§ 1. Zarządzenie określa tryb postępowania w sprawach dotyczących zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych, w przypadku wykonywania czynności w tych postępowaniach przez jednostkę organizacyjną, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710, 1812, 1933 i 2185), zwanej dalej „Pzp”.

§ 2. 1. Projekt strategii zarządzania dla poszczególnych kategorii zakupowych, o której mowa w art. 22 Pzp, zwanej dalej „strategią”, jest sporządzany przez Biuro Administracyjno-Gospodarcze w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej „WUG”.

2. Prezes WUG może powołać zespół zadaniowy do sporządzenia projektu strategii.

3. Przewodniczącym zespołu, o którym mowa w ust. 2, jest dyrektor Biura Administracyjno-Gospodarczego w WUG, zwanego dalej „BAG”.

4. Strategia obejmuje wszystkie urzędy górnicze.

5. Strategia jest zatwierdzana przez Prezesa WUG.

6. Strategia może zostać zaktualizowana w przypadku uzasadnionej potrzeby, w formie nowego brzmienia tego dokumentu.

7. Aktualizacje strategii są zatwierdzane przez Prezesa WUG.

8. BAG koordynuje realizację strategii.

§ 4. 1. Projekt planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zwanego dalej „planem”, o którym mowa w art. 23 Pzp, jest sporządzany przez BAG na podstawie zestawienia wstępnych zapotrzebowań, o którym mowa w § 3 ust. 2.

2. Plan obejmuje wszystkie urzędy górnicze.

3. Plan oraz jego aktualizacje są zatwierdzane przez Dyrektora Generalnego WUG.

§ 5. Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego po stronie jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, są obowiązane do:

1) zachowania należytej staranności, bezstronności i obiektywizmu przy wyborze najkorzystniejszej oferty;

2) dbałości o dobre imię i interes tej jednostki.

§ 6. 1. Podstawą rozpoczęcia przygotowywania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwany dalej „wnioskiem”.

2. Wnioskodawca jest wskazywany dla poszczególnych pozycji planu.

3. Wniosek podlega:

1) zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego WUG, w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego;

2) rejestracji w rejestrze wniosków, prowadzonym przez Biuro Budżetowo-Finansowe, Kadr i Szkolenia w WUG, zwane dalej „BBF”.

§ 7. 1. Ponowne wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w części lub w całości nie wymaga sporządzenia kolejnego wniosku.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się uprzedniej weryfikacji informacji zawartych we wniosku, chyba że z okoliczności sprawy wynika, iż nie zachodzi taka konieczność.

§ 8. W skład komisji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powołanej na podstawie art. 53 ust. 1 Pzp, wchodzi co najmniej jeden pracownik wykonujący obowiązki służbowe w BAG.

§ 9. 1. Wnioskodawca, w porozumieniu z BAG, dokonuje analizy, o której mowa w art. 83 ust. 1 Pzp.

2. BAG, w porozumieniu z wnioskodawcą:

1) opracowuje i przekazuje do Departamentu Prawnego w WUG założenia merytoryczne projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, zwanej dalej „umową”, które zostaną wprowadzone do umowy;

2) opracowuje dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 10. 1. Departament Prawny w WUG, kierując się potrzebą zabezpieczenia interesu jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, opracowuje i przekazuje do BAG, w terminie 7 dni od dnia otrzymania założeń merytorycznych, o których mowa w § 9 ust. 2 pkt 1, projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do umowy.

2. W projektowanych postanowieniach umowy uwzględnia się, w przypadkach tego wymagających, postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych - opracowane w porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych w WUG.

3. Projekt umowy oraz projekt jej zmiany są parafowane przez:

1) BAG;

2) Głównego Księgowego WUG, po sprawdzeniu postanowień umowy albo jej zmiany w zakresie dostępności środków finansowych;

3) wnioskodawcę.

4. Umowę zawieraną w formie pisemnej oraz jej zmianę sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden jest przekazywany do BBF.

5. Umowę oraz jej zmianę podpisuje, a w uzasadnionych przypadkach odstępuje od niej albo ją wypowiada, Dyrektor Generalny WUG lub osoba działająca na podstawie udzielonego przez niego pisemnego pełnomocnictwa.

6. W przypadku:

1) zawarcia umowy w formie elektronicznej,

2) dokonania w formie elektronicznej zmiany umowy

- pliki są przekazywane do BBF.

7. Umowa podlega rejestracji w rejestrze umów, prowadzonym przez BBF.

§ 11. Odbiór przedmiotu umowy następuje przez, opatrzone datą oraz podpisem wnioskodawcy:

1) uznanie umowy za wykonaną, dokonane w opisie faktury albo rachunku, albo

2) potwierdzenie wykonania umowy, dokonane w protokole odbioru, albo

3) uznanie umowy za wykonaną, dokonane w dokumencie niewymienionym w pkt 1 i 2.

§ 12. Raport z realizacji zamówienia publicznego, o którym mowa w art. 446 Pzp, oraz ogłoszenie o wykonaniu umowy, o którym mowa w art. 448 Pzp, są sporządzane przez BAG, we współpracy z wnioskodawcą oraz BBF.

§ 13. BAG przekazuje do BBF dyspozycję zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 14. BAG prowadzi rejestr zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych.

§ 15. Wzory:

1) wniosku,

2) rejestru zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych

- są opracowywane przez BAG, akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.¹⁾