§ 1. Zarządzenie określa sposób współpracy archiwów państwowych z podmiotami, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "podmiotami".

§ 2. Współpraca archiwów państwowych z podmiotami polega na wspieraniu ich działalności archiwalnej oraz zarządzania przez nie dokumentacją poprzez poradnictwo, szkolenia, konsultacje, ekspertyzy, opinie, organizowanie wspólnych przedsięwzięć oraz inne formy kontaktów w zakresie:

1) zarządzania dokumentacją oraz wydzielania z niej materiałów archiwalnych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

2) zabezpieczania dokumentacji, w tym konserwacji materiałów archiwalnych;

3) popularyzacji narodowego zasobu archiwalnego i działalności archiwalnej podmiotów;

4) działalności naukowej i wydawniczej;

5) działalności informacyjnej.

§ 3. 1. W zakresie współpracy z podmiotami właściwość miejscową archiwów państwowych ustala się według siedziby organów zarządzających tych podmiotów, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

2. Wątpliwości w zakresie właściwości archiwów państwowych rozstrzyga Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

3. Archiwum Główne Akt Dawnych i Narodowe Archiwum Cyfrowe, w zakresie swoich kompetencji, wspierają współpracę archiwów państwowych, o których mowa w ust. 1, z podmiotami.

§ 4. 1. Dyrektorzy archiwów państwowych przeprowadzają rozpoznanie podmiotów, z którymi wskazane jest nawiązanie, kontynuowanie lub zakończenie współpracy, w terminie do dnia 31 marca każdego roku.

2. Przy rozpoznawaniu podmiotów w celu nawiązania z nimi współpracy, należy uwzględnić w szczególności:

1) zachowanie ciągłości w kształtowaniu narodowego zasobu archiwalnego, zwłaszcza odnośnie tych podmiotów, które powstały z przekształcenia państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, ustalonych uprzednio jako wytwarzające materiały archiwalne;

2) charakter i przedmiot prowadzonej działalności, w tym, czy podmiot jest partią polityczną, organizacją polityczną lub społeczną, spółdzielnią, kościołem, związkiem wyznaniowym, stowarzyszeniem, fundacją, związkiem zawodowym, samorządem zawodowym lub gospodarczym, podmiotem prywatnym wykonującym zadania publiczne, niepubliczną uczelnią, szkołą lub placówką oświatową albo przedsiębiorcą;

3) znaczenie społeczne, gospodarcze, kulturalne, polityczne i naukowe podmiotu;

4) szczególne znaczenie historyczne posiadanych przez podmiot materiałów archiwalnych dla dokumentowania dziejów kraju lub danego obszaru.

3. Jako materiały pomocnicze do przeprowadzenia rozpoznania, o którym mowa w ust. 2, powinny służyć:

1) materiały posiadane przez archiwum państwowe, w szczególności dotyczące podmiotów, o których mowa w ust. 2 pkt 1;

2) materiały i publikacje Głównego Urzędu Statystycznego związane z badaniem organizacji społecznych i sfery życia gospodarczego;

3) dostępne rejestry publiczne;

4) publikacje.

§ 5. 1. Dyrektorzy archiwów państwowych prowadzą w systemie teleinformatycznym NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna wykaz podmiotów, z którymi prowadzona jest współpraca - "Jednostki organizacyjne tworzące ENZA".

2. Dyrektorzy archiwów państwowych na bieżąco aktualizują wykaz, o którym mowa w ust. 1.

§ 6. Do dnia 30 grudnia 2022 r. archiwa państwowe mają obowiązek zaktualizować wykaz, o którym mowa w § 5 ust. 1.

§ 7. Traci moc zarządzenie nr 39 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 26 kwietnia 2018 r. w sprawie współpracy archiwów państwowych z podmiotami, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2023 r.