§ 5. 1. W przypadku, gdy w wyniku rozpoznania, o którym mowa w § 4, archiwum państwowe wytypuje jednostkę organizacyjną obowiązaną do utworzenia archiwum zakładowego, wówczas rozpoczyna czynności związane z ustaleniem.

2. Podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem dyrektor archiwum państwowego może zasięgnąć opinii właściwej regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji [1] .

3. Zasięgnięcie opinii regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji [2] przez dyrektora archiwum państwowego jest obligatoryjne w przypadku wystąpienia, podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem, czynników budzących wątpliwości lub niejednoznacznych wniosków wynikających z ekspertyzy archiwalnej.

4. Czynności związane z ustaleniem obejmują w kolejności:

1) pisemne zawiadomienie jednostki organizacyjnej o rozpoczęciu czynności związanych z ustaleniem oraz zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, nie później niż w terminie 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia ekspertyzy;

2) przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej w celu rozpoznania statusu prawno - organizacyjnego jednostki organizacyjnej, jej struktury organizacyjnej, w tym terytorialnej, oraz zbadanie czy wytwarza ona i gromadzi dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 ustawy;

3) sporządzenie notatki z ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w pkt 2, zawierającej uzasadnienie ustalenia lub nieustalenia przez archiwum państwowe danej jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego, przy czym w szczególności powinna znaleźć się w niej informacja na temat specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności i tworzonej w jej toku dokumentacji wraz ze wskazaniem, która część dokumentacji stanowi materiały archiwalne;

4) w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy - przesłanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji [3] , o ile były wymagane, lub notatki o odstąpieniu od przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o którym mowa w ust. 5;

5) w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy - włączenie notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji [4] do akt sprawy, o ile były wymagane, lub notatki o odstąpieniu od przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o którym mowa w ust. 5;

6) w przypadku ustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - wydanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego aktu ustalenia i przesłanie go do kierownika jednostki organizacyjnej, przy czym w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych kopię aktu ustalenia przesyła do wiadomości dyrektora właściwego archiwum państwowego;

7) w przypadku nieustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - przesłanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego do kierownika jednostki organizacyjnej informacji o zakończeniu czynności ustalenia, przy czym:

a) w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych kopię tej informacji przesyła do wiadomości dyrektora właściwego archiwum państwowego,

b) jeżeli ta informacja dotyczy jednostki organizacyjnej, która została uznana za wytwórcę wyłącznie dokumentacji niearchiwalnej, wówczas powinna w szczególności zawierać przypomnienie obowiązku utworzenia i prowadzenia składnicy akt oraz wytyczne dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej i uzgadniania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

5. W przypadku państwowej lub samorządowej jednostki organizacyjnej, która przejęła zadania i kompetencje organów lub jednostek organizacyjnych trwale zaprzestających działalności, a ustalonych jako obowiązane do utworzenia archiwum zakładowego do momentu zaprzestania tej działalności, archiwum państwowe może odstąpić od obowiązku przeprowadzenia w takiej jednostce ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2.

6. Dopuszcza się, na wniosek dyrektora archiwum państwowego, możliwość przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, w trybie zdalnym, wyłącznie za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

7. Po upływie 30 dni, jednak nie później niż przed upływem 60 dni, od dnia doręczenia aktu ustalenia jednostce organizacyjnej, właściwe archiwum państwowe wprowadza informacje jej dotyczące, do systemu teleinformatycznego „NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna", zwanego dalej „systemem NiKA", lub - w przypadku gdy dane dotyczące tej jednostki organizacyjnej zostały wprowadzone wcześniej - zmienia jej status na oznaczony w systemie jako „N - podmiot pod nadzorem".

§ 6. 1. Archiwum państwowe prowadzi wśród nadzorowanych przez siebie jednostek organizacyjnych systematyczne rozpoznanie w celu stwierdzenia, które z nich przestały podlegać obowiązkowi prowadzenia utworzenia archiwum zakładowego.

2. Dyrektor właściwego archiwum państwowego niezwłocznie zawiadamia pisemnie kierownika jednostki organizacyjnej, dla której wydano akt ustalenia, o wygaśnięciu tego aktu w związku z ustaniem obowiązku prowadzenia archiwum zakładowego, w szczególności w przypadku, gdy:

1) na skutek zmian własnościowych w jednostce organizacyjnej nie powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;

2) dokumentacja jednostki organizacyjnej na skutek istotnych zmian w zakresie jej działania przestała mieć charakter materiałów archiwalnych, co potwierdziła ekspertyza archiwalna i opinia właściwej regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji [5] .

3. Równocześnie z zawiadomieniem, o którym mowa w ust. 2, właściwe archiwum państwowe dokonuje aktualizacji danych o jednostce w systemie NiKA.

4. W przypadku gdy jednostka organizacyjna, dla której wydano akt ustalenia, trwale zaprzestała działalności, właściwe archiwum państwowe dokonuje aktualizacji danych jej dotyczących w systemie NiKA niezwłocznie po zgromadzeniu dokumentów potwierdzających trwałe zaprzestanie działalności przez tę jednostkę.