Załącznik do zarządzenia nr 38 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego
z dnia 18 listopada 2022 r. (Dz. Urz. WUG z 2023 r. poz. 51)

INSTRUKCJA DOTYCZĄCA SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI „POUFNE” W URZĘDACH GÓRNICZYCH [1]

§ 1. Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w urzędach górniczych, zwana dalej „Instrukcją”, określa sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w urzędach górniczych przez komórki Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej „WUG”, oraz okręgowe urzędy górnicze, zwane dalej „OUG”.

§ 2. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o „komórce WUG”, rozumie się przez to komórkę organizacyjną wymienioną w § 2 ust. 1 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Przemysłu z dnia 1 lipca 2024 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu (Dz. Urz. Min. Przem. poz. 5), samodzielny wydział wymieniony w § 2 ust. 2 pkt 1 tego statutu, samodzielne stanowisko wymienione w § 2 ust. 2 pkt 2-4 tego statutu oraz stanowisko niewchodzące w skład komórki organizacyjnej, samodzielnego wydziału albo samodzielnego stanowiska w WUG.

§ 3. Wykaz rodzajów dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „poufne”, występujących lub mogących występować w działalności urzędów górniczych, stanowi załącznik do Instrukcji.

§ 4. Nadanie, zmiana oraz zniesienie klauzuli tajności odbywa się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 756 i 1030) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. poz. 1692).

§ 5. Informacji niejawnych o klauzuli „poufne” nie przetwarza się w OUG.

§ 6. 1. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „poufne”, mogą być wytwarzane poza kancelarią tajną WUG tylko odręcznie. Dopuszcza się zlecenie późniejszego ich przetworzenia na stanowisku komputerowym w kancelarii tajnej WUG.

2. Dopuszcza się odręczne sporządzenie dokumentu lub innego niż dokument materiału, zawierającego informacje niejawne o klauzuli „poufne”, przez pracownika wykonującego obowiązki służbowe w OUG, zajmującego stanowisko, z którym może łączyć się dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”, w pomieszczeniach WUG, spełniających odpowiednie wymogi bezpieczeństwa, oraz w przypadku potrzeby zlecenie późniejszego ich przetworzenia na stanowisku komputerowym w kancelarii tajnej WUG.

§ 7. 1. Przetwarzane w komórkach WUG dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „poufne”, rejestruje się w dzienniku ewidencji prowadzonym przez kierownika kancelarii tajnej WUG.

2. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „poufne”, występujące w działalności WUG lub OUG, są przechowywane w kancelarii tajnej WUG.

§ 8. Pracownicy wykonujący obowiązki służbowe w urzędach górniczych, zajmujący stanowiska, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”, zapoznają się z dokumentem lub innym niż dokument materiałem, zawierającym informacje niejawne o klauzuli „poufne”, w kancelarii tajnej WUG.

§ 9. Dziennik ewidencji, o którym mowa w § 7 ust. 1, przechowuje się do chwili wybrakowania lub przekazania do archiwum zakładowego zarejestrowanych w nim dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „poufne”, wobec których zniesiono klauzulę tajności lub minął okres ochrony ustanowiony przez osobę, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

§ 10. Dostęp do dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „poufne”, mogą mieć tylko osoby uprawnione, które uzyskały poświadczenie bezpieczeństwa, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

§ 11. W przypadku utraty dokumentów lub innych niż dokument materiałów, zawierających informacje niejawne o klauzuli „poufne”, lub ich nieuprawnionego ujawnienia, dysponent dokumentu niezwłocznie powiadamia o tym fakcie pisemnie Prezesa WUG.

§ 12. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „poufne”, są nadawane oraz przyjmowane przez kierownika kancelarii tajnej WUG, pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych albo zastępcę pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

§ 13. Do postępowania z dokumentami lub innymi niż dokument materiałami, które utraciły klauzulę „poufne”, stosuje się przepisy zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG z 2020 r. poz. 18, z 2022 r. poz. 4 oraz z 2023 r. poz. 7).

§ 14. Wątpliwości dotyczące trybu postępowania z dokumentami lub innymi niż dokument materiałami, zawierającymi informacje niejawne o klauzuli „poufne”, konsultuje się z pełnomocnikiem do spraw ochrony informacji niejawnych, a w przypadku jego nieobecności lub czasowej niemożności wykonywania przez niego obowiązków - z zastępcą pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

Załącznik do „Instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania
informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w urzędach górniczych”

WYKAZ RODZAJÓW DOKUMENTÓW LUB INNYCH NIŻ DOKUMENT MATERIAŁÓW, ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE O KLAUZULI „POUFNE”, WYSTĘPUJĄCYCH LUB MOGĄCYCH WYSTĘPOWAĆ W DZIAŁALNOŚCI URZĘDÓW GÓRNICZYCH

I. Dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli „poufne”:

1) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące spraw obronnych;

2) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące ochrony informacji niejawnych.

II. Dokumenty lub inne niż dokument materiały, które mogą zostać uznane za dokumenty lub inne niż dokument materiały, zawierające informacje niejawne o klauzuli „poufne”:

1) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące spraw obronnych;

2) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące zarządzania kryzysowego;

3) dokumenty lub inne niż dokument materiały, dotyczące ochrony informacji niejawnych.