Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2023-08-09
Wersja aktualna od 2023-08-09
obowiązujący
ZARZĄDZENIE
MINISTRA FUNDUSZY I POLITYKI REGIONALNEJ1)
z dnia 14 lipca 2020 r.
w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej
(ostatnia zmiana: DUMFiPR. z 2023 r., poz. 29) Pokaż wszystkie zmiany
Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. Zarządzenie określa sposób wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej. Schemat organizacji kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej jest określony w załączniku nr 1 do zarządzenia.
§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Ministrze - należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego;
2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej;
3) członkach kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu oraz dyrektora generalnego;
4) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora departamentu, biura albo osobę kierującą komórką organizacyjną Ministerstwa;
5) dziale - należy przez to rozumieć dział administracji rządowej - rozwój regionalny, w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 945, 1248, 1696 i 2170 oraz z 2020 r. poz. 284);
6) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć punktową ocenę ryzyka wyliczaną jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego wpływu na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej Ministerstwa;
7) jednostce w dziale - należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych podległą Ministrowi lub przez niego nadzorowaną;
8) komitecie audytu - należy przez to rozumieć komitet audytu, o którym mowa w art. 288 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, powołany przez Ministra dla kierowanego działu;
9) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament lub biuro, wchodzące w skład Ministerstwa, zgodnie ze statutem Ministerstwa;
10) [1] komórce organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, której w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa powierzono prowadzenie spraw nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostki w dziale, z zastrzeżeniem § 2a;
11) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
12) planie działalności Ministra - należy przez to rozumieć plan działalności Ministra na rok następny, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
13) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej;
14) ryzyku kluczowym - należy przez to rozumieć ryzyko, mogące spowodować niezrealizowanie celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów;
15) samoocenie - należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie;
16) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Ministra - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
17) systemie EZD - należy przez to rozumieć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;
18) właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć wskazaną przez dyrektora komórkę wewnętrzną bezpośrednio zarządzającą ryzykiem, w tym odpowiedzialną za podjęcie działań, jeżeli poziom istotności ryzyka przekracza poziom akceptowalny;
19) Zespole Audytu Wewnętrznego - należy przez to rozumieć komórkę wewnętrzną w Departamencie Kontroli.
§ 2a. [2] W przypadku gdy w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa prowadzenie spraw nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostki w dziale powierzono:
1) więcej niż jednej komórce organizacyjnej,
2) jednej komórce organizacyjnej w zakresie części zadań tej jednostki
- określone w zarządzeniu zadania komórki organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale wykonuje komórka organizacyjna, której w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa powierzono nadzór organizacyjny nad działalnością jednostki w dziale.
§ 3. Kontrolę zarządczą w Ministerstwie stanowi ogół działań podejmowanych przez członków kierownictwa Ministerstwa, dyrektorów w zakresie zarządzania komórką organizacyjną oraz pracowników w zakresie wykonywania obowiązków służbowych, które są konieczne dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
§ 4. 1. Kontrola zarządczą w Ministerstwie jest wykonywana zgodnie z:
1) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);
2) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);
3) przepisami w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej, wydanymi na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
4) komunikatem nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 84);
5) komunikatem nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 11);
6) komunikatem nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 56);
7) szczegółowymi wytycznymi w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej -rozwój regionalny.
2. W ramach wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie stosuje się procedury i wytyczne, odnoszące się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określone zgodnie ze standardami, odpowiadającymi poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
1) środowisko wewnętrzne;
2) cele i zarządzanie ryzykiem;
3) mechanizmy kontroli;
4) informacja i komunikacja;
5) monitorowanie i ocena.
3. Kontrola zarządcza w Ministerstwie jest dokumentowana.
4. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią obowiązujące w Ministerstwie wewnętrzne akty normatywne, w tym procedury, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.
§ 5. Plan działalności Ministra, sprawozdanie z jego wykonania oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Ministra podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej, w bazie Regulacje wewnętrzne IBM Notes oraz w wewnętrznym serwisie informacyjnym Ministerstwa w intranecie.
Rozdział 2
Zakresy odpowiedzialności
§ 6. 1. Minister jest odpowiedzialny za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w kierowanym dziale.
2. Członkowie kierownictwa Ministerstwa w szczególności:
1) nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych i jednostkach w dziale, wobec których wykonują czynności nadzorcze, zgodnie z zarządzeniem Ministra w sprawie ustalenia podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa;
2) składają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie swoich kompetencji określonych zarządzeniem Ministra w sprawie ustalenia podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa;
3) akceptują Rejestr ryzyk kluczowych.
3. Zespół Audytu Wewnętrznego dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie, realizowanej w ramach zadań zapewniających oraz czynności doradczych.
4. Komitet audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w dziale, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień.
5. Dyrektor wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej, w szczególności:
1) opracowuje propozycje celów i zadań komórki organizacyjnej, zgodnie z przyjętym planem działalności Ministra oraz odrębnymi przepisami, w tym właściwymi wewnętrznymi aktami normatywnymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania, w szczególności zarządzania przez cele;
2) monitoruje realizację celów i zadań komórki organizacyjnej;
3) zarządza ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań komórki organizacyjnej;
4) przeprowadza samoocenę w komórce organizacyjnej;
5) składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej.
6. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy kontroli zarządczej w zakresie określonym w zarządzeniu, regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz innych wewnętrznych aktach normatywnych, wewnętrznych regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych, opisach stanowisk pracy, w udzielonych im pełnomocnictwach i upoważnieniach, a także odpowiadają za realizację tych procesów w zakresie swoich kompetencji i uczestniczą w samoocenie kontroli zarządczej.
7. Departament Strategii odpowiada za:
1) opracowanie i aktualizację:
a) misji Ministerstwa, w przypadku, gdy jej określenie zostanie uznane przez Ministra za zasadne,
b) celów strategicznych Ministerstwa odnoszących się do kierowanego przez Ministra działu;
2) koordynację opracowania planu działalności Ministra na dany rok oraz sprawozdania z jego wykonania.
7a. (uchylony)
8. Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi, w ramach funkcjonującego w Ministerstwie systemu zarządzania przez cele, odpowiada organizacyjnie za przygotowanie procesu opracowania celów i zadań przez komórki organizacyjne zgodnych z przyjętym planem działalności Ministra oraz za ich monitorowanie.
9. Komórka organizacyjna nadzorująca jednostkę w dziale:
1) występuje do kierownika [3] jednostki w dziale o przekazanie planu działalności, informacji w zakresie monitorowania realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności, sprawozdania z wykonania planu działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;
2) informuje kierownika jednostki w dziale o opublikowaniu planu działalności Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej.
10. Biuro Polityki Bezpieczeństwa odpowiada za koordynację procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie oraz przekazanie komitetowi audytu - za pośrednictwem Zespołu Audytu Wewnętrznego - raportu dotyczącego zarządzania ryzykiem.
11. Biuro Dyrektora Generalnego odpowiada za:
1) koordynację procesu samooceny w Ministerstwie;
2) sporządzenie oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej;
3) dokonywanie okresowych przeglądów procedur kontroli zarządczej.
12. Zespół do spraw Kontroli Zarządczej, zwany dalej „Zespołem", odpowiada za:
1) opiniowanie, z uwzględnieniem kontekstu funkcjonowania całego Ministerstwa, wyników analizy i oceny ryzyk oraz wyników analizy i oceny stosowanych mechanizmów kontroli, w tym pod względem prawidłowości oszacowania istotności ryzyk i zaklasyfikowania ich jako kluczowych oraz adekwatności zaproponowanych działań ograniczających istotność ryzyk kluczowych;
2) opiniowanie dokumentów kontroli zarządczej, w tym w szczególności ankiet dotyczących samooceny opracowanych przez Biuro Dyrektora Generalnego;
3) opiniowanie podsumowania wyników samooceny;
4) wspieranie działań na rzecz doskonalenia kontroli zarządczej w Ministerstwie.
§ 7. 1. W skład Zespołu wchodzą:
1) przewodniczący Zespołu - dyrektor generalny Ministerstwa;
2) członkowie Zespołu:
a) dyrektor Biura Dyrektora Generalnego,
b) (uchylona)
c) dyrektor Biura Ministra,
d) dyrektor Biura Polityki Bezpieczeństwa,
e) dyrektor Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi,
f) dyrektor Departamentu Budżetu,
g) dyrektor Departamentu Informatyki,
ga) dyrektor Departamentu Komunikacji i Promocji Funduszy Europejskich,
h) dyrektor Departamentu Kontroli,
i) dyrektor Departamentu Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej,
j) dyrektor Departamentu Strategii.
2. Pracami Zespołu kieruje przewodniczący Zespołu.
3. W pracach Zespołu uczestniczą członkowie Zespołu oraz inne zaproszone przez przewodniczącego Zespołu osoby.
4.Zespół podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach albo w trybie obiegowym.
5.W przypadku rozbieżności stanowisk między członkami Zespołu, rozstrzygające jest stanowisko przewodniczącego Zespołu.
6. Obsługę organizacyjną Zespołu zapewnia Biuro Dyrektora Generalnego.
Rozdział 3
Misja i cele strategiczne Ministerstwa oraz plan działalności Ministra
§ 8. 1. Ministerstwo realizuje zatwierdzone przez Ministra cele strategiczne.
2. Cele, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w oparciu o zatwierdzoną przez Ministra misję, jeżeli została określona.
§ 9. 1. Departament Strategii sporządza projekt planu działalności Ministra na podstawie obowiązujących dokumentów strategicznych, określonych w nich celów i priorytetów, z uwzględnieniem założeń budżetu zadaniowego.
2. Departament Strategii udostępnia projekt planu działalności Ministra dyrektorom i może udostępnić - za pośrednictwem komórek organizacyjnych nadzorujących jednostki w dziale - kierownikom jednostek w dziale, w celu jego zaopiniowania.
3. Departament Strategii, nie później niż do dnia 15 października każdego roku, udostępnia członkom kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra do uzgodnienia.
4. Projekt planu działalności Ministra, po uzgodnieniu z członkami kierownictwa Ministerstwa, Departament Strategii przekazuje do akceptacji Ministra, a następnie w terminie do dnia 31 października każdego roku przekazuje Prezesowi Rady Ministrów.
5. W przypadku:
1) braku uwag Prezesa Rady Ministrów do projektu planu działalności Ministra - Departament Strategii przekazuje projekt do podpisu Ministra;
2) przekazania uwag do projektu planu działalności Ministra przez Prezesa Rady Ministrów - Departament Strategii ponownie udostępnia projekt dokumentu członkom kierownictwa Ministerstwa do uzgodnienia, a następnie przekazuje do podpisu Ministra.
Rozdział 4
Zarządzanie ryzykiem
§ 10. 1. Komórka organizacyjna jest obowiązana do dokonywania systematycznego przeglądu swoich działań, w odniesieniu do celów i zadań komórki organizacyjnej, o których mowa w § 6 ust. 5 pkt 1, w celu identyfikowania i analizy ryzyk.
2. W procesie identyfikacji ryzyk, należy uwzględnić w szczególności ryzyka:
1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu;
2) związane z systemami teleinformatycznymi;
3) o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji;
4) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa;
5) związane z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej;
6) dotyczące środowiska prawnego, w tym zmian legislacyjnych.
3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyk wykorzystuje się wszelkie dostępne źródła informacji, w szczególności ustalenia wewnętrznych i zewnętrznych audytów i kontroli oraz wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne.
§ 11. 1. Komórki organizacyjne przeprowadzają identyfikację i analizę ryzyk co najmniej raz w roku, a także obligatoryjnie w przypadku zmiany zakresu swojego działania lub zaistnienia istotnych okoliczności mogących wpływać na realizację celów i zadań komórki organizacyjnej.
2. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1, Biuro Polityki Bezpieczeństwa występuje do właściwej komórki organizacyjnej o przekazanie informacji o wynikach przeprowadzonej identyfikacji i analizy ryzyk.
§ 12. 1. W przypadku każdego zidentyfikowanego ryzyka należy określić jego wpływ na realizację celów i zadań oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia, a także zaplanować działania zaradcze.
2. Sposób szacowania prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz wpływu zidentyfikowanego ryzyka na realizację celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra jest określony w załączniku nr 2 do zarządzenia.
3. Ryzyko o istotności do 9 punktów jest ryzykiem akceptowalnym, co oznacza brak obowiązku podejmowania działań ograniczających jego istotność.
4. Ryzyko o istotności od 10 do 25 punktów wymaga zaplanowania i podjęcia działań zaradczych ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego, z zastrzeżeniem ust. 6.
5. Działania zaradcze, o których mowa w ust. 4, mogą polegać w szczególności na:
1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot;
2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;
3) podjęciu działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli w ramach realizowanego celu.
6. Dopuszcza się tolerowanie ryzyka, w przypadku, gdy istnieją trudności lub ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a także gdy ewentualne koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywalne korzyści.
7. Wszystkie zidentyfikowane ryzyka komórka organizacyjna opisuje w zestawieniu ryzyk, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia.
8. Komórka organizacyjna, na wniosek Biura Polityki Bezpieczeństwa, w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku, sporządza zestawienie ryzyk i udostępnia je w systemie EZD Biuru Polityki Bezpieczeństwa, Zespołowi Audytu Wewnętrznego i nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.
9. Biuro Polityki Bezpieczeństwa, na podstawie zestawień ryzyk udostępnionych przez komórki organizacyjne, z zastrzeżeniem ust. 10, opracowuje projekt rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, zwany dalej „Rejestrem ryzyk kluczowych", który udostępnia do zaopiniowania Zespołowi w terminie do dnia 30 grudnia każdego roku.
10. W przypadku stwierdzenia występowania ryzyk międzydepartamentalnych lub międzyprocesowych Biuro Polityki Bezpieczeństwa występuje do właściwych komórek organizacyjnych i koordynuje ponowną wspólną identyfikację i analizę wybranych ryzyk pod kątem właściwego ich oszacowania. Termin, o którym mowa w ust. 9, ulega wydłużeniu o 14 dni.
11. Czynności, o których mowa w ust. 10, Biuro Polityki Bezpieczeństwa dokonuje na podstawie zgłoszenia dokonanego przez Zespół, Zespół Audytu Wewnętrznego, komórkę organizacyjną lub z własnej inicjatywy.
12. Zaopiniowany przez Zespół projekt Rejestru ryzyk kluczowych, przewodniczący Zespołu udostępnia - za pośrednictwem Biura Polityki Bezpieczeństwa - członkom kierownictwa Ministerstwa do akceptacji, a następnie przekazuje do zatwierdzenia Ministrowi.
13. Zatwierdzony przez Ministra Rejestr ryzyk kluczowych Biuro Polityki Bezpieczeństwa niezwłocznie udostępnia do wiadomości:
1) dyrektorów;
2) komitetu audytu - za pośrednictwem Zespołu Audytu Wewnętrznego.
Rozdział 5
Monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, celów i zadań komórki organizacyjnej oraz przygotowanie sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra
§ 13. 1. Departament Strategii może zwrócić się w każdym czasie do dyrektorów i kierowników jednostek w dziale - za pośrednictwem komórek organizacyjnych nadzorujących jednostki w dziale - o informację dotyczącą poziomu realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra.
2.Monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej odbywa się według zasad określonych właściwymi wewnętrznymi aktami normatywnymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania, w szczególności zarządzania przez cele.
§ 14. 1. W celu przygotowania sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni dyrektorzy, na wniosek Departamentu Strategii , udostępniają Departamentowi Kontroli, w terminie do dnia 10 marca każdego roku, informację o realizacji wyznaczonych celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra.
2. Departament Strategii opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, w terminie do dnia 10 kwietnia każdego roku, i niezwłocznie udostępnia członkom kierownictwa Ministerstwa do uzgodnienia oraz do wiadomości Biura Dyrektora Generalnego.
3. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, Departament Strategii przekazuje, w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku, do podpisu Ministra.
Rozdział 6
Monitorowanie i samoocena kontroli zarządczej w Ministerstwie
§ 15. 1. Samoocena jest przeprowadzana co najmniej raz w roku.
2. Samoocenę przeprowadza się z wykorzystaniem elektronicznych ankiet, przeznaczonych dla kadry zarządzającej oraz dla pozostałych pracowników Ministerstwa, w terminie 6 dni od ich otrzymania. Ankiety udostępnia Biuro Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku, poza systemem EZD.
3. Elektroniczne ankiety technicznie przygotowuje Departament Informatyki, zgodnie ze wzorem przekazanym przez Biuro Dyrektora Generalnego i we współpracy z nim.
4. Dopuszcza się wypełnienie ankiety w postaci papierowej, jeżeli wyposażenie stanowiska pracy nie pozwala na dokonanie samooceny w postaci elektronicznej.
5. Oceny poszczególnych elementów kontroli zarządczej dokonuje się według skali określonej w ankietach.
6. Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje dla każdej komórki organizacyjnej zbiorcze zestawienie danych wynikających z samooceny i udostępnia dyrektorowi.
7. Dyrektor na podstawie zbiorczego zestawienia danych wynikających z samooceny, sporządza raport z wyników, uwzględniający, z zastrzeżeniem ust. 8:
1) ogólną ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, w której należy odnieść się również do działań naprawczych lub usprawniających, do których podjęto zobowiązanie w raporcie z poprzedniego badania;
2) zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej;
3) proponowane działania naprawcze, w przypadku zidentyfikowania słabości kontroli zarządczej.
8. W przypadku gdy nie zostały zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, zgodnie z przyjętą metodyką badania samooceny, w raporcie z wyników samooceny uwzględnia się dwa najniżej ocenione standardy kontroli zarządczej i działania usprawniające funkcjonowanie komórki organizacyjnej w tym zakresie.
9. Dyrektor zatwierdza w systemie EZD raport, o którym mowa w ust. 7, w terminie 14 dni od otrzymania zbiorczego zestawienia danych wynikających z samooceny, o którym mowa w ust. 6.
10. Biuro Dyrektora Generalnego, na podstawie raportów otrzymanych od komórek organizacyjnych, sporządza podsumowanie wyników samooceny, które udostępnia do zaopiniowania Zespołowi, w terminie do dnia 1 marca każdego roku.
11. Przewodniczący Zespołu, w terminie do dnia 15 marca każdego roku, udostępnia informację o wynikach samooceny kontroli zarządczej w Ministerstwie do wiadomości:
1) członków kierownictwa Ministerstwa - za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego;
2) komitetu audytu - za pośrednictwem Zespołu Audytu Wewnętrznego.
§ 16. Dyrektorzy są zobowiązani do bieżącego monitorowania poszczególnych standardów kontroli zarządczej w ramach realizowanych zadań i wykorzystania informacji dotyczących możliwości usprawnienia kontroli zarządczej w zakresie swojego działania.
Rozdział 7
Sporządzenie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej
§ 17. Proces uzyskiwania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej realizowany jest na trzech poziomach:
1) dyrektorów oraz kierowników jednostek w dziale;
2) członków kierownictwa Ministerstwa;
3) Ministra.
§ 18. 1. Dyrektor sporządza oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do zarządzenia, wraz z uzasadnieniem.
2. Uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera omówienie:
1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych standardów kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;
2) wyników samooceny;
3) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;
4) wyników zewnętrznych i wewnętrznych audytów i kontroli.
3. Komórka organizacyjna nadzorująca jednostkę w dziale występuje do jej kierownika o przedłożenie, w terminie do dnia 21 marca każdego roku, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
4. Dyrektor udostępnia oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, w terminie do dnia 21 marca każdego roku nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa oraz Biuru Dyrektora Generalnego, z zastrzeżeniem ust. 5.
5. [4] Dyrektor komórki organizacyjnej, nad którą bezpośredni nadzór sprawuje Minister, w terminie do dnia 21 marca każdego roku, udostępnia oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, Biuru Dyrektora Generalnego.
5a. [5] Komórka organizacyjna nadzorująca jednostkę w dziale udostępnia oświadczenie, o którym mowa w ust. 3, w terminie do dnia 25 marca każdego roku, nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa oraz Biuru Dyrektora Generalnego, z zastrzeżeniem ust. 5b.
5b. [6] Komórka organizacyjna nadzorująca jednostkę w dziale, nad którą bezpośredni nadzór sprawuje Minister, w terminie do dnia 25 marca każdego roku, udostępnia oświadczenie, o którym mowa w ust. 3, Biuru Dyrektora Generalnego.
§ 19. 1. Członek kierownictwa Ministerstwa może wskazać komórkę organizacyjną, która sporządzi oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, w zakresie kompetencji członka kierownictwa Ministerstwa.
1a. [7] Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej członka kierownictwa Ministerstwa jest przygotowywane z wykorzystaniem w szczególności oświadczeń o stanie kontroli zarządczej dyrektorów komórek organizacyjnych i kierowników jednostek w dziale, wobec których członek kierownictwa Ministerstwa wykonuje czynności nadzorcze, zgodnie z zarządzeniem Ministra w sprawie ustalenia podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa.
2. Członek kierownictwa Ministerstwa udostępnia Ministrowi - za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej opracowane zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 5 do zarządzenia, w terminie do dnia 5 kwietnia każdego roku.
§ 20. 1. Oświadczenie Ministra o stanie kontroli zarządczej jest przygotowywane z wykorzystaniem, w szczególności:
1) [8] oświadczeń o stanie kontroli zarządczej składanych Ministrowi przez członków kierownictwa Ministerstwa oraz dyrektorów komórek organizacyjnych i kierowników jednostek w dziale, nad którymi bezpośredni nadzór sprawuje Minister;
2) sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra;
3) wyników samooceny.
1a. Biuro Dyrektora Generalnego przekazuje komitetowi audytu, na jego wniosek, za pośrednictwem Zespołu Audytu Wewnętrznego, projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra wraz z oświadczeniami, o których mowa w ust. 1 pkt 1.
2. Biuro Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 25 kwietnia każdego roku, przekazuje Ministrowi do podpisu zaakceptowany przez przewodniczącego Zespołu projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra wraz z oświadczeniami, o których mowa w ust. 1 pkt 1.
Rozdział 8
Przepisy końcowe
§ 21. Traci moc zarządzenie Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 6 listopada 2018 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju (Dz. Urz. Min. Inw. i Roz. poz. 44).
§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
| |
| |
1) Minister Funduszy i Polityki Regionalnej kieruje działem administracji rządowej - rozwój regionalny, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz. U. poz. 2263).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1622, 1649 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 284, 374, 568 i 695.
Załączniki do zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej
z dnia 14 lipca 2020 r. (poz. 23)
Załącznik nr 1
SCHEMAT ORGANIZACJI KONTROLI ZARZĄDCZEJ W MINISTERSTWIE
Załącznik nr 2
SPOSÓB SZACOWANIA PRAWDOPODOBIEŃSTWA WYSTĄPIENIA RYZYKA ORAZ WPŁYWU ZIDENTYFIKOWANEGO RYZYKA NA REALIZACJĘ CELÓW I ZADAŃ OKREŚLONYCH W PLANIE DZIAŁALNOŚCI MINISTRA
Załącznik nr 3
ZESTAWIENIE RYZYK
| | TYLKO DLA RYZYK O ISTOTNOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ AKCEPTOWALNY POZIOM [ ≥10 ] | |||||||||||||||
| Nr ryzyka1) | Symbol komórki organizacyjnej (KO) | Dokument źródłowy dla celu i zadania2) (P - Plan działalności Ministra, w pozostałych przypadkach pełna nazwa) | Cel3) | Zadanie3) | Opis zidentyfikowanego ryzyka | Data rejestracji ryzyka4) (dd.mm.rrrr) | Prawdo-podobień- stwo | Wpływ | Istotność | Właściciel ryzyka5) (symbol komórki wewnętrznej w KO) | Istniejące mechanizmy kontrolne6) | Typ reakcji na ryzyko7) | Konieczne do podjęcia działania8) | Termin podjęcia działań9) | Skutki zmaterializowania się ryzyka | Plan na wypadek zmaterializowania się ryzyka10) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
Objaśnienia:
1) Numer w formacie: symbol komórki organizacyjnej i kolejny numer zapisany cyframi arabskimi (np. KO1, KO2, …, KO19 itd.). Należy zachować ciągłość numeracji, tzn. w miejsce ryzyka usuniętego z zestawienia nie należy wpisywać nowego; nowemu ryzyku należy nadać kolejny numer.
2) W przypadku, gdy źródłem celu i zadania jest plan działalności ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego należy wpisać „P", w każdym innym przypadku należy wpisać pełną nazwę dokumentu źródłowego.
3) Opracowanie propozycji celów i zadań komórki organizacyjnej odbywa się zgodnie z przyjętym planem działalności ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego oraz odrębnymi przepisami, w tym właściwymi aktami wewnętrznymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania, w szczególności zarządzania przez cele.
4) Data pierwszego wpisania ryzyka do zestawienia ryzyk.
5) Właściciel ryzyka to wskazana przez kierującego komórką organizacyjną komórka wewnętrzna departamentu/biura, bezpośrednio zarządzająca ryzykiem, w tym odpowiedzialna za podjęcie działań, jeżeli poziom istotności ryzyka przekracza poziom akceptowalny.
6) Mechanizmy kontrolne, które już są stosowane i których wpływ jest brany pod uwagę przy ocenie ryzyka.
7) Typ reakcji na ryzyko, który zostanie zastosowany w celu ograniczenia istotności ryzyka do poziomu akceptowalnego, spośród: tolerancja, unikanie, wycofanie się, minimalizacja.
8) Działania, których podjęcie ograniczy istotność ryzyka do poziomu akceptowalnego.
9) Termin podjęcia działań określonych w kolumnie nr 14.
10) Działania, które zostaną podjęte gdy ryzyko się zmaterializuje.
Załącznik nr 4
WZÓR - OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ DYREKTORA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ
Załącznik nr 5
WZÓR - OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ CZŁONKA KIEROWNICTWA MINISTERSTWA FUNDUSZY I POLITYKI REGIONALNEJ
[1] § 2 pkt 10 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 sierpnia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz.Urz.MFiPR. poz. 29). Zmiana weszła w życie 9 sierpnia 2023 r.
[2] § 2a dodany przez § 1 pkt 2 zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 sierpnia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz.Urz.MFiPR. poz. 29). Zmiana weszła w życie 9 sierpnia 2023 r.
[3] § 6 ust. 9 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 sierpnia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz.Urz.MFiPR. poz. 29). Zmiana weszła w życie 9 sierpnia 2023 r.
[4] § 18 ust. 5 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 4 lit. a) zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 sierpnia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz.Urz.MFiPR. poz. 29). Zmiana weszła w życie 9 sierpnia 2023 r.
[5] § 18 ust. 5a dodany przez § 1 pkt 4 lit. b) zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 sierpnia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz.Urz.MFiPR. poz. 29). Zmiana weszła w życie 9 sierpnia 2023 r.
[6] § 18 ust. 5b dodany przez § 1 pkt 4 lit. b) zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 sierpnia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz.Urz.MFiPR. poz. 29). Zmiana weszła w życie 9 sierpnia 2023 r.
[7] § 19 ust. 1a dodany przez § 1 pkt 5 zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 sierpnia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz.Urz.MFiPR. poz. 29). Zmiana weszła w życie 9 sierpnia 2023 r.
[8] § 20 ust. 1 pkt 1 w brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 7 sierpnia 2023 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz.Urz.MFiPR. poz. 29). Zmiana weszła w życie 9 sierpnia 2023 r.
