§ 1. Zespół do spraw elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędach górniczych, utworzony decyzją nr 13 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 9 października 2023 r. w sprawie Zespołu do spraw elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 84), przekształca się w Zespół do spraw elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędach górniczych, funkcjonujący na podstawie niniejszej decyzji, zwany dalej „Zespołem”.

§ 2. W skład Zespołu wchodzą:

1) Przewodniczący:

Krystyna Samek-Skwara

Dyrektor Generalny Wyższego Urzędu Górniczego;

2) Członkowie:

a) Agnieszka Bednarczyk

Samodzielny Wydział Organizacyjny - Gabinet Prezesa,

b) Jarosław Królikowski

Biuro Administracyjno-Gospodarcze,

c) Tomasz Mnich

Departament Prawny,

d) Paweł Szczechla

Biuro Administracyjno-Gospodarcze,

e) Artur Wanatowicz

Biuro Administracyjno-Gospodarcze,

f) Małgorzata Wawro

Biuro Administracyjno-Gospodarcze;

3) Sekretarz:

Katarzyna Heide

Biuro Administracyjno-Gospodarcze.

§ 3. Zadaniem Zespołu jest koordynowanie prac związanych z:

1) wdrożeniem systemu teleinformatycznego EZD RP, służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanego dalej „systemem EZD”,

2) utrzymaniem systemu EZD,

3) rozwojem systemu EZD

- w urzędach górniczych.

§ 4. 1. Etap wdrożenia, o którym mowa w § 3 pkt 1, obejmuje w szczególności:

1) opracowanie harmonogramu wdrożenia;

2) opracowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej systemu EZD w urzędach górniczych, w tym propozycji spraw, dla których w urzędach górniczych zostaną wprowadzone wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

3) przeprowadzenie szkoleń z zakresu wdrożenia systemu EZD dla pracowników wykonujących obowiązki służbowe w urzędach górniczych.

2. Utrzymanie, o którym mowa w § 3 pkt 2, obejmuje w szczególności:

1) nadzorowanie i monitorowanie działania systemu EZD w urzędach górniczych;

2) prowadzenie szkoleń, spotkań informacyjnych albo konsultacji z zakresu systemu EZD dla pracowników wykonujących obowiązki służbowe w urzędach górniczych.

3. Rozwój, o którym mowa w § 3 pkt 3, obejmuje w szczególności:

1) inicjowanie lub realizowanie niezbędnych przedsięwzięć albo czynności, mających na celu usprawnienie w urzędach górniczych:

a) wykonywania czynności kancelaryjnych,

b) dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,

c) gromadzenia i tworzenia dokumentacji

- w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu EZD;

2) testowanie zmian oraz kolejnych wersji systemu EZD;

3) opracowywanie harmonogramów wdrożenia zmian oraz kolejnych wersji systemu EZD w urzędach górniczych;

4) weryfikowanie i aktualizowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej systemu EZD w urzędach górniczych.

§ 5. W ramach zadania, o którym mowa w § 3, Zespół w szczególności:

1) opracowuje harmonogram wdrożenia systemu EZD w urzędach górniczych;

2) opracowuje, weryfikuje i aktualizuje niezbędną dokumentację, w tym propozycje spraw, dla których w urzędach górniczych zostaną wprowadzone wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

3) opracowuje propozycje zakresu szkoleń z zakresu systemu EZD dla pracowników wykonujących obowiązki służbowe w urzędach górniczych;

4) nadzoruje i monitoruje działanie systemu EZD w urzędach górniczych;

5) inicjuje lub realizuje niezbędne przedsięwzięcia albo czynności, mające na celu usprawnienie w urzędach górniczych:

a) wykonywania czynności kancelaryjnych,

b) dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,

c) gromadzenia i tworzenia dokumentacji

- w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu EZD.

§ 6. 1. Przewodniczący:

1) planuje i organizuje prace Zespołu oraz kieruje tymi pracami;

2) podejmuje w ramach prac Zespołu ostateczne rozstrzygnięcia w zakresie spraw związanych z wdrożeniem, utrzymaniem i rozwojem systemu EZD w urzędach górniczych.

2. Przewodniczący może wyznaczyć Członka do dokonywania określonych czynności lub prowadzenia określonych spraw w jego imieniu w przypadku jego nieobecności lub niemożności wykonywania przez niego obowiązków.

3. Przewodniczący lub wyznaczone przez niego osoby wchodzące w skład Zespołu reprezentują urzędy górnicze w ramach współpracy z innymi urzędami lub jednostkami, w sprawach związanych z wdrożeniem, utrzymaniem i rozwojem systemu EZD w urzędach górniczych.

§ 7. 1. Sprawy służące realizacji zadania Zespołu są prowadzone w szczególności:

1) przez wykonywanie konkretnych czynności lub zadań przez osobę albo osoby wchodzące w skład Zespołu, wyznaczone przez Przewodniczącego;

2) na posiedzeniach Zespołu, odbywanych w zależności od potrzeb;

3) przez ich rozpatrzenie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, bez zwoływania posiedzenia Zespołu.

2. Przewodniczący może zdecydować o odbyciu posiedzenia Zespołu w formie zdalnej, z wykorzystaniem środków komunikacji na odległość, w tym elektronicznego przekazywania informacji oraz dokumentów.

3. Przewodniczący może występować do osób niewchodzących w skład Zespołu o wsparcie w prowadzeniu spraw służących realizacji zadania Zespołu, w szczególności w formie:

1) udziału w posiedzeniu Zespołu;

2) przedstawienia informacji albo stanowiska;

3) udzielenia konsultacji.

§ 8. Komórki organizacyjne, samodzielny wydział oraz samodzielne stanowiska udzielają Zespołowi wszelkiej pomocy niezbędnej w jego pracach.

§ 9. 1. Zespół realizuje swoje zadanie w okręgowych urzędach górniczych przy pomocy koordynatorów elektronicznego zarządzania dokumentacją.

2. Koordynatorami elektronicznego zarządzania dokumentacją są:

1) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Gdańsku: Mirosław Frydrych;

2) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Katowicach:

a) Krzysztof Krótki,

b) Edwin Safader;

3) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Kielcach:

a) Łukasz Haba,

b) Marzena Rabiasz;

4) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Krakowie: Marcin Skrobisz;

5) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Krośnie: Katarzyna Śliwińska;

6) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Lublinie:

a) Adam Głowacki,

b) Katarzyna Kożuch,

c) Iwona Michalak;

7) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Poznaniu: Paweł Paprzycki;

8) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Rybniku:

a) Katarzyna Barczyk,

b) Gabriela Szweda;

9) w Okręgowym Urzędzie Górniczym w Warszawie: Maciej Mazur;

10) w Okręgowym Urzędzie Górniczym we Wrocławiu: Tomasz Zajączkowski.

3. Zadaniem koordynatora elektronicznego zarządzania dokumentacją jest wykonywanie czynności wspierających Zespół we wdrożeniu, utrzymaniu i rozwoju systemu EZD w okręgowym urzędzie górniczym, w szczególności przez:

1) współpracę z Zespołem w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania systemu EZD;

2) testowanie zmian oraz kolejnych wersji systemu EZD;

3) prowadzenie szkoleń z zakresu systemu EZD dla pracowników wykonujących obowiązki służbowe w okręgowym urzędzie górniczym oraz udzielanie innego wsparcia tym pracownikom, w szczególności w formie spotkań informacyjnych albo konsultacji.

§ 10. Obsługę prac Zespołu sprawuje Biuro Administracyjno-Gospodarcze.

§ 11. Przewodniczący informuje Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego o pracach Zespołu w formie cyklicznych informacji, przekazywanych nie rzadziej niż jeden raz w roku.

§ 12. Decyzja wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia i obowiązuje do dnia 31 grudnia 2035 r.¹⁾