Załącznik do zarządzenia nr 39 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego
z dnia 18 listopada 2022 r. (Dz. Urz. WUG z 2023 r. poz. 52)

INSTRUKCJA DOTYCZĄCA SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI „ZASTRZEŻONE” W URZĘDACH GÓRNICZYCH ORAZ ZAKRESU I WARUNKÓW STOSOWANIA ŚRODKÓW BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO W CELU ICH OCHRONY [1]

§ 1. Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w urzędach górniczych oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony, zwana dalej „Instrukcją”, określa sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w urzędach górniczych oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony przez komórki Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej „WUG”, oraz okręgowe urzędy górnicze, zwane dalej „OUG”.

§ 2. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o „komórce WUG”, rozumie się przez to komórkę organizacyjną wymienioną w § 2 ust. 1 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Przemysłu z dnia 1 lipca 2024 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu (Dz. Urz. Min. Przem. poz. 5), samodzielny wydział wymieniony w § 2 ust. 2 pkt 1 tego statutu, samodzielne stanowisko wymienione w § 2 ust. 2 pkt 2-4 tego statutu oraz stanowisko niewchodzące w skład komórki organizacyjnej, samodzielnego wydziału albo samodzielnego stanowiska w WUG.

§ 3. Wykaz rodzajów dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, występujących lub mogących występować w działalności urzędów górniczych, stanowi załącznik do Instrukcji.

§ 4. Nadanie, zmiana oraz zniesienie klauzuli tajności odbywa się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 756 i 1030) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. poz. 1692).

§ 5. Zabrania się stosowania poza kancelarią tajną WUG systemów i sieci teleinformatycznych do przetwarzania informacji niejawnych.

§ 6. 1. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, mogą być wytwarzane poza kancelarią tajną WUG tylko odręcznie lub przy pomocy maszyny do pisania. Do wytwarzania tych dokumentów nie stosuje się maszyn elektronicznych.

2. Maszyna do pisania oraz używana w niej taśma barwiąca, przeznaczone do wytwarzania dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, są rejestrowane w kancelarii tajnej WUG i przechowywane w warunkach, o których mowa w § 12.

3. Dopuszcza się przetwarzanie, za zgodą Prezesa WUG, przez upoważnionych pracowników wykonujących obowiązki służbowe w OUG dokumentów o klauzuli „zastrzeżone” na stanowisku komputerowym w kancelarii tajnej WUG.

§ 7. Przetwarzane w komórkach WUG dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, rejestruje się w odpowiednich dziennikach ewidencji.

§ 8. Dzienniki ewidencji, w których są rejestrowane dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, o których mowa w § 7, są prowadzone przez kierownika kancelarii tajnej WUG lub inne upoważnione osoby.

§ 9. Dyrektorzy OUG, w których są przetwarzane dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, rejestrują je w dzienniku ewidencji prowadzonym przez upoważnioną osobę.

§ 10. Przeznaczone do prowadzenia poza kancelarią tajną WUG dzienniki ewidencji są rejestrowane w kancelarii tajnej WUG jako dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”.

§ 11. Dzienniki ewidencji prowadzone poza kancelarią tajną WUG przechowuje się do chwili wybrakowania lub przekazania do archiwum zakładowego zarejestrowanych w nich dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, wobec których zniesiono klauzulę tajności lub minął okres ochrony ustanowiony przez osobę, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, a następnie zwraca się do kancelarii tajnej WUG.

§ 12. 1. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, zarejestrowane w kancelarii tajnej WUG, w zależności od decyzji dysponenta dokumentu, mogą być przechowywane w kancelarii tajnej WUG, w pomieszczeniach biurowych komórki WUG albo w pomieszczeniach biurowych OUG.

2. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, zarejestrowane poza kancelarią tajną WUG, nie są w niej przechowywane. Dopuszcza się przekazanie do kancelarii tajnej WUG takich dokumentów lub innych niż dokument materiałów w celu przechowywania, jedynie łącznie z zakończonymi dziennikami, w których były zarejestrowane.

§ 13. 1. Dokumentom lub innym niż dokument materiałom, zawierającym informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, przechowywanym i przetwarzanym poza kancelarią tajną WUG, dyrektor komórki WUG lub dyrektor OUG zapewnia warunki gwarantujące ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1558). Minimum ochrony zapewnia zabezpieczenie pomieszczenia przed włamaniem, kontrola dostępu do pomieszczenia, umieszczenie tych dokumentów lub innych niż dokument materiałów w meblu biurowym zamykanym na klucz oraz zaplombowanym i przechowywanie klucza w bezpiecznym miejscu.

2. Dyrektorzy OUG, w którym są przetwarzane dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, sporządzają plan ochrony informacji niejawnych w OUG, zawierający opis zastosowanych środków ochrony fizycznej oraz tryb postępowania z dokumentami niejawnymi, chroniący je przed nieuprawnionym ujawnieniem.

3. Plany ochrony informacji niejawnych, o których mowa w ust. 2, są zatwierdzane przez Prezesa WUG.

§ 14. Dostęp do dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, mogą mieć tylko osoby uprawnione, które uzyskały poświadczenie bezpieczeństwa lub zostały upoważnione przez Prezesa WUG do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

§ 15. Za ochronę dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, przechowywanych poza kancelarią tajną WUG, odpowiadają odpowiednio dyrektor komórki WUG albo dyrektor OUG.

§ 16. 1. W przypadku utraty dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, lub ich nieuprawnionego ujawnienia, dyrektor komórki WUG lub dyrektor OUG niezwłocznie powiadamia pisemnie, łącznie z opisem okoliczności zdarzenia, Prezesa WUG.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Prezes WUG może polecić podjęcie działań wyjaśniających pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych lub zastępcy pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

§ 17. 1. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, są przekazywane pomiędzy komórkami WUG za pokwitowaniem w dzienniku ewidencji prowadzonym przez kierownika kancelarii tajnej WUG.

2. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, są przesyłane pomiędzy OUG a WUG zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. poz. 1603). Dopuszcza się osobiste przewożenie dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, pomiędzy OUG a WUG, jeżeli przewożący pracownik posiada poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie wydane przez Prezesa WUG do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” oraz podróżuje samochodem w towarzystwie drugiego pracownika.

§ 18. Do postępowania z dokumentami lub innymi niż dokument materiałami, które utraciły klauzulę „zastrzeżone”, stosuje się przepisy zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG z 2020 r. poz. 18, z 2022 r. poz. 4 oraz z 2023 r. poz. 7).

§ 19. Wątpliwości dotyczące trybu postępowania z dokumentami lub innymi niż dokument materiałami, zawierającymi informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”, konsultuje się z pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych, a w przypadku jego nieobecności lub czasowej niemożności wykonywania przez niego obowiązków - z zastępcą pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

Załącznik do „Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania
informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w urzędach górniczych
oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego
w celu ich ochrony”

WYKAZ RODZAJÓW DOKUMENTÓW LUB INNYCH NIŻ DOKUMENT MATERIAŁÓW, ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE O KLAUZULI „ZASTRZEŻONE”, WYSTĘPUJĄCYCH LUB MOGĄCYCH WYSTĘPOWAĆ W DZIAŁALNOŚCI URZĘDÓW GÓRNICZYCH

I. Dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”:

1) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące spraw obronnych;

2) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące zarządzania kryzysowego;

3) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące ochrony informacji niejawnych.

II. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, które mogą zostać uznane za dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”:

1) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące spraw obronnych;

2) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące zarządzania kryzysowego;

3) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące ochrony informacji niejawnych;

4) informacje o zabezpieczeniach systemów komputerowych (systemów operacyjnych lub oprogramowania użytkowego), w tym hasła administratorów i użytkowników;

5) dokumenty lub inne niż dokument materiały, związane z pracami kolegialnych organów doradczych i opiniodawczych, powoływanych przez Prezesa WUG w przypadku zaistnienia wypadku zbiorowego, katastrofy albo niebezpiecznego zdarzenia.