Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Przepisy zarządzenia mają zastosowanie do akt stanu cywilnego:

1) przechowywanych w archiwach państwowych i tworzących nieopracowane zespoły lub zbiory archiwalne;

2) przejmowanych przez archiwa państwowe.

§ 2.Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

1) aktach stanu cywilnego - należy przez to rozumieć prowadzony na potrzeby państwa rejestr stanu cywilnego osób, składający się ze zbiorów aktów stanu cywilnego, zazwyczaj w formie ksiąg, oraz z dokumentacji towarzyszącej w formie akt zbiorowych i skorowidzów;

2) aktach zbiorowych - należy przez to rozumieć dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktu stanu cywilnego, dokonania zmiany jego treści lub stwierdzenia jego ważności oraz stanowiące podstawę zamieszczenia przypisku przy innych aktach stanu cywilnego, w tym akta znania, metryki, informacje o rozwodach, zgonach, wyroki sądowe i decyzje administracyjne, które do 1986 r. występowały jako alegaty lub aneksy;

3) księgach łącznych - należy przez to rozumieć księgi stanu cywilnego zawierające wpisy kilku rodzajów aktów stanu cywilnego;

4) pierwopisie - należy przez to rozumieć pierwszy egzemplarz księgi stanu cywilnego, pozostający zwykle w miejscu sporządzenia, a także jego odpowiedniki, którymi są unikat, rejestr główny i księga miejscowa;

5) wtóropisie - należy przez to rozumieć drugi i kolejny egzemplarz księgi stanu cywilnego sporządzany w celu zabezpieczenia pierwopisu, przekazywany zwykle odpowiednim władzom (sądom, urzędom), a także jego odpowiedniki, którymi są duplikat i rejestr poboczny.

§ 3.1. Akty stanu cywilnego wytworzone w wyniku działalności:

1) osoby posiadającej uprawnienia urzędnika stanu cywilnego (świeckiej lub duchownej),

2) urzędu stanu cywilnego działającego jako odrębna jednostka organizacyjna lub stanowiącego część innej jednostki organizacyjnej, np. urzędu administracji terenowej

- należy łączyć wraz z dokumentacją towarzyszącą, w tym z aktami zbiorowymi i skorowidzami, w odrębne zespoły archiwalne.

2. Podstawą wyodrębniania zespołów archiwalnych są przepisy ustrojowe i organizacyjne dotyczące obowiązujących w danym okresie systemów rejestracji stanu cywilnego.

3. Szczegółowe cezury wyodrębniania zespołu archiwalnego określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. W uzasadnionych przypadkach tworzy się zespoły archiwalne składające się z:

1) aktów stanu cywilnego wytworzonych w odrębnych okręgach rejestracji stanu cywilnego, stanowiących jedną jednostkę organizacyjną administracji wyznaniowej, np. w parafii i filii parafii;

2) aktów stanu cywilnego wytworzonych przez kolejno po sobie funkcjonujących twórców, mających siedzibę w tej samej miejscowości i obejmujących ten sam okręg (okręgi) rejestracji stanu cywilnego.

5. Wtóropisy ksiąg stanu cywilnego wytworzone w urzędach stanu cywilnego, w tym odpisy, o których mowa w art. 130 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 463), włącza się do właściwych zespołów archiwalnych, w których skład wchodzą pierwopisy. W przypadku braku w archiwum państwowym właściwego zespołu archiwalnego należy utworzyć zespół archiwalny, w którego skład będą wchodzić wtóropisy lub odpisy, a także następnie włączane będą przejmowane w kolejnych latach akta stanu cywilnego.

6. Akta zbiorowe, które już znajdują się w zasobie archiwum państwowego, należy formować w odrębne jednostki archiwalne, zawierające dokumentację dotyczącą aktów stanu cywilnego z określonego roku lub zakresu lat, także wtedy, kiedy dotyczą aktów, które we właściwych księgach nie istnieją. Jeżeli w odpowiednim zespole archiwalnym istnieją już jednostki archiwalne zawierające akta zbiorowe z danego roku, przejęte w terminie późniejszym dokumenty należy włączyć do tych jednostek, jeśli pozwala na to ich forma. O ile to konieczne, należy zaktualizować opis, w tym daty skrajne jednostki archiwalnej i zespołu archiwalnego.

7. Jeżeli na podstawie analizy aktów stanu cywilnego i dokumentów stanowiących akta zbiorowe nie jest możliwe ustalenie, do jakiego zespołu archiwalnego należy je przyporządkować, dopuszcza się utworzenie z takich dokumentów odrębnego zbioru archiwalnego.

8. Decyzję w sprawie wyodrębniania zespołów archiwalnych oraz tworzenia zbiorów archiwalnych podejmuje dyrektor archiwum państwowego.

§ 4.1. Przejęte skorowidze w postaci tradycyjnej, wykonane po 1945 r. w urzędzie stanu cywilnego do aktów stanu cywilnego, o których mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia ust. 1-3, można traktować jako pomoce informacyjne i nie włączać do zasobu archiwalnego.

2. Zawartość przejmowanych skorowidzów w postaci elektronicznej, wykonanych po 1945 r. w urzędzie stanu cywilnego do aktów stanu cywilnego, o których mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia ust. 1-3, należy przenieść do Zintegrowanego Systemu Informacji Archiwalnej ZoSIA jako indeksy osobowe.

Rozdział 2

Porządkowanie i inwentaryzacja akt stanu cywilnego

§ 5. 1. Zespół archiwalny zawierający akta stanu cywilnego wytworzone przez osobę posiadającą uprawnienia urzędnika stanu cywilnego otrzymuje nazwę składającą się z następujących elementów:

1) określenia rzeczowego: akta stanu cywilnego;

2) nazwy jednostki administracyjnej świeckiej lub organizacji wyznaniowej: miasto, gmina, okręg, parafia, filia, gmina wyznaniowa, okręg bożniczy, przy czym w przypadku jednostki administracyjnej organizacji wyznaniowej należy podać nazwę wyznania, odłamu wyznania lub obrządku;

3) nazwy geograficznej siedziby (siedzib) twórcy obowiązującej w okresie jego funkcjonowania (nazwa miejscowości w odpowiednim przypadku).

2. Zespół archiwalny zawierający akta stanu cywilnego wytworzone przez urząd stanu cywilnego otrzymuje nazwę twórcy, składającą się z nazwy urzędu (Urząd Stanu Cywilnego) oraz nazwy geograficznej siedziby twórcy (nazwa miejscowości w odpowiednim przypadku) lub nazwy geograficznej jednostki podziału terytorialnego (nazwa w odpowiednim przypadku).

3. Nazwy miejscowości podaje się w wersji najdłużej obowiązującej.

4. Jeżeli w jednej miejscowości działało kilka osób mających uprawnienia urzędników stanu cywilnego lub kilka urzędów stanu cywilnego, w nazwie zespołu archiwalnego należy umieścić dane dodatkowe identyfikujące tę jednostkę, np. wezwanie parafii lub określenie obwodu urzędu stanu cywilnego. W uzasadnionych przypadkach należy umieścić dodatkowe dane także w nazwie opracowanego zespołu archiwalnego.

5. W przypadku twórców zespołów archiwalnych mających siedzibę w różnych miejscowościach o takiej samej nazwie, w nazwie zespołu archiwalnego należy dodać inne elementy identyfikujące, np. gmina, aktualna nazwa powiatu lub innej jednostki terytorialnej.

6. Zbiór archiwalny, o którym mowa w § 3 ust. 7, otrzymuje nazwę składającą się z następujących elementów:

1) określenia rzeczowego: zbiór akt zbiorowych do aktów stanu cywilnego;

2) nazwy jednostki terytorialnej, której dotyczą akta;

3) określenia zakresu lat aktów stanu cywilnego, jakich dotyczą akta zbiorowe.

7. Nazwy zespołów archiwalnych formułuje się w języku polskim.

8. Przykłady nazw zespołów i zbiorów archiwalnych określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

9. Jeżeli twórca zespołu archiwalnego nosił nazwę obcojęzyczną, podaje się ją w brzmieniu oryginalnym jako element opisu zespołu archiwalnego.

10. Nazwy twórców materiałów archiwalnych, wchodzących w skład zespołu archiwalnego, inne niż ujęte w nazwie zespołu archiwalnego, podaje się jako elementy opisy zespołu archiwalnego.

§ 6.1. Daty skrajne zespołu archiwalnego i zbioru archiwalnego ustala się na podstawie dat skrajnych jednostek archiwalnych wchodzących w jego skład, przy czym:

1) datę początkową stanowi data najwcześniejszego zarejestrowanego przez danego twórcę aktu stanu cywilnego lub - w przypadku niezachowania się aktów stanu cywilnego - data najwcześniejszego dokumentu (wpisu) pochodzącego z okresu działania tego twórcy;

2) datę końcową stanowi data najpóźniej zarejestrowanego przez danego twórcę aktu stanu cywilnego lub - w przypadku niezachowania się aktów stanu cywilnego - data najpóźniejszego dokumentu (wpisu) pochodzącego z okresu działania tego twórcy;

3) daty skrajne dokumentów stanowiących dokumentację towarzyszącą, w szczególności akt zbiorowych pochodzących sprzed okresu działania twórcy aktów stanu cywilnego lub powstałych po likwidacji tego twórcy, traktuje się odpowiednio jako anteriora lub posteriora.

2. Jeżeli zespół archiwalny zawiera jednostki archiwalne wytworzone przez dwóch kolejnych twórców, daty aktów stanu cywilnego rejestrowanych przez kolejnego twórcę, np. w parafiach prawosławnych, powstałych w miejsce parafii unickich, należy wyróżniać w datach skrajnych zespołów archiwalnych jako posteriora i podawać je w nawiasach kwadratowych.

3. Daty skrajne jednostki archiwalnej ustala się w sposób następujący:

1) w przypadku ksiąg stanu cywilnego datami skrajnymi są daty najwcześniej i najpóźniej sporządzonego aktu stanu cywilnego;

2) w przypadku jednostek archiwalnych złożonych z dokumentacji towarzyszącej datami skrajnymi są daty najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu (wpisu).

4. Daty przypisków i wzmianek dodatkowych nie mają wpływu na daty skrajne zespołu archiwalnego i jednostki archiwalnej. Informacje o nich można zamieścić w inwentarzu w polu Zawartość.

§ 7.Opisy jednostek archiwalnych w inwentarzu powinny uwzględniać zawarte w nich dokumenty lub wpisy o treści innej niż wynikająca z tytułu, np. zapowiedzi lub rozwody. Informację o nich należy umieszczać w polu Zawartość.

§ 8.Dokumentację niestanowiącą akt stanu cywilnego, w tym wykazy konfirmowanych, księgi komunikujących i penitentów oraz raptularze, należy włączyć do zespołów archiwalnych jednostek wyznaniowych, a w przypadku ich braku - utworzyć nowe.

§ 9.1. Jednostki archiwalne w obrębie zespołu archiwalnego grupuje się w seriach rzeczowych, a w obrębie serii systematyzuje się chronologicznie. Układ jednostek archiwalnych w zespole archiwalnym odzwierciedla układ opisów w elektronicznym inwentarzu archiwalnym.

2. W uzasadnionych przypadkach dyrektor archiwum państwowego może zdecydować o odstąpieniu od zasad określonych w ust. 1.

3. Wtóropisy, o których mowa w § 3 ust. 5, należy grupować w odrębne serie w układzie analogicznym do przyjętego w trakcie opracowania zasadniczych aktów stanu cywilnego.

4. Przykłady układu jednostek archiwalnych w zespole archiwalnym określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

Rozdział 3

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 10. 1. Jeżeli przed dniem wejścia w życie zarządzenia utworzono zespoły archiwalne bez uwzględnienia cezur, o których mowa w załączniku nr 1 do zarządzenia cz. I ust. 1 i 2, dopuszcza się pozostawienie ich bez zmian.

2. Jeżeli w dniu wejścia w życie zarządzenia akta stanu cywilnego wchodzą w skład innych opracowanych zespołów archiwalnych, w środkach ewidencyjnych i informacyjnych do właściwych zespołów archiwalnych akt stanu cywilnego należy dokonać odpowiednich adnotacji, wskazując inne zespoły archiwalne zawierające materiały danego twórcy.

§ 11.Traci moc zarządzenie Nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 2 sierpnia 1999 r. w sprawie postępowania z aktami stanu cywilnego.

§ 12.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.