Akt prawny
obowiązujący
Wersja aktualna od 2023-02-13
Wersja aktualna od 2023-02-13
obowiązujący
ZARZĄDZENIE NR 12
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 23 sierpnia 2021 r.
w sprawie przechowywania i brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach działalności usługowej oraz dokonywania przez archiwa państwowe oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania
(ostatnia zmiana: DUNDAP. z 2023 r., poz. 6)
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) i § 2 ust. 3 statutu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 30 Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 kwietnia 2009 r. w sprawie nadania statutu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (M. P. z 2021 r. poz. 364), zarządza się, co następuje:
§ 1. Zarządzenie określa:
1) sposób przechowywania przez archiwa państwowe dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach działalności usługowej;
2) sposób dokonywania, w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;
3) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach działalności usługowej.
§ 2. Usługi polegające na przechowywaniu dokumentacji niearchiwalnej, zwanej dalej „dokumentacją", w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, są świadczone przez archiwa państwowe w zakresie niegrożącym uszczerbkiem dla ich działalności archiwalnej, o której mowa w art. 23 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą".
§ 3. 1. Zgromadzoną przez archiwa państwowe dokumentację przechowuje się odrębnie od materiałów archiwalnych, w wydzielonych na ten cel pomieszczeniach magazynowych.
2. W przypadku braku możliwości zapewnienia odrębnego przechowywania dokumentacji zgodnie z ust. 1, można ją przechowywać w wydzielonym w tym celu sektorze magazynu, nie dopuszczając do jej przemieszania z materiałami archiwalnymi, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Przechowywanie materiałów archiwalnych oraz dokumentacji we wspólnych magazynach jest niedozwolone w sytuacji, gdy dokumentacja została zainfekowana przez mikroorganizmy lub skolonizowana przez owady.
§ 4. Do dokumentacji przejętej przez archiwa państwowe na podstawie art. 51h ust. 2, art. 51p ust. 3, art. 51u ust. 3 lub art. 51z ust. 1 ustawy oraz do dokumentacji przebiegu studiów przejętej na podstawie umów stosuje się przepisy § 3.
§ 5. 1. Upoważnia się dyrektorów archiwów państwowych do dokonywania, w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, o której mowa w art. 51h ust. 3 oraz art. 51z ust. 2 ustawy, zwanej dalej „oceną".
2. Z przeprowadzonej oceny archiwum państwowe sporządza notatkę, której wzór określa załącznik do zarządzenia.
3. Archiwum państwowe przesyła do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych notatkę, o której mowa w ust. 2, nie później niż 14 dni od dnia przeprowadzenia oceny.
§ 6. 1. Wniosek dotyczący brakowania dokumentacji niearchiwalnej organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, które trwale zaprzestały działalności, zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach ich działalności usługowej, podlega opiniowaniu przez właściwą regionalną komisję archiwalnej oceny dokumentacji [1] , zwaną dalej „Komisją".
2. W protokole posiedzenia Komisji zamieszcza się uzasadnienie przyjętej opinii dotyczącej wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej lub braku takiej zgody.
3. Archiwum państwowe przechowujące dokumentację niearchiwalną z obszaru objętego zasięgiem działania innego archiwum państwowego powiadamia to archiwum o zamiarze brakowania danej dokumentacji niearchiwalnej.
4. Archiwum państwowe, z którego obszaru działania ma być brakowana dokumentacja niearchiwalna, wydaje opinię dotyczącą tej dokumentacji dla archiwum państwowego, które ją przechowuje, w terminie 30 dni od dnia otrzymania powiadomienia, o którym mowa w ust. 3.
5. Niewydanie w wymaganym terminie opinii, o której mowa w ust. 4, oznacza brak sprzeciwu na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
6. Jeżeli wydanie opinii, o której mowa w ust. 4, wymaga przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, archiwum państwowe, z którego obszaru działania ma być brakowana dokumentacja niearchiwalna, powiadamia o tym archiwum państwowe przechowujące dokumentację i przeprowadza tę ekspertyzę w terminie 14 dni od dnia wysłania powiadomienia o potrzebie przeprowadzenia ekspertyzy.
7. Archiwum państwowe, które przeprowadziło ekspertyzę, o której mowa w ust. 6, przekazuje dyrektorowi archiwum państwowego przechowującego dokumentację notatkę z ekspertyzy w terminie 14 dni od dnia jej przeprowadzenia.
§ 7. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej podmiotów innych niż wymienione w § 6 ust. 1, wniosek dotyczący brakowania podlega zaopiniowaniu jedynie przez właściwą Komisję.
§ 8. Do spraw oceny dokumentacji, przeprowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.
§ 9. Tracą moc:
1) decyzja nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 lutego 2008 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do wykonywania w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;
2) zarządzenie nr 58 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 24 lipca 2017 r. w sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach ich działalności usługowej w zakresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej;
3) zarządzenie nr 78 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 17 października 2017 r. w sprawie przechowywania przez archiwa państwowe dokumentacji niestanowiącej zasobu archiwalnego.
§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.
Załącznik do zarządzenia nr 12
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
z dnia 23 sierpnia 2021 r. (poz. 12)
NOTATKA Z OCENY DOKUMENTACJI
[1] § 6 ust. 1 w brzmieniu ustalonym przez § 4 zarządzenia nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 6 lutego 2023 r. w sprawie zmiany niektórych zarządzeń w związku z utworzeniem regionalnych komisji archiwalnej oceny dokumentacji (Dz.Urz.NDAP. poz. 6). Zmiana weszła w życie 13 lutego 2023 r.
