§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;

2) sposób oraz terminy przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej "NDAP";

3) sposób i tryb opracowywania sprawozdań w zakresie skarg i wniosków oraz zbiorczej informacji o rozpatrzonych petycjach.

§ 2. Właściwymi do rozpatrywania skarg, wniosków i petycji wniesionych do NDAP są:

1) w sprawach dotyczących Zastępców Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz Dyrektora Generalnego - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

2) w sprawach dotyczących pracowników NDAP, innych niż wymienieni w pkt 1 - Dyrektor Generalny.

3) w sprawach dotyczących dyrektorów archiwów państwowych oraz działalności archiwów państwowych - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych lub wyznaczony przez niego Zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

§ 3. 1. Skargi i wnioski składane osobiście mogą być wnoszone w siedzibie NDAP po uprzednim zgłoszeniu i umówieniu spotkania.

2. Składający skargi i wnioski są przyjmowani:

1) w poniedziałki, w godzinach 16:15 - 17:15, przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych albo wyznaczonego przez niego jego zastępcę lub Dyrektora Generalnego;

2) w czwartki, w godzinach 9:00 - 12:00, przez dyrektora Departamentu Organizacji Archiwów NDAP.

3. Informację o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków umieszcza się w recepcji siedziby NDAP w miejscu dostępnym dla interesantów oraz na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej NDAP.

4. Skargi i wnioski składane ustnie są sporządzane w formie protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

5. Osoby z dysfunkcjami narządów ruchu przyjmowane są na parterze siedziby NDAP, w sposób zapewniający im komfort obsługi, bez konieczności pokonywania schodów i progów utrudniających poruszanie się.

6. Osobom uprawnionym do korzystania z pomocy tłumacza języka migowego lub tłumacza-przewodnika, na wcześniej złożony wniosek, zapewnia się wsparcie komunikacyjne.

7. Wniosek o zapewnienie tłumacza powinien zawierać wskazanie wybranej metody komunikowania się i być złożony w formie pisemnej co najmniej na 3 dni robocze przed ustalonym terminem złożenia skargi lub wniosku.

§ 4. Skargi, wnioski lub petycje, nienależące do właściwości Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, są przekazywane przez Departament Organizacji Archiwów, właściwym organom w trybie art. 231 lub art. 243 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego albo art. 6 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach, zwanej dalej "ustawą o petycjach".

§ 5. 1. Za rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji wpływających do NDAP odpowiada Departament Organizacji Archiwów, który:

1) prowadzi rejestr skarg i wniosków wpływających do NDAP, zawierający co najmniej następujące informacje:

a) imię, nazwisko i adres skarżącego lub wnioskodawcy,

b) znak sprawy i datę wpływu,

c) przedmiot skargi lub wniosku,

d) sposób i termin załatwienia sprawy;

2) zakłada i prowadzi sprawy z zakresu skarg, wniosków i petycji;

3) występuje do komórek organizacyjnych NDAP, zgodnie z przedmiotem skargi, wniosku lub petycji, o zajęcie stanowiska oraz przygotowanie informacji i wyjaśnień;

4) opracowuje projekt odpowiedzi na podstawie informacji, o których mowa w pkt 3;

5) przekazuje informacje dotyczące złożonej petycji oraz przebiegu postępowania, o którym mowa w art. 8 ustawy o petycjach, do zamieszczenia na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej NDAP;

6) przygotowuje roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w NDAP oraz archiwach państwowych, zgodnie z § 7 ust. 1 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie postępowania ze skargami, wnioskami i petycjami w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 81);

7) przygotowuje zbiorczą informację o rozpatrzonych petycjach za rok poprzedni, zgodnie z art. 14 ustawy o petycjach.

2. Za przygotowanie odpowiedzi na skargi, wnioski lub petycje z zakresu działalności NDAP odpowiada Biuro Dyrektora Generalnego NDAP.

§ 6. 1. W przypadku rozpoznania, że przyjęte w innej komórce organizacyjnej NDAP pismo nosi znamiona skargi, wniosku lub petycji, kierujący tą komórką przekazuje je niezwłocznie dyrektorowi Departamentu Organizacji Archiwów celem założenia sprawy i jej realizacji.

2. Niedopuszczalne jest tworzenie sprawy i udzielanie odpowiedzi na skargi, wnioski lub petycje w innej komórce organizacyjnej niż Departament Organizacji Archiwów.

3. Kierujący komórką organizacyjną NDAP niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3, przekazuje stanowisko, informacje i wyjaśnienia umożliwiające Departamentowi Organizacji Archiwów przygotowanie odpowiedzi na skargę, wniosek lub petycję.

§ 7. 1. Do dnia 15 stycznia każdego roku, dyrektorzy archiwów państwowych składają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w roku poprzedzającym sporządzenie sprawozdania.

2. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych składa ministrowi właściwemu do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego roczne sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w NDAP oraz w archiwach państwowych do dnia 10 lutego każdego roku.

3. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1 i 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 8. Traci moc zarządzenie nr 32 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 26 marca 2018 r. w sprawie organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz w archiwach państwowych.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.