Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa sposób i tryb:

1) wyznaczania celów i zadań realizowanych przez Wyższy Urząd Górniczy, zwany dalej „WUG”, oraz okręgowe urzędy górnicze;

2) planowania działalności WUG oraz okręgowych urzędów górniczych;

3) zarządzania ryzykiem w WUG oraz okręgowych urzędach górniczych;

4) monitorowania systemu kontroli zarządczej w WUG oraz okręgowych urzędach górniczych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) „dyrektorze” - rozumie się przez to dyrektora komórki organizacyjnej w WUG, naczelnika Samodzielnego Wydziału Organizacyjnego - Gabinetu Prezesa w WUG oraz dyrektora okręgowego urzędu górniczego;

2) „komórce” - rozumie się przez to komórkę organizacyjną w WUG oraz Samodzielny Wydział Organizacyjny - Gabinetu Prezesa w WUG;

3) „reakcji na ryzyko” rozumie się przez to reakcję na zagrożenie wynikające z możliwości zaistnienia albo z faktycznego zaistnienia ryzyka;

4) „ryzyku” - rozumie się przez to potencjalne niepożądane zdarzenie, którego skutkiem mógłby być brak realizacji w całości lub w części określonego celu;

5) „urzędzie górniczym” - rozumie się przez to WUG oraz okręgowy urząd górniczy.

§ 3. W ramach wyznaczania celów i zadań, planowania działalności, zarządzania ryzykiem oraz monitorowania systemu kontroli zarządczej uwzględnia się w szczególności:

1) standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone i ogłoszone na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej „ufp”;

2) szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, określone i ogłoszone na podstawie art. 69 ust. 4 ufp.

Rozdział 2

Misja i strategia

§ 4. 1. Prezes WUG określa misję urzędów górniczych, zwaną dalej „misją”.

2. Opis misji wskazuje syntetycznie powód i cel istnienia urzędów górniczych.

3. Misja jest umieszczana na stronie internetowej WUG.

§ 5. 1. Sporządza się, z uwzględnieniem misji, strategię urzędów górniczych, zwaną dalej „strategią”.

2. Strategia określa:

1) cele priorytetowe urzędów górniczych, zwane dalej „celami priorytetowymi”;

2) kierunki działania oraz zadania konieczne dla realizacji celów priorytetowych;

3) mierniki odpowiadające celom priorytetowym, pozwalające na dokonanie pomiaru stopnia realizacji strategii oraz efektywności zadań, o których mowa w pkt 2, w ujęciu cząstkowym i w całym okresie jej obowiązywania.

§ 6. 1. Prezes WUG tworzy stały zespół do spraw strategii, zwany dalej „zespołem”, określając jego skład oraz tryb pracy.

2. Obsługę zespołu sprawuje Departament Warunków Pracy i Szkolenia w WUG, zwany dalej „WPS”.

3. Do zadań zespołu należą:

1) opracowanie metodyki:

a) dokonywania analizy obszarów problematycznych dla potrzeb sporządzania strategii,

b) dokonywania wyboru celów priorytetowych w strategiach,

c) dokonywania analizy skuteczności i efektywności realizacji strategii,

d) sporządzania podsumowania realizacji strategii, po upływie okresu ich obowiązywania

- zwanej dalej „metodyką”;

2) przedstawienie metodyki do zatwierdzenia Prezesowi WUG;

3) dokonanie, w oparciu o metodykę:

a) wstępnej analizy skuteczności i efektywności realizacji dotychczasowej strategii,

b) analizy obszarów problematycznych w okresie, który zostanie objęty nową strategią,

c) wyboru celów priorytetowych na okres obowiązywania nowej strategii;

4) opracowanie, w oparciu o wyniki analiz, o których mowa w pkt 3 lit. a i b, oraz wybór, o którym mowa w pkt 3 lit. c, projektu nowej strategii;

5) przedstawienie projektu nowej strategii do zatwierdzenia Prezesowi WUG;

6) sporządzenie, w oparciu o metodykę, podsumowania realizacji dotychczasowej strategii, po upływie okresu jej obowiązywania;

7) przedstawienie podsumowania, o którym mowa w pkt 6, w terminie 3 miesięcy po upływie okresu obowiązywania dotychczasowej strategii, do akceptacji Prezesowi WUG;

8) ocena funkcjonowania metodyki oraz, w przypadku potrzeby, opracowywanie propozycji jej modyfikacji albo nowej metodyki.

4. Zespół może zasięgać opinii osób, które nie wchodzą w skład zespołu.

§ 7. 1. Rozpoczęcie prac nad opracowaniem projektu nowej strategii następuje nie później niż na 6 miesięcy przed upływem okresu obowiązywania dotychczasowej strategii.

2. Prezes WUG może polecić rozpoczęcie prac nad opracowaniem projektu nowej strategii, która obejmie - w całości lub w części - okres obowiązywania dotychczasowej albo poprzednio zatwierdzonej strategii.

3. W przypadku zatwierdzenia nowej strategii, która obejmuje - w całości lub w części - okres obowiązywania dotychczasowej albo poprzednio zatwierdzonej strategii, dotychczasowa albo poprzednio zatwierdzona strategia traci moc z pierwszym dniem obowiązywania nowej strategii.

§ 8. 1. W ramach podsumowania, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 6, dokonuje się weryfikacji osiągnięcia zamierzonych rezultatów w długoterminowej perspektywie poprzez określenie stopnia osiągnięcia celów priorytetowych.

2. Zespół, wraz z podsumowaniem, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 6, może przedstawić do zatwierdzenia Prezesowi WUG propozycje zmian w nowej strategii.

3. Nowa strategia wraz z propozycjami zmian jest opracowywana w formie nowego brzmienia całej strategii.

4. Z chwilą zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 2, obowiązuje nowa strategia w brzmieniu, o którym mowa w ust. 3.

§ 9. Strategia jest umieszczana:

1) na stronie internetowej WUG;

2) w Biuletynie Informacji Publicznej WUG;

3) w extranecie urzędów górniczych.

Rozdział 3

Sporządzanie i treść planów

§ 10. Sporządza się następujące plany:

1) plan działalności WUG;

2) plan działalności okręgowych urzędów górniczych;

3) plan pracy, odrębny dla każdej komórki oraz dla każdego okręgowego urzędu górniczego;

4) plan inwestycji.

§ 11. 1. Plan działalności WUG jest sporządzany:

1) w oparciu o cele i kierunki działania określone w strategii;

2) z uwzględnieniem zadań określonych w strategii;

3) z uwzględnieniem wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 7 ufp;

4) na okres roku kalendarzowego, zwanego dalej „rokiem”.

2. Prezes WUG tworzy zespół zadaniowy do sporządzenia planu działalności WUG.

3. Za sporządzenie planu działalności WUG jest odpowiedzialny dyrektor WPS.

4. Plan działalności WUG jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

§ 12. 1. Plan działalności okręgowych urzędów górniczych jest sporządzany:

1) w oparciu o cele i kierunki działania określone w strategii;

2) z uwzględnieniem zadań określonych w strategii;

3) na okres roku.

2. Prezes WUG tworzy zespół zadaniowy do sporządzenia planu działalności okręgowych urzędów górniczych.

3. Za sporządzenie planu działalności okręgowych urzędów górniczych jest odpowiedzialny dyrektor WPS.

4. Plan działalności okręgowych urzędów górniczych określa w szczególności:

1) cele;

2) mierniki realizacji celu;

3) najważniejsze zadania służące realizacji celu;

4) odniesienie celów do dokumentów o charakterze strategicznym.

5. Do celu przypisuje się co najmniej jeden miernik jego realizacji.

6. Miernik realizacji celu:

1) określa stopień realizacji celu;

2) posiada format liczbowy, a w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach - format inny niż liczbowy;

3) może być przypisany do więcej niż jednego celu.

7. Dla miernika realizacji celu określa się wartość planowaną do osiągnięcia na koniec roku.

8. Do najważniejszych zadań służących realizacji celu przypisuje się jeden albo kilka okręgowych urzędów górniczych, odpowiedzialnych za tę realizację.

9. Plan działalności okręgowych urzędów górniczych jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

§ 13. 1. Zespoły zadaniowe, o których mowa w § 11 ust. 2 oraz § 12 ust. 2, mogą odbywać wspólne posiedzenia.

2. Prezes WUG może utworzyć jeden zespół zadaniowy do sporządzenia planu działalności WUG oraz planu działalności okręgowych urzędów górniczych.

§ 14. 1. Plan pracy jest sporządzany:

1) w przypadku komórek - w oparciu o plan działalności WUG;

2) w przypadku okręgowych urzędów górniczych - w oparciu o plan działalności okręgowych urzędów górniczych;

3) w przypadku:

a) (uchylona)

b) Departamentu Energomechanicznego i Infrastruktury Podstawowej w WUG,

c) Departamentu Górnictwa Podziemnego i Odkrywkowego w WUG,

d) Departamentu Ochrony Środowiska, Gospodarki Złożem i Wiertnictwa w WUG,

e) WPS,

f) okręgowych urzędów górniczych

- po dokonaniu analizy, o której mowa w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24, 974 i 1570);

4) na okres roku.

2. Plan pracy komórki może być sporządzony także w oparciu o potrzebę realizacji zadań WUG, nieujętych w planie działalności WUG i niebędących zadaniami określonymi w strategii.

3. Za sporządzenie planu pracy jest odpowiedzialny właściwy dyrektor.

4. Plan pracy komórki określa w szczególności:

1) cele określone w planie działalności WUG, za których realizację jest odpowiedzialna komórka;

2) podzadania, będące uszczegółowieniem zadań określonych w planie działalności WUG, właściwych dla komórki;

3) w przypadku potrzeby - własne zadania komórki, służące realizacji celów określonych w strategii lub zadań, o których mowa w ust. 2.

5. Plan pracy okręgowego urzędu górniczego określa w szczególności:

1) cele określone w planie działalności okręgowych urzędów górniczych, za których realizację jest odpowiedzialny okręgowy urząd górniczy;

2) podzadania, będące uszczegółowieniem zadań określonych w planie działalności okręgowych urzędów górniczych, właściwych dla okręgowego urzędu górniczego;

3) w przypadku potrzeby - własne zadania okręgowego urzędu górniczego, służące realizacji celów określonych w strategii.

6. Elementy planu pracy, wymienione w ust. 4 pkt 2 i 3 oraz ust. 5 pkt 2 i 3, wskazują:

1) czynność do wykonania;

2) stanowisko odpowiedzialne za wykonanie czynności;

3) termin wykonania czynności.

7. Prezes WUG może ustalić dodatkowe elementy, które zostaną określone w planach pracy wszystkich lub wybranych komórek albo okręgowych urzędów górniczych na dany rok.

8. Załącznikami do planu pracy okręgowego urzędu górniczego są:

1) kryteria częstotliwości kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 44 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 5 grudnia 2022 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych oraz przeprowadzania czynności wyjaśniających w ramach zadań należących do właściwości dyrektorów okręgowych urzędów górniczych (Dz. Urz. WUG poz. 84);

2) plan kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 44 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 5 grudnia 2022 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych oraz przeprowadzania czynności wyjaśniających w ramach zadań należących do właściwości dyrektorów okręgowych urzędów górniczych;

3) zestawienie liczby dni kontrolnych wynikającej z liczby etatów obsadzonych przez pracowników inspekcyjno-technicz-nych w okręgowych urzędach górniczych w poszczególnych specjalnościach;

4) schemat organizacyjny okręgowego urzędu górniczego - mający charakter informacyjny.

9. Plan pracy komórki jest:

1) przesyłany w postaci elektronicznej WPS w terminie 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia planu działalności WUG;

2) opiniowany, w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania w trybie określonym w pkt 1, przez:

a) Departament Prawny w WUG, zwany dalej „PR” - pod względem realizacji polityki antykorupcyjnej,

b) WPS - także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem.

10. Plan pracy okręgowego urzędu górniczego jest:

1) przesyłany w postaci elektronicznej WPS w terminie 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia planu działalności okręgowych urzędów górniczych;

2) opiniowany, w terminie 5 dni roboczych od dnia jego otrzymania w trybie określonym w pkt 1, przez:

a) (uchylona)

b) Departament Energomechaniczny i Infrastruktury Podstawowej w WUG,

c) Departament Górnictwa Podziemnego i Odkrywkowego w WUG,

d) Departament Ochrony Środowiska, Gospodarki Złożem i Wiertnictwa w WUG,

e) PR - pod względem realizacji polityki antykorupcyjnej,

f) WPS - także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem.

10a. Plan pracy komórki, podpisany przez właściwego dyrektora, jest zatwierdzany przez właściwą osobę kierownictwa WUG, w dwóch egzemplarzach, do 31 stycznia roku, którego dotyczy plan.

11. Plan pracy okręgowego urzędu górniczego, podpisany przez właściwego dyrektora, jest zatwierdzany przez właściwą osobę kierownictwa WUG, w dwóch egzemplarzach, do 10 stycznia roku, którego dotyczy plan.

12. W uzasadnionych przypadkach Prezes WUG może ustalić inne terminy na wykonanie czynności, o których mowa w ust. 9-11.

13. Jeden egzemplarz zatwierdzonego planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

§ 14a. 1. Plan inwestycji jest sporządzany przez Biuro Administracyjno-Gospodarcze w WUG, zwane dalej „BAG”, nie później niż w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej.

2. Plan inwestycji określa w szczególności:

1) przedmiot inwestycji;

2) planowany termin realizacji inwestycji;

3) planowany sposób realizacji inwestycji;

4) osoby lub komórki odpowiedzialne za realizację inwestycji;

5) szacunkową wartość inwestycji;

6) wysokość środków finansowych przewidzianych w budżecie na realizację inwestycji.

3. Plan inwestycji jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

4. BAG odpowiada za aktualność planu inwestycji.

§ 15. 1. Dyrektor komórki zapoznaje podległych pracowników z obowiązującą wersją strategii, planu działalności WUG oraz planu pracy komórki.

2. Dyrektor okręgowego urzędu górniczego zapoznaje podległych pracowników z obowiązującą wersją strategii, planu działalności okręgowych urzędów górniczych oraz planu pracy okręgowego urzędu górniczego.

§ 16. Obowiązujące wersje planów są umieszczane w extranecie urzędów górniczych.

Rozdział 4

Rejestr ryzyk

§ 17. Na etapie sporządzania:

1) planu działalności WUG oraz planu działalności okręgowych urzędów górniczych - WPS, we współpracy z właściwymi merytorycznie komórkami,

2) planu pracy - właściwa komórka albo właściwy okręgowy urząd górniczy,

3) planu inwestycji - BAG

- dokonuje identyfikacji ryzyk, ich oceny pod względem istotności oraz wyboru reakcji na ryzyko.

§ 18. 1. Identyfikacja ryzyk dla planu działalności WUG, planu działalności okręgowego urzędu górniczego i planu pracy, polega na:

1) analizie:

a) różnorodnych aspektów funkcjonowania komórki albo okręgowego urzędu górniczego w kontekście:

- celów priorytetowych,

- celów określonych w planie działalności WUG, planie działalności okręgowych urzędów górniczych albo właściwym planie pracy,

b) czynników zewnętrznych, mogących bezpośrednio albo pośrednio wpłynąć na realizację albo brak realizacji w całości lub w części celu określonego w planie działalności WUG, planie działalności okręgowych urzędów górniczych albo właściwym planie pracy;

2) wskazaniu wszystkich ryzyk dla celów określonych w planie działalności WUG, planie działalności okręgowych urzędów górniczych albo właściwym planie pracy.

2. To samo ryzyko może zostać jednocześnie wskazane dla kilku celów określonych w planie działalności WUG, planie działalności okręgowych urzędów górniczych albo właściwym planie pracy.

3. Identyfikacja ryzyk dla planu inwestycji polega na analizie:

1) różnorodnych aspektów funkcjonowania WUG, komórki albo okręgowego urzędu górniczego,

2) czynników zewnętrznych

- mogących bezpośrednio albo pośrednio wpłynąć na realizację albo brak realizacji w całości lub w części inwestycji.

§ 19. 1. Każde zidentyfikowane ryzyko podlega ocenie pod względem istotności.

2. Ocena ryzyka pod względem istotności stanowi iloczyn oceny prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka oraz oceny wpływu ryzyka.

3. Ocena prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka jest wynikiem oszacowania stopnia zagrożenia, że ryzyko zaistnieje.

4. Skala oceny prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka obejmuje poziomy od 1 do 4, gdzie:

1) poziom 1 - oznacza, że prawdopodobieństwo zaistnienia ryzyka jest bardzo małe;

2) poziom 2 - oznacza, że ryzyko raczej nie zaistnieje;

3) poziom 3 - oznacza, że ryzyko raczej zaistnieje;

4) poziom 4 - oznacza, że zaistnienie ryzyka jest prawie pewne.

5. Ocena wpływu ryzyka jest wynikiem oszacowania:

1) wielkości nakładu środków, które będą konieczne dla usunięcia skutków zaistnienia danego ryzyka, lub

2) tego, jak daleko idące konsekwencje będzie miało zaistnienie danego ryzyka dla realizacji celów określonych w planie działalności WUG, planie działalności okręgowych urzędów górniczych albo właściwym planie pracy.

6. Skala oceny wpływu ryzyka obejmuje poziomy od 1 do 4, gdzie:

1) poziom 1 - oznacza, że wpływ jest bardzo mały;

2) poziom 2 - oznacza, że wpływ jest mały;

3) poziom 3 - oznacza, że wpływ jest duży;

4) poziom 4 - oznacza, że wpływ jest bardzo duży.

7. Ocena ryzyka pod względem istotności jest wyrażana w skali obejmującej poziomy od 1 do 16.

§ 20. 1. Po ustaleniu poziomu istotności ryzyka jest dokonywany wybór co najmniej jednej reakcji na ryzyko.

2. Ustala się następujące reakcje na ryzyko:

1) eliminacja - usunięcie możliwości zaistnienia ryzyka;

2) redukcja - zmniejszenie prawdopodobieństwa lub wpływu ryzyka;

3) plan rezerwowy - zaplanowanie działań, które zostaną podjęte z chwilą, gdy ryzyko zaistnieje;

4) przeniesienie - przekazanie odpowiedzialności za ryzyko innemu podmiotowi;

5) akceptacja - zaniechanie podejmowania działań zaradczych, ze względu na:

a) niemożność wskazania takich działań, które byłyby skuteczne, lub

b) znacząco wyższy koszt działań, które byłyby skuteczne, niż koszt poniesienia ryzyka.

3. Dla każdej wybranej reakcji na ryzyko, z wyjątkiem akceptacji, są ustalane konkretne, zrozumiałe oraz określone w czasie działania w ramach reakcji na ryzyko.

4. Jeżeli poziom istotności ryzyka jest mniejszy niż 3, można odstąpić od wyboru reakcji na ryzyko oraz ustalania działań w ramach reakcji na ryzyko.

§ 21. 1. Rejestr ryzyk dla:

1) planu działalności WUG,

2) planu działalności okręgowych urzędów górniczych

- jest sporządzany przez WPS osobno dla każdego planu, równocześnie z tym planem.

2. Rejestr ryzyk, o którym mowa w ust. 1, wskazuje:

1) plan, którego dotyczy;

2) cele określone w danym planie;

3) komórki albo okręgowe urzędy górnicze odpowiedzialne za realizację poszczególnych celów;

4) wyniki identyfikacji ryzyk dla poszczególnych celów;

5) wyniki oceny poszczególnych ryzyk pod względem istotności;

6) dokonane wybory reakcji na poszczególne ryzyka;

7) przewidywane działania w ramach reakcji na poszczególne ryzyka.

3. Rejestr ryzyk, o którym mowa w ust. 1, jest zatwierdzany przez Prezesa WUG równocześnie z planem, dla którego został sporządzony.

4. Obowiązująca wersja rejestru ryzyk, o którym mowa w ust. 1, jest umieszczana w extranecie urzędów górniczych.

§ 22. Rejestr ryzyk dla planu pracy komórki oraz planu pracy okręgowego urzędu górniczego:

1) stanowi integralną część tego planu;

2) wskazuje:

a) cele określone w planie działalności WUG, za których realizację jest odpowiedzialna komórka,

b) cele określone w planie działalności okręgowych urzędów górniczych, za których realizację jest odpowiedzialny okręgowy urząd górniczy,

c) wyniki identyfikacji ryzyk dla poszczególnych celów, o których mowa w lit. a albo b,

d) wyniki oceny poszczególnych ryzyk pod względem istotności,

e) dokonane wybory reakcji na poszczególne ryzyka,

f) przewidywane działania w ramach reakcji na poszczególne ryzyka,

g) osoby odpowiedzialne w komórce albo okręgowym urzędzie górniczym za monitoring poszczególnych ryzyk.

§ 22a. Rejestr ryzyk dla planu inwestycji:

1) stanowi integralną część tego planu;

2) wskazuje:

a) cele do osiągnięcia,

b) wyniki identyfikacji ryzyk dla poszczególnych celów,

c) wyniki oceny poszczególnych ryzyk pod względem istotności,

d) dokonane wybory reakcji na poszczególne ryzyka,

e) przewidywane działania w ramach reakcji na poszczególne ryzyka,

f) osoby odpowiedzialne w komórce za monitoring poszczególnych ryzyk.

Rozdział 5

Monitoring ryzyk

§ 23. 1. Ryzyka są monitorowane na bieżąco.

2. W ramach monitoringu ryzyk dokonuje się w szczególności identyfikacji:

1) ryzyk przewidzianych w rejestrze ryzyk, które zaistniały;

2) ryzyk nieujętych w rejestrze ryzyk;

3) ustania okoliczności, które wywołują ryzyko;

4) powstania okoliczności, które mogą spowodować zmianę poziomu oceny:

a) prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka lub

b) wpływu ryzyka;

5) trudności w realizacji działań w ramach reakcji na ryzyko.

§ 24. 1. Komórka oraz okręgowy urząd górniczy, na podstawie wyników monitoringu ryzyk wskazanych w rejestrze ryzyk dla planu pracy, opracowuje i przesyła w postaci elektronicznej WPS:

1) do 10 kwietnia - za kwartał,

2) do 10 lipca - za półrocze,

3) do 10 października - za trzy kwartały roku

- okresowy przegląd ryzyk planu pracy komórki oraz planu pracy okręgowego urzędu górniczego.

2. WPS, na podstawie danych otrzymanych w trybie określonym w ust. 1, opracowuje:

1) do 30 kwietnia - za kwartał,

2) do 31 lipca - za półrocze,

3) do 31 października - za trzy kwartały roku

- okresowy przegląd ryzyk planu działalności WUG oraz planu działalności okręgowych urzędów górniczych.

3. W okresowym przeglądzie ryzyk zamieszcza się w szczególności:

1) wskazanie wszystkich ryzyk przewidzianych w rejestrze ryzyk, które zaistniały;

2) informację na temat stanu faktycznego ryzyk, których istotność wyrażono na poziomie 12 lub 16;

3) informację, jakie działania - przewidziane w rejestrze ryzyk jako reakcja na ryzyko - podjęto i jaki był ich efekt;

4) uzasadnienie reakcji akceptacji dla ryzyk, których istotność wyrażono na poziomie co najmniej 8;

5) informację o przypadkach braku realizacji w całości lub w części celów określonych we właściwym planie, pomimo podjęcia działań w ramach reakcji na ryzyko;

6) informacje o pojawieniu się ryzyk nieujętych w rejestrze ryzyk;

7) propozycje reakcji na ryzyka, o których mowa w pkt 6;

8) informację, czy zaistnienie ryzyk wiązało się z nieosiągnięciem zakładanego poziomu mierników realizacji celów.

§ 24a. BAG, na podstawie wyników monitoringu ryzyk wskazanych w rejestrze ryzyk dla planu inwestycji, opracowuje i przekazuje Prezesowi WUG okresowy przegląd ryzyk planu inwestycji:

1) do 30 kwietnia - za kwartał;

2) do 31 lipca - za półrocze;

3) do 31 października - za trzy kwartały roku.

Rozdział 6

Zmiany planów

§ 25. 1. Plany mogą zostać zmienione w przypadku uzasadnionej potrzeby.

2. Zmiany planu dokonuje się w formie ustalenia nowego brzmienia całego planu.

3. Propozycję zmiany planu mogą zgłosić:

1) osoby kierownictwa WUG, w tym z inicjatywy dyrektora WPS;

2) właściwy merytorycznie dyrektor.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, propozycja zmiany planu działalności WUG, planu działalności okręgowego urzędu górniczego oraz planu pracy :

1) jest przesyłana w postaci elektronicznej, z uzasadnieniem, WPS;

2) jest przekazywana przez WPS właściwej osobie kierownictwa WUG do rozstrzygnięcia o jej:

a) akceptacji,

b) odrzuceniu,

c) skierowaniu do opinii.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 2 lit. c, propozycja zmiany:

1) planu pracy komórki jest opiniowana, w terminie 10 dni roboczych od dnia jej przesłania przez WPS, przez:

a) PR - pod względem realizacji polityki antykorupcyjnej,

b) WPS - także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem;

2) planu pracy okręgowego urzędu górniczego jest opiniowana, w terminie 10 dni roboczych od dnia jej przesłania przez WPS, przez:

a) PR - pod względem realizacji polityki antykorupcyjnej,

b) WPS - także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem,

c) departamenty, o których mowa w § 14 ust. 10 pkt 2 lit. b, c lub d , zgodnie z właściwością wynikającą z zakresu zmiany.

6. Zmiana:

1) planu działalności WUG, planu działalności okręgowych urzędów górniczych oraz planu inwestycji jest zatwierdzana przez Prezesa WUG;

2) planu pracy, podpisana przez właściwego dyrektora, jest zatwierdzana przez właściwą osobę kierownictwa WUG, w dwóch egzemplarzach.

7. Zatwierdzona zmiana planu staje się jego obowiązującą wersją.

8. Jeden egzemplarz obowiązującej wersji planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

Rozdział 7

Monitorowanie i sprawozdawanie z wykonania planów

§ 26. 1. Komórki oraz okręgowe urzędy górnicze przesyłają w postaci elektronicznej WPS:

1) do 10 kwietnia - za pierwszy kwartał roku,

2) do 10 lipca - za pierwsze półrocze,

3) do 10 października - za pierwsze trzy kwartały roku,

4) do 15 stycznia roku następnego - za rok poprzedni

- informacje dotyczące aktualnego stopnia wykonania planu działalności WUG albo planu działalności okręgowych urzędów górniczych, w zakresie swojej odpowiedzialności za realizację poszczególnych celów określonych w tym planie.

2. W informacjach, o których mowa w ust. 1:

1) wskazuje się przyczyny nieosiągnięcia poszczególnych mierników realizacji celów;

2) zamieszcza się ocenę, czy nieosiągnięcie poszczególnych mierników realizacji celów zagraża osiągnięciu tych mierników na koniec roku.

§ 26a. 1. Biuro Budżetowo-Finansowe, Kadr i Szkolenia w WUG sporządza zestawienie informacji o aktualnym wykonaniu planu inwestycji w roku budżetowym w terminie do 10 dnia każdego miesiąca - za miesiąc poprzedni.

2. Zestawienie, o którym mowa w ust. 1, określa w szczególności:

1) przedmiot inwestycji;

2) wysokość środków finansowych przewidzianych na realizację inwestycji po zmianach;

3) wysokość środków finansowych zatwierdzonych na realizację inwestycji;

4) wysokość środków finansowych wydatkowanych dotychczas na realizację inwestycji;

5) określenie różnicy pomiędzy wysokością kwot, o których mowa w pkt 3 i 4.

3. Zestawienie, o którym mowa w ust. 1, niezwłocznie jest przekazywane Prezesowi WUG i Dyrektorowi Generalnemu WUG oraz do BAG.

§ 27. WPS:

1) sporządza na podstawie informacji, o których mowa w § 26 ust. 1 pkt 1, oraz przedstawia Prezesowi WUG, do 30 kwietnia, zbiorczą informację dotyczącą stopnia wykonania planu działalności WUG oraz planu działalności okręgowych urzędów górniczych za kwartał;

2) sporządza na podstawie informacji, o których mowa w § 26 ust. 1 pkt 2, oraz przedstawia Prezesowi WUG, do 31 lipca, zbiorczą informację dotyczącą stopnia wykonania planu działalności WUG oraz planu działalności okręgowych urzędów górniczych za półrocze;

3) sporządza na podstawie informacji, o których mowa w § 26 ust. 1 pkt 3, oraz przedstawia Prezesowi WUG, do 31 października, zbiorczą informację dotyczącą stopnia wykonania planu działalności WUG oraz planu działalności okręgowych urzędów górniczych za trzy kwartały roku.

§ 28. 1. WPS sporządza sprawozdanie z wykonania:

1) planu działalności WUG:

a) na podstawie informacji, o których mowa w § 26 ust. 1 pkt 4,

b) z uwzględnieniem wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 7 ufp;

2) planu działalności okręgowych urzędów górniczych - na podstawie informacji, o których mowa w § 26 ust. 1 pkt 4.

2. Sprawozdanie z wykonania planu działalności WUG oraz sprawozdanie z wykonania planu działalności okręgowych urzędów górniczych są przedstawiane do akceptacji Prezesowi WUG do 15 lutego roku następnego.

3. Zaakceptowane sprawozdania, o których mowa w ust. 2, niezwłocznie po akceptacji są przekazywane Sekretarzowi Dyrektora Generalnego WUG.

§ 28a. 1. BAG sporządza sprawozdanie z wykonania planu inwestycji w danym roku budżetowym.

2. Sprawozdanie z wykonania planu inwestycji jest przedstawiane do akceptacji Prezesowi WUG do 28 lutego roku następnego.

3. Zaakceptowane sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, niezwłocznie po akceptacji jest przekazywane Sekretarzowi Dyrektora Generalnego WUG.

§ 29. 1. Komórka oraz okręgowy urząd górniczy sporządza raport z wykonania planu pracy i przesyła go w postaci elektronicznej WPS do 31 stycznia roku następnego.

2. Odrębną częścią raportu z wykonania planu pracy jest raport o ryzyku, w którym są zamieszczane w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórce oraz okręgowym urzędzie górniczym, w szczególności dane określone w § 24 ust. 3.

§ 30. 1. WPS sporządza, na podstawie:

1) sprawozdania z wykonania planu działalności WUG,

2) sprawozdania z wykonania planu działalności okręgowych urzędów górniczych,

3) raportów z wykonania planów pracy

- oraz przedstawia do akceptacji Prezesowi WUG, do końca lutego roku następnego, zbiorczy raport z wykonania planu działalności WUG, planu działalności okręgowych urzędów górniczych oraz planów pracy.

1a. Zaakceptowany zbiorczy raport, o którym mowa w ust. 1, niezwłocznie po akceptacji jest przekazywany Sekretarzowi Dyrektora Generalnego WUG.

2. Odrębną częścią zbiorczego raportu, o którym mowa w ust. 1, jest raport o ryzyku, w którym są zamieszczane w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w urzędach górniczych, w szczególności dane określone w § 24 ust. 3.

3. Zbiorczy raport, o którym mowa w ust. 1, może zawierać propozycje rozwiązań systemowych mających na celu usprawnienie funkcjonowania urzędów górniczych.

4. Raport o ryzyku, o którym mowa w ust. 2, jest przesyłany w postaci elektronicznej Samodzielnemu Stanowisku do spraw Audytu Wewnętrznego w WUG.

Rozdział 8

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej

§ 31. Za realizację strategii, w zakresie określonym w planach działalności oraz planach pracy, są odpowiedzialni dyrektorzy.

§ 32a. Dyrektor okręgowego urzędu górniczego sporządza corocznie i przekazuje Prezesowi WUG do 31 stycznia oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w okręgowym urzędzie górniczym za rok poprzedni, z uwzględnieniem wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ufp.

§ 33. 1. Sekretarz Dyrektora Generalnego WUG, za pośrednictwem Dyrektora Generalnego WUG sporządza corocznie i przekazuje Prezesowi WUG projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w WUG za rok poprzedni, z uwzględnieniem wymagań określonych:

1) w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ufp;

2) przez ministra sprawującego nadzór nad Prezesem WUG.

2. Sporządzając projekt oświadczenia Prezesa WUG o stanie kontroli zarządczej bierze się po uwagę w szczególności:

1) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dyrektorów okręgowych urzędów górniczych;

2) sprawozdanie z wykonania planu działalności WUG oraz planu działalności okręgowych urzędów górniczych;

3) zbiorczy raport z wykonania planu działalności WUG, planu działalności okręgowych urzędów górniczych oraz planów pracy;

4) sprawozdanie z wykonania planu inwestycji;

5) wyniki monitorowania systemu kontroli zarządczej, w tym wyniku audytów i czynności sprawdzających;

6) wyniki kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.

Rozdział 9

Wzory dokumentów

§ 34. Wzory:

1) planu działalności okręgowych urzędów górniczych,

2) rejestru ryzyk dla planu działalności WUG,

3) rejestru ryzyk dla planu działalności okręgowych urzędów górniczych,

4) planu pracy komórki,

5) planu pracy okręgowego urzędu górniczego,

6) formularza służącego do opracowania okresowego przeglądu ryzyk planu pracy,

7) formularza raportu z wykonania planu pracy

- są opracowywane przez WPS, akceptowane przez Prezesa WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

Rozdział 10

Przepis przejściowy, przepis dostosowujący oraz przepis końcowy

§ 35. Plan strategiczny na lata 2021-2023 staje się strategią na lata 2021-2023, a w jej ramach długofalowe cele strategiczne stają się celami priorytetowymi.

§ 36. Zespół określi, w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia, mierniki odpowiadające celom priorytetowym zawartym w strategii na lata 2021-2023, pozwalające na dokonanie pomiaru stopnia jej realizacji oraz efektywności zadań koniecznych dla realizacji celów priorytetowych.

§ 37. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.¹⁾