 ustawy.

2. Działania odwetowe, o których mowa w ust. 1, nie mogą dotyczyć również:

1) osób, o których mowa w art. 2 pkt 8 i 9 ustawy;

2) podmiotów prawnych, które stanowią własność sygnalisty.

3. KO, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, podejmują działania zapobiegające działaniom odwetowym, o których mowa w ust. 1.

4. Sygnalista lub osoba, o której mowa w ust. 2 pkt 1, informują dyrektora DKN lub - w przypadku określonym w § 3 ust. 2 pkt 1- Dyrektora Generalnego, o podejmowanych wobec niego działaniach odwetowych. Informacja może zostać przekazana na formularzu zgłoszenia działań odwetowych, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Dyrektor DKN niezwłocznie przekazuje Dyrektorowi Generalnemu wszelkie informacje o działaniach odwetowych.

§ 13. 1. Zapewniając ochronę przed działaniami odwetowymi, o których mowa w § 12 ust. 1, Ministerstwo w szczególności:

1) zapewnia szkolenia dotyczące zasad ochrony sygnalistów oraz osób, o których mowa w § 12 ust. 2 pkt 1;

2) ogranicza dostęp do informacji o sygnaliście oraz osobach, o której mowa w § 12 ust. 2 pkt 1, wyłącznie do osób upoważnionych.

2. W przypadku stwierdzenia, że doszło lub mogło dojść do działań odwetowych wobec sygnalisty lub osób, o których mowa w § 12 ust. 2 pkt 1, Dyrektor Generalny podejmuje wszelkie adekwatne czynności służące zapobieżeniu wystąpienia działań odwetowych.

§ 14. 1. DKN prowadzi rejestry zgłoszeń. Wpisu do rejestrów dokonuje DKN albo przewodniczący Komisji, w przypadkach o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 2.

2. Rejestry prowadzone są poza systemem EZD.

3. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się dane, o których mowa w art. 29 ust. 4 pkt 1-7 ustawy. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

4. W rejestrze zgłoszeń zewnętrznych gromadzi się dane, o których mowa w art. 46 ust. 3 pkt 1-9 ustawy. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrach zgłoszeń są przechowywane przez okres 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 15. DKN za każdy rok kalendarzowy sporządza sprawozdanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 ustawy.

§ 16. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.

2. W zakresie zgłoszeń zewnętrznych zarządzenie stosuje się od dnia 25 grudnia 2024 r.

Załączniki do zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej
z dnia 13 września 2024 r. (poz. 39)

Załącznik nr 1

WZÓR FORMULARZA ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA

Załącznik nr 2

WZÓR FORMULARZA ZGŁOSZENIA DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

Załącznik nr 3

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W MINISTERSTWIE FUNDUSZY I POLITYKI REGIONALNEJ

Załącznik nr 4

REJESTR ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH W MINISTERSTWIE FUNDUSZY I POLITYKI REGIONALNEJ