Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa sposób tworzenia oraz zakres i tryb działania:

1) regionalnych komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych;

2) Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji.

Rozdział 2

Regionalne komisje archiwalnej oceny dokumentacji

§ 2. 1. Regionalną komisję archiwalnej oceny dokumentacji, zwaną dalej „regionalną komisją”, jako organ doradczy i opiniodawczy dyrektorów archiwów państwowych w sprawach dotyczących kształtowania narodowego zasobu archiwalnego oraz gromadzenia materiałów archiwalnych w:

1) Archiwum Akt Nowych – dla Archiwum Akt Nowych, Archiwum Państwowego w Siedlcach, Archiwum Państwowego w Warszawie i Narodowego Archiwum Cyfrowego, pod nazwą Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Akt Nowych, Archiwum Państwowego w Siedlcach, Archiwum Państwowego w Warszawie i Narodowego Archiwum Cyfrowego,

2) Archiwum Państwowym w Białymstoku – dla Archiwum Państwowego w Białymstoku, Archiwum Państwowego w Olsztynie i Archiwum Państwowego w Suwałkach, pod nazwą Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Białymstoku, Archiwum Państwowego w Olsztynie i Archiwum Państwowego w Suwałkach,

3) Archiwum Państwowym w Bydgoszczy – dla Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w Gdańsku, Archiwum Państwowego w Koszalinie, Archiwum Państwowego w Malborku i Archiwum Państwowego w Toruniu, pod nazwą Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w Gdańsku, Archiwum Państwowego w Koszalinie, Archiwum Państwowego w Malborku i Archiwum Państwowego w Toruniu,

4) Archiwum Państwowym w Częstochowie – dla Archiwum Państwowego w Częstochowie, Archiwum Państwowego w Kaliszu, Archiwum Państwowego w Łodzi, Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim i Archiwum Państwowego w Płocku, pod nazwą Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Częstochowie, Archiwum Państwowego w Kaliszu, Archiwum Państwowego w Łodzi, Archiwum Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim i Archiwum Państwowego w Płocku,

5) Archiwum Państwowym w Katowicach – dla Archiwum Państwowego w Katowicach, Archiwum Państwowego w Lesznie, Archiwum Państwowego w Opolu i Archiwum Państwowego we Wrocławiu, pod nazwą Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Katowicach, Archiwum Państwowego w Lesznie, Archiwum Państwowego w Opolu i Archiwum Państwowego we Wrocławiu,

6) Archiwum Państwowym w Kielcach – dla Archiwum Państwowego w Kielcach, Archiwum Państwowego w Lublinie, Archiwum Państwowego w Radomiu i Archiwum Państwowego w Zamościu, pod nazwą Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Kielcach, Archiwum Państwowego w Lublinie, Archiwum Państwowego w Radomiu i Archiwum Państwowego w Zamościu,

7) Archiwum Narodowym w Krakowie – dla Archiwum Narodowego w Krakowie, Archiwum Państwowego w Przemyślu i Archiwum Państwowego w Rzeszowie, pod nazwą Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Narodowego w Krakowie, Archiwum Państwowego w Przemyślu i Archiwum Państwowego w Rzeszowie,

8) Archiwum Państwowym w Szczecinie – dla Archiwum Państwowego w Szczecinie, Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim, Archiwum Państwowego w Poznaniu i Archiwum Państwowego w Zielonej Górze, pod nazwą Regionalna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Państwowego w Szczecinie, Archiwum Państwowego w Gorzowie Wielkopolskim, Archiwum Państwowego w Poznaniu i Archiwum Państwowego w Zielonej Górze

– tworzy, w drodze zarządzenia, dyrektor archiwum państwowego, w którym dana regionalna komisja ma działać.

2. W sprawach dotyczących kształtowania narodowego zasobu archiwalnego oraz gromadzenia materiałów archiwalnych dyrektor Archiwum Głównego Akt Dawnych zasięga opinii regionalnej komisji, o której mowa w ust. 1 pkt 1.

3. Kadencja regionalnej komisji trwa 3 lata.

§ 5. Do zadań regionalnej komisji należy:

1) podejmowanie, w miarę potrzeby, działań w zakresie opracowania i doskonalenia zasad kształtowania narodowego zasobu archiwalnego;

2) ocena – w sytuacjach budzących wątpliwości – wartości dokumentacji organów państwowych, państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym dokumentacji tych organów i jednostek organizacyjnych, których działalność ustaje;

3) opiniowanie wniosków w sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, budzących wątpliwości co do prawidłowości jej kwalifikacji;

4) opiniowanie wniosków dotyczących zatwierdzenia brakowania dokumentacji niearchiwalnej z zasobu własnego archiwów państwowych;

5) ocena wartości dokumentacji o czasowym okresie przechowywania przechowywanej przez archiwa państwowe na podstawie umów cywilno – prawnych lub na podstawie orzeczenia sądu;

6) ocena, w miarę potrzeby, wartości dokumentacji podmiotów innych niż wymienione w pkt 2;

7) opracowywanie i przedstawianie dyrektorom archiwów państwowych, dla których regionalna komisja została utworzona, wniosków, opinii i analiz w zakresie gromadzenia materiałów archiwalnych;

8) rozpatrywanie i opiniowanie innych spraw z zakresu działania regionalnej komisji;

9) współdziałanie z innymi organami opiniodawczymi i doradczymi dyrektorów archiwów państwowych oraz komisjami i zespołami powołanymi przez nich w sprawach należących do zakresu działania regionalnej komisji.

§ 6. 1. Pracami regionalnej komisji kieruje jej przewodniczący, a w razie jego nieobecności – sekretarz.

2. W przypadku nieobecności sekretarza przewodniczący wyznacza członka regionalnej komisji zastępującego sekretarza.

3. Przewodniczący regionalnej komisji może zlecać członkom regionalnej komisji przeanalizowanie i opracowanie określonego zagadnienia i przedstawienie opinii oraz wniosków w danej sprawie na posiedzeniu regionalnej komisji.

§ 7. 1. Regionalne komisje działają i podejmują uchwały na posiedzeniach odbywanych:

1) w formie stacjonarnej;

2) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

2. Wyboru sposobu działania regionalnej komisji, o którym mowa w ust. 1, dokonuje każdorazowo przewodniczący.

3. Posiedzenia regionalnej komisji zwołuje się na wniosek:

1) przewodniczącego regionalnej komisji,

2) dyrektora archiwum państwowego, dla którego regionalna komisja została utworzona,

3) co najmniej dwóch członków regionalnej komisji

– zawiadamiając członków regionalnej komisji oraz Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, zwaną dalej „NDAP”, o terminie posiedzenia i planowanym porządku obrad, co najmniej na 14 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia.

4. W terminie, o którym mowa w ust. 3, sekretarz regionalnej komisji dostarcza jej członkom niezbędne materiały.

5. W uzasadnionych przypadkach posiedzenie regionalnej komisji może zostać zwołane bez zachowania terminu, o którym mowa w ust. 3.

6. W posiedzeniach regionalnej komisji, oprócz jej członków, mogą uczestniczyć z głosem doradczym inne osoby zaproszone przez przewodniczącego.

7. Z obrad regionalnej komisji sekretarz sporządza protokół.

8. Protokół zawiera:

1) nazwę regionalnej komisji zgodną z § 2 ust. 1;

2) numer posiedzenia;

3) datę i miejsce posiedzenia;

4) znak sprawy;

5) listę obecnych członków regionalnej komisji i innych osób uczestniczących w posiedzeniu;

6) przyjęty porządek obrad;

7) przebieg obrad, w szczególności przedmiot sprawy, streszczenie ewentualnej dyskusji i stanowisko regionalnej komisji;

8) załączniki, w szczególności listę obecności i podjęte uchwały.

9. Protokół podpisują przewodniczący i sekretarz.

§ 8. 1. Regionalna komisja zajmuje stanowisko w danej sprawie poprzez podjęcie uchwały.

2. Uchwały regionalnej komisji podejmowane są zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej 2/3 składu regionalnej komisji. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego.

3. Prowadzi się rejestr uchwał, który zawiera:

1) numer uchwały;

2) datę uchwały;

3) zwięzłe określenie przedmiotu uchwały.

§ 9. 1. Protokół posiedzenia regionalnej komisji wraz z uchwałami tej regionalnej komisji otrzymują wszystkie archiwa państwowe, dla których ją utworzono.

2. Protokół posiedzenia regionalnej komisji wraz z uchwałami regionalnej komisji przesyła się do NDAP za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej lub na adres ndap@archiwa.gov.pl, za potwierdzeniem odbioru w terminie 30 dni od dnia zakończenia posiedzenia.

3. W terminie 30 dni od dnia potwierdzenia odbioru, o którym mowa w ust. 2, kierownik komórki organizacyjnej NDAP do spraw kształtowania narodowego zasobu archiwalnego może zgłosić zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole posiedzenia regionalnej komisji oraz do uchwał regionalnej komisji.

4. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, regionalna komisja ponownie rozpatruje zagadnienie, którego one dotyczyły.

5. W przypadku utrzymywania się rozbieżności pomiędzy opinią regionalnej komisji a NDAP, kierownik komórki organizacyjnej NDAP do spraw kształtowania narodowego zasobu archiwalnego może skierować zagadnienie do zaopiniowania przez Centralną Komisję Archiwalnej Oceny Dokumentacji. Ostateczne rozstrzygnięcie podejmuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

§ 10. 1. Obsługę administracyjną i kancelaryjną regionalnej komisji zapewnia dyrektor archiwum państwowego, w którym regionalna komisja została utworzona.

2. Koszty związane z podróżą służbową członka regionalnej komisji ponosi archiwum państwowe, którego jest on pracownikiem.

3. Koszty związane z udziałem w pracach regionalnej komisji osób niebędących pracownikami archiwów państwowych, ponosi archiwum państwowe, w którym regionalna komisja została utworzona.

§ 12. Do zadań Centralnej Komisji należy:

1) inicjowanie i prowadzenie działań w zakresie opracowania i doskonalenia zasad kształtowania narodowego zasobu archiwalnego, w tym w zakresie nadzoru nad narodowym zasobem archiwalnym;

2) weryfikacja i opiniowanie w zakresie obowiązujących decyzji i zarządzeń Naczelnego Dyrektora, w tym zgłaszanie koniecznych zmian do tych przepisów;

3) opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi kryteriów:

a) ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego,

b) ustalania materiałów archiwalnych wchodzących do niepaństwowego zasobu archiwalnego,

c) selekcji wytwórców materiałów archiwalnych;

4) opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi wniosków i opinii w zakresie wartościowania dokumentacji znajdującej się w:

a) archiwach państwowych, w tym wspieranie w szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwów państwowych w procesie brakowania dokumentacji z zasobu własnego,

b) w organach państwowych, państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych,

c) w organach i jednostkach organizacyjnych ze sfery ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego;

5) opracowywanie i przedstawianie Naczelnemu Dyrektorowi wniosków, opinii i analiz w zakresie gromadzenia materiałów archiwalnych;

6) rozpatrywanie i opiniowanie innych spraw z zakresu działania Centralnej Komisji wniesionych do niej;

7) współdziałanie z innymi organami opiniodawczymi i doradczymi Naczelnego Dyrektora oraz komisjami i zespołami powołanymi przez niego w sprawach wchodzących w zakres działania Centralnej komisji.

§ 13. 1. Pracami Centralnej Komisji kieruje przewodniczący, a w razie jego nieobecności – sekretarz.

2. W przypadku nieobecności sekretarza przewodniczący wyznacza członka Centralnej Komisji zastępującego sekretarza.

3. Centralna Komisja może wyłaniać spośród swoich członków zespoły robocze, stałe lub okresowe do opracowania zagadnień będących przedmiotem jej prac. Przewodniczący Centralnej Komisji może wystąpić do Naczelnego Dyrektora o powołanie do zespołów roboczych osób niebędących członkami Centralnej Komisji.

4. Przewodniczącego zespołu roboczego wskazuje przewodniczący Centralnej Komisji. Zespół roboczy może obradować zdalnie lub na spotkaniach roboczych, niezależnie od posiedzeń Centralnej Komisji.

5. Centralna Komisja może, za pośrednictwem kierownika komórki organizacyjnej NDAP właściwej do spraw kształtowania narodowego zasobu archiwalnego, wnioskować do Naczelnego Dyrektora o przygotowanie dla niej opracowań, ekspertyz lub opinii w zakresie niezbędnym do realizacji zadań Centralnej Komisji.

6. Przewodniczący Centralnej Komisji może zlecać jej członkom przeanalizowanie i opracowanie materiałów, przeprowadzanie ekspertyz dokumentacji w zakresie zgodnym z zadaniami Centralnej Komisji, a także opracowanie określonego zagadnienia i przedstawienie opinii oraz wniosków w danej sprawie na posiedzeniu Centralnej Komisji.

§ 15. 1. Centralna Komisja zajmuje stanowisko w danej sprawie poprzez podjęcie uchwały.

2. Uchwały Centralnej Komisji podejmowane są zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej 2/3 składu Centralnej Komisji. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego.

3. Prowadzi się rejestr uchwał, który zawiera:

1) numer uchwały;

2) datę uchwały;

3) zwięzłe określenie przedmiotu uchwały.

§ 16. 1. Centralna Komisja przyjmuje program działania w terminie do 2 miesięcy od wyboru przewodniczącego Centralnej Komisji.

2. Program działania Centralnej Komisji uwzględnia zakres strategii i planów archiwów państwowych.

3. Centralna Komisja przekazuje program działania do akceptacji Naczelnemu Dyrektorowi.

4. Program działania Centralnej Komisji obowiązuje od dnia jego akceptacji przez Naczelnego Dyrektora.

5. Dopuszcza się dodanie nowych zadań do programu działania Centralnej Komisji, nie później jednak niż na 3 miesiące przed wygaśnięciem jej kadencji. Taka zmiana wymaga akceptacji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

§ 17. 1. Przewodniczący Centralnej Komisji przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych:

1) roczne sprawozdanie z realizacji zadań, o których mowa w § 12, w terminie 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia kadencji Centralnej Komisji;

2) sprawozdanie z prac Centralnej Komisji za czas trwania jej kadencji w terminie miesiąca od dnia zakończenia jej kadencji.

§ 18. Archiwa państwowe oraz komórki organizacyjne NDAP są obowiązane współdziałać z Centralną Komisją, w szczególności poprzez udostępnianie jej dokumentacji, informacji lub danych oraz udzielanie, w ramach swoich zadań, innej pomocy niezbędnej do prawidłowego wykonywania zadań powierzonych Centralnej Komisji.

§ 19. 1. Obsługę administracyjną i kancelaryjną Centralnej Komisji związaną z realizacją przez nią zadań, o których mowa w § 12, zapewnia komórka organizacyjna NDAP właściwa do spraw z zakresu kształtowania narodowego zasobu archiwalnego.

2. Sprawy do rozpatrzenia przez Centralną Komisję kierowane są za pośrednictwem komórki organizacyjnej NDAP właściwej do spraw z zakresu kształtowania narodowego zasobu archiwalnego.

3. Koszty związane z podróżą służbową członka Centralnej Komisji ponosi archiwum państwowe, którego jest on pracownikiem.

4. Koszty związane z udziałem w pracach Centralnej Komisji jej członków niebędących pracownikami archiwów państwowych oraz innych osób ponosi NDAP.

5. Koszty funkcjonowania Centralnej Komisji dotyczące przygotowania opracowań, ekspertyz i opinii ponosi NDAP.

Rozdział 4

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 20. W terminie 30 dni od wejścia w życie zarządzenia dyrektorzy archiwów państwowych, w których zostaną utworzone regionalne komisje, o których mowa w § 2 ust. 1, powołują ich członków w drodze zarządzenia.

§ 21. Kadencja komisji powołanych na podstawie zarządzenia, o którym mowa w § 23 pkt 1, kończy się po upływie 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 22. Kadencja Centralnej Komisji powołanej na podstawie zarządzenia, o którym mowa w § 23 pkt 3, kończy się po upływie 60 dni od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 23. Tracą moc:

1) zarządzenie nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie utworzenia oraz zakresu i trybu działania komisji archiwalnej oceny dokumentacji w archiwach państwowych;

2) zarządzenie nr 35 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 kwietnia 2018 r. w sprawie powołania oraz zakresu i trybu działania Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji;

3) zarządzenie nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 października 2020 r. w sprawie powołania członków Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji (Dz. Urz. NDAP poz. 24).

§ 24. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.