§ 1. W Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii ustala się szczegółowy sposób postępowania pracowników Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii z podmiotami wykonującymi zawodową działalność lobbingową oraz z podmiotami wykonującymi bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej, w tym sposób dokumentowania podejmowanych kontaktów.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) BIP - należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii w obrębie wspólnej platformy rządowej gov.pl;

2) Gabinecie - należy przez to rozumieć Gabinet Polityczny Ministra Przedsiębiorczości i Technologii;

3) kierowniku - należy przez to rozumieć Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora komórki organizacyjnej;

4) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii;

5) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Przedsiębiorczości i Technologii;

6) projekcie - należy przez to rozumieć opracowywany w Ministerstwie projekt założeń projektu ustawy, projekt ustawy lub projekt rozporządzenia;

7) serwisie RPL - należy przez to rozumieć serwis Rządowy Proces Legislacyjny, zamieszczony w BIP na stronie podmiotowej Rządowego Centrum Legislacji;

8) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa;

9) właściwej komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa odpowiedzialną za opracowanie projektu;

10) zgłoszeniu - należy przez to rozumieć zgłoszenie zainteresowania pracami nad projektem założeń projektu ustawy, projektem ustawy lub projektem rozporządzenia dokonane przez podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową.

§ 3. 1. Podmiotom wykonującym zawodową działalność lobbingową zapewnia się dostęp do Ministerstwa, w celu umożliwienia właściwego reprezentowania interesów podmiotów, na rzecz których występują.

2. Kontakty podejmowane przez podmioty, o których mowa w ust. 1, mogą w szczególności dotyczyć przedkładania, w formie pisemnej lub ustnej, wystąpień zmierzających do wywarcia wpływu w procesie stanowienia prawa.

§ 4. 1. Zgłoszenie wniesione do Ministra przekazywane jest do właściwej komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za opracowanie danego projektu. Każda komórka organizacyjna prowadzi ewidencję zgłoszeń, o której mowa w § 10.

2. Właściwa komórka organizacyjna:

1) rejestruje zgłoszenie we własnym zakresie;

2) weryfikuje zgłoszenie pod względem właściwości Ministra, a w przypadku jej niepotwierdzenia przekazuje sprawę do właściwego organu;

3) przyjmuje od podmiotu, który wniósł zgłoszenie, dokumenty wymagane przepisami art. 7 ust. 5 i art. 15 ust. 1 ustawy;

4) sprawdza, czy zgłoszenie oraz załączone do zgłoszenia dokumenty spełniają wymagania określone ustawą;

5) w razie stwierdzenia braków formalnych przygotowuje wystąpienie Ministra o uzupełnienie braków;

6) w razie niestwierdzenia braków formalnych udostępnia członkowi kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu pracę tej komórki informację o treści zgłoszenia;

7) przekazuje podmiotowi wykonującemu zawodową działalność lobbingową informację, że jest odpowiedzialna za opracowanie danego projektu;

8) w przypadku stwierdzenia, że podmiot wykonujący w Ministerstwie czynności wchodzące w zakres zawodowej działalności lobbingowej nie jest wpisany do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, kierownik właściwej komórki organizacyjnej przygotowuje stosowną informację, którą po podpisaniu przez Ministra, przekazuje do Ministra właściwego do spraw administracji publicznej.

3. Wystąpienia niemające formy zgłoszenia w rozumieniu art. 7 ustawy, traktuje się jak petycje w rozumieniu ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870) albo wnioski w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 i poz. 1629).

§ 5. 1. Kierownik właściwej komórki organizacyjnej wyznacza pracownika prowadzącego odpowiedzialnego za koordynację kontaktów podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową z pracownikami tej komórki.

2. Pracownik prowadzący, po uzgodnieniu z kierownikiem właściwej komórki organizacyjnej:

1) zapewnia kontakt z pracownikami właściwej komórki organizacyjnej odpowiedzialnymi za prace nad projektem albo uczestniczącymi w tych pracach;

2) sporządza dokumentację dotyczącą kontaktów podejmowanych z pracownikami właściwej komórki organizacyjnej przez podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową.

§ 6. 1. Kontakt z podmiotem wykonującym zawodową działalność lobbingową może być podejmowany wyłącznie w siedzibie Ministerstwa i w obecności pracownika prowadzącego.

2. Udostępnienie dokumentacji dotyczącej prac nad projektem odbywa się w obecności pracownika odpowiedzialnego za prace nad projektem albo uczestniczącego w tych pracach oraz pracownika prowadzącego.

3. Pisma składane przez podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową bezpośrednio w trakcie podjętego kontaktu przyjmowane są wyłącznie za pośrednictwem pracownika prowadzącego.

4. Pracownik prowadzący przekazuje pisma, o których mowa w ust. 3, do Kancelarii Głównej w celu zarejestrowania w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie udostępnia kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej.

5. Właściwa komórka organizacyjna udziela odpowiedzi na wystąpienie podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową.

6. Z przebiegu każdego kontaktu z podmiotem wykonującym zawodową działalność lobbingową pracownik prowadzący sporządza notatkę. Notatka powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

1) datę oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia kontaktu;

2) datę sporządzenia notatki;

3) imię i nazwisko, stanowisko pracownika prowadzącego;

4) imiona i nazwiska, stanowiska osób uczestniczących w kontakcie ze strony Ministerstwa;

5) nazwę pomiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową oraz określenie podmiotów, na rzecz których wykonuje działalność lobbingową;

6) imię i nazwisko oraz stanowisko osoby reprezentującej podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową;

7) szczegółowy opis kontaktu w tym:

a) przedstawienie postulowanego rozwiązania prawnego,

b) przedstawienie stanowiska, racji i argumentów przedstawionych przez osoby reprezentujące Ministerstwo,

c) opis pism złożonych w trakcie kontaktu,

d) przedstawienie ewentualnych prób zachowań podejmowanych przez podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową, mogących wskazywać na zamiar korupcyjny oraz reakcji osób reprezentujących Ministerstwo na te próby.

7. Notatka powinna być zaakceptowana przez imiennie wymienionych pracowników Ministerstwa, biorących udział w kontakcie oraz podpisana przez pracownika prowadzącego. Pracownik prowadzący udostępnia notatkę kierownikowi właściwej komórki organizacyjnej oraz każdej osobie uczestniczącej w kontakcie ze strony Ministerstwa.

§ 7. Kierownik właściwej komórki organizacyjnej informuje na bieżąco nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa o przebiegu kontaktów z podmiotem wykonującym zawodową działalność lobbingową, który zgłosił zainteresowanie pracami nad projektem oraz o treści pism i dokumentów otrzymanych w trakcie podjętych kontaktów z Ministerstwem.

§ 8. 1. Podmiotowi wykonującemu zawodową działalność lobbingową zapewnia się dostęp do Ministra, innych członków kierownictwa Ministerstwa oraz do pracowników Gabinetu, w celu właściwego reprezentowania interesów podmiotów, na rzecz których wykonują swoją działalność.

2. Kierownik właściwej komórki organizacyjnej wyznacza pracownika prowadzącego odpowiedzialnego za prowadzenie kontaktów podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową z Ministrem, innymi członkami kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikami Gabinetu.

3. Obowiązkiem pracownika prowadzącego jest w szczególności:

1) zapewnienie i zorganizowanie, za każdorazową zgodą i pośrednictwem dyrektora Biura Ministra, podjęcia przez podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową kontaktów z Ministrem, innymi członkami kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikami Gabinetu;

2) dostarczanie, we współpracy z kierownikiem właściwej komórki organizacyjnej, Ministrowi, innym członkom kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikom Gabinetu, dokumentów i informacji niezbędnych do podjęcia kontaktu z podmiotem wykonującym zawodową działalność lobbingową;

3) wpisanie informacji o podjętym kontakcie do ewidencji zgłoszeń.

4. Każdy kontakt podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową z Ministrem, innym członkiem kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikiem Gabinetu jest podejmowany w obecności pracownika prowadzącego.

5. Postanowienia § 6 ust. 3-6 stosuje się odpowiednio.

6. W przypadku kontaktu podmiotu wykonującego zawodową działalność lobbingową z Ministrem, innym członkiem kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikiem Gabinetu notatka z przebiegu kontaktu podlega akceptacji osób, z którymi podmiot podjął kontakt.

§ 9. Dokumenty wymienione w § 6 ust. 3 i 5 właściwa komórka organizacyjna niezwłocznie udostępnia w BIP oraz w serwisie RPL.

§ 10. 1. Właściwe komórki organizacyjne prowadzą ewidencję zgłoszeń zainteresowania pracami nad projektami odrębnie dla każdego projektu, za którego opracowanie są odpowiedzialne i przechowują ją w aktach sprawy.

2. Ewidencja zgłoszeń, o której mowa w ust. 1, obejmuje:

1) dane podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, które zgłosiły zainteresowanie pracami nad projektami;

2) datę wpływu zgłoszenia do Ministerstwa;

3) zaświadczenia albo oświadczenia ubiegających się o dostęp do Ministerstwa podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową o wpisie ich do rejestru, o którym mowa w art. 10 ustawy wraz z pisemnymi oświadczeniami zawierającymi wskazanie podmiotów, na rzecz których wykonują zawodową działalność lobbingową;

4) pisma podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową w sprawie zapewnienia dostępu do Ministerstwa w celu prowadzenia działalności lobbingowej;

5) wyciągi albo oświadczenia o wpisie do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym dotyczące osoby prawnej, na rzecz której występuje podmiot dokonujący zgłoszenia;

6) informacje o zainteresowaniu podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową podjęciem kontaktu z pracownikiem komórki organizacyjnej Ministerstwa, Ministrem, innymi członkami kierownictwa Ministerstwa oraz pracownikami Gabinetu oraz o podjętych kontaktach.

7) zwięzły opis sposobu załatwienia sprawy, w tym sposobu uwzględnienia propozycji albo przyczyn nieuwzględnienia propozycji zawartych w zgłoszeniu.

3. Wzór ewidencji zgłoszeń stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 11. 1. Komórki organizacyjne Ministerstwa, do końca stycznia każdego roku, informują Biuro Ministra o działaniach podejmowanych wobec Ministra w roku poprzednim przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową w zakresie dotyczącym prac nad projektami z uwzględnieniem wymogów określonych w art. 18 ust. 2 ustawy.

2. Biuro Ministra na podstawie otrzymanych informacji przygotowuje, do końca lutego każdego roku, informację zbiorczą i przekazuje ją do podpisu Ministra.

3. Informację, o której mowa w ust. 2 Biuro Ministra publikuje niezwłocznie w BIP.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.