§ 1. W zarządzeniu Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. Min. Fin., Fun. i Pol. Reg. poz. 29 oraz Dz. Urz. Min. Fun. i Pol. Reg. z 2021 r. poz. 7), w instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia, wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 3 w pkt 38 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 39-43 w brzmieniu:

"39) adres do doręczeń elektronicznych - adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług;

40) publiczna usługa hybrydowa (PUH) - usługę pocztową, świadczoną przez operatora wyznaczonego, polegającą na przekształceniu dokumentu elektronicznego nadanego przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową, w celu doręczenia korespondencji do adresata, w trybie wskazanym w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 569 i 1002);

41) publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) - usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez operatora wyznaczonego, w trybie wskazanym w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;

42) skrzynka doręczeń elektronicznych - narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;

43) ustawa o doręczeniach elektronicznych - ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.";

2) w § 7 uchyla się ust. 8;

3) § 16 otrzymuje brzmienie:

"§ 16. 1. Przesyłki przekazane na ESP lub skrzynkę doręczeń elektronicznych dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym dedykowanym do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie, co najmniej według daty wpływu oraz adresata, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz odpowiednio UPO albo dowód otrzymania.

4. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, stanowią część akt sprawy prowadzonych w systemie papierowym, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je odpowiednio wraz z UPO albo dowodem otrzymania oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy.

5. Na wydruk UPO lub dowodu otrzymania nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.";

4) w § 19 ust. 8 otrzymuje brzmienie:

"8. Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki w postaci papierowej dotyczące spraw prowadzonych elektronicznie, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego lub które wypożyczono ze składu chronologicznego, są przekazywane do własciwego składu chronologicznego o którym mowa w § 20 ust. 2;

2) przesyłki, o których mowa w ust. 6 pkt 2, gromadzi się w akta sprawy oraz przechowuje w teczkach aktowych, o których mowa w § 29 instrukcji;

3) informatyczne nośniki danych dotyczące spraw prowadzonych elektronicznie oraz spraw prowadzonych w systemie papierowym są przekazywane do składu informatycznych nośników danych. W przypadku spraw prowadzonych w systemie papierowym informację o przekazaniu nośnika do składu informatycznych nośników danych umieszcza się w aktach sprawy.";

5) w § 34 po ust. 6 dodaje się ust. 7 w brzmieniu:

"7. Prowadzący sprawę dokonuje wyboru sposobu wysyłki danej korespondencji poza Ministerstwo, tj. ocenia wystąpienie przesłanek stosowania lub niestosowania przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych.";

6) w § 35:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki poza Ministerstwo w postaci elektronicznej, tj. z zastosowaniem ESP, PURDE, PUH lub w innym trybie, osoba upoważniona do podpisania pisma podpisuje pismo podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.",

b) ust. 3 otrzymuje brzmienie:

"3. Jeżeli pismo, o którym mowa w ust. 1, stanowi część akt sprawy prowadzonej w systemie papierowym, do akt sprawy włącza się podpisany odręcznie lub uwierzytelniony wydruk pisma w postaci elektronicznej, na którym umieszcza się informację o sposobie wysyłki.";

7) w § 36 ust. 1 otrzymuje brzmienie

"1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej, tzn. takie, dla których nie stosuje się PURDE lub PUH, tworzy się przez podpisanie odręczne wydruku ostatecznie zaakceptowanej wersji lub wydrukowanie pisma podpisanego podpisem elektronicznym wraz z uwierzytelnieniem tego podpisu, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej.";

8) w § 38 w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie:

"1) odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (np. list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;";

9) w § 39 w ust. 1 pkt 5 otrzymuje brzmienie:

"5) sposób wysyłki (np. list zwykły, list polecony, faks, ESP, PURDE, PUH, poczta elektroniczna).".

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem zaistnienia obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych, określonym w komunikacie ministra właściwego do spraw informatyzacji, wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 listopada o doręczeniach elektronicznych, z wyjątkiem § 1 pkt 2 i 4, które wchodzą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.