§ 1 . Zarządzenie określa sposób postępowania w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz w archiwach państwowych przy określaniu w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub upoważnionym przez niego dyrektorem archiwum państwowego:

1) instrukcji kancelaryjnych oraz zmian do tych instrukcji,

2) jednolitych rzeczowych wykazów akt, które mogą zostać uzupełnione przez kwalifikatory dokumentacji oraz zmian w tych wykazach,

3) instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz zmian do tych instrukcji

- zwanych dalej "przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi".

§ 2. 1. Dla każdego wniosku o określenie w porozumieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych składanego w archiwum państwowym, w ciągu 7 dni od dnia wpływu wniosku, wypełnia się "Kartę Informacyjną", której wzór stanowi załącznik do zarządzenia, i przesyła się ją na adres elektronicznej skrzynki podawczej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

2. Przepisów ust. 1 nie stosuje się do spraw, w których wnioskodawcą jest samorządowa jednostka organizacyjna.

§ 3. 1. Określenia w porozumieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dokonuje się poprzez podpisanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora archiwum państwowego pisma potwierdzającego uzgodnienie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

2. W przypadku, gdy przepisy kancelaryjne i archiwalne zostają przedłożone do uzgodnienia w postaci papierowej, pracownik odpowiedzialny za załatwienie sprawy obowiązany jest do parafowania każdej strony tych przepisów przed przedłożeniem ich do podpisu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora archiwum państwowego.

3. W przypadku, gdy określane w porozumieniu przepisy kancelaryjne i archiwalne dotyczą podmiotów mających siedzibę na terenie właściwości innego archiwum państwowego, pismo, o którym mowa w ust. 1, przesyła się do wiadomości tego archiwum.

§ 4. 1. Sprawę uważa się za zakończoną:

1) po wysłaniu pisma, o którym mowa w § 3 ust. 1, wraz z przepisami kancelaryjnymi i archiwalnymi, które zostały określone w porozumieniu;

2) jeżeli wnioskodawca nie podejmuje z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem archiwum państwowego kontaktu w sprawie przez okres co najmniej 6 miesięcy od dnia doręczenia wnioskodawcy ostatniego w niej pisma.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, sprawę pozostawia się bez rozpoznania.

§ 5. W sprawach niezakończonych, wszczętych przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 6. Traci moc zarządzenie nr 20 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 listopada 2015 r. w sprawie sposobu postępowania przy określaniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wydawanych przez organy i kierowników jednostek organizacyjnych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, zmienione zarządzeniem nr 65 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 września 2018 r.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.