Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2019 r. poz. 1171 oraz z 2020 r. poz. 568 i 695) oraz na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późń. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 14
Ministra Sportu
z dnia 4 września 2020 r.

ZASADY WINDYKACJI NALEŻNOŚCI W MINISTERSTWIE SPORTU

Rozdział 1.

Postanowienia ogólne

§ 1. Zasady windykacji należności w Ministerstwie Sportu, zwane dalej „Zasadami”, określają proces dotyczący egzekwowania spłat należności oraz stosowania ulg, w tym umarzania, odraczania lub rozłożenia na raty spłat należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym oraz niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym.

§ 2. Ilekroć w Zasadach jest mowa o:

1) Ministrze – należy przez to rozumieć Ministra Sportu;

2) ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Sportu;

3) komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć departament/biuro ministerstwa, którego zadania zostały określone w Regulaminie organizacyjnym ministerstwa;

4) kierującym komórką organizacyjną – należy przez to rozumieć dyrektora, zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej lub inną osobę, której powierzono kierowanie komórką organizacyjną ministerstwa;

5) DEF – należy przez to rozumieć Departament Ekonomiczno-Finansowy w ministerstwie;

6) DP – należy przez to rozumieć Departament Prawny ministerstwie;

7) DKN – należy przez to rozumieć Departament Kontroli i Nadzoru w ministerstwie;

8) ustawie o finansach publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.¹⁾);

9) środkach publicznych stanowiących niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym – należy rozumieć niepodatkowe należności budżetowe, o których mowa w art. 60 ustawy o finansach publicznych;

10) zobowiązanym – należy przez to rozumieć zobowiązanego, o którym mowa w art. 1a pkt 20 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2019 r. poz. 1438, z późn. zm.²⁾);

11) dłużniku – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która nie uregulowała należności w określonym terminie;

12) tytule wykonawczym – należy przez to rozumieć dokument stwierdzający uprawnienie wierzyciela do prowadzenia przeciwko dłużnikowi lub zobowiązanemu egzekucji;

13) decyzji – należy przez to rozumieć decyzję administracyjną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256, 695 i 1298).

Rozdział 2.

Niepodatkowe należności budżetowe o charakterze publicznoprawnym

§ 3. 1. Przypisanie niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym do ewidencji finansowo-księgowej dokonywane jest w szczególności na podstawie:

1) wystąpienia pokontrolnego;

2) informacji o przyjęciu rozliczenia;

3) decyzji;

4) wyroków sądowych.

2. W sprawie ustalenia należności oraz stosowania ulg, w tym umarzania, odroczenia lub rozłożenia na raty należności o charakterze publicznoprawnym odpowiedzialna jest komórka organizacyjna ministerstwa odpowiadająca za udzielenie dotacji.

3. Komórka organizacyjna odpowiadająca za udzielenie dotacji wszczyna i przeprowadza postępowanie administracyjne, w tym opracowuje projekt rozstrzygnięcia w sprawach, o których mowa w ust. 2, a następnie przekazuje go do zaopiniowania przez DP i DEF.

4. Decyzja Ministra wydana w sprawie dochodzenia należności lub stosowania ulg, o których mowa w ust. 2, sporządzana jest w 3 egzemplarzach, z których jeden jest niezwłocznie przekazywany do DEF, drugi pozostaje w komórce organizacyjnej odpowiadającej za udzielenie dotacji, a trzeci egzemplarz przekazywany jest do dłużnika. Ponadto komórka organizacyjna prowadząca postępowanie jest obowiązana niezwłocznie przekazywać do DEF informacje o każdym istotnym etapie postępowania w szczególności:

1) informacje o dalszym postępowaniu wskutek wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy lub o udzielenie ulgi;

2) informacje o skardze dłużnika od wydanej decyzji Ministra;

3) informacje o wydanych wyrokach w sprawie.

5. Rejestr decyzji związanych z należnościami o charakterze publicznoprawnym wymienionymi w ust. 2 prowadzony jest w DEF.

§ 4. 1. Komórki organizacyjne ministerstwa odpowiadające za udzielenie dotacji mają obowiązek podjęcia czynności mających na celu pozyskanie informacji o stanie majątku zobowiązanego oraz o każdym istotnym fakcie wpływającym na sposób prowadzenia postępowania w sprawie windykacji należności, które następnie należy przekazać do DEF.

2. DEF odpowiada za:

1) wystawienie zobowiązanemu upomnienia wzywającego do uregulowania należności publicznoprawnych, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszych Zasad. Upomnienie kierowane do jednego dłużnika może dotyczyć różnych należności z różnymi terminami płatności i wystawiane jest w ciągu 7 dni od upływu terminu na dokonanie wpłaty określonego w ostatecznej decyzji Ministra. Upomnienie przed wysłaniem do zobowiązanego parafowane jest przez kierującego komórką organizacyjną ministerstwa odpowiadającą za udzielenie dotacji. Upomnienie podpisywane jest przez kierującego komórką organizacyjną DEF. Upomnienie doręcza się zobowiązanemu za potwierdzeniem odbioru. Termin na uregulowanie należności publicznoprawnej przez dłużnika określa się na nie dłuższy niż 7 dni od dnia doręczenia upomnienia;

2) wystawienie tytułu wykonawczego zgodnie z trybem postępowania egzekucyjnego w administracji;

3) prawidłowe i terminowe naliczenie odsetek;

4) monitorowanie terminów zapłaty oraz przekazywanie okresowo informacji o niedokonaniu zwrotu należności z tytułu dotacji właściwym komórkom organizacyjnym ministerstwa;

5) przekazywanie właściwym komórkom organizacyjnym ministerstwa informacji zwrotach dokonanych na rachunek ministerstwa dotyczących umów dotacyjnych oraz okresowe przekazywanie informacji o stanie należności z tytułu dotacji;

6) przekazywanie do publicznej wiadomości wykazu dotyczącego umorzeń niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym.

3. Wystawiony przez DEF tytuł wykonawczy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, przed wysłaniem do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego jest parafowany przez kierującego komórką organizacyjną ministerstwa odpowiadającą za udzielenie dotacji.

4. Rejestr tytułów wykonawczych prowadzony jest w DEF.

5. DKN odpowiada za przeprowadzenie kontroli i sporządzenie wystąpienia pokontrolnego. Dokument ten niezwłocznie po sporządzeniu przekazywany jest do realizacji jednostkom kontrolowanym, komórce organizacyjnej ministerstwa odpowiadającej za udzielenie dotacji oraz DEF.

§ 5. Dokumenty o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2, przypisujące do zwrotu należność o charakterze publicznoprawnym powinny zawierać w szczególności:

1) kwotę należności głównej przypisaną do zwrotu;

2) numer umowy, której dotyczy należność;

3) tytuł z jakiego należność została przypisana do zwrotu;

4) datę od której nalicza się odsetki;

5) termin spłaty należności;

6) nazwę i adres zobowiązanego;

7) właściwy rachunek bankowy na który winien być dokonywany zwrot.

§ 6. 1. Za przygotowanie projektu zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz projektu zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa kierowanego do Policji lub Prokuratury, wskazującego na naruszenie przepisów karnych przez zobowiązanego, odpowiedzialna jest komórka organizacyjna ministerstwa odpowiadająca za udzielenie dotacji.

2. W przypadku stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych w wyniku kontroli, za przygotowanie zawiadomienia odpowiada DKN.

Rozdział 3.

Należności pieniężne o charakterze cywilnoprawnym

§ 7. 1. Przypisanie należności o charakterze cywilnoprawnym do ewidencji finansowo-księgowej dokonywane jest w szczególności na podstawie:

1) pism przekazanych z komórek organizacyjnych właściwych w sprawie, z którą związana jest należność, zawierających dane niezbędne do prawidłowego przypisu należności, w szczególności:

a) podstawę prawną do przypisania należności,

b) kwotę należności głównej przypisaną do zwrotu,

c) tytuł, z jakiego należność została przypisana do zwrotu,

d) termin spłaty należności,

e) datę, od której nalicza się odsetki,

f) nazwę i adres kontrahenta;

2) innych oryginałów dokumentów, z których wynika obowiązek zapłaty należności wobec ministerstwa.

2. Dokumenty będące podstawą do ewidencji przypisu należności cywilnoprawnych, komórki organizacyjne przekazują wraz z załącznikami do DEF niezwłocznie po uzyskaniu kompletnej dokumentacji.

§ 8. 1. Na koniec każdego kwartału DEF sporządza zestawienie należności wymagalnych ministerstwa (w podziale według poszczególnych dłużników) oraz nalicza odsetki i aktualizuje należności. Zestawienie przekazywane jest do komórek organizacyjnych w celu weryfikacji stanu należności cywilnoprawnych przed upływem kolejnego kwartału.

2. Wobec dłużników posiadających zobowiązania przeterminowane podejmuje się działania windykacyjne polegające na wysłaniu wezwania do zapłaty należności cywilnoprawnej, stanowiącego załącznik nr 2 do Zasad. Wezwanie podpisywane jest przez kierującego komórką organizacyjną DEF. Wezwanie kierowane do jednego dłużnika może dotyczyć różnych należności z różnymi terminami płatności. Termin na uregulowanie należności cywilnoprawnej przez dłużnika określa się na nie dłuższy niż 7 dni od dnia otrzymania wezwania.

3. DEF doręcza wezwanie dłużnikowi za potwierdzeniem odbioru. Możliwe jest wystawienie ponownego wezwania, jeżeli dłużnik dokonał tylko częściowej spłaty należności cywilnoprawnej.

4. W przypadku braku wpłaty zobowiązania przypisanego do zwrotu na podstawie prawomocnego lub podlegającego natychmiastowemu wykonaniu wyroku Sądu lub innego tytułu egzekucyjnego, po wcześniejszym przekazaniu wezwania do zapłaty należności cywilnoprawnej, DEF wystawia przedegzekucyjne wezwanie do zapłaty i doręcza je za potwierdzeniem odbioru, wzywające dłużnika do uregulowania należności cywilnoprawnej w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia otrzymania wezwania, stanowiące załącznik nr 4 do Zasad.

5. W przypadku braku wpłaty należności cywilnoprawnej przypisanej do zwrotu na podstawie dokumentów innych niż wyrok sądowy lub inny tytuł egzekucyjny, po wcześniejszym przekazaniu wezwania do zapłaty należności, DEF wystawia przedsądowe wezwanie do zapłaty i doręcza je za potwierdzeniem odbioru, wzywające dłużnika do uregulowania należności cywilnoprawnej w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, stanowiące załącznik nr 3 do niniejszych Zasad.

6. Wszystkie wezwania do zapłaty przechowywane są w DEF.

§ 9. 1. W przypadku braku wpłaty należności cywilnoprawnej, DEF przekazuje informacje do komórki organizacyjnej ministerstwa, właściwej w sprawie, z którą związana jest należność, w celu zainicjowania i monitorowania dalszych czynności zmierzających do odzyskania należności cywilnoprawnej. Komórki organizacyjne są obowiązane do podjęcia czynności mających na celu pozyskanie informacji o stanie majątku dłużnika oraz o każdym istotnym fakcie wpływającym na sposób prowadzenia windykacji należności, które następnie należy przekazać do DEF.

2. W przypadku nieuregulowanych terminowo należności cywilnoprawnych przypisanych na podstawie dokumentów innych niż wyrok sądowy lub inny tytuł egzekucyjny, komórka organizacyjna występuje do DP z wnioskiem o wszczęcie postępowania sądowego, przedkładając stanowisko dające podstawę sporządzenia pisma procesowego wszczynającego postępowanie sądowe oraz komplet dokumentów w sprawie.

3. W przypadku nieuregulowanych terminowo należności cywilnoprawnych przypisanych na podstawie wyroku sądowego, właściwa komórka organizacyjna występuje do DP z wnioskiem o skierowanie sprawy do egzekucji komorniczej.

4. W przypadku otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 2, DP niezwłocznie podejmuje czynności celem skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego albo informuje komórkę organizacyjną oraz DEF o braku podstaw do wszczęcia postępowania sądowego. O skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego DP niezwłocznie zawiadamia komórkę organizacyjną oraz DEF.

5. W postępowaniu sądowym Ministerstwo reprezentuje pracownik DP lub wyznaczony pełnomocnik wskazany przez Ministra lub Ministerstwo.

§ 10. W sprawie umarzania, odraczania lub rozłożenia na raty spłat należności cywilnoprawnych, odpowiedzialna jest komórka organizacyjna właściwa w sprawie, z którą związana jest należność.

Załączniki do zasad windykacji należności w Ministerstwie Sportu

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1622, 1649 i 2020 oraz z 2020 r. poz. 284, 374, 568, 695 i 1175.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1495, 1501, 1553, 1579, 1798, 1901 i 2070.