DZIAŁ I

Przepisy ogólne

§ 1. Ustala się zasady (politykę) rachunkowości w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej "NDAP", będącej jednostką organizacyjną sektora finansów publicznych (państwową jednostką budżetową), nieposiadającą osobowości prawnej, działającą na podstawie statutu, zgodnie z którym jest urzędem obsługującym Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

§ 2.1. Podstawę prawną prowadzenia rachunkowości w stanowią:

1) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwana dalej "ustawą o rachunkowości";

2) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.²⁾), zwana dalej "ustawą o finansach publicznych";

3) ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, z późn. zm.³⁾), zwana dalej "ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych";

4) przepisy wydane na podstawie art. 198 ustawy o finansach publicznych, zwane dalej "rozporządzeniem w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa";

5) przepisy wydane na podstawie art. 39 ust. 4 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, zwane dalej "rozporządzeniem w sprawie klasyfikacji budżetowej";

6) przepisy wydane na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a ustawy o finansach publicznych, zwane dalej "rozporządzeniem w sprawie rachunkowości oraz planów kont";

7) przepisy wydane na podstawie art. 41 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zwane dalej "rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej";

8) przepisy wydane na podstawie art. 41 ust. 5 ustawy o finansach publicznych, zwane dalej "rozporządzeniem w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych z operacji finansowych";

9) przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 735);

9) przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2020 r. poz. 735);

10) przepisy wydane na podstawie art. 134 ustawy o finansach publicznych, zwane dalej "rozporządzeniem w sprawie sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa";

11) przepisy wydane na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 443 i 1486).

2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu lub przepisach wymienionych w ust. 1, stosuje się Krajowe Standardy Rachunkowości, a w przypadku ich braku - Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.

§ 3.Podstawą gospodarki finansowej NDAP jest plan dochodów i wydatków.

§ 4.Za całość gospodarki finansowej NDAP odpowiadają:

1) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych - jako dysponent II stopnia,

2) Dyrektor Generalny -jako dysponent III stopnia

- za wyjątkiem spraw powierzonych innym pracownikom, określonych w imiennych upoważnieniach lub w regulaminie organizacyjnym NDAP.

§ 5.Zasady określone w zarządzeniu mają na celu przedstawienie obowiązujących przepisów w NDAP.

§ 6.W polityce rachunkowości NDAP obowiązują następujące zasady:

1) zasada rzetelnego i jasnego obrazu - wiarygodności (art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości), będąca główną zasadą prowadzenia ksiąg rachunkowych, polegającą na tym, że dane przyjęte za podstawę wyceny aktywów i pasywów, wynikające z ksiąg rachunkowych mają odzwierciedlać stan rzeczywisty dokonanych przez NDAP operacji i umożliwiać rzetelną (wiarygodną) wycenę aktywów i pasywów oraz prawidłowe ustalenie wyniku finansowego;

2) zasada przewagi treści nad formą (art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości), która oznacza, że zdarzenia tj. poszczególne operacje gospodarcze i finansowe, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną;

3) zasada istotności (art. 4 ust. 4 i art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości) polegająca na tym, że określając zasady (politykę) rachunkowości i dostosowując je do potrzeb urzędu, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych dla oceny sytuacji finansowej i majątkowej oraz wyniku finansowego, przy czym NDAP w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na ocenę sytuacji finansowej i majątkowej oraz na wynik finansowy;

4) zasada ciągłości (art. 5 ust. 1 oraz art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości), na podstawie której:

a) przyjętą politykę rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych,

b) w sposób ciągły należy wyceniać aktywa i pasywa, w tym także stosować takie same metody obliczania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

c) wynik finansowy należy ustalać w taki sam sposób oraz sporządzać w identycznych zestawieniach sprawozdania finansowe w taki sposób, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne,

d) wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów (syntetyka) należy ująć w tej samej wysokości, co w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.

DZIAŁ II

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Rozdział 1

Miejsce i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 7. Księgi rachunkowe to zestaw urządzeń ewidencyjnych obejmujących zbiory zapisów księgowych oraz zbiory obrotów i sald.

§ 8.Celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

§ 9.Księgi rachunkowe NDAP prowadzone są zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o finansach publicznych, w siedzibie przy ul. Rakowieckiej 2D w Warszawie w zakresie zadań dysponenta środków budżetu państwa:

1) II stopnia, realizowanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;

2) III stopnia, realizowanych przez Dyrektora Generalnego NDAP.

§ 10.Przy wyborze sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w NDAP obowiązują zasady dopuszczone w ustawie o rachunkowości:

1) rzetelności, która polega na przedstawieniu w sprawozdaniach danych wynikających z ewidencji księgowej prowadzonej według obowiązujących zasad rachunkowości;

2) zupełności, zgodnie z którą NDAP składa wszystkie sprawozdania zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej i rozporządzeniem w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych z operacji finansowych;

3) szczegółowości, wynikająca z rozporządzenia w sprawie klasyfikacji budżetowej, według której sporządzane są także sprawozdania;

4) prawidłowości, zgodnie z którą NDAP składa sprawozdania według obowiązujących wzorów, z zapewnieniem trwałości i czytelności zapisów, porównywalności danych i poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej;

5) terminowości, która polega na przestrzeganiu obowiązujących terminów składania sprawozdań zgodnie z rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości budżetowej i rozporządzeniem w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych z operacji finansowych.

§ 11.Księgi rachunkowe NDAP otwiera się na początek każdego roku obrotowego, tj. na dzień 1 stycznia, a zamyka na dzień kończący rok obrotowy, tj. na 31 grudnia, przy czym ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych NDAP następuje do dnia 30 kwietnia roku następnego.

§ 12.Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi.

§ 13.Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

§ 14.Księgi rachunkowe są:

1) trwale oznaczone nazwą NDAP, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;

2) prowadzone są w języku i walucie polskiej (w złotych i groszach);

3) wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;

4) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

§ 15.Kasowy charakter wykonania budżetu przez NDAP realizowany jest w ten sposób, że:

1) wydatki ewidencjonuje się w momencie ich poniesienia, czyli rozchodu środków pieniężnych z bieżącego rachunku wydatków budżetowych;

2) uzyskane przez NDAP zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym zmniejszają wykonanie planowanych wydatków w danym roku budżetowym;

3) uzyskane budżetowe zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych stanowią dochody budżetu państwa;

4) kwoty zaplanowane na wydatki niezrealizowane przez NDAP w danym roku budżetowym, a nieujęte w wydatkach nie wygasających określonych w ustawie o finansach publicznych, wygasają z końcem roku budżetowego;

5) niezrealizowane w danym roku dotacje celowe podlegają zwrotowi w części odpowiadającej niezrealizowanemu zadaniu;

6) niezrealizowane w danym roku dotacje podmiotowe podlegają zwrotowi w części niewykorzystanej dotacji.

§ 16.Operacje dotyczące dochodów i wydatków budżetowych objętych planami NDAP ujmowane są w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych, zgodnie z klasyfikację budżetową określoną w rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji budżetowej.

§ 17.1. Konta pozabilansowe pełnią funkcję informacyjno-kontrolną, a zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów.

2. Na kontach pozabilansowych możliwe są zapisy jednostronne, które nie podlegają uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym.

3. Na kontach pozabilansowych ujmuje się:

1) zaangażowanie środków na wydatki budżetowe roku bieżącego;

2) zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat;

3) plan finansowy wydatków budżetowych;

4) plan finansowy środków europejskich;

5) wydatki kwalifikowane w programach finansowanych lub dofinansowanych ze środków europejskich;

6) wydatki niekwalifikowane w programach finansowanych lub dofinansowanych ze środków europejskich;

7) zapewnienia finansowania;

8) inne kwoty, zgodnie z potrzebami informacyjno-kontrolnymi.

§ 18.Księgi rachunkowe prowadzone są w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa, urzędami skarbowymi, Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, zwanym dalej "PFRON", i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, zwanym dalej "ZUS", do których NDAP jest obowiązana.

§ 19.Księgi rachunkowe w NDAP prowadzone są przy zastosowaniu technik komputerowych na licencjonowanych programach informatycznych firmy Wolters Kluwer Sp. z o.o. w systemach finansowo-księgowych: Progman Finanse Premium+, Płace, Kasa, Rozrachunki i Kontrola Budżetu.

§ 20.Systemy informatyczne wykorzystywane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zapewniają automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald pomiędzy okresami sprawozdawczymi.

§ 21.Wersje systemów finansowo-księgowych aktualizuje pracownik komórki organizacyjnej do spraw informatyzacji. Wzór protokołu przyjęcia do użytkowania systemu informatycznego stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia, a wzór aktualizacji systemu informatycznego wraz ze wskazaniem wersji aktualizacji stanowi załącznik 2 do zarządzenia.

§ 22.1. Księgi rachunkowe drukuje się nie później niż na koniec roku obrotowego.

2. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie ponumerowanych stron i są sumowane w sposób ciągły w roku obrotowym na kolejnych stronach.

3. Księgi rachunkowe w postaci wydruków zawierają datę sporządzenia wydruku.

4. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych.

§ 23.Do oznaczania grup dokumentów w programie Progman Finanse Premium+ stosuje się następujące skróty:

§ 24. 1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są oryginalne lub elektroniczne dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych zgodnie ze stanem faktycznym, zwane dalej "dowodami źródłowymi", tj.:

1) zewnętrzne obce - otrzymane w oryginale od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz NDAP.

2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są również sporządzone przez NDAP dowody księgowe, tj.:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (np. faktury proforma);

4) zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego NDAP zgłoszenia i wnioski pracowników na szkolenia;

5) zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego NDAP zamówienia i paragony, jeżeli nie ma możliwości otrzymania faktury od kontrahenta;

6) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy, według nowych kryteriów kwalifikacyjnych.

3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych (faktur, not itp.), dopuszcza się udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych na podstawie pism i informacji od osób odpowiedzialnych za informację o obligatoryjnych wydatkach, które zatwierdza:

1) dla dysponenta II stopnia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

2) dla dysponenta III stopnia Dyrektor Generalny NDAP.

4. Za dowody właściwe do udokumentowania uważane są również dowody księgowe wystawione przez pracowników (oświadczenia), które zawierają datę dokonania operacji, miejsce i datę wystawienia dokumentu oraz podpis osoby dokonującej wydatku, a także informację:

1) przy zakupie - o rodzaju towarów lub usług, ich ilości i cenie;

2) w pozostałych przypadkach - o celu dokonania wydatku obciążającego NDAP.

5. Decyzję w sprawie uznania oświadczenia jako zastępczego dowodu księgowego podejmuje dla:

1) dysponenta II stopnia Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

2) dla dysponenta III stopnia Dyrektor Generalny NDAP.

6. Udokumentowanie operacji gospodarczej w przypadku braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych może dotyczyć:

1) abonamentu radiowo-telewizyjnego;

2) trwałego zarządu nieruchomościami;

3) podatku od nieruchomości;

4) zakupów dokonanych w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń (np. części do samochodu w przypadku awarii w czasie jazdy itp.);

5) pokwitowania za parking;

6) pokwitowania za wysłanie paczek;

innych obligatoryjnych operacji gospodarczych.

7. Za dowody księgowe uważa się również dokumenty korygujące poprzednie zapisy: polecenia księgowania, faktury korygujące, noty księgowe, polecenia księgowania rocznych przeksięgowań na wynik finansowy kosztów i przychodów oraz dowody otwarcia i zamknięcia ksiąg.

8. Błędy w dowodach wewnętrznych księgowych poprawia się przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub kwoty w sposób pozwalający odczytać tekst lub kwotę pierwotną. Poprawki powinny być zaopatrzone w podpis lub skrót podpisu osoby dokonującej poprawki możliwy do zidentyfikowania oraz datę. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

9. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi informacji (w postaci papierowej lub elektronicznej) o błędach w ich dokumentach i zwrócenie się do nich o wystawienie dowodu korygującego.

§ 25.1. Dokonywany w księgach rachunkowych zapis księgowy powinien być staranny, czytelny i trwały oraz zawierać co najmniej:

1) datę dokonania operacji;

2) określenie rodzaju i numeru dowodu księgowego na podstawie którego dokonano zapisu oraz jego datę;

3) treść zapisu;

4) kwotę i datę zapisu wynikającą z dowodu księgowego.

2. Błędny zapis w księdze rachunkowej może być poprawiony przez wniesienie zapisu korygującego (storno).

§ 26.Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, z uwzględnieniem § 36.

§ 27.Zapis księgowy dokonany w systemie finansowo-księgowym powinien zawierać dane dotyczące źródła jego pochodzenia, przy czym wprowadzane są wszystkie niezbędne elementy, tj. co najmniej: rodzaj dowodu, numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, określenie kontrahenta, wartość operacji, datę dokonania operacji, datę sporządzenia dokumentu, opis operacji, datę zapisu operacji, oznaczenie kont których dotyczy. Taki zapis księgowy powinien pozwalać na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

§ 28.Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, przy czym księgi rachunkowe uznaje się za:

1) rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

2) bezbłędne - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody oraz zapewniono ciągłość zapisów;

3) sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów oraz sporządzenie na ich podstawie sprawozdań finansowych;

4) prowadzone na bieżąco - jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe przygotowanie sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń.

§ 29.Po zakończeniu roku budżetowego wszystkie dokumenty finansowo-księgowe są przechowywane w komórce ds. finansowo-księgowych przez okres dwóch lat, chyba że instrukcja kancelaryjna stanowi inaczej, a następnie przekazywane do archiwum zakładowego.

Rozdział 2

Rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze

§ 30. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

§ 31.Okresem sprawozdawczym jest miesiąc kalendarzowy.

§ 32.Do sprawozdawczości zalicza się następujące rodzaje sprawozdań:

1) budżetowe:

a) Rb-23 - o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych (miesięczne, roczne),

b) Rb-27 - z wykonania planu dochodów budżetowych (miesięczne, roczne),

c) Rb-28 - z wykonania planu wydatków budżetu państwa (miesięczne, roczne),

d) Rb-28 - Programy - z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów realizowanych ze środków pochodzących z budżetu UE oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie EFTA, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej (miesięczne, roczne),

e) Rb-28 UE - z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich, z wyłączeniem wydatków na realizację Wspólnej Polityki Rolnej (miesięczne, roczne),

f) Rb-70 - o zatrudnieniu i wynagrodzeniach (kwartalne),

g) Rb-BZl - z wykonania wydatków budżetu państwa oraz budżetu środków europejskich w układzie zadaniowym (roczne);

2) z operacji finansowych:

a) Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,

b) Rb-N - kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (kwartalne);

3) finansowe obejmujące:

a) bilans jednostki budżetowej,

b) rachunek zysków i strat (wariant porównawczy),

c) zestawienie zmian w funduszu jednostki budżetowej,

d) informację dodatkową;

4) statystyczne:

a) Z-03 - o zatrudnieniu, wynagrodzeniach i czasie pracy (kwartalne),

b) Z-06 - o zatrudnieniu, wynagrodzeniach i czasie pracy (roczne),

c) F-03 - o stanie i ruchu środków trwałych (roczne),

d) inne wynikające z przepisów o statystyce publicznej.

§ 33.Sprawozdania wymienione w § 32 są sporządzane w wersji papierowej lub elektronicznej (w zależności od rodzaju sprawozdania w sposób określony w rozporządzeniach o sprawozdawczości bądź instrukcjach) przez komórkę ds. finansowo-księgowych i podpisywane przez osoby wymienione w odnośnych przepisach w sposób w nich określony.

§ 34.1. Przekazywanie sprawozdań odbywa się w sposób określony w przepisach regulujących sprawozdawczość poprzez:

1) w przypadku sprawozdań budżetowych (Rb-23, Rb-27, Rb-28, Rb-28UE i Rb-28 Programy) - Informatyczny System Obsługi Budżetu Państwa TREZOR;

2) w przypadku sprawozdań Rb-70, Rb-N, Rb-Z i Rb-BZ1) - elektroniczną platformę usług administracji publicznej e-PUAP lub poprzez elektroniczną ścieżkę akceptacji w systemie e-Dok;

3) w przypadku sprawozdań statystycznych GUS - Portal Sprawozdawczy.

2. Jeżeli odrębne przepisy stanowią o sporządzaniu i przekazywaniu sprawozdań tylko w wersji papierowej, przekazuje się je pocztą tradycyjną lub elektroniczną.

§ 35.W NDAP rozróżnia się:

1) sprawozdawczość własną jednostki jako dysponenta środków budżetowych II oraz III stopnia;

2) sprawozdawczość zbiorczą dla wszystkich archiwów państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych jako dysponentowi środków budżetowych II stopnia.

§ 36.Do sprawozdawczości własnej danego okresu sprawozdawczego zaliczane są (ujmowane w księgach rachunkowych) dowody, które wpłynęły do Wydziału Finansowo-Księgowego, nie później niż 5 dnia następującego po miesiącu sprawozdawczym, a w przypadku gdy dzień ten przypada na dzień wolny od pracy - do ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Po tym terminie dokumenty ujmowane są w ewidencji księgowej do bieżącego okresu sprawozdawczego.

§ 37.Zgodnie z zasadą istotności, przepisy § 36 nie mają znaczącego wpływu na wynik finansowy oraz sprawozdania budżetowe.

§ 38.Przepisy § 36 i 37 dotyczą kwalifikowania dowodów w celu sporządzenia sprawozdań budżetowych miesięcznych i kwartalnych za okres od stycznia do grudnia roku obrotowego oraz sprawozdań w zakresie operacji finansowych.

§ 39.W sprawozdaniach rocznych ujmowane są wszystkie dowody dotyczące danego okresu sprawozdawczego przekazane do komórki ds. finansowo-księgowych do 26 dnia następującego po zakończeniu roku budżetowego (26 stycznia).

§ 40.Koszty przyjmowane w okresie sprawozdawczym, a dotyczące działalności przyszłych okresów występujące z tego samego tytułu i przechodzące z roku na rok w zbliżonej wartości, w szczególności koszty: składek, prenumerat, ubezpieczeń majątkowych, abonamentów, biletów lotniczych i kolejowych oraz czynszów, nie podlegają rozliczeniom w czasie za pośrednictwem konta 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" ze względu na nieistotny wpływ na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy NDAP.

§ 41.Przyjmuje się próg istotności w wysokości do 1% sumy bilansowej sprawozdania finansowego NDAP, który nie zniekształca obrazu sytuacji majątkowej NDAP.

§ 42.Nie dokonuje się biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynikających z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych.

§ 43.NDAP jako dysponent III stopnia sporządza sprawozdanie finansowe w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku obrotowym.

§ 44.NDAP jako dysponent II stopnia sporządza sprawozdanie finansowe w terminie do dnia 15 kwietnia roku następnego po roku obrotowym.

Rozdział 3

Metody i terminy inwentaryzowania składników majątku

§ 45. Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych określają przepisy art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz zarządzenia nr 29 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 listopada 2020 r. w sprawie wprowadzenia w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych instrukcji inwentaryzacyjnej (Dz. Urz. NDAP poz. 29).

DZIAŁ III

Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego

Rozdział 1

Zasady wyceny aktywów i pasywów

§ 46. Stosowane w NDAP zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają z przepisów:

1) ustawy o rachunkowości;

2) wydanych na podstawie:

a) art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a ustawy o finansach publicznych,

b) art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym,

c) art. 134 ustawy o finansach publicznych.

§ 47.Rzeczowe aktywa trwałe obejmują:

1) środki trwałe;

2) pozostałe środki trwałe;

3) środki trwałe w budowie (inwestycje);

4) zbiory biblioteczne.

§ 48.1. Środki trwałe stanowią rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby własne NDAP, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa otrzymane w zarząd i mające wartość wyższą od kwoty 10 000 zł. Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy zgodnie z warunkami umowy.

2. Środek trwały jest kompletny, jeżeli może realizować przypisane mu funkcje, co oznacza, że spełnia wszystkie warunki techniczne (pod względem konstrukcyjnym) i prawne przewidziane dla danej kategorii środków trwałych, a w szczególności zawiera wszystkie części składowe.

3. Część składowa jest to nieodłączny element środka trwałego warunkujący jego użytkowanie.

4. Częścią dodatkową (dodatkowym wyposażeniem) jest element środka trwałego, który zwiększa jego walory użytkowe, ale nie jest niezbędny do jego funkcjonowania lub nie powoduje ograniczenia w jego użytkowaniu. Część dodatkowa wchodzi fizycznie w skład środka trwałego lub jest z nim w inny sposób trwale związana (fizycznie lub prawnie). Jest ona ujmowana w wartości księgowej brutto środka trwałego, z którym jest związana, gdyż sama nie może być uznana za kompletny składnik aktywów.

5. Częścią peryferyjną jest element fizycznie (konstrukcyjnie) niewchodzący w skład środka trwałego, który realizuje samodzielnie określone funkcje użytkowe. Część peryferyjna nie warunkuje możliwości użytkowania środka trwałego, z którym ma być powiązana, a jej brak nie ogranicza jego właściwości użytkowych. Części peryferyjne w NDAP, tj. monitory, drukarki i urządzenia wielofunkcyjne, mogą być użytkowane w powiązaniu z więcej niż jednym środkiem trwałym i wówczas stanowią odrębny środek trwały.

6. Środek trwały uznaje się za zdatny do użytkowania, jeżeli jest kompletny i jednocześnie spełnia:

1) wymogi prawne przewidziane w przepisach regulujących szczególne warunki, jakie muszą spełniać określone kategorie środków trwałych, aby zostały dopuszczone do użytkowania;

2) wymogi wewnętrzne polegające na jego dostosowaniu do miejsca i warunków funkcjonowania, zgodnie z wymaganiami NDAP.

7. Ewidencję środków trwałych prowadzi pracownik komórki organizacyjnej ds. administracyjnych w programie AssetsNinja - Stock.

8. Program AssetsNinja - Stock umożliwia tworzenie dokumentów związanych z zarządzaniem majątkiem NDAP.

9. Ewidencja szczegółowa środków trwałych w programie AssetsNinja - Stock prowadzona jest w postaci komputerowych kart inwentarzowych zawierających m.in.: nazwę pełną i skróconą środka trwałego, nr inwentarzowy, wartość początkową i wartość aktualną, grupę Klasyfikacji Środków Trwałych, określoną zgodnie z odrębnymi przepisami, datę nabycia, nr i rodzaj dowodu nabycia, miejsce użytkowania, roczną i miesięczną kwotę amortyzacji, metodę amortyzacji, stawkę amortyzacji, datę rozchodu i nr dowodu.

10. Pracownik NDAP prowadzący ewidencję środków trwałych, nadając numer inwentarzowy i wprowadzając do tej ewidencji środek trwały potwierdza, że środek ten jest zdatny do użytkowania.

11. Zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej, w NDAP występują następujące grupy środków trwałych:

1) 0 - grunty;

2) 1 - budynki;

3) 4 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego stosowania;

4) 5 - maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne;

5) 6 - urządzenia techniczne;

6) 7 - środki transportu;

7) 8 - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane.

12. Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się następująco:

1) w przypadku zakupu - według ceny nabycia lub ceny zakupu, obejmującej również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, powiększonej o koszty zakupu (koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia, opłat notarialnych) oraz koszty związane z przystosowaniem składnika majątku do używania, a także pomniejszonej o udzielone przez dostawcę rabaty lub opusty;

2) w przypadku wytworzenia we własnym zakresie - według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia - według wyceny dokonanej przez powołaną przez Dyrektora Generalnego NDAP do tego komisję lub rzeczoznawcę (koszty bezpośrednie i pośrednie poniesione od momentu podjęcia inwestycji aż do czasu przyjęcie środka do używania);

3) w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji - według posiadanych dokumentów, z uwzględnieniem zużycia, a w razie ich braku - według wartości godziwej;

4) w przypadku spadku lub darowizny - według wartości rynkowej z dnia otrzymania lub niższej wartości określonej w umowie darowizny lub umowie o nieodpłatnym przekazaniu, z uwzględnieniem stopnia dotychczasowego zużycia;

5) w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od innej jednostki budżetowej - według wartości określonej w dokumencie o przekazaniu, przy czym najczęściej stanowi ją wartość ewidencyjna z poprzedniej formy własności, czyli dotychczasowa wartość początkowa, z uwzględnieniem dotychczasowego umorzenia;

6) w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego - w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka;

7) w przypadku poniesienia nakładów w kwocie przekraczającej 10 000 zł na ulepszenie środka trwałego całość tych nakładów zwiększa wartość początkową ulepszonego środka trwałego, przy czym o pierwszy wydatek ulepszeniowy (o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł) zostanie zaliczony bezpośrednio do kosztów, to należy dokonać korekty tego wydatku wraz ze zwiększeniem wartości początkowej ulepszanego środka trwałego; limit wartości ulepszeń w wysokości 10 000 zł dotyczy wszystkich środków trwałych, bez względu na datę oddania ich do używania;

8) w przypadku odłączania i przyłączania części peryferyjnych i dodatkowych o wartości tych części przekraczającej 10 000 zł, zmniejsza się lub zwiększa się wartość środka trwałego.

13. Środki trwałe na dzień bilansowy, z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza, wycenia się w wartości początkowej pomniejszonej o dokonane odpisy amortyzacyjne i umorzeniowe. Środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych oraz rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont i rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa.

14. Środki trwałe umarzane są liniowo na podstawie aktualnego planu amortyzacji według:

1) grup środków trwałych, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej;

2) stawek amortyzacyjnych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

15. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od:

1) wartości początkowej środków trwałych począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek wprowadzono do ewidencji lub wydano do użytkowania, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór;

2) od ujawnionych środków trwałych nie objętych dotychczas ewidencją począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji.

16. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych", a amortyzacja obciąża konto 400 "Amortyzacja" na koniec każdego roku budżetowego.

17. Dla żadnych środków trwałych nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości.

18. Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz NDAP w zakresie aktywów trwałych.

19. Ewidencję nieruchomości prowadzi się w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych nieruchomości w powiązaniu z ewidencją geodezyjną nieruchomości, przy czym w razie braku odrębnych przepisów, na podstawie których dokonuje się aktualizacji środków trwałych, wartości tych nieruchomości mają wartość historyczną powiększoną o nakłady inwestycyjne na ulepszenie tej grupy środków trwałych.

20. Analitykę szczegółową środków trwałych zawierają karty środków trwałych z programu AssetsNinja - Stock.

21. Na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się w wartości netto, z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.

§ 49.1. Pozostałe środki trwałe stanowią rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby własne NDAP i mające wartość początkową powyżej 1 000,00 zł do wartości 10 000,00 zł, dla których odpisy umorzeniowe są uznawane za koszt w 100% ich wartości w momencie ich zakupu.

2. Pozostałe środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami umowy.

3. Zasady określone w § 48 w ust. 2-6, dotyczące środków trwałych, stosuje się również do pozostałych środków trwałych.

4. Pozostałe środki trwałe wyceniane są według kryteriów określonych w § 48 ust. 12, z wyłączeniem pkt 7 i 8. Jeżeli łączna wartość nakładów na ulepszenie pozostałego środka trwałego nie przekracza w danym roku obrotowym kwoty 10 000 zł, to zostają one zaliczone bezpośrednio do kosztów. Jeżeli wartość dołączonych części peryferyjnych i dodatkowych nie przekracza kwoty 10 000 zł, to wydatki te zostają zaliczone bezpośrednio do kosztów.

5. Pozostałe środki trwałe finansuje się ze środków na bieżące wydatki, z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje.

6. Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo - wartościowej na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu".

7. Pozostałe środki trwałe umarza się w 100% w miesiącu zakupu, a umorzenie to jest ujmowane na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych" w korespondencji z kontem 401 "Zużycie materiałów i energii".

8. Pozostałe środki trwałe (wyposażenie) wartości do 1 000,00 zł ujmuje się w ewidencji ilościowej w programie AssetsNinja - Stock, która prowadzona jest przez pracownika komórki organizacyjnej ds. administracyjnych.

9. Pracownik komórki organizacyjnej ds. administracyjnych, nadając numer inwentarzowy i wprowadzając pozostały środek trwały do ewidencji, potwierdza, że jest on kompletny i zdatny do użytkowania.

10. Meble i dywany, bez względu na wartość początkową, oraz pozostałe środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł finansuje się ze środków na wydatki bieżące oraz umarza się jednorazowo w 100 % w miesiącu przyjęcia do ewidencji, a ewidencjonuje się na koncie 013 w wartości początkowej określonej według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, a umorzenie - na koncie 072.

11. Meble, dywany oraz pozostałe składniki majątkowe stanowiące pierwsze wyposażenie obiektów budowlanych, bez względu na ich wartość, finansuje się z wydatków majątkowych (środków na inwestycje). W przypadku gdy ich wartość przekracza 10 000 zł umarzane są stopniowo oraz ewidencjonowane na koncie 011, a umorzenie na koncie 071, natomiast gdy ich wartość początkowa nie przekracza 10 000 zł ewidencjonowane są na koncie 013, a umorzenie na koncie 072.

§ 50.1. Zbiory biblioteczne tworzą dzieła zwielokrotnione dowolną techniką, zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, pochodzące z zakupu z wydatków bieżących.

2. Zbiory biblioteczne ujmuje się w ewidencji według cen nabycia, nie powiększając wartości o koszty wysyłki, transportu itp.

3. Zbiory biblioteczne ujawnione wycenia się wg wartości szacunkowej ustalonej przez komisję powołaną do wyceny tych zbiorów. Protokół wyceny przekazywany jest do komórki organizacyjnej ds. finansowo-księgowych.

4. Przyjęcie do księgozbioru darów książkowych następuje na podstawie protokołu darów, poprzez wpisanie ich do księgi akcesji i na stan inwentarza biblioteki przez pracownika odpowiedzialnego za księgozbiór NDAP.

5. Rozchody wycenia się w wartości ewidencyjnej.

6. Pracownik odpowiedzialny za księgozbiór ustala wartość przyjętych darów w postaci książek i przekazuje protokół komórce organizacyjnej ds. finansowo-księgowych.

7. Protokół, o którym mowa w ust. 6, stanowi dokument upoważniający do sporządzenia polecenia księgowania i ujęcia zdarzenia w księgach rachunkowych.

8. Zbiory biblioteczne, bez względu na wartość, umarzane są w 100% w miesiącu przyjęcia do używania.

9. Umorzenie ujmowane jest na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych" w korespondencji z kontem 401 "Zużycie materiałów i energii".

§ 51.1. Dobrem kultury jest każdy przedmiot ruchomy lub nieruchomy, dawny lub współczesny, mający znaczenie dla dziedzictwa i rozwoju kulturalnego ze względu na jego wartość historyczną, naukową lub artystyczną.

2. Celem ochrony dóbr kultury jest ich zachowanie, należyte utrzymanie oraz społecznie celowe wykorzystanie i udostępnienie dla celów naukowych, dydaktycznych i wychowawczych, tak aby służyły nauce oraz popularyzacji wiedzy i sztuki, stanowiły trwały element rozwoju kultury narodowej i były czynnym składnikiem życia współczesnego społeczeństwa.

3. Ochrona dóbr kultury polega na zabezpieczeniu ich przed zniszczeniem, uszkodzeniem, dewastacją, zaginięciem lub wywozem za granicę, na zapewnieniu im warunków trwałego zachowania, na opracowaniu dokumentacji naukowej, ewidencji i rejestracji oraz na ich konserwacji, restauracji lub odbudowie, opartych na zasadach naukowych.

4. Dobra kultury w NDAP mają wartość wyższą od kwoty 10 000 zł.

5. Finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych i przepisów wydanych na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a oraz art. 134 tej ustawy.

6. Dóbr kultury nie umarza się, lecz odnosi się je na fundusz jednostki.

§ 52.1. Wartościami niematerialnymi i prawnymi są nabyte przez NDAP, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe, nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone na potrzeby NDAP.

2. Do praw majątkowych zalicza się w szczególności:

1) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje i koncesje;

2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych;

3) know-how, czyli prawo do wykorzystania wiedzy w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej;

4) nabyta wartość firmy;

5) koszty zakończonych prac rozwojowych.

3. Oddane do używania na podstawie umów najmu lub dzierżawy wartości niematerialne i prawne mogą być zgodnie z warunkami zawartej umowy zaliczone do aktywów trwałych jednej ze stron umowy (art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

4. Prawa majątkowe można zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli spełniają łącznie warunki:

1) ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok;

2) zostały przeznaczone na potrzeby własne NDAP lub oddane do używania na podstawie umów najmu lub dzierżawy;

3) nadają się do gospodarczego wykorzystania.

5. Do wartości niematerialnych i prawnych przyjmuje się wartości niematerialne i prawne o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok i o wartości początkowej wyższej od kwoty 10 000,00 zł.

6. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od kwoty 10 000,00 zł są finansowane ze środków na wydatki inwestycyjne (majątkowe), podlegają ewidencjonowaniu i umorzeniu na podstawie aktualnych stawek umorzeniowych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz przepisami wydanymi na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej.

7. Wartości niematerialne i prawne w przypadku zakupu wycenia się według ceny nabycia lub ceny zakupu, obejmującej również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy powiększonej o koszty zakupu (koszty transportu, załadunku, wyładunku, ubezpieczenia, opłat notarialnych) oraz koszty związane z przystosowaniem składnika majątku do używania, a także pomniejszonej o udzielone przez dostawcę rabaty lub opusty, natomiast otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu - w wartości określonej w tej decyzji, a otrzymane na podstawie darowizny - w wartości rynkowej na dzień nabycia lub wartości określonej w umowie darowizny.

8. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i obciąża konto 400 "Amortyzacja".

9. Pozostałe wartości niematerialne i prawne to wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej przekraczającej kwotę 1 000 zł do 10 000,00 zł.

10. Zakup pozostałych wartości niematerialnych i prawnych finansuje się ze środków na wydatki bieżące.

11. Odpisy umorzeniowe od pozostałych środków trwałych są uznawane za koszt w 100% ich wartości w momencie ich zakupu.

§ 53.1. Do długoterminowych aktywów finansowych zalicza się należności z tytułu dochodów budżetowych, które są wymagalne po 12 miesiącach od dnia bilansowego, tzn. te, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż rok, licząc od dnia bilansowego.

2. Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek naliczonych na koniec kwartału.

§ 54.1. Środkami trwałymi w budowie (inwestycjami) są koszty poniesione w okresie budowy, przebudowy, rozbudowy, nadbudowy, montażu, przystosowania i ulepszenia istniejącego środka trwałego oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów zaliczane do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy oraz odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy.

2. Koszty inwestycji obejmują wartość w cenie nabycia wszystkich zużytych do wytworzenia rzeczowych składników majątku i wykonanych usług obcych oraz inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych przedmiotów majątkowych.

3. Do kosztów inwestycji zalicza się w szczególności koszty:

1) dokumentacji projektowej;

2) nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową;

3) badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych;

4) terenu;

5) przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o zyski ze sprzedaży zlikwidowanych na nim obiektów;

6) opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy;

7) założenia stref ochrony i zieleni;

8) nadzoru autorskiego i inwestorskiego;

9) ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy;

10) sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania;

11) inne koszty bezpośrednio związane z budową.

4. Do kosztów nie zalicza się kosztów związanych z przetargami, ogłoszeniami i innych występujących przed udzieleniem zamówień związanych z inwestycją.

5. Wartość powstałych w wyniku inwestycji składników majątku trwałego ustala się w wysokości kosztów ich wytworzenia lub ceny nabycia łącznie z podatkiem od towarów i usług.

§ 55.1. Do aktywów obrotowych zalicza się:

1) zapasy;

2) należności krótkoterminowe;

3) krótkoterminowe aktywa finansowe.

2. Zapasy w NDAP stanowią wydane publikacje i wydawnictwa (wyroby gotowe), które wycenia się w momencie ich przyjęcia do magazynu po koszcie wytworzenia. W NDAP prowadzi się ewidencję obrotu magazynowego na koncie 600 "Produkty". Księgi pomocnicze ilościowo - wartościowe prowadzone są przez komórkę organizacyjną prowadzącą magazyn publikacji i wydawnictw. Dla wyceny stanu i rozchodów zapasów przyjmuje się metodę rzeczywistych kosztów wytworzenia. Przy utracie wartości (długie magazynowanie) lub wysokich kosztach wytworzenia powodujących brak zainteresowania ze strony nabywców, Dyrektor Generalny NDAP może powołać komisję do wyceny, która określi nowe ceny dla danego rodzaju wydawnictw (przecena lub promocja) i przedstawi te ceny do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu NDAP.

3. Należności krótkoterminowe obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz należności z innych tytułów niezaliczanych do aktywów finansowych, które staną się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej, a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi odsetkami z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności wątpliwych. Należności krótkoterminowe wycenia się na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności.

4. W NDAP występują należności krótkoterminowe:

1) z tytułu dochodów budżetowych, które są wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego;

2) należności od budżetów;

3) pozostałe należności publiczno-prawne;

4) należności od pracowników.

5. Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się na koniec każdego kwartału i na dzień bilansowy według zasad obowiązujących na dzień bilansowy czyli według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski, zwany dalej "NBP", na ten dzień. Dopuszcza się sporządzenie tej wyceny na koniec miesiąca. Różnice kursowe powstałe przy spłacie należności wyrażonych w walutach obcych zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych lub rozlicza się zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

6. Należności wyrażone w walutach obcych na dzień ich powstania wycenia się po średnim kursie dla danej waluty ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień.

7. Umorzenia należności z tytułu dochodów budżetowych dokonuje się zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych.

8. Na podstawie art. 58 ust. 6 ustawy o finansach publicznych dopuszcza się niedochodzenie należności budżetu z tytułu umowy cywilnoprawnej, której kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł na dzień decyzji merytorycznej kierownika właściwej komórki organizacyjnej, na dzień zakończenia egzekucji komorniczej na podstawie postanowienia lub na dzień bilansowy na podstawie protokołu sporządzonego przez komórkę organizacyjną ds. finansowo-księgowych. Należność tę odpisuje się odpowiednio w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

9. Dopuszcza się przyjęcie nienależnych wpłat do wysokości nieprzekraczającej kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym i wykazanie jako pozostałe przychody operacyjne.

10. Wycena należności w zakresie odpisów aktualizujących przeprowadzana jest nie rzadziej niż na dzień bilansowy.

11. Odpisów aktualizujących w wysokości 100% należności dokonuje się w przypadku zalegania z płatnością na dzień bilansowy przez okres dłuższy niż 90 dni oraz w przypadkach określonych w ustawie o finansach publicznych. Odpisów aktualizujących w wysokości 100 % dokonuje się również w przypadku stwierdzenia, że należność wymagalna na dzień bilansowy nie została uregulowana do końca lutego roku następnego.

12. Do krótkoterminowych aktywów finansowych zalicza się środki pieniężne na rachunkach bankowych, które wycenia się według wartości nominalnej i w takiej wartości ujmuje się w bilansie NDAP.

§ 56.W związku z § 10 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2018 r. poz. 2225, z 2019 r. poz. 2508 i z 2020 r. poz. 1132), ustala się kwotę środków pogotowia kasowego w wysokości 3 000,00 zł, które ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca nie będą zwracane z kasy na rachunek bankowy NDAP.

§ 57.Rezerwy, o których mowa w art. 35d ustawy o rachunkowości (rezerwy na przyszłe zobowiązania), tworzy się, na podstawie oceny etapu spraw sądowych, na dzień 31 grudnia każdego roku, w wysokości kwoty zasądzonej od NDAP (bez względu na złożenie środków odwoławczych przez jedną lub obydwie strony).

§ 58.1. Pasywa NDAP to:

1) fundusz (kapitał własny);

2) zobowiązania i rezerwy na zobowiązania;

3) fundusze specjalne.

2. Fundusz (kapitał własny) stanowi wartościowy odpowiednik składników majątku, do których przysługuje NDAP prawo reprezentowania własności (fundusz jednostki, wynik finansowy netto).

3. Zobowiązania krótkoterminowe w NDAP to wszystkie zobowiązania z tytułu dostaw i usług niezależnie od terminu ich zapłaty pod warunkiem otrzymania informacji o nich do 26 dnia następującego po roku budżetowym (26 stycznia roku następnego):

4. Zgodnie z § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1718), NDAP może zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości kwot wydatków ujętych w zatwierdzonym planie finansowym, pomniejszonych o wydatki na wynagrodzenia i uposażenia oraz obligatoryjne wpłaty płatnika. Mogą być również zaciągane zobowiązania z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania NDAP i termin zapłaty upływa w roku następnym.

5. Zobowiązania krótkoterminowe wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, czyli łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów.

6. Zobowiązania wyrażone w walutach obcych na dzień ich powstania wycenia się po średnim kursie dla danej waluty ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień.

7. Na koniec każdego kwartału wycenia się zobowiązania krótkoterminowe według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. Dopuszcza się sporządzenie tej wyceny według kursu średniego danej waluty, ogłoszonego przez NBP na ten dzień również na koniec miesiąca.

8. Różnice kursowe powstające przy spłacie zobowiązań zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych lub rozlicza się zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

9. W NDAP występują następujące zobowiązania krótkoterminowe:

1) zobowiązania wobec dostawców;

2) zobowiązania wobec budżetów;

3) zobowiązania publiczno-prawne inne niż wymienione w pkt 2;

4) zobowiązania wobec pracowników;

5) pozostałe zobowiązania.

10. Fundusze specjalne stanowią równowartość środków, które mogą służyć tylko na określony cel. W NDAP takim funduszem jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

§ 59.Odpisy aktualizujące należności tworzy się na należności, w stosunku do których istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie zostaną uregulowane, m.in. należności od dłużników postawionych w stan likwidacji i upadłości, należności kwestionowane przez dłużników, należności przeterminowane lub nieprzeterminowane o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności - w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą kontrahentów.

§ 60.Zaangażowanie to czynność, na podstawie której NDAP kształtuje zobowiązania, z których wynika obciążenie jej planu finansowego w bieżącym roku budżetowym oraz latach następnych. Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym dokonanie wydatku, a także obejmuje wartość wydatkowanych kwot w ramach planu finansowego wydatków budżetowych.

§ 61.1. Wynik finansowy ze względu na to, że NDAP prowadzi działalność o szczególnym charakterze (dysponowanie środkami publicznymi), do jej nadrzędnych zasad rachunkowości należy zasada memoriału, ponieważ ewidencja rachunkowa wykonania planów finansowych dochodów i wydatków opiera się na rejestrowaniu wykonania kasowego, przy czym stan majątku, przychody, koszty, fundusze oraz wynik finansowy ujmuje się w ewidencji księgowej zgodnie z tą zasadą.

2. Kasowo rejestruje NDAP dochody, które faktycznie wpłynęły na rachunek bieżący dochodów budżetowych w danym roku, niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą.

3. Wydatki ewidencjonuje się w momencie ich poniesienia, czyli rozchodu środków pieniężnych z bieżącego rachunku wydatków budżetowych.

4. Ewidencja kasowa pozwala NDAP kontrolować stan środków pieniężnych oraz obrazuje stan tych środków, które jeszcze pozostają do dyspozycji. NDAP rozlicza się z budżetem metodą brutto, co oznacza, że z uzyskanych przychodów (dochodów) nie może pokrywać swoich kosztów (wydatków).

5. Wynik finansowy NDAP ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 "Wynik finansowy", przy czym wynik finansowy to różnica między kosztami i przychodami NDAP.

6. Ustalenie wyniku finansowego następuje poprzez przeksięgowanie w końcu roku obrotowego:

1) na stronę Wn konta 860 "Wynik finansowy":

a) sumy poniesionych kosztów operacyjnych - w korespondencji z grupą kont zespołu 4,

b) sumy poniesionych kosztów amortyzacji - w korespondencji z kontem 400 "Amortyzacja",

c) sumy poniesionych kosztów finansowych - w korespondencji z kontem 751 "Koszty finansowe",

d) sumy pozostałych kosztów operacyjnych - w korespondencji z kontem 761 "Pozostałe koszty operacyjne";

2) na stronę Ma konta 860 "Wynik finansowy" - sumy uzyskanych przychodów - w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7, tj. 720 "Przychody z tytułu dochodów budżetowych", 750 "Przychody finansowe" i 760 "Pozostałe przychody operacyjne".

§ 62.1. Fundusz jednostki odzwierciedla równowartość majątku trwałego i obrotowego NDAP i ich zmiany.

2. Ustalenie funduszu NDAP następuje poprzez przeksięgowanie w roku obrotowym:

1) na stronę Wn konta 800 - "Fundusz jednostki":

a) straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860,

b) zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 222,

c) dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje z konta 810,

d) różnic z aktualizacji wyceny środków trwałych (jeżeli taka aktualizacja wynika z odrębnych przepisów);

2) na stronę Ma konta 800 - "Fundusz jednostki":

a) zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223,

b) nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,

c) różnic z aktualizacji wyceny środków trwałych (jeżeli taka aktualizacja wynika z odrębnych przepisów).

DZIAŁ IV

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Rozdział 1

Zakładowy plan kont

§ 63. 1. Plan kont jest usystematyzowanym wykazem, który zawiera nazwy i symbole kont i jest przeznaczony do rejestrowania operacji gospodarczych.

2. NDAP prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont opracowany na podstawie planu kont określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342).w sprawie rachunkowości oraz planów kont.

3. Konta opisane w zakładowym planie kont mogą być dzielone poziomo lub pionowo w zależności od potrzeb ewidencyjnych.

4. Konta syntetyczne - bilansowe oraz pozabilansowe mogą być uzupełniane o konta służące ewidencji zdarzeń ekonomicznych oraz majątkowych w miarę potrzeb.

5. Konta podane w planach kont stanowią standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych nie występujących w NDAP, albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w NDAP.

6. Zakładowy plan kont uwzględnia ustalenia dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności.

7. Zakładowy plan kont zapewnia możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

8. Zakładowy plan kont zapewnia rzetelne i jasne przedstawienie posiadanych przez NDAP składników majątkowych, źródeł ich finansowania oraz wyniku finansowego.

§ 64.Zgodnie z art.10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zakładowy plan kont ustala:

1) wykaz kont księgi głównej;

2) wykaz ksiąg pomocniczych;

3) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń;

4) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

§ 65.1. Wykaz kont syntetycznych oraz zasady klasyfikowania zdarzeń dla NDAP - dysponenta II stopnia stanowią załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Wykaz kont syntetycznych oraz zasady klasyfikowania zdarzeń dla NDAP - dysponenta III stanowią załącznik nr 4 do zarządzenia.

§ 66.1. Główny księgowy NDAP może aktualizować wykaz kont syntetycznych i ich opis w miarę potrzeb wynikających z przeprowadzonych operacji gospodarczych. Dopuszcza się przygotowanie aktualizacji kont syntetycznych i ich opisu na koniec roku obrotowego.

2. Konta analityczne tworzone są na bieżąco.

§ 67.Wprowadzony w NDAP zakładowy plan kont umożliwia sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu, a także sprawozdań finansowych.

§ 68.Dopuszcza się usuwanie z systemu finansowo-księgowego "Progman Finanse+" kont w układzie syntetycznym i analitycznym dla kont, które ze względu na swój charakter nie wykazywały żadnych obrotów w roku bieżącym, a saldo otwarcia było równe "0".

Rozdział 2

Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych

§ 69. 1. W NDAP występuje:

1) oprogramowanie linii "Progman" Wolters Kluwer Polska Spółka z o. o., które zawiera:

a) systemy finansowo - księgowe:

- Finanse Premium+ - wykorzystywany do prowadzenia ksiąg rachunkowych,

- Rozrachunki - wykorzystywany do kontroli zamówień publicznych,

- Kontrola Budżetu - wykorzystywany do kontrolowania realizowania budżetu sieci archiwów państwowych i sprawozdawczości budżetowej zbiorczej,

- Kasa - wykorzystywany do prowadzenia kasy NDAP,

b) systemy kadrowo - płacowe:

- Kadry - wykorzystywany do prowadzenia kartotek osobowych,

- Płace - wykorzystywany do wykonywania rozliczeń wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

- Przelewy - wykorzystywany do transferowania przelewów do bankowości elektronicznej,

- Zlecenia - wykorzystywany do rozliczania umów cywilnoprawnych;

2) Program komputerowy AssetsNinja Stock - wykorzystywany do prowadzenia ewidencji inwentarzowej składników majątkowych;

3) ZUS Płatnik;

4) System bankowości elektronicznej Narodowego Banku Polskiego - NBE;

5) System bankowości elektronicznej Banku Gospodarstwa Krajowego BGK Zlecenia;

6) System Informatycznej Obsługi Budżetu Państwa - Trezor;

7) System Obsługi Kultury - SOK.

2. Posiadane przez NDAP licencje na systemy finansowo-księgowe, zgodnie z warunkami udzielenia licencji przez Wolters Kluwer Polska Spółka z o. o., nie uprawniają do utrwalania, obrotu ani rozpowszechniania tych systemów, udzielania na nie sublicencji lub udostępniania osobom trzecim w jakiejkolwiek formie.

3. Na podstawie licencji, o których mowa w ust. 2, szczegółowy opis struktury bazy danych systemów w formie papierowej znajduje się w komórce organizacyjnej ds. finansowo - księgowych.

4. Ogólny opis oprogramowania oraz funkcji systemów firmy Wolters Kluwer Polska Spółka z o. o. w wersji offline z linii "Progman" stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

DZIAŁ V

System ochrony baz danych

Rozdział 1

Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

§ 70. 1. Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji NDAP:

1) sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość;

2) księgowego systemu informatycznego;

3) kopii zapasowych zapisów księgowych;

4) ksiąg rachunkowych;

5) dowodów księgowych;

6) dokumentacji inwentaryzacyjnej;

7) sprawozdań finansowych.

2. Do prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

1) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. "backupów";

2) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych dla pracowników na różnych stanowiskach poprzez imienne konta użytkowników oraz możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika;

3) profilaktykę antywirusową.

Rozdział 2

Przechowywanie zbiorów

§ 71. 1. Dokumenty księgowe podlegają przechowywaniu przez okres:

1) 5 lat - zatwierdzone sprawozdania finansowe;

2) 5 lat - księgi rachunkowe;

3) 5 lat - dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości;

4) 5 lat - dokumenty inwentaryzacyjne;

5) 5 lat - inne dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości;

6) 1 rok - po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji;

7) 50 lat - dokumentacja płacowa dla osób zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 r.;

8) 10 lat - dokumentacja płacowa dla osób zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r.

2. Terminy, o których mowa w ust. 1, oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory lub dokumenty dotyczą.

Rozdział 3

Udostępnianie danych i dokumentów

§ 72. Udostępnianie osobie trzeciej sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości NDAP ma miejsce:

1) w siedzibie NDAP, po uzyskaniu zgody Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jako dysponenta II stopnia lub Dyrektora Generalnego NDAP jako dysponenta III stopnia lub osoby ich zastępującej albo przez nich upoważnionej;

2) poza siedzibą, po uzyskaniu pisemnej zgody Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jako dysponenta II stopnia lub Dyrektora Generalnego NDAP jako dysponenta III stopnia lub osoby ich zastępującej albo przez nich upoważnionej oraz pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

DZIAŁ VI

Kontrola prawidłowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków (kontrola finansowa)

§ 73. Kontrola finansowa obejmuje:

1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;

2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania, gromadzenia i zwrotu środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych;

3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa pkt 2.

§ 74.Kontrola finansowa ma na celu:

1) badanie zgodności z obowiązującymi przepisami;

2) badanie efektywności działania i realizacji zadań;

3) badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem oraz wykrywanie nieprawidłowości w ich realizacji;

4) ujawnienie niegospodarnego działania i nadużyć oraz wskazanie sposobów likwidacji tych nieprawidłowości;

5) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za ich powstanie.

§ 75.Badania dokumentów dokonuje się w zakresie celowości, gospodarności, rzetelności i legalności działania oraz sprawności organizacji pracy.

§ 76.Główny księgowy sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania systemu kontroli finansowej, jak również nad prawidłowością wykorzystania uwag kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.

§ 77.Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonują:

1) główny księgowy i kierujący komórkami organizacyjnymi;

2) inni pracownicy - w granicach określonych w ich obowiązkach.

§ 78.Kontrola finansowa sprawowana jest w postaci:

1) kontroli wstępnej;

2) kontroli bieżącej;

3) kontroli następnej.

§ 79.1. Kontrola wstępna ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom i obejmuje w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań oraz sprawdzenie czy wydatki są ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym NDAP.

2. W trakcie kontroli wstępnej szczególną uwagę zwraca się na to, czy:

1) planowane wydatki są dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem:

a) dążenia do uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) sposób dokonywania wydatków umożliwia terminową realizację zadań;

3) planowane wydatki realizowane są w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

4) ustalenia zawarte w dokumentach jak: okres wypowiedzenia umowy, zmiany warunków umowy, kary umowne, zabezpieczenie przed wypadkami losowymi, zmianami cen itp., są korzystne dla NDAP;

5) z pracownikiem, któremu powierzono mienie, jest zawarta umowa o odpowiedzialności materialnej;

6) dochody budżetowe, jakie NDAP uzyskuje z tytułu sprzedaży wydawnictw oraz z zawartych umów sprzedaży składników majątkowych są ewidencjonowane na bieżąco, aby mogły być dochodzone w wymagalnych kwotach i terminach.

§ 80.Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo.

§ 81.Kontrola następna obejmuje badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane, w celu stwierdzenia czy dotychczasowa działalność przebiegała prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami, jakie czynniki miały wpływ na odchylenia od planowanych wydatków, co przyczyniło się do uszkodzenia lub zniszczenia majątku. Na podstawie wyników kontroli następnej Dyrektor Generalny NDAP podejmuje decyzje zmierzające do zapobieżenia powstawaniu nieprawidłowości.

§ 82.Dowodem dokonania wstępnej kontroli przez głównego księgowego jest podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, oznacza, że:

1) nie zgłasza on zastrzeżeń do przedstawionej przez kierującego komórką organizacyjną oceny prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem;

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym NDAP.

§ 83.Główny księgowy, w razie ujawnienia nieprawidłowości w zakresie określonym w § 82, przed złożeniem podpisu, zwraca dokument kierującemu komórką organizacyjną z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień - a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia podpisania dokumentu. O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy zawiadamia pisemnie Dyrektora Generalnego NDAP, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

§ 84.W celu realizacji swoich zadań wynikających z przepisów o finansach publicznych główny księgowy ma prawo:

1) żądać od kierującego komórką organizacyjną udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;

2) wnioskować do Dyrektora Generalnego NDAP o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonane przez inne komórki organizacyjne prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

§ 85.W razie ujawnienia w toku kontroli finansowej czynu noszącego znamiona przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Dyrektora Generalnego NDAP, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa oraz sporządza niezbędną dokumentację. W każdym przypadku ujawnienia czynu noszącego znamiona przestępstwa, Dyrektor Generalny NDAP, po niezwłocznym zawiadomieniu organów ścigania, jest obowiązany:

1) ustalić, jakie okoliczności umożliwiły popełnienie przestępstwa lub sprzyjały jego popełnieniu;

2) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków;

3) wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania konsekwencje służbowe;

4) przedsięwziąć środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstaniu podobnych zaniedbań;

5) dochodzić roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej NDAP od osób winnych powstania tej szkody oraz osób winnych zaniechania obowiązku skutecznej kontroli.

§ 86.Wydatki w NDAP są dokonywane na podstawie dowodów księgowych.

§ 87.Kierujący komórką organizacyjną jest obowiązany przed przekazaniem dowodu księgowego do komórki organizacyjnej ds. finansowo-księgowych w celu dokonania wydatkowania środków do:

1) potwierdzenia, że dany wydatek został ujęty w planie rzeczowo- finansowym na dany rok budżetowy we właściwym paragrafie i kodzie budżetu zadaniowego, a także że jest celowy, oszczędny i związany z terminową realizacją zadań NDAP;

2) potwierdzenia, że dany wydatek został poniesiony zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych.

§ 88.Jeżeli wydatek nie został ujęty w planie rzeczowo-finansowym we właściwym paragrafie lub kodzie budżetu zadaniowego, kierujący komórką organizacyjną, w której ma być poniesiony ten wydatek, jest obowiązany do podjęcia działań w zakresie zwiększenia planu finansowego na dany rok budżetowy lub w celu przeniesienia środków między paragrafami i kodami budżetu zadaniowego.

§ 89.W każdym przypadku podejmowania decyzji o dokonaniu wydatku, pracownicy są obowiązani do analizy celowości i gospodarności tego wydatku.

§ 90.Kierujący komórką organizacyjną jest obowiązany do systematycznej kontroli realizowanych zadań i wydatków z nimi związanych. Kontrola ta powinna być prowadzona pod kątem zabezpieczenia interesu NDAP oraz przestrzegania legalności, celowości i gospodarności. W każdym przypadku, gdy zagrożony jest interes NDAP, a wydatek jest niecelowy, nosi znamiona niegospodarności lub ma być dokonany z naruszeniem przepisów prawa, kierujący komórką organizacyjną odpowiedzialny za ten wydatek rezygnuje z niego.

§ 91.Sprawdzenie dowodu księgowego pod względem merytorycznym (kontrola merytoryczna) polega na ustaleniu rzetelności danych zawartych w dowodzie, a także sprawdzeniu celowości, gospodarności i legalności udzielonego zamówienia. Kierujący komórką organizacyjną odpowiedzialną za dane zamówienie sprawdza rzetelność danych zawartych w dowodzie finansowo-księgowym, opisuje celowość dokonanego zamówienia z gospodarczego punktu widzenia oraz jego zgodność z planem finansowym i obowiązującymi przepisami, ocenia czy zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z zawartą umową lub innym dokumentem, po czym składa podpis wraz z datą i pieczątką na opisie do dowodu zapłaty.

§ 92.Kierujący komórką organizacyjną przekazuje do komórki organizacyjnej ds. finansowo-księgowych dowody księgowe dotyczące zrealizowanego zamówienia, w sposób umożliwiający terminowe uregulowanie zobowiązania, nie później jednak niż 7 dni przed terminem płatności.

§ 93.Pracownik komórki ds. finansowo-księgowych dokonuje kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych, która polega na stwierdzeniu dokonania kontroli merytorycznej oraz sprawdzeniu, że zostały one wystawione w sposób prawidłowy oraz że dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych.

§ 94.Jeżeli dowód księgowy zawiera błędy merytoryczne, osoba kontrolująca zwraca dokument kierującemu komórką organizacyjną do uzupełnienia lub poprawienia.

§ 95.Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podpisuje główny księgowy i zatwierdza Dyrektor Generalny NDAP.

§ 96.Procedury kontroli finansowej dotyczą wszystkich wydatków.

§ 97.Wzór opisu dla dowodu zapłaty dla wydatków budżetowych stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia, a dla wydatków środków europejskich - załącznik nr 7 do zarządzenia.

§ 98.W związku ze stosowanym w NDAP elektronicznym zarządzaniem dokumentacją, akceptacje osób uczestniczących w obiegu dokumentów księgowych i podpis certyfikatem kwalifikowanym przez Naczelnego Dyrektora jako dysponenta II stopnia lub Dyrektora Generalnego jako dysponenta III stopnia (a podczas ich nieobecności osób ich zastępujących), zastępują podpisy odręczne na dowodach księgowych, pod warunkiem, że proces ten zostanie wykonany w systemie e- dok, a wydrukowane dokumenty i metryka zostaną dołączone do dowodów zapłaty.

§ 99.Udokumentowanie kosztów i wydatków ponoszonych przez NDAP następuje w przypadku:

1) wynagrodzeń - na podstawie listy płac sporządzonej w oparciu o umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, zaświadczenia lekarskiego i innych decyzji płacowych, a także dowodów, w wyniku których dokonano potrąceń z wynagrodzenia za pracę oraz przelewów w przypadku przekazywania wynagrodzenia pracownika na jego konto osobiste;

2) zakupów materiałów i usług - na podstawie dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówienia, umów, faktur, rachunków, faktur korygujących, not księgowych, protokołów odbioru prac, dowodów kasowych, wyciągów bankowych i zleceń płatności Banku Gospodarstwa Krajowego;

3) podróży służbowych - na podstawie poleceń wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego i dołączonych do nich faktur, rachunków wystawionych na pracownika, biletów i innych dowodów, dokumentujących poniesione w podróży wydatki;

4) ryczałtów samochodowych - na podstawie umów zawieranych przez NDAP z pracownikiem oraz oświadczeń pracownika o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu;

5) umów zlecenia i umów o dzieło - na podstawie umów zawartych z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, a także oświadczeń zleceniobiorców dla potrzeb ubezpieczeń społecznych i protokołów odbioru prac;

6) wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych - na podstawie dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówienia, faktur, rachunków, pokwitowań, zaświadczeń i oświadczeń;

7) wydatków majątkowych - na podstawie dokumentacji dotyczącej udzielenia zamówienia, kosztorysów, faktur, rachunków i protokołów odbioru;

8) wydatków na dofinansowanie nauki języków i studiów dla pracowników - na podstawie umów, kopii faktur i podań o częściową refundację, opisanych przez pracownika komórki organizacyjnej ds. kadrowo-szkoleniowych, a zatwierdzonych merytorycznie przez kierującego nią; do podań o częściowe dofinansowanie nauki języków i studiów powinny być dołączone kopie faktur wystawionych na pracownika lub innych dowodów księgowych dokumentujące poniesiony wydatek, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez pracownika komórki ds. finansowo-księgowych;

9) wydatków na szkolenia - na podstawie wniosków o udział w szkoleniu, konferencji lub seminarium, faktur i rachunków; wniosku o udział w szkoleniu nie wypełnia się w przypadku szkoleń, których organizatorem jest Krajowa Szkoła Administracji Publicznej;

10) zwrotu kosztów zakupu okularów korygujących wzrok - na podstawie wniosku z załączoną kopią rachunku lub faktury wystawionych na pracownika, zatwierdzonego merytorycznie przez pracownika, któremu powierzono koordynowanie prac komórki organizacyjnej ds. administracyjno-gospodarczych; kopie wymagają potwierdzenia za zgodność z oryginałem przez pracownika komórki organizacyjnej ds. finansowo-księgowych.

§ 100.Przy wypłatach wynagrodzeń na listach płac i innych dowodach podpis składają: osoba, która sporządziła listę płac, kierujący komórką ds. kadrowo-szkoleniowych, główny księgowy i Dyrektor Generalny NDAP.

§ 101.Ustalenia kontroli dokonanej przez właściwych merytorycznie pracowników powinny być przedmiotem analizy i w razie potrzeby powodować odpowiednio:

1) zablokowanie wydatków powodujących przekroczenie planu finansowego na dany rok budżetowy;

2) rezygnację z niektórych zadań, które nie powodują zagrożeń dla funkcjonowania NDAP;

3) wystąpienie do dysponenta wyższego stopnia o zwiększenie środków w planie finansowym na niezbędne wydatki w bieżącym roku.

DZIAŁ VII

Gospodarka kasowa

§ 102. Podstawy prawne gospodarki kasowej stanowią:

1) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2016 r. poz. 793), zwane dalej "rozporządzeniem MSWiA";

2) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1718).

§ 103.Wartości pieniężne są przechowywane w pomieszczeniu zapewniającym należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą, dostępem osób nieupoważnionych i zagarnięciem, zgodnie z przepisami rozporządzenia MSWiA.

§ 104.Kasa NDAP znajduje się w wydzielonym pomieszczeniu z zabezpieczeniem spełniającym wymogi rozporządzenia MSWiA.

§ 105.Środki pieniężne są przechowywane w warunkach zapewniających ich należytą ochronę, tj. w kasie pancernej.

§ 106.Transport wartości pieniężnych odbywa się zgodnie z przepisami rozporządzenia MSWiA.

§ 107.Kasjerem może być osoba mająca nienaganną opinię, niekarana za przestępstwa przeciwko: obrotowi gospodarczemu, mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

§ 108.Przejęcie i przekazanie kasy następuje protokolarnie, w obecności głównego księgowego lub osoby go zastępującej.

§ 109.1. Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność materialną za:

1) niewłaściwe zabezpieczenie gotówki;

2) wypłacenie gotówki na podstawie niezatwierdzonych dowodów do wypłaty;

3) dokonanie wypłaty bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonymi na właściwych dowodach rozchodowych.

2. Kasjer przyjmuje odpowiedzialność materialną za gotówkę w kasie oraz inne wartości w momencie protokolarnego przejęcia kasy, po uprzednim podpisaniu umowy o odpowiedzialności materialnej.

3. Kasjer dysponuje aktualnymi wzorami podpisów osób upoważnionych do dysponowania gotówką.

4. Kasjer niezwłocznie informuje Dyrektor Generalnego NDAP i głównego księgowego o stwierdzeniu nieprawidłowości w zabezpieczeniu kasy lub ewentualnym naruszeniu zabezpieczeń.

5. Główny księgowy zapoznaje kasjera z zasadami gospodarki kasowej w NDAP, określonymi w zarządzeniu.

6. Kasjer obowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych.

7. Funkcji kasjera nie można łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym w zakresie obrotu gotówkowego.

§ 110.NDAP może posiadać w kasie :

1) niezbędny zapas gotówki na wydatki bieżące (tzw. pogotowie kasowe);

2) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków;

3) gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy;

4) książkę druków ścisłego zarachowania;

5) gotówkę i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu;

6) płyty CD i DVD, pendrive;

7) karty chipowe do podpisu bankowego;

8) karty do podpisu elektronicznego przechowywane w formie depozytu.

§ 111.Wysokość pogotowia kasowego wynosi 3 000 zł.

§ 112.Stały zapas gotówki jest utrzymywany w kasie przez cały rok budżetowy i uzupełnia się go okresowo o wartość dokonanych z tego zapasu wypłat dotyczących wydatków.

§ 113.Co do zasady wartość gotówki w kasie nie przekracza 0,2 jednostki obliczeniowej, o której mowa w rozporządzeniu MSWiA.

§ 114.Gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy (sprzedaż gotówkowa, różnice z rozliczenia zaliczek) kasjer obowiązany jest okresowo odprowadzić do banku na rachunek bieżący z uwzględnieniem zasad określonych w § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów, o którym mowa w § 102 pkt 2.

§ 115.Sumy przyjęte do kasy z tytułu zwrotu wydatków danego roku budżetowego mogą być wykorzystane na inne wydatki budżetowe.

§ 116.Jeżeli wydatek będzie podlegał zakwalifikowaniu do innego paragrafu niż kwalifikowany był dokonany zwrot, to należy go przeksięgować w ewidencji analitycznej wydatków na właściwy dla nowego wydatku paragraf klasyfikacji budżetowej.

§ 117.Wszelkie operacje kasowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi źródłowymi (listy płac, wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczek, faktury, rachunki, dowody wpłat na rachunki bankowe, noty księgowe) lub wtórnymi, tj. wystawionymi przez kasjera (KP - kasa przyjmie i KW - kasa wypłaci).

§ 118.Dowody kasowe powinny zostać przed dokonaniem wpłaty lub wypłaty gotówki sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby; pracownicy obowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę.

§ 119.Odbiorca gotówki kwituje odbiór swoim podpisem (pełnym nazwiskiem lub pieczątką i podpisem) oraz datą otrzymania gotówki.

§ 120.Otrzymaną gotówkę odbiorca powinien przeliczyć w obecności kasjera.

§ 121.1. W związku ze stosowanym w NDAP elektronicznym zarządzaniem dokumentacją, akceptacje osób uczestniczących w obiegu dokumentów księgowych i podpis certyfikatem kwalifikowanym przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jako dysponenta II stopnia lub Dyrektora Generalnego NDAP jako dysponenta III stopnia zastępują podpisy odręczne na niektórych dowodach kasowych (wnioskach o zaliczkę na podróż służbową, rozliczeniach tych zaliczek, fakturach, rachunkach, paragonach, notach księgowych), pod warunkiem, że proces ten zostanie wykonany w systemie e- dok, a wydrukowane dokumenty i metryka zostaną dołączone do dowodów zapłaty.

2. Przepisy ust. 1 dotyczące podpisu certyfikatem kwalifikowanym stosuje się również do podpisów składanych przez osoby zastępujące Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub Dyrektora Generalnego NDAP podczas ich nieobecności.