Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392, z 2015 r. poz. 1064, z 2018 r. poz. 1669 oraz z 2019 r. poz. 271) w związku z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2018 r. poz. 736 i 1669 oraz z 2019 r. poz. 534) zarządza się, co następuje.

Załącznik do zarządzenia Ministra Inwestycji i Rozwoju
z dnia 8 kwietnia 2019 r.
(Dz. Urz. Min. Inw. i Rozw. poz. 9)

SZCZEGÓŁOWE ZASADY ORGANIZACJI I FUNKCJONOWANIA W MINISTERSTWIE INWESTYCJI I ROZWOJU NADZORU NAD INSTYTUTAMI BADAWCZYMI

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Szczegółowe zasady organizacji i funkcjonowania w Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju nadzoru nad instytutami badawczymi, zwane dalej "Zasadami", określają podział czynności między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie nadzoru sprawowanego przez ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa i ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego zgodnie z ustawą o instytutach badawczych, w tym zadań związanych z koordynacją działań nadzorczych.

§ 2. Użyte w Zasadach określenia oznaczają:

1) Minister - ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa i ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego;

2) Ministerstwo - urząd obsługujący Ministra;

3) nadzorujący członek kierownictwa Ministerstwa - członka kierownictwa Ministerstwa, który zgodnie z zarządzeniem Ministra w zakresie podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, realizuje w zakresie swojej właściwości zadania wynikające z nadzoru Ministra nad instytutem;

4) upoważniony członek kierownictwa Ministerstwa - członka kierownictwa Ministerstwa lub kadry kierowniczej, który zgodnie z zarządzeniem Ministra w zakresie podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa lub posiadanym upoważnieniem wykonuje zadania Ministra, o których mowa w ustawie o instytutach badawczych oraz w niniejszym zarządzeniu, z zastrzeżeniem zadań należących do wyłącznej kompetencji Ministra;

5) komórka właściwa - komórkę organizacyjną Ministerstwa, która zgodnie z przepisami regulaminu organizacyjnego Ministerstwa jest właściwa do prowadzenia spraw nadzoru Ministra nad instytutem;

6) komórka koordynująca - Biuro Ministra, które zgodnie z przepisami regulaminu organizacyjnego Ministerstwa odpowiada za koordynację zadań związanych z wykonywaniem nadzoru nad organami oraz jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi;

7) instytut - instytut badawczy, o którym mowa w art. 1 ustawy o instytutach badawczych, nadzorowany przez Ministra;

8) ustawa o instytutach badawczych - ustawę z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2018 r. poz. 736 i 1669 oraz z 2019 r. poz. 534);

9) ustawa o zasadach zarządzania mieniem państwowym - ustawę z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 1182, z późn. zm.¹⁾);

10) ustawa o rachunkowości - ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351);

11) rozporządzenie Rady Ministrów - rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2010 r. w sprawie tworzenia, łączenia, podziału, reorganizacji, przekształcania, włączania lub likwidacji instytutów badawczych (Dz. U. poz. 1512).

§ 3. 1. W sprawowaniu nadzoru nad zgodnością działań instytutu z przepisami prawa i statutem oraz realizacją przez instytut jego podstawowych zadań oraz prawidłowością wydatkowania środków publicznych uczestniczą:

1) komórka właściwa - w sprawach wynikających z nadzoru Ministra nad instytutem, z wyjątkiem spraw, dla których właściwe są komórki organizacyjne Ministerstwa wymienione w pkt 2-5 i ust. 2;

2) Departament Budżetu Rozwoju - w zakresie wyboru firmy audytorskiej do badania sprawozdania finansowego instytutu oraz w zakresie opiniowania spraw dotyczących weryfikacji sprawozdania finansowego instytutu;

3) Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi - w sprawach wynikających ze stosunku pracy, w zakresie ustawowego upoważnienia Ministra, wobec dyrektora instytutu, zastępcy dyrektora i innych osób wyznaczonych do pełnienia obowiązków dyrektora, a także uzgadniania projektu statutu instytutu;

4) Departament Gospodarki Nieruchomościami - w zakresie prowadzenia spraw dotyczących nadzoru nad czynnościami prawnymi instytutu, o których mowa w art. 38 ust. 1 i 2 ustawy o zasadach zarządzania mieniem państwowym;

5) Departament Kontroli - w zakresie prowadzenia kontroli, o której mowa w art. 35 ust. 2 oraz art. 36 ustawy o instytutach badawczych, a także uzgadniania projektu statutu instytutu.

2. Biuro Ministra koordynuje sprawy związane z nadzorem Ministra nad instytutem.

§ 4. Przedłożenie przez komórkę organizacyjną Ministerstwa do podpisu Ministra dokumentów i pism opracowywanych w trybie określonym w niniejszym zarządzeniu wymaga uprzedniej akceptacji nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa.

Rozdział 2

Zatwierdzanie statutu instytutu

§ 5. 1. Statut instytutu uchwalony zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o instytutach badawczych, przekazywany jest przez radę naukową instytutu komórce właściwej.

2. Komórka właściwa dokonuje analizy statutu, a następnie uzgadnia stanowisko do statutu z Biurem Zarządzania Zasobami Ludzkimi, Departamentem Kontroli i komórką koordynującą.

3. Komórka właściwa przekazuje do zaopiniowania statut instytutu wraz z uzgodnionym stanowiskiem, o którym mowa w ust. 2, do Departamentu Prawnego.

4. Minister zatwierdza statut instytutu w drodze zarządzenia.

5. Do zatwierdzania zmian statutu instytutu ust. 1-4 stosuje się odpowiednio.

6. Statut instytutu nowo utworzonego lub powstałego w wyniku połączenia lub podziału opracowuje komórka właściwa.

7. Do nadawania pierwszego statutu nowo utworzonemu instytutowi oraz instytutowi powstałemu w wyniku połączenia lub podziału, zgodnie z art. 6 ust. 3 ustawy o instytutach badawczych, ust. 2-4 stosuje się odpowiednio.

8. Zatwierdzony statut instytutu komórka właściwa przekazuje do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Ministra.

Rozdział 3

Powoływanie i odwoływanie organów instytutu oraz nadzór nad ich funkcjonowaniem

§ 6. 1. Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi na wniosek komórki właściwej przygotowuje akt powołania oraz akt odwołania:

1) dyrektora instytutu;

2) zastępcy dyrektora instytutu.

2. W przypadku nowo utworzonego instytutu lub instytutu powstałego w wyniku połączenia lub podziału oraz w przypadku odwołania dyrektora instytutu, Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi na wniosek komórki właściwej przygotowuje, zgodnie z art. 6 ust. 5 lub art. 26 ust. 3 ustawy o instytutach badawczych, akt wyznaczenia osoby pełniącej obowiązki dyrektora instytutu.

3. W projektach aktów, o których mowa w ust. 1 i 2, Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi proponuje wysokość wynagrodzenia stosownie do art. 24 ust. 3 i art. 27 ust. 1b ustawy o instytutach badawczych, a w przypadku osoby, o której mowa w ust. 2, także okres, na jaki została ona wyznaczona do pełnienia obowiązków dyrektora instytutu.

4. Projekty aktów, o których mowa w ust. 1 i 2, komórka właściwa przedkłada do akceptacji nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa, a następnie do podpisu Ministra. Podpisanie tych aktów należy do wyłącznej kompetencji Ministra.

5. Po jednym egzemplarzu aktów, o których mowa w ust. 1 i 2, z podpisem osoby, której dotyczą potwierdzającym otrzymanie aktu, komórka właściwa przekazuje do Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi oraz do komórki koordynującej, jeden egzemplarz komórka właściwa przechowuje w aktach sprawy.

§ 7. 1. Komórka właściwa przygotowuje akty powołania i akty odwołania członków rady naukowej instytutu, o których mowa w art. 30 ust. 4 ustawy o instytutach badawczych.

2. Projekty aktów, o których mowa w ust. 1, komórka właściwa przedkłada do akceptacji nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa, a następnie do podpisu Ministra. Podpisanie tych aktów należy do wyłącznej kompetencji Ministra.

3. Jeden egzemplarz aktów, o których mowa w ust. 1, z podpisem osoby, której dotyczą potwierdzającym odebranie aktu, komórka właściwa przechowuje w aktach sprawy oraz jeden egzemplarz przekazuje do komórki koordynującej.

§ 8. 1. Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi prowadzi sprawy wynikające ze stosunku pracy, w zakresie ustawowego upoważnienia Ministra, wobec dyrektora instytutu, zastępcy dyrektora instytutu oraz osoby wyznaczonej do pełnienia obowiązków dyrektora instytutu, w szczególności dotyczące:

1) ustalania wysokości i zmian w wysokości wynagrodzenia;

2) przyznania świadczeń dodatkowych;

3) zakazu prowadzenia działalności konkurencyjnej (umowa o zakazie konkurencji);

4) zgody na dodatkowe zatrudnienie w ramach stosunku pracy i prowadzenie działalności gospodarczej;

5) mianowania dyrektora instytutu na stanowisko profesora;

6) stwierdzenia wygaśnięcia powołania, w przypadku podjęcia czynności określonych w pkt 3 bez zgody Ministra.

2. Po jednym egzemplarzu aktu stwierdzającego wygaśnięcie powołania, o którym mowa w ust. 1 pkt 6, z podpisem osoby, której dotyczy potwierdzającym otrzymanie aktu, Biuro Zarządzania Zasobami Ludzkimi przekazuje do komórki właściwej i do komórki koordynującej.

§ 9. 1. Wniosek o przyznanie nagrody rocznej dyrektorowi instytutu przekazywany jest do komórki właściwej w przypadku:

1) sprawowania nadzoru nad instytutem przez ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa - zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 23 grudnia 2016 r. w sprawie przyznawania nagrody rocznej osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. poz. 2256);

2) sprawowania nadzoru nad instytutem przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego - zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 4 maja 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi (Dz. U. z 2013 r. poz. 1099).

2. Komórka właściwa sprawdza czy osoba, której dotyczy wniosek, o którym mowa w:

1) ust. 1 pkt 1 spełniła warunki określone w § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 23 grudnia 2016 r. w sprawie przyznawania nagrody rocznej osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi;

2) ust. 1 pkt 2 spełniła warunki określone w § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 4 maja 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przyznawania nagrody rocznej osobom kierującym niektórymi podmiotami prawnymi.

3. Sprawdzony wniosek wraz z propozycją wysokości nagrody rocznej komórka właściwa przedkłada do podpisu upoważnionemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.

4. Po jednym egzemplarzu pisma informującego o wysokości przyznanej nagrody bądź o nieprzyznaniu nagrody rocznej, komórka właściwa przekazuje wnioskodawcy, osobie której wniosek dotyczy oraz do Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi, a jego kopię przekazuje do komórki koordynującej.

§ 10. 1. Komórka właściwa analizuje uchwały rady naukowej instytutu przekazane przez przewodniczącego rady zgodnie z art. 35a ustawy o instytutach badawczych pod względem ich zgodności z przepisami prawa lub statutem instytutu. W przypadku stwierdzenia niezgodności komórka właściwa sporządza projekt decyzji administracyjnej, o której mowa w art. 35a ust. 2 ustawy o instytutach badawczych.

2. W przypadku uzasadnionych wątpliwości merytorycznych do treści uchwały rady, o której mowa w ust. 1, wynikających z charakteru tej uchwały, komórka właściwa może wystąpić do pozostałych komórek organizacyjnych Ministerstwa, w celu zaopiniowania stanowiska.

3. W przypadku uzasadnionych wątpliwości prawnych związanych ze sporządzeniem projektu decyzji administracyjnej, o której mowa w ust. 1, komórka właściwa może wystąpić do Departamentu Prawnego z wnioskiem o wydanie opinii prawnej zgodnie z przepisami dotyczącymi wykonywania pomocy prawnej w Ministerstwie.

4. Komórka właściwa przekazuje projekt decyzji administracyjnej, o której mowa w ust. 1, do podpisu upoważnionemu członkowi kierownictwa Ministerstwa, jednocześnie informując dyrektora instytutu oraz przewodniczącego rady naukowej instytutu o wstrzymaniu wykonania uchwały zgodnie z art. 35a ust. 3 ustawy o instytutach badawczych.

5. Kopię decyzji administracyjnej, o której mowa w ust. 1, komórka właściwa przekazuje do komórki koordynującej.

Rozdział 4

Wybór firmy audytorskiej do badania sprawozdania finansowego instytutu, zatwierdzanie sprawozdania finansowego instytutu, podziału zysku

§ 11. 1. Dyrektor instytutu przeprowadza postępowanie ofertowe na wybór firmy audytorskiej do badania sprawozdania finansowego instytutu, a następnie przekazuje otrzymane oferty do Departamentu Budżetu Rozwoju.

2. Departament Budżetu Rozwoju dokonuje oceny otrzymanych ofert pod względem:

1) zaoferowanej ceny;

2) terminu zakończenia badania;

3) dodatkowych czynności oferowanych przez firmę audytorską do badania sprawozdania finansowego w zaoferowanej cenie.

3. Po dokonanej ocenie ofert Departament Budżetu Rozwoju przedkłada do podpisu upoważnionemu członkowi kierownictwa Ministerstwa pismo informujące dyrektora instytutu o wybranej firmie audytorskiej do badania sprawozdania finansowego instytutu.

4. Na podstawie pisma, o którym mowa w ust. 3, dyrektor instytutu zawiera, w terminie umożliwiającym udział firmy audytorskiej w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych, umowę na badanie sprawozdania finansowego instytutu.

§ 12. 1. Dyrektor instytutu, nie później niż do dnia 15 maja każdego roku, przekazuje sprawozdanie finansowe instytutu za ubiegły rok bilansowy wraz ze sprawozdaniem z jego badania do komórki właściwej, która następnie przekazuje je do Departamentu Budżetu Rozwoju.

2. Departament Budżetu Rozwoju, po otrzymaniu sprawozdania finansowego instytutu dokonuje:

1) weryfikacji formalnej obejmującej:

a) kompletność dostarczonych dokumentów,

b) prawidłowość złożenia podpisów pod dokumentami sprawozdania finansowego instytutu,

c) poprawność rachunkową sporządzonych dokumentów;

2) weryfikacji merytorycznej obejmującej:

a) ocenę zgodności wykazanych w sprawozdaniu pozycji z przepisami ustawy o rachunkowości,

b) ocenę prawidłowości prezentacji danych wykazanych w bilansie z danymi zawartymi w rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych oraz informacji dodatkowej.

3. W przypadku stwierdzenia, w trakcie weryfikacji formalnej i merytorycznej, oczywistych błędów i omyłek, Departament Budżetu Rozwoju zwraca sprawozdanie finansowe instytutowi w celu wprowadzenia stosownych poprawek.

4. Po przeprowadzonej pozytywnej weryfikacji, o której mowa w ust. 2, Departament Budżetu Rozwoju dokonuje analizy:

1) przesłanego sprawozdania finansowego instytutu, w szczególności oceny:

a) sytuacji majątkowo-finansowej instytutu,

b) stanu zobowiązań i należności;

2) sprawozdania z badania sprawozdania finansowego instytutu.

5. Departament Budżetu Rozwoju przekazuje dokumenty, o których mowa w ust. 1, do komórki właściwej wraz z informacją uwzględniającą wyniki przeprowadzonej weryfikacji i analizy.

§ 13. 1. W oparciu o zebrane informacje komórka właściwa przygotowuje projekt decyzji, w którym rekomenduje zatwierdzenie lub odrzucenie sprawozdania finansowego wraz z propozycją podziału zysku lub pokrycia straty, lub proponuje zatwierdzenie innego podziału zysku.

2. Projekt decyzji, o której mowa w ust. 1, uzgodniony z Departamentem Budżetu Rozwoju pod względem finansowym, komórka właściwa przedkłada do podpisu upoważnionemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.

3. Oryginał decyzji, o której mowa w ust. 1, komórka właściwa przekazuje dyrektorowi instytutu. Po jednej kopii decyzji komórka przekazuje do Departamentu Budżetu Rozwoju oraz do komórki koordynującej, jedną kopię decyzji komórka właściwa przechowuje w aktach sprawy.

§ 14. Biuro Komunikacji, zgodnie z art. 37 ust. 3 ustawy o instytutach badawczych, udostępnia na stronie podmiotowej Ministra w Biuletynie Informacji Publicznej, przekazane przez dyrektora instytutu za pośrednictwem komórki właściwej, roczne sprawozdanie finansowe instytutu oraz informację o zarządzaniu składnikami mienia trwałego.

§ 15. W przypadku, gdy z ustawy o rachunkowości wynika, że instytut nie musi przedstawiać wraz ze sprawozdaniem finansowym opinii firmy audytorskiej procedury opisanej w § 11 nie stosuje się, a § 12 i § 13 stosuje się z pominięciem tej opinii.

Rozdział 5

Nadzór nad zgodnością działań instytutu z przepisami prawa i statutem, realizacją przez instytut podstawowych zadań oraz prawidłowością wydatkowania środków publicznych

§ 16. W przypadku zgłoszenia przez instytut zamiaru dokonania czynności prawnej, o której mowa w art. 38 ust. 1 i 2 ustawy o zasadach zarządzania mieniem państwowym, Departament Gospodarki Nieruchomościami dokonuje analizy wniosku i po uzyskaniu opinii komórki właściwej oraz po uzyskaniu akceptacji nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa, rekomenduje Ministrowi udzielenie zgody lub odmowę udzielenia zgody na dokonanie tej czynności, przedkładając jednocześnie projekt stosownego stanowiska do podpisu.

§ 17. 1. W przypadku zgłoszenia przez instytut zamiaru utworzenia spółki kapitałowej, o której mowa w art. 17 ust. 5 ustawy o instytutach badawczych, objęcia lub nabycia akcji i udziałów w takich spółkach, komórka właściwa dokonuje analizy wniosku i po uzyskaniu opinii Departamentu Budżetu Rozwoju oraz po uzyskaniu akceptacji nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa, rekomenduje Ministrowi udzielenie zgody lub odmowę udzielenia zgody na dokonanie tej czynności, przedkładając jednocześnie projekt stosownego stanowiska do podpisu.

2. Komórka właściwa, po uzyskaniu akceptacji nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa, rekomenduje Ministrowi udzielenie instytutowi zgody lub odmowę udzielenia zgody, o której mowa w art. 17 ust. 7 ustawy o instytutach badawczych, na wykonywanie praw z tytułu posiadanych akcji i udziałów w spółkach, o których mowa w art. 17 ust. 5 ustawy o instytutach badawczych.

§ 18. 1. W celu realizacji zadań, o których mowa w art. 35 ust. 1 ustawy o instytutach badawczych, instytut przekazuje do komórki właściwej:

1) plan działalności instytutu na rok bieżący, o którym mowa w art. 24 ust. 1 pkt 1 ustawy o instytutach badawczych, w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku;

2) kwartalne sprawozdanie z działalności instytutu, o której mowa w art. 2 ustawy o instytutach badawczych, w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po upływie każdego kwartału, zgodnie ze wzorem sprawozdania przesłanego przez komórkę właściwą;

3) roczny plan finansowy, o którym mowa w art. 18 ust. 12 ustawy o instytutach badawczych, wraz z uchwałą o jego zaopiniowaniu przez radę naukową instytutu;

4) roczne sprawozdanie dyrektora z wykonania zadań, o którym mowa w art. 29 ust. 2 pkt 5 ustawy o instytutach badawczych, wraz z uchwałą o jego zaopiniowaniu przez radę naukową instytutu;

5) informacje o kondycji finansowej instytutu, w terminie do dnia 10 lipca danego roku kalendarzowego - za pierwsze półrocze i do dnia 10 stycznia następnego roku kalendarzowego - za drugie półrocze; wzór informacji o kondycji finansowej instytutu określa załącznik do Zasad;

6) informacje o terminie posiedzenia rady naukowej instytutu wraz z proponowanym porządkiem posiedzenia, nie później niż na 7 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia;

7) protokół z posiedzenia rady naukowej wraz z kopiami uchwał rady naukowej instytutu, w terminie 30 dni od dnia zakończenia posiedzenia; terminu nie stosuje się w przypadku uchwał, o których mowa w art. 35a ust. 1 ustawy o instytutach badawczych;

8) kopię kierunkowych planów tematycznych badań naukowych i prac rozwojowych, o których mowa w art. 29 ust. 2 pkt 5 ustawy o instytutach badawczych, wraz z uchwałą o ich zaopiniowaniu przez radę naukową instytutu oraz każdorazowo w przypadku ich zmiany;

9) kopię perspektywicznych kierunków działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej, art. 29 ust. 2 pkt 6 ustawy o instytutach badawczych, wraz z uchwałą o ich zatwierdzeniu przez radę naukową instytutu oraz każdorazowo w przypadku ich zmiany;

10) kopię rozstrzygnięcia ministra właściwego do spraw nauki o wysokości przyznanej dotacji, w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

2. Na wniosek Departamentu Kontroli instytut przekazuje:

1) informacje o terminach kontroli zewnętrznych, a po ich zakończeniu informacje o ich wynikach;

2) informacje w zakresie wdrożenia zaleceń pokontrolnych z kontroli zewnętrznych.

3. Komórka właściwa, może wystąpić do instytutu, również poza terminami wskazanymi w ust. 1, o przedstawienie dodatkowych informacji dotyczących bieżącej działalności instytutu.

4. Na podstawie analizy informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 2, 3 i 5, komórka właściwa przedkłada nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa informację na temat działalności instytutu, w terminach:

1) za pierwsze półrocze - do dnia 15 sierpnia danego roku kalendarzowego;

2) za drugie półrocze - do dnia 15 marca następnego roku kalendarzowego.

§ 19. 1. Komórka właściwa w celu realizacji zadania, o którym mowa w art. 37 ust. 1 ustawy o instytutach badawczych, przygotowuje projekt decyzji, który następnie przekazuje do uzgodnienia do Departamentu Budżetu Rozwoju pod względem finansowym.

2. Uzgodniony projekt decyzji komórka właściwa przedkłada do podpisu upoważnionemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.

§ 20. Komórka właściwa współpracuje z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego w zakresie wymiany informacji w sprawie finansowania instytutów oraz oceny jakości pracy instytutów nadzorowanych przez Ministra.

§ 21. 1. Departament Kontroli, w porozumieniu z komórką właściwą, inicjuje zadania kontrolne w zakresie wynikającym z art. 35 ust. 2 oraz art. 36 ustawy o instytutach badawczych.

2. Komórka właściwa, w przypadku uzasadnionym charakterem sprawy lub pilnością przeprowadzenia czynności kontrolnych, po uzyskaniu akceptacji nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa, może wystąpić do Departamentu Kontroli o przeprowadzenie w instytucie kontroli w trybie uproszczonym.

3. W uzasadnionych przypadkach w czynnościach kontrolnych może brać udział pracownik komórki właściwej.

4. W celu monitorowania wdrażania przez instytut zaleceń pokontrolnych Departament Kontroli przekazuje komórce właściwej kopię wyników kontroli przeprowadzonej w instytucie wraz z kopią informacji dyrektora instytutu o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Rozdział 6

Tworzenie, łączenie, podział, reorganizacja, przekształcenie i likwidacja instytutu

§ 22. Utworzenie, połączenie, podział, reorganizację, przekształcenie lub likwidację instytutu poprzedza postępowanie przygotowawcze, o którym mowa w art. 8 ustawy o instytutach badawczych.

§ 23. Komórka właściwa prowadzi wynikające z nadzoru Ministra nad instytutem działania w zakresie utworzenia, połączenia, podziału, reorganizacji lub przekształcenia instytutu, w szczególności:

1) proponuje skład zespołu roboczego, o którym mowa w art. 8 ust. 2 i 4 ustawy o instytutach badawczych, oraz przygotowuje projekt zarządzenia Ministra w sprawie powołania zespołu roboczego do przeprowadzenia odpowiedniego postępowania przygotowawczego;

2) zapewnia obsługę prac zespołu roboczego, o którym mowa w pkt 1;

3) proponuje skład komisji i jej przewodniczącego oraz przygotowuje projekt zarządzenia Ministra w sprawie powołania komisji, o której mowa w § 12, § 20 i § 26 rozporządzenia Rady Ministrów;

4) po otrzymaniu z instytutu spisów z natury oraz sprawozdania finansowego łączonych lub dzielonych instytutów, o których mowa w § 13 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów, przekazuje je do Departamentu Budżetu Rozwoju. Do zatwierdzenia sprawozdania finansowego przepisy § 11 stosuje się odpowiednio;

5) w przypadku podziału instytutu, stosownie do § 14 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów, przygotowuje wniosek o wykreślenie instytutu z Krajowego Rejestru Sądowego;

6) przedkłada nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa opinię zespołu roboczego, o którym mowa w pkt 1, lub komisji, o których mowa w pkt 3;

7) przygotowuje i uzgadnia projekt rozporządzenia Rady Ministrów odpowiednio w sprawie: utworzenia, połączenia, podziału, reorganizacji, przekształcenia lub likwidacji instytutu.

§ 24. W przypadku wszczęcia postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego komórka właściwa, w szczególności:

1) proponuje skład komisji i jej przewodniczącego oraz przygotowuje projekt zarządzenia Ministra w sprawie powołania komisji w celu szczegółowego ustalenia warunków likwidacji instytutu;

2) przedkłada nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa opinię komisji, o której mowa w pkt 1;

3) przygotowuje wniosek o odwołanie dyrektora instytutu z dniem otwarcia likwidacji instytutu;

4) w celu wyboru likwidatora:

a) ogłasza nabór kandydatów na likwidatora,

b) dokonuje oceny zgłoszonych ofert i wyboru kandydata na likwidatora,

c) przedkłada do akceptacji nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa propozycję kandydata na likwidatora;

5) w uzgodnieniu z Biurem Dyrektora Generalnego, zgodnie z § 35 rozporządzenia Rady Ministrów, przygotowuje projekt umowy z likwidatorem;

6) po uzgodnieniu z Departamentem Budżetu Rozwoju, przedkłada do akceptacji nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa plan finansowy likwidacji, harmonogram likwidacji oraz sprawozdanie finansowe sporządzone przez likwidatora;

7) analizuje wnioski likwidatora i po uzgodnieniu z Departamentem Budżetu Rozwoju przedkłada nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa projekty decyzji w sprawie zagospodarowania mienia;

8) przygotowuje projekt decyzji o uznaniu instytutu za zlikwidowany, po dokonaniu oceny dokumentacji z przebiegu likwidacji i uzyskaniu opinii Departamentu Budżetu Rozwoju;

9) analizuje i przedkłada nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa wraz z własną opinią, sprawozdania likwidatora z przebiegu likwidacji;

10) przygotowuje i przedkłada do podpisu upoważnionemu członkowi kierownictwa Ministerstwa projekt decyzji w sprawie przekazania aparatury badawczej zakupionej ze środków publicznych innemu instytutowi;

11) w przypadku uzyskania informacji o złożeniu wniosku o ogłoszenie upadłości instytutu, w trakcie prowadzonego postępowania likwidacyjnego, przygotowuje projekt decyzji w sprawie zawieszenia postępowania likwidacyjnego, który przedkłada do podpisu upoważnionemu członkowi kierownictwa Ministerstwa;

12) po uzgodnieniu z Departamentem Budżetu Rozwoju, przedstawia nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa propozycje wskazań co do dalszego działania likwidatora, w przypadku wystąpienia likwidatora na podstawie § 39 rozporządzenia Rady Ministrów z wnioskiem o takie wskazania.

§ 25. 1. Komórka właściwa, na polecenie Ministra, nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa lub po otrzymaniu wniosku dyrektora instytutu zaopiniowanego przez radę naukową instytutu, dotyczącego komercjalizacji instytutu, przeprowadza postępowanie przygotowawcze, o którym mowa w art. 12 ust. 4 ustawy o instytutach badawczych. Przepisy § 23 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku uzasadnionych wątpliwości merytorycznych pojawiających się na etapie przeprowadzania postępowania przygotowawczego i wynikających ze złożoności procesu komercjalizacji instytutu, komórka właściwa może zwrócić się do pozostałych komórek organizacyjnych Ministerstwa o opinię.

3. Komórka właściwa, po przeprowadzeniu postępowania przygotowawczego, o którym mowa w ust. 1, przygotowuje projekt aktu komercjalizacji instytutu, który po zaopiniowaniu przez Departament Prawny przedkłada do akceptacji nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa, a następnie ministrowi właściwemu do spraw nauki celem uzgodnienia, o którym mowa w art. 12 ust. 5 ustawy o instytutach badawczych.

4. Uzgodniony z ministrem właściwym do spraw nauki projekt aktu o komercjalizacji instytutu komórka właściwa przedkłada do podpisu upoważnionemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.

§ 26. Komórka właściwa przygotowuje projekt wniosku Ministra w sprawie nadania instytutowi statusu państwowego instytutu badawczego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o instytutach badawczych, oraz projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie nadania instytutowi statusu państwowego instytutu badawczego.

Rozdział 7

Współpraca komórek organizacyjnych Ministerstwa

§ 27. 1. Dyrektor instytutu, lub wskazany przez niego pracownik instytutu, kierując sprawę do komórek organizacyjnych Ministerstwa, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 2-5, powiadamia o tym również komórkę właściwą oraz komórkę koordynującą.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa kierując sprawę do instytutu każdorazowo powiadamiają o tym fakcie komórkę właściwą.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 1669, 1735, 2024, 2243 i 2270 oraz z 2019 r. poz. 229, 447 i 492.

Załącznik do szczegółowych zasad organizacji
i funkcjonowania w Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju nadzoru nad instytutami badawczymi