§ 1. Zarządzenie określa tryb dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych, rozumianych jako świadczenia jednorazowe lub świadczenia ciągłe, lub powtarzające się w danym okresie świadczenia tego samego rodzaju - z tytułu odpłatnej umowy, dotyczącej dostaw, usług lub robót budowlanych, do której ze względu na jej przedmiot lub wartość nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933 i 2185), zwanej dalej „Pzp”.

§ 2. Przepisów zarządzenia nie stosuje się do:

1) zamawiania przygotowania koreferatów, ekspertyz oraz innych dokumentów specjalistycznych, związanych z:

a) ustalaniem lub badaniem przyczyn i okoliczności katastrof, wypadków, niebezpiecznych zdarzeń oraz zgonów naturalnych, zaistniałych w ruchu zakładów górniczych albo zakładów,

b) pracami organów doradczych i opiniodawczych, powołanych przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej „WUG”,

c) realizacją zainicjowanych przez Prezesa WUG prac naukowo-badawczych oraz zainicjowanych i podjętych przez ten organ przedsięwzięć w zakresie poprawy bezpieczeństwa pracy i ochrony zdrowia w górnictwie, wdrożenia postępu technicznego w dziedzinie górnictwa, racjonalnej gospodarki złożami kopalin oraz ograniczenia uciążliwości oddziaływania górnictwa na ludzi i środowisko;

2) zamawiania usług szkoleniowych;

3) zamawiania usług dotyczących czasopisma WUG „Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie”, w zakresie:

a) recenzji artykułów naukowych,

b) tworzenia oraz redakcji statystycznej materiałów do publikacji w poszczególnych numerach czasopisma,

c) opracowywania zawartości stałych rubryk w poszczególnych numerach czasopisma,

d) składu, łamania oraz opracowania graficznego poszczególnych numerów czasopisma,

e) redakcji językowej materiałów do publikacji w poszczególnych numerach czasopisma,

f) korekty poszczególnych numerów czasopisma;

4) dokonywania wydatków publicznych przez pracowników wykonujących obowiązki służbowe w WUG, którym Prezes WUG powierzył, w formie określonej w art. 53 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, 1692, 1725, 1747, 1768, 1964 i 2414), obowiązki w zakresie samodzielnego zaciągania zobowiązań finansowych do określonej kwoty w danym roku kalendarzowym;

5) ponoszenia kosztów związanych z podróżą służbową, w szczególności:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez jednostkę organizacyjną, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb;

6) ponoszenia opłat publicznoprawnych, w tym opłat związanych z prowadzonymi postępowaniami;

7) dokonywania wydatków publicznych związanych z likwidacją szkód majątkowych.

§ 4. Kwoty określone w zarządzeniu są kwotami zawierającymi podatek od towarów i usług.

§ 5. Wydatki publiczne są dokonywane w imieniu i na rzecz jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze.

§ 6. Dokonując wydatku publicznego, nie można zaniżać jego wartości lub wybierać sposobu obliczania jego wartości, w celu uniknięcia stosowania niektórych przepisów zarządzenia.

§ 7. Wnioskodawca występuje do Biura Administracyjno-Gospodarczego w WUG, zwanego dalej „BAG”, z wnioskiem o wyrażenie zgody na dokonanie wydatku publicznego, zwanym dalej „wnioskiem”.

§ 8. 1. W przypadku wątpliwości dotyczących przedmiotu lub wartości przedmiotu wydatku publicznego, pracownik wykonujący obowiązki służbowe w BAG, odpowiedzialny za prowadzenie spraw dotyczących wydatków publicznych, zwany dalej „pracownikiem BAG”, rozstrzyga o stosowaniu albo niestosowaniu przepisów Pzp w odniesieniu do wydatku publicznego.

2. W przypadku rozstrzygnięcia:

1) o stosowaniu przepisów Pzp w odniesieniu do wydatku publicznego, postępowanie jest kontynuowane zgodnie z przepisami w sprawie zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych, wydanymi przez Prezesa WUG;

2) o niestosowaniu przepisów Pzp w odniesieniu do wydatku publicznego, wydatek publiczny jest dokonywany w trybie określonym przez przepisy niniejszego zarządzenia przez:

a) BAG,

b) okręgowy urząd górniczy, zwany dalej „OUG”, który wystąpił z wnioskiem.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1:

1) odrębny wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie jest wymagany;

2) wnioskodawca przekazuje do BAG dodatkowe informacje, jeżeli jest to konieczne dla przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 10. 1. Wniosek podlega:

1) zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego WUG, zwanego dalej „Głównym Księgowym”, w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na dokonanie wydatku publicznego;

2) rejestracji w rejestrze wniosków, prowadzonym przez Biuro Budżetowo-Finansowe, Kadr i Szkolenia w WUG, zwane dalej „BBF”;

3) zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego WUG.

2. BAG informuje, wskazując numer rejestrowy wniosku:

1) wnioskodawcę o decyzji dotyczącej wniosku;

2) BBF o odmowie zatwierdzenia wniosku.

3. Do zmiany treści wniosku stosuje się odpowiednio ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2.

§ 11. 1. Ponowne wszczęcie postępowania w części lub w całości nie wymaga złożenia kolejnego wniosku.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wnioskodawca jest obowiązany do zweryfikowania informacji zawartych we wniosku, w szczególności szacunkowej wartości przedmiotu wydatku publicznego, jeżeli jest to konieczne dla przeprowadzenia postępowania.

§ 12. 1. Dokonanie wydatku publicznego, którego przedmiot ma wartość większą niż 5000 zł, jest poprzedzone zgromadzeniem informacji handlowych lub ofert zawartych na stronach internetowych co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców, lub skierowaniem zapytania ofertowego do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców, z wyjątkiem przypadków, w których:

1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być realizowane tylko przez jednego wykonawcę;

2) powierza się realizację dostaw, usług, robót budowlanych dotychczasowemu wykonawcy, jeżeli zmiana wykonawcy byłaby nieuzasadniona ze względów technicznych lub spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze;

3) zachodzi pilna potrzeba dokonania wydatku publicznego.

2. Dopuszcza się wykorzystanie informacji handlowych lub ofert zgromadzonych w ramach rozeznania rynku, dokonanego w celu oszacowania wartości i opisania przedmiotu wydatku publicznego, jeżeli są one porównywalne.

3. Obowiązanymi do zgromadzenia informacji handlowych lub ofert są:

1) w przypadku WUG - pracownik BAG;

2) w przypadku OUG - pracownik wykonujący obowiązki służbowe w OUG, wyznaczony przez dyrektora OUG.

4. Termin składania ofert określa się, uwzględniając możliwość przygotowania i złożenia oferty przez wykonawców.

5. Dopuszcza się negocjowanie cen oraz innych elementów oferty z wykonawcami, których oferty zgromadzono.

6. Spośród zgromadzonych informacji handlowych lub ofert wybiera się najkorzystniejszą ofertę, kierując się zasadami dokonywania wydatków publicznych, określonymi w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 13. 1. Przebieg postępowania w sprawie wyboru wykonawcy jest dokumentowany i zawiera w szczególności zgromadzone informacje handlowe lub oferty albo uzasadnienie zaistnienia co najmniej jednego z przypadków, o których mowa w § 12 ust. 1.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się do dokonywania wydatku publicznego, którego przedmiot ma wartość równą albo mniejszą niż 5000 zł.

§ 14. 1. Jeżeli cena netto najkorzystniejszej oferty jest większa niż szacunkowa wartość przedmiotu wydatku publicznego o kwotę równą albo mniejszą niż 20% szacunkowej wartości przedmiotu wydatku publicznego określonej we wniosku, i jednocześnie równa albo mniejsza niż 2000 zł - wydatek publiczny jest dokonywany na podstawie wniosku, który stanowił podstawę wyboru wykonawcy, jeżeli cena ta nie przekracza kwoty, powyżej której stosuje się przepisy Pzp.

2. Jeżeli cena netto najkorzystniejszej oferty jest większa niż szacunkowa wartość przedmiotu wydatku publicznego o kwotę większą niż 20% szacunkowej wartości przedmiotu wydatku publicznego określonej we wniosku lub o kwotę większą niż 2000 zł, wydatek publiczny jest dokonywany po dokonaniu zmiany treści wniosku.

§ 15. 1. Umowa dotycząca przedmiotu wydatku publicznego, zwana dalej „umową”, jest zawierana w formie pisemnej albo elektronicznej, jeżeli:

1) przewidywana wartość przedmiotu wydatku publicznego przekroczy u danego wykonawcy kwotę 50 000 zł lub

2) drugą stroną jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, lub

3) z umowy wynikają także inne zobowiązania stron niż dotyczące jedynie realizacji usługi, dostawy lub roboty budowlanej i jednocześnie wyczerpujące bezwarunkowo świadczenia w pełnym zakresie.

2. W przypadku umów niewymienionych w ust. 1 potwierdzeniem ich zawarcia są w szczególności faktury lub zamówienia.

3. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są opracowywane przez:

1) Departament Prawny w WUG, kierujący się potrzebą zabezpieczenia interesu jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, w oparciu o założenia merytoryczne sporządzone i przekazane przez BAG, działające w porozumieniu z wnioskodawcą - w terminie 7 dni od dnia otrzymania tych założeń - w przypadku umów albo zmian, które będą podpisywane przez osoby wykonujące obowiązki służbowe w WUG;

2) pracownika wyznaczonego przez dyrektora OUG, kierującego się potrzebą zabezpieczenia interesu jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze - w przypadku umów albo zmian, które będą podpisywane jedynie przez tego dyrektora, wykonującego powierzone, w formie określonej w art. 53 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, obowiązki w zakresie samodzielnego zaciągania zobowiązań finansowych oraz przeznaczania środków finansowych na poszczególne wydatki, zgodnie z klasyfikacją budżetową, przekazanych OUG na rachunek pomocniczy na nabywanie rzeczy i usług.

4. W projekcie umowy lub zamówienia uwzględnia się, w przypadkach tego wymagających, postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych - opracowane w porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych w WUG.

5. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są parafowane przez:

1) wnioskodawcę;

2) Głównego Księgowego, po sprawdzeniu postanowień umowy albo jej zmiany w zakresie dostępności środków finansowych;

3) BAG - jeżeli umowa będzie albo jest realizowana przez WUG.

6. Umowę zawieraną w formie pisemnej oraz jej zmianę sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach.

7. Umowę oraz jej zmianę podpisuje, a w uzasadnionych przypadkach odstępuje od niej albo ją wypowiada:

1) jeżeli jest zawierana albo została zawarta dla potrzeb OUG - dyrektor OUG, wykonujący powierzone, w formie określonej w art. 53 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, obowiązki w zakresie samodzielnego zaciągania zobowiązań finansowych oraz przeznaczania środków finansowych na poszczególne wydatki, zgodnie z klasyfikacją budżetową, przekazanych OUG na rachunek pomocniczy na nabywanie rzeczy i usług;

2) w przypadkach niewymienionych w pkt 1 - Dyrektor Generalny WUG lub osoba działająca na podstawie udzielonego przez niego pisemnego pełnomocnictwa.

8. Pracownik:

1) BAG albo

2) wykonujący obowiązki służbowe w OUG - w przypadku, o którym mowa w ust. 7 pkt 1

- przekazuje do BBF egzemplarz umowy zawartej w formie pisemnej oraz jej zmiany.

9. W przypadku umów zawartych w formie pisemnej, podpisanych przez Dyrektora Generalnego WUG lub osobę działającą na podstawie udzielonego przez niego pisemnego pełnomocnictwa, pracownik BAG przekazuje do wnioskodawcy kopię zawartej umowy oraz kopie jej zmian.

10. W przypadku:

1) zawarcia umowy w formie elektronicznej,

2) dokonania w formie elektronicznej zmiany umowy

- pliki są przekazywane do BBF.

11. Przekazanie do BBF egzemplarza umowy zawartej w formie pisemnej, o którym mowa w ust. 8, albo pliku umowy zawartej w formie elektronicznej, o którym mowa w ust. 10, następuje w terminie umożliwiającym zarejestrowanie umowy w rejestrze prowadzonym przez BBF najpóźniej w dniu jej zawarcia.

12. Razem z umową przekazuje się do BBF dane dotyczące drugiej strony umowy, niezbędne dla:

1) celów podatkowych lub

2) zgłoszenia zleceniobiorcy, w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego albo

3) poinformowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu umowy o dzieło, w przypadkach określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych.

§ 16. Odbiór przedmiotu umowy następuje przez, opatrzone datą oraz podpisem wnioskodawcy:

1) uznanie umowy za wykonaną, dokonane w opisie faktury albo rachunku, albo

2) potwierdzenie wykonania umowy, dokonane w protokole odbioru, albo

3) uznanie umowy za wykonaną, dokonane w dokumencie niewymienionym w pkt 1 i 2.

§ 17. 1. Nabycie praw do nieruchomości, z wyjątkiem nabycia prawa własności, odbywa się na podstawie umowy podpisanej przez Dyrektora Generalnego WUG.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1:

1) umowa jest zawierana w formie pisemnej lub elektronicznej;

2) nie stosuje się przepisów § 7-14, § 15 ust. 1-3, 5, 7 i 11 oraz § 16;

3) przepisy § 15 ust. 4, 6 i 8-10 stosuje się odpowiednio;

4) zawiera się w szczególności umowę najmu albo umowę dzierżawy.

3. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są opracowywane przez Departament Prawny w WUG, kierujący się potrzebą zabezpieczenia interesu jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, w oparciu o:

1) zaopiniowane przez BAG propozycje przedstawione przez dyrektora OUG, jeżeli umowa jest zawierana albo została zawarta dla potrzeb OUG,

2) propozycje przedstawione przez BAG, jeżeli umowa jest zawierana albo została zawarta dla potrzeb WUG

- w terminie 7 dni od dnia otrzymania propozycji.

4. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są parafowane przez:

1) dyrektora OUG, jeżeli jest ona zawierana albo została zawarta dla potrzeb OUG;

2) Głównego Księgowego, po sprawdzeniu postanowień umowy albo jej zmiany w zakresie dostępności środków finansowych;

3) BAG.

§ 18. 1. Dokumentacja postępowania w sprawie realizacji przedmiotu wydatku publicznego jest przechowywana:

1) jeżeli wnioskodawcą był OUG - przez OUG;

2) w przypadkach niewymienionych w pkt 1 - przez BAG.

2. Dokumentacja postępowania w sprawie realizacji przedmiotu wydatku publicznego oraz oryginał zawartej umowy i jej zmian są przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

§ 19. 1. BAG nadzoruje działalność OUG w zakresie wydatków publicznych.

2. OUG, na wniosek BAG, są obowiązane do:

1) przekazania kopii dokumentów związanych z realizacją przedmiotu wydatku publicznego;

2) potwierdzenia kopii, o których mowa w pkt 1, za zgodność z oryginałem;

3) udzielania wyjaśnień.

3. Czynności wykonywane w trybie określonym w ust. 1 i 2 są dokumentowane w formie notatki, podpisanej przez dyrektora BAG.

4. Kopia notatki, o której mowa w ust. 3, jest przekazywana do OUG.

§ 20. Wzór wniosku jest opracowywany przez BAG, akceptowany przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczany w extranecie urzędów górniczych i podlega obowiązkowemu stosowaniu.

§ 21. Wzory formularzy zawierających dane, o których mowa w § 15 ust. 12 pkt 2 i 3, są umieszczane w extranecie urzędów górniczych, na wniosek BBF, i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.¹⁾