Załącznik do zarządzenia nr 33 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego
z dnia 9 marca 2018 r. (Dz. Urz. WUG z 2023 r. poz. 41)

KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM [1]

§ 1. Celem audytu wewnętrznego jest wspieranie osób kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej „WUG”, w realizacji celów i zadań urzędów górniczych przez:

1) systematyczną ocenę kontroli zarządczej,

2) czynności doradcze

- prowadzące do usprawnienia funkcjonowania urzędów górniczych.

§ 2. Systematyczna ocena kontroli zarządczej obejmuje w szczególności jej adekwatność, skuteczność i efektywność.

§ 3. 1. Komórką audytu wewnętrznego w rozumieniu przepisów o finansach publicznych jest Samodzielne Stanowisko do spraw Audytu Wewnętrznego, zwane dalej „komórką audytu”.

2. Kierownikiem komórki audytu wewnętrznego w rozumieniu przepisów o finansach publicznych jest osoba zatrudniona na stanowisku audytora wewnętrznego w komórce audytu, zwana dalej „audytorem”.

§ 4. W zakresie spraw związanych z funkcjonowaniem audytu wewnętrznego, zwanego dalej „audytem”, kierownik komórki audytu podlega bezpośrednio Prezesowi WUG, a w zakresie spraw, o których mowa w art. 25 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2022 r. poz. 1691) - Dyrektorowi Generalnemu WUG.

§ 5. Audytor ma bezpośredni i pozbawiony ograniczeń dostęp do osób kierownictwa WUG.

§ 6. Komórka audytu wykonuje samodzielnie:

1) zadania zapewniające, będące działaniami podejmowanymi w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej w obszarach objętych zadaniami;

2) czynności doradcze, na wniosek osób kierownictwa WUG albo za zgodą tych osób;

3) czynności monitorujące, w celu ustalenia stanu realizacji przez WUG zaleceń audytora;

4) czynności sprawdzające, będące czynnościami służącymi dokonaniu oceny sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń audytora, zrealizowanych przez WUG;

5) czynności niewymienione w pkt 1-4, jeżeli ich wykonywanie przez audytora nie jest sprzeczne:

a) z przepisami powszechnie obowiązującymi,

b) ze standardami audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych, ogłoszonymi przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na podstawie art. 273 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.), zwanymi dalej „Standardami audytu”.

§ 7. 1. Okresowy audyt w zakresie bezpieczeństwa informacji, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57), jest przeprowadzany przez audytora.

2. Prezes WUG może zlecić przeprowadzenie okresowego audytu w zakresie bezpieczeństwa informacji, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, usługodawcy niezatrudnionemu w WUG.

§ 8. Audyt funkcjonuje zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, z uwzględnieniem:

1) Standardów audytu;

2) Definicji audytu wewnętrznego;

3) Kodeksu etyki Instytutu Audytorów Wewnętrznych.

§ 9. Audytem mogą być objęte wszystkie obszary działania WUG, chyba że wyłączają to przepisy powszechnie obowiązujące.

§ 10. Komórka audytu nie odpowiada za wdrażanie i stan kontroli zarządczej, a jedynie, przez jej ocenę, wspomaga osoby kierownictwa WUG w jej usprawnianiu.

§ 11. Audytor nie może być zaangażowany w zarządzanie i działalność operacyjną WUG.

§ 12. 1. Audytor zaangażowany uprzednio w zarządzanie lub działalność operacyjną WUG nie może uczestniczyć przez okres roku w audycie obszaru, za który odpowiadał.

2. Okres, o którym mowa w ust. 1, rozpoczyna się pierwszego dnia następującego po roku kalendarzowym, w którym audytor zaprzestał wykonywania czynności w danym obszarze.

§ 13. Niezależnie od upływu czasu audytor nie może oceniać czynności, których dokonywał osobiście.

§ 14. Wszelkie próby naruszenia niezależności audytora oraz niezgodnego z prawem wpływu na sposób wykonywania przez niego zadań są zgłaszane Prezesowi WUG oraz Dyrektorowi Generalnemu WUG.

§ 15. Audytor jest obowiązany do:

1) bezstronnego, niezależnego i obiektywnego ustalania okoliczności faktycznych, wyciągania wniosków i formułowania zaleceń;

2) unikania konfliktu interesów mogącego wpłynąć na jego bezstronność, niezależność lub obiektywizm.

§ 16. 1. Roczny plan audytu jest przygotowywany w oparciu o przeprowadzoną przez audytora analizę ryzyka.

2. Analiza, o której mowa w ust. 1, uwzględnia sposób zarządzania ryzykiem w WUG.

§ 17. 1. Audyt jest przeprowadzany w WUG.

2. Audytor może, w związku z zadaniem audytowym realizowanym w WUG, w tym czynnościami doradczymi, dokonywać niezbędnych czynności w okręgowych urzędach górniczych, zwanych dalej „OUG”, jeżeli zostało to określone w upoważnieniu Prezesa WUG.

§ 18. 1. Czynności doradcze są wykonywane na rzecz osób kierownictwa WUG, dyrektorów komórek organizacyjnych w WUG oraz naczelnika Samodzielnego Wydziału Organizacyjnego - Gabinetu Prezesa w WUG.

2. Audytor wykonuje niezbędne czynności doradcze na rzecz dyrektorów OUG, jeżeli zostało to określone w upoważnieniu Prezesa WUG.

3. Celem czynności doradczych jest przysporzenie wartości i usprawnienie procesów realizowanych w urzędach górniczych, zarządzania ryzykiem i kontroli, z zachowaniem zasady, że audytor nie przejmuje obowiązków osób kierownictwa WUG, dyrektorów komórek organizacyjnych w WUG oraz naczelnika Samodzielnego Wydziału Organizacyjnego - Gabinetu Prezesa w WUG, a także dyrektorów OUG oraz pozostałych pracowników wykonujących obowiązki służbowe w urzędach górniczych.

§ 19. W związku z zadaniami albo czynnościami wykonywanymi przez komórkę audytu:

1) audytor ma prawo:

a) wstępu do pomieszczeń WUG, a jeżeli zostało to określone w upoważnieniu Prezesa WUG - do pomieszczeń OUG,

b) wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem urzędów górniczych, w tym utrwalonych na informatycznych nośnikach danych w rozumieniu przepisów o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków,

2) pracownicy wykonujący obowiązki służbowe w WUG oraz - w przypadkach, o których mowa w § 17 ust. 2 i § 18 ust. 2 - pracownicy wykonujący obowiązki służbowe w OUG są obowiązani:

a) udzielać audytorowi informacji i wyjaśnień,

b) udostępniać audytorowi dokumenty, informacje i dane oraz inne materiały, o których mowa w pkt 1 lit. b,

c) sporządzać, potwierdzać i przekazywać audytorowi kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki, o których mowa w pkt 1 lit. b

- z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 20. 1. Raz na rok jest przeprowadzana wewnętrzna ocena lub samoocena audytu.

2. Wyniki wewnętrznej oceny lub samooceny audytu są przekazywane Prezesowi WUG oraz Dyrektorowi Generalnemu WUG.