§ 1. Zarządzenie określa:

1) zasady przeciwdziałania działaniom lub zachowaniom dotyczącym pracownika wykonującego obowiązki służbowe w urzędzie górniczym, zwanego dalej „pracownikiem”, lub skierowanym przeciwko pracownikowi, polegającym na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołującym u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodującym lub mającym na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników, zwanym dalej „mobbingiem”;

2) tryb przeprowadzania w urzędach górniczych postępowania wyjaśniającego dotyczącego mobbingu, zwanego dalej „postępowaniem”.

§ 2. Zabronione jest:

1) stwarzanie sytuacji sprzyjających wystąpieniu mobbingu;

2) podejmowanie działań lub zachowań noszących cechy mobbingu;

3) stosowanie mobbingu;

4) bezpodstawne pomawianie o mobbing.

§ 3. Pracodawca podejmuje wszelkie czynności mające na celu przeciwdziałanie mobbingowi, w szczególności:

1) promuje pożądane, zgodne z zasadami współżycia społecznego, postawy i zachowania w relacjach między pracownikami;

2) upowszechnia wiedzę na temat:

a) zjawiska mobbingu,

b) metod zapobiegania mobbingowi,

c) konsekwencji wystąpienia mobbingu

- przez organizowanie szkoleń dotyczących tych zagadnień.

§ 4. Osoba kierująca komórką organizacyjną albo Samodzielnym Wydziałem Organizacyjnym - Gabinetem Prezesa w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej „WUG”, oraz dyrektor okręgowego urzędu górniczego, zwanego dalej „OUG”, są obowiązani podejmować starania, aby środowisko pracy w urzędzie górniczym było wolne od:

1) stwarzania sytuacji zachęcających do stosowania mobbingu;

2) stosowania mobbingu.

§ 5. Pracownik jest obowiązany przeciwdziałać zaistnieniu niepożądanych, niezgodnych z zasadami współżycia społecznego, postaw i zachowań w relacjach między pracownikami.

§ 6. 1. Pracownik, który uznał, że doznał mobbingu, może zgłosić ten fakt pisemnie, w formie skargi:

1) Prezesowi WUG - jeżeli skarga dotyczy działań lub zachowań Wiceprezesa WUG, Dyrektora Generalnego WUG, dyrektora OUG lub zastępcy dyrektora OUG;

2) Dyrektorowi Generalnemu WUG - w przypadkach niewymienionych w pkt 1.

2. Skargę przekazuje się w zamkniętej kopercie opatrzonej adnotacją „do rąk własnych”.

3. Skarga zawiera:

1) przedstawienie stanu faktycznego, w szczególności wskazanie:

a) konkretnych działań lub zachowań uznanych przez pracownika za mobbing,

b) daty lub okresu, w których zaistniały działania lub zachowania uznane przez pracownika za mobbing;

2) wskazanie dowodów na poparcie przytoczonych okoliczności, w szczególności dowodów ze świadków;

3) wskazanie osoby uznanej przez pracownika za sprawcę mobbingu, zwanej dalej „osobą wskazaną jako sprawca”;

4) datę skargi oraz podpis pracownika.

§ 7. W przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 1, przepisy dotyczące Dyrektora Generalnego WUG stosuje się odpowiednio do Prezesa WUG.

§ 8. Złożenie skargi wszczyna postępowanie.

§ 9. 1. Pracownik, który złożył skargę, zwany dalej „skarżącym”, jest uprawniony do jej wycofania w każdym czasie.

2. Oświadczenie skarżącego o wycofaniu skargi jest składane, na piśmie lub ustnie do protokołu, Dyrektorowi Generalnemu WUG.

3. Dyrektor Generalny WUG może uznać wycofanie skargi za niedopuszczalne, jeżeli okoliczności sprawy uprawdopodabniają konieczność dalszego prowadzenia postępowania.

4. Dyrektor Generalny WUG przekazuje skarżącemu na piśmie informację, czy uznał wycofanie skargi za dopuszczalne.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, skarżącemu przysługuje jedynie status świadka w postępowaniu.

6. Jeżeli wycofanie skargi zostało uznane za dopuszczalne:

1) datą zakończenia postępowania jest data uznania wycofania skargi za dopuszczalne;

2) Dyrektor Generalny WUG umieszcza na skardze:

a) datę uznania wycofania skargi za dopuszczalne,

b) adnotację o zakończeniu postępowania w związku z uznaniem wycofania skargi za dopuszczalne.

§ 10. 1. Postępowanie prowadzi zespół powołany przez Dyrektora Generalnego WUG, złożony z co najmniej 4 przedstawicieli pracodawcy, zwany dalej „zespołem”.

2. Powołanie zespołu, w tym wyznaczenie jego przewodniczącego, członków oraz sekretarza, następuje w terminie 5 dni roboczych od dnia doręczenia skargi Dyrektorowi Generalnemu WUG.

3. Do składu zespołu nie powołuje się:

1) skarżącego;

2) osoby:

a) wskazanej jako sprawca,

b) będącej przełożonym albo bezpośrednim przełożonym skarżącego,

c) będącej małżonkiem, krewnym lub powinowatym do drugiego stopnia albo pozostającej we wspólnym pożyciu ze skarżącym lub osobą wskazaną jako sprawca,

d) związanej z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli ze skarżącym lub osobą wskazaną jako sprawca.

4. Przesłanki uniemożliwiające powołanie do składu zespołu trwają także po ustaniu małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

5. O powołaniu zespołu i jego składzie informuje się:

1) skarżącego, z wyjątkiem przypadku, w którym przysługuje mu jedynie status świadka w postępowaniu;

2) osobę wskazaną jako sprawca, załączając odpis skargi.

6. Dyrektor Generalny WUG:

1) z urzędu lub

2) na wniosek przewodniczącego zespołu, lub

3) na żądanie skarżącego, z wyjątkiem przypadku, w którym przysługuje mu jedynie status świadka w postępowaniu, lub

4) na żądanie osoby wskazanej jako sprawca

- wyłącza od udziału w postępowaniu osobę wchodzącą w skład zespołu, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności wymienionych w ust. 3 lub 4 albo innych okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do jej bezstronności.

7. Ostateczne ustalenie składu zespołu następuje w terminie 10 dni roboczych od dnia doręczenia skargi Dyrektorowi Generalnemu WUG.

8. Wykonywanie czynności w zespole przez osoby wchodzące w jego skład jest traktowane na równi z wykonywaniem obowiązków służbowych.

§ 11. 1. Postępowanie nie ma charakteru jawnego, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 oraz § 19.

2. Wszelkie informacje dotyczące postępowania mogą być ujawniane wyłącznie:

1) Prezesowi WUG, Dyrektorowi Generalnemu WUG oraz osobom wchodzącym w skład zespołu;

2) Prezesowi WUG oraz osobom wchodzącym w skład zespołu - jeżeli skarga dotyczy Wiceprezesa WUG, Dyrektora Generalnego WUG, dyrektora OUG lub zastępcy dyrektora OUG.

3. Prawo do uzyskania informacji o przebiegu prac zespołu mają:

1) skarżący, z wyjątkiem przypadku, w którym przysługuje mu jedynie status świadka w postępowaniu;

2) osoba wskazana jako sprawca.

§ 12. 1. Przewodniczący zespołu kieruje pracami zespołu, w szczególności:

1) ustala terminy oraz porządek posiedzeń zespołu;

2) zwołuje posiedzenia zespołu;

3) dokonuje wezwań, o których mowa w § 15 ust. 1, w imieniu zespołu.

2. Sekretarz zespołu:

1) obsługuje korespondencję zespołu;

2) protokołuje posiedzenia zespołu.

§ 13. Pierwsze posiedzenie zespołu odbywa się w terminie 10 dni roboczych od dnia ostatecznego ustalenia składu zespołu.

§ 14. 1. Zadaniem zespołu jest ustalenie, czy w urzędzie górniczym albo w związku z pracą w urzędzie górniczym miały miejsce działania lub zachowania, które wskazują na wystąpienie mobbingu.

2. Zespół działa z poszanowaniem dóbr osobistych i dobrego imienia skarżącego, osoby wskazanej jako sprawca oraz innych uczestników postępowania.

3. Zespół rozpatruje skargę z zachowaniem zasad bezstronności.

4. Osoby wchodzące w skład zespołu są obowiązane zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w toku postępowania.

5. Do ustanowienia kworum niezbędnego do ważności posiedzenia zespołu konieczna jest obecność co najmniej 3 osób wchodzących w jego skład.

6. Rozstrzygnięcia zespołu są podejmowane w drodze głosowania, większością głosów obecnych na danym posiedzeniu osób wchodzących w skład zespołu. Sekretarz nie ma prawa głosu.

7. W przypadku jednakowej liczby głosów uzyskanych podczas głosowania, o którym mowa w ust. 6, o wyniku głosowania rozstrzyga głos przewodniczącego zespołu.

8. Osoba wchodząca w skład zespołu nieobecna na posiedzeniu zespołu ma prawo wglądu do protokołu z tego posiedzenia.

§ 15. 1. Zespół ma prawo wzywać do osobistego stawiennictwa oraz wysłuchiwać:

1) skarżącego;

2) osobę wskazaną jako sprawca;

3) świadków wskazanych przez osoby, o których mowa w pkt 1 i 2;

4) świadka, o którym mowa w § 9 ust. 5.

2. Czynny udział w czynnościach, o których mowa w ust. 1, w tym prawo do zadawania pytań osobom wysłuchiwanym przez zespół, zapewnia się:

1) skarżącemu;

2) osobie wskazanej jako sprawca.

3. W pierwszej kolejności zespół wysłuchuje wyjaśnień:

1) skarżącego, a następnie

2) osoby wskazanej jako sprawca.

4. Przepisów ust. 2 pkt 1 oraz ust. 3 pkt 1 nie stosuje, jeżeli skarżącemu przysługuje jedynie status świadka w postępowaniu.

§ 16. 1. Posiedzenia zespołu są protokołowane.

2. Protokół po odczytaniu podpisują:

1) skarżący oraz osoba wskazana jako sprawca - jeżeli podczas posiedzenia składały wyjaśnienia;

2) osoby wchodzące w skład zespołu, obecne na posiedzeniu.

3. Jeżeli obecni na posiedzeniu wyrażą na to zgodę, jego przebieg może być utrwalony za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk.

§ 17. 1. Po przeprowadzeniu postępowania dowodowego zespół przyjmuje, w drodze głosowania, rekomendację.

2. Rekomendację oraz jej uzasadnienie podpisują wszystkie osoby wchodzące w skład zespołu.

3. Osoba wchodząca w skład zespołu, niezgadzająca się z treścią rekomendacji lub jej uzasadnieniem, może złożyć do protokołu zdanie odrębne.

4. Przepisu ust. 3 nie stosuje się do sekretarza zespołu.

5. Rekomendacja jest przekazywana:

1) razem z uzasadnieniem, za pisemnym potwierdzeniem odbioru:

a) skarżącemu, z wyjątkiem przypadku, w którym przysługiwał mu jedynie status świadka w postępowaniu,

b) osobie wskazanej jako sprawca;

2) razem z uzasadnieniem, zdaniami odrębnymi oraz pozostałymi aktami sprawy - Dyrektorowi Generalnemu WUG.

§ 18. 1. Termin zakończenia postępowania wynosi 2 miesiące od dnia doręczenia skargi Dyrektorowi Generalnemu WUG.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach przewodniczący zespołu może przedłużyć termin zakończenia postępowania o 1 miesiąc, o czym zawiadamia:

1) Dyrektora Generalnego WUG;

2) skarżącego, z wyjątkiem przypadku, w którym przysługuje mu jedynie status świadka w postępowaniu;

3) osobę wskazaną jako sprawca.

§ 19. Biuro Budżetowo-Finansowe, Kadr i Szkolenia w WUG:

1) zapewnia obsługę administracyjną posiedzeń zespołu;

2) gromadzi dokumentację związaną z prowadzonymi postępowaniami oraz przechowuje ją przez okres 3 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały zakończone.

§ 20. 1. Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi albo Samodzielnym Wydziałem Organizacyjnym - Gabinetem Prezesa w WUG są obowiązane odebrać od pracowników oraz złożyć własne imienne potwierdzenia zapoznania się z treścią zarządzenia.

2. Osoby zajmujące stanowiska pracy niewchodzące w skład komórek organizacyjnych albo Samodzielnego Wydziału Organizacyjnego - Gabinetu Prezesa w WUG są obowiązane złożyć imienne potwierdzenia zapoznania się z treścią zarządzenia.

3. Dyrektorzy OUG są obowiązani odebrać od pracowników oraz złożyć własne imienne potwierdzenia zapoznania się z treścią zarządzenia.

§ 21. Traci moc zarządzenie nr 3 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 2 lutego 2015 r. w sprawie przeprowadzania postępowania wyjaśniającego dotyczącego mobbingu w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG z 2020 r. poz. 22 oraz z 2021 r. poz. 80).

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.¹⁾