§ 1. 1. Wprowadza się do stosowania w archiwach państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej "NDAP", system teleinformatyczny pod nazwą "Archiwum Dokumentów Elektronicznych", zwany dalej "systemem ADE".

2. System ADE umożliwia przejmowanie dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne przez właściwe archiwa państwowe, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz służy do wspomagania archiwów w zakresie realizacji kwerend i udostępniania materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej.

3. W zakresie ustalania właściwości archiwów państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, w tym właściwości archiwów państwowych dla naczelnych i centralnych organów władzy i administracji rządowej oraz innych centralnych jednostek organizacyjnych, a także dla rodzajów przejmowanych materiałów archiwalnych, stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 2. 1. Archiwa państwowe stosują system ADE, w szczególności w zakresie:

1) przejmowania dokumentów elektronicznych stanowiących materiały archiwalne z jednostek organizacyjnych;

2) realizacji kwerend archiwalnych dotyczących materiałów archiwalnych zgromadzonych w systemie ADE;

3) udostępniania materiałów archiwalnych zgromadzonych w systemie ADE;

4) wykonywania innych czynności niezbędnych do prawidłowego działania systemu ADE.

2. Narodowe Archiwum Cyfrowe odpowiada za:

1) przyjmowanie zgłoszeń od użytkowników w zakresie eksploatacji technicznej systemu ADE;

2) utrzymanie infrastruktury teleinformatycznej dla systemu ADE;

3) administrowanie systemem ADE w zakresie technicznym;

4) konfigurację techniczną systemu ADE i jego interfejsów;

5) zapewnienie bezpieczeństwa, dostępności i poprawności działania systemu ADE;

6) zapewnienie poufności, dostępności i integralności przetwarzanych w systemie ADE dokumentów elektronicznych;

7) określenie minimalnych warunków eksploatacji infrastruktury teleinformatycznej służącej do utrzymania systemu ADE;

8) przygotowanie i wdrożenie procedur utrzymania systemu ADE.

3. Zadania określone w ust. 2 Narodowe Archiwum Cyfrowe wykonuje poprzez realizację procedur eksploatacyjnych, serwisowych zabezpieczania kopii zapasowych i odtwarzania systemu, zgodnie z dokumentacją systemu ADE oraz poprzez inne działania konieczne do utrzymania systemu ADE.

4. Archiwum Państwowe w Bydgoszczy odpowiada za:

1) zapewnienie warunków, o których mowa w ust. 2 pkt 6, eksploatacji infrastruktury teleinformatycznej służącej do utrzymania systemu ADE zlokalizowanej w Archiwum Państwowym w Bydgoszczy, w szczególności w zakresie klimatyzacji, zasilania oraz kontroli dostępu;

2) zapewnienie zapasowego łącza pomiędzy infrastrukturą systemu ADE zlokalizowaną w siedzibie Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, a infrastrukturą systemu ADE zlokalizowaną w siedzibie Narodowego Archiwum Cyfrowego;

3) udostępnienie na potrzeby systemu ADE części infrastruktury teleinformatycznej, tj:

a) przestrzeni dyskowej 250 TB,

b) infrastruktury sieciowej,

c) innej infrastruktury technicznej, o ile będzie konieczna do poprawnego działania infrastruktury systemu ADE.

§ 3. 1. Za bezpieczeństwo przechowywanych i przetwarzanych w systemie ADE danych odpowiada Narodowe Archiwum Cyfrowe.

2. Archiwa państwowe odpowiadają za dane przetwarzane w systemie ADE podczas wykonywania zadań z wykorzystaniem tego systemu, w tym za przejmowanie i udostępnianie materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej w zakresie właściwości określonej zgodnie z § 1 ust. 3.

3. Podczas pracy w systemie ADE pracownicy archiwów państwowych i NDAP są obowiązani do wykorzystywania systemu ADE zgodnie z zasadami określonymi w podręcznikach użytkownika systemu ADE oraz zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi w tych jednostkach organizacyjnych.

§ 4. 1. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych odpowiada za koordynację zadań związanych z projektowaniem, rozwojem i utrzymaniem systemu ADE.

2. NDAP odpowiada za:

1) przyjmowanie zgłoszeń od użytkowników w zakresie funkcjonowania systemu ADE;

2) administrowanie aplikacją w zakresie merytorycznym (funkcjonalnym);

3) wsparcie merytoryczne użytkowników w zakresie obsługi systemu ADE;

4) zapewnienie podstawowego łącza pomiędzy infrastrukturą systemu ADE zlokalizowaną w siedzibie Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, a infrastrukturą systemu ADE zlokalizowaną w siedzibie Narodowego Archiwum Cyfrowego.

§ 5. 1. Infrastruktura systemu ADE znajduje się w centrach przetwarzania danych, zlokalizowanych w Narodowym Archiwum Cyfrowym i Archiwum Państwowym w Bydgoszczy.

2. NDAP, Archiwum Państwowe w Bydgoszczy oraz Narodowe Archiwum Cyfrowe zapewniają środki finansowe niezbędne do pokrycia kosztów utrzymania infrastruktury i administrowania systemu ADE, umożliwiające poprawne i bezpieczne działanie systemu ADE, adekwatnie do przypisanych zadań.

§ 6. 1. Zadania, o których mowa w § 2 ust. 2, 3 i 4 oraz § 4, realizowane są zgodnie z modelem utrzymania systemu ADE.

2. Wszelkie modyfikacje systemu ADE nie wynikające z bieżących prac utrzymaniowych, wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych zgodnie z procedurą zarządzania rozwojem systemów informatycznych NDAP udostępnianych dla sieci Archiwów Państwowych.

§ 7. Upoważnia się Dyrektora Generalnego NDAP do określenia modelu utrzymaniowego systemu ADE oraz procedury zarządzania rozwojem systemów informatycznych NDAP udostępnianych archiwom państwowym.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 4 stycznia 2021 r.