Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106 oraz z 2022 r. poz. 1488) oraz art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2022 r. poz. 1072, 1261, 1504, 2185 i 2687) zarządza się, co następuje:

Załącznik do zarządzenia nr 22 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego
z dnia 22 grudnia 2022 r. (Dz. Urz. WUG poz. 102)

ZASADY RACHUNKOWOŚCI KASY ZAPOMOGOWO-POŻYCZKOWEJ DZIAŁAJĄCEJ W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

Rozdział 1

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

§ 1. Księgi rachunkowe kasy zapomogowo-pożyczkowej działającej w Wyższym Urzędzie Górniczym - jednostce organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2022 r. poz. 1072, 1261, 1504, 2185 i 2687), zwanej dalej „KZP", prowadzi się w siedzibie urzędu, o którym mowa w art. 166 ust. 2-4 tej ustawy, przy ul. Poniatowskiego 31 w Katowicach.

§ 2. 1. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych KZP następuje na dzień kończący rok obrotowy, o którym mowa w art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz. U. poz. 1666), nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia zamknięcia roku obrotowego.

2. Roczne sprawozdanie finansowe, przed podpisaniem w trybie określonym w art. 51 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych, opiniują zakładowe organizacje związkowe działające w urzędach górniczych.

§ 3. 1. Księgi rachunkowe KZP prowadzi się przy użyciu programu komputerowego QUORUM, który obejmuje moduł „Rozrachunki z tytułu udzielonych pożyczek członkom KZP", dostarczonego przez QNT Systemy Informatyczne w Zabrzu.

2. Księgi rachunkowe KZP obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze (kartoteki imienne członków KZP);

4) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

3. Zdarzenia gospodarcze zapisuje się w księgach rachunkowych KZP w formie podwójnego zapisu Wn i Ma na odpowiednich kontach, na podstawie dowodu księgowego.

§ 4. 1. Dowodami księgowymi są w szczególności:

1) polecenie księgowania PK;

2) wyciąg bankowy;

3) dowód wpłaty KP (kasa przyjmie);

4) dowód wypłaty KW (kasa wypłaci);

5) raport kasowy RK;

6) deklaracja przystąpienia do KZP;

7) wniosek o udzielenie pożyczki;

8) wniosek o skreślenie z listy członków KZP i przekazanie lub zwrot wkładów.

2. Dowody księgowe wymienione w ust. 1 pkt 3-5 są generowane przez system informatyczny.

3. Polecenie księgowania PK jest dowodem księgowym wewnętrznym, sporządzanym w celu ujęcia zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych KZP, wystawianym w szczególności dla:

1) udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają zdarzenia gospodarczego i z tego powodu nie mogą być uzasadnione ani dokumentem zewnętrznym, ani dokumentem wewnętrznym, w szczególności:

a) zachowania czystości zapisów,

b) poprawiania błędów w księgowaniu;

2) udokumentowania księgowego uproszczenia, w szczególności zbiorczego księgowania potrąceń składek z listy płac.

4. Wyciąg bankowy jest dokumentem stanowiącym zbiorcze zestawienie operacji, które zostały dokonane na poszczególnych kontach bankowych.

5. Raport kasowy jest dokumentem stanowiącym zbiorcze, miesięczne zestawienie operacji, które zostały dokonane w kasie.

6. Deklaracja przystąpienia do KZP jest dokumentem upoważniającym do potrącenia wpisowego i wkładów członkowskich określonych statutem KZP.

7. Wniosek o udzielenie pożyczki jest dokumentem, na podstawie którego jest księgowana pożyczka.

8. Wniosek o skreślenie z listy członków KZP i przekazanie lub zwrot wkładów jest dokumentem, na podstawie którego dokonuje się zwrotu lub przeksięgowania wkładów.

§ 5. 1. Inwentaryzację składników aktywów i pasywów dotyczących KZP przeprowadza się zgodnie z zasadami inwentaryzacji składników aktywów i pasywów określonymi w art. 26 i art. 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106 oraz z 2022 r. poz. 1488).

2. Protokoły z przeprowadzonej inwentaryzacji rocznej KZP dołącza się do rocznego sprawozdania finansowego, o którym mowa w § 2 ust. 2.

Rozdział 2

Zakładowy plan kont

§ 6. 1. Księgi rachunkowe KZP prowadzi się w oparciu o zakładowy plan kont.

2. Plan, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) wykaz kont księgi głównej;

2) opis przyjętych przez KZP zasad klasyfikacji zdarzeń.

3. Ewidencja księgowa KZP jest prowadzona w:

1) zespole 1 - „Środki pieniężne i rachunki bankowe";

2) zespole 2 - „Rozrachunki i roszczenia";

3) zespole 8 - „Fundusze".

§ 7. W ramach zespołów, o których mowa w § 6 ust. 3, funkcjonują konta syntetyczne:

1) w zespole, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 1:

a) konto 101 - „Kasa", zwane dalej „kontem 101",

b) konto 130 - „Rachunek bieżący", zwane dalej „kontem 130",

c) konto 131 - „Rachunek depozytowy", zwane dalej „kontem 131",

d) konto 141 - „Środki pieniężne w drodze", zwane dalej „kontem 141";

2) w zespole, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 2:

a) konto 240-1 - „Rozrachunki z członkami KZP z tytułu pożyczek długoterminowych", zwane dalej „kontem 240-1",

b) konto 240-2 - „Rozrachunki z członkami KZP z tytułu pożyczek krótkoterminowych", zwane dalej „kontem 240-2",

c) konto 240-3 - „Pozostałe rozrachunki", zwane dalej „kontem 240-3";

3) w zespole, o którym mowa w § 6 ust. 3 pkt 3:

a) konto 800-1 - „Fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy", zwane dalej „kontem 800-1",

b) konto 800-2 - „Fundusz rezerwowy", zwane dalej „kontem 800-2",

c) konto 800-3 - „Fundusz zapomogowy", zwane dalej „kontem 800-3".

§ 8. 1. Konto 101 służy do ewidencji gotówki znajdującej się w kasie.

2. Na koncie 101 księguje się operacje na podstawie raportu kasowego RK.

3. Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

4. Na stronach konta 101 ujmuje się:

1) na stronie Wn:

a) pobrania gotówki z banku do kasy,

b) przyjęcia wpłat od członków KZP;

2) na stronie Ma:

a) wypłaty pożyczek członkom KZP,

b) zwroty wkładów członkom KZP,

c) wpłaty gotówki do banku.

§ 9. 1. Konto 130 służy do ewidencji stanu środków KZP oraz obrotów na rachunku bankowym.

2. Na koncie 130 księguje się operacje na podstawie wyciągu bankowego.

3. Konto 130 posiada saldo Wn, które oznacza stan gotówki na rachunku bankowym.

4. Na stronach konta 130 ujmuje się:

1) na stronie Wn:

a) wpływ środków z kasy,

b) wpłaty członków oraz byłych członków KZP,

c) wpływ środków z rachunku depozytowego;

2) na stronie Ma:

a) pobranie gotówki do kasy,

b) pobranie prowizji za obsługę konta,

c) przelewy wkładów, pożyczek dla członków oraz byłych członków KZP,

d) przelew środków na rachunek depozytowy.

§ 10. 1. Konto 131 służy do ewidencji gotówki przechowywanej w banku w celu uzyskania odsetek.

2. Na koncie 131 księguje się operacje na podstawie wyciągu bankowego.

3. Konto 131 posiada saldo Wn, które oznacza stan gotówki na rachunku bankowym depozytowym.

4. Na stronach konta 131 ujmuje się:

1) na stronie Wn:

a) wpływ środków z rachunku bieżącego,

b) odsetki dopisane przez bank;

2) na stronie Ma:

a) przelew środków na rachunek bieżący,

b) pobranie prowizji za obsługę konta.

§ 11. 1. Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze:

1) między kasą a bankiem;

2) między rachunkami bankowymi KZP.

2. Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

3. Na stronach konta 141 ujmuje się:

1) na stronie Wn - zwiększenie stanu środków pieniężnych w drodze;

2) na stronie Ma - zmniejszenie stanu środków pieniężnych w drodze.

§ 12. 1. Konto 240-1 służy do ewidencji należności i zobowiązań bezspornych członków KZP.

2. Na koncie 240-1 księguje się operacje na podstawie:

1) zatwierdzonych przez zarząd KZP wniosków o przyznanie pożyczek długoterminowych;

2) zbiorczego księgowania potrąceń składek z listy płac - polecenia księgowania PK.

3. Konto 240-1 może wykazywać salda:

1) saldo Wn, które oznacza stan należności od członków KZP;

2) saldo Ma, które oznacza stan zobowiązań wobec członków KZP.

4. Na stronach konta 240-1 ujmuje się:

1) na stronie Wn - wypłaty pożyczek, których termin spłaty przypada w okresie dłuższym niż jeden miesiąc;

2) na stronie Ma - spłatę i zmniejszenie należności (spłaty pożyczek).

5. Do konta 240-1 prowadzi się konta analityczne z podziałem według nazwisk poszczególnych dłużników i wierzycieli, będące imiennymi kartami analitycznymi poszczególnych członków oraz byłych członków KZP.

6. Na kartach, o kórych mowa w ust. 5, ewidencjonuje się pobrane i spłacone przez członków oraz byłych członków KZP pożyczki długoterminowe.

§ 13. 1. Konto 240-2 służy do ewidencji należności i zobowiązań bezspornych członków KZP.

2. Na koncie 240-2 księguje się operacje na podstawie:

1) zatwierdzonych przez zarząd KZP wniosków o przyznanie pożyczek krótkoterminowych;

2) zbiorczego księgowania potrąceń składek z listy płac - polecenia księgowania PK.

3. Konto 240-2 może wykazywać salda:

1) saldo Wn, które oznacza stan należności od członków KZP;

2) saldo Ma, które oznacza stan zobowiązań wobec członków KZP.

4. Na stronach konta 240-2 ujmuje się:

1) na stronie Wn - wypłaty pożyczek, których termin spłaty przypada w okresie nie dłuższym niż jeden miesiąc;

2) na stronie Ma - spłatę i zmniejszenie należności (spłaty pożyczek).

5. Do konta 240-2 prowadzi się konta analityczne z podziałem według nazwisk poszczególnych dłużników i wierzycieli, będące imiennymi kartami analitycznymi poszczególnych członków oraz byłych członków KZP.

6. Na kartach, o kórych mowa w ust. 5, ewidencjonuje się pobrane i spłacone przez członków oraz byłych członków KZP pożyczki krótkoterminowe.

§ 14. 1. Konto 240-3 służy do ewidencji należności i zobowiązań bezspornych:

1) członków KZP;

2) Wyższego Urzędu Górniczego - jednostki organizacyjnej, o której mowa w art. 167 ust. 5a ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze.

2. Na koncie 240-3 księguje się operacje na podstawie:

1) potrąceń z listy płac:

a) miesięcznych wkładów członkowskich,

b) spłat pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych,

c) wpisowego nowych członków KZP

- wygenerowane przez system informatyczny;

2) wyciągu bankowego.

3. Konto 240-3 nie wykazuje salda.

4. Na stronach konta 240-3 ujmuje się:

1) na stronie Wn - potrącenia z listy płac:

a) miesięcznych wkładów członkowskich,

b) spłat pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych,

c) wpisowego nowych członków KZP;

2) na stronie Ma - wpływy (przelewy) stanowiące łączną wartość potrąconych z wynagrodzeń pracowników wykonujących obowiązki służbowe w urzędach górniczych:

a) miesięcznych wkładów członkowskich,

b) spłat pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych,

c) wpisowego nowych członków KZP.

5. Do konta 240-3 nie prowadzi się kont analitycznych.

§ 15. 1. Konto 800-1 służy do księgowania wkładów członkowskich stanowiących własność członków KZP.

2. Konto 800-1 wykazuje saldo Ma, które oznacza stan wkładów członków KZP.

3. Na stronach konta 800-1 ujmuje się:

1) na stronie Wn - wypłacone, przeksięgowane wkłady członków KZP;

2) na stronie Ma - wpłacone wkłady członków KZP.

§ 16. 1. Konto 800-2 służy do ewidencji wpływów określonych w statucie KZP, w szczególności:

1) wpisowego;

2) niepodjętych wkładów;

3) odsetek od konta bankowego.

2. Konto 800-2 wykazuje saldo Ma, które oznacza stan funduszu rezerwowego.

3. Na stronach konta 800-2 ujmuje się:

1) na stronie Wn:

a) umorzenie należności z tytułu pożyczek,

b) przelewy na fundusz zapomogowy;

2) na stronie Ma - wszelkie wpłaty.

§ 17. 1. Konto 800-3 służy do ewidencji:

1) wpływów tworzących fundusz zapomogowy;

2) wypłat zapomóg.

2. Konto 800-3 nie wykazuje salda.

3. Na stronach konta 800-3 ujmuje się:

1) na stronie Wn - przelewy z funduszu rezerwowego, w wysokości zatwierdzonych wypłat;

2) na stronie Ma - wypłaty zapomóg członkom KZP, w razie szczególnych wypadków losowych.

Rozdział 3

System ochrony danych

§ 18. 1. Dokumentacja opisująca program, o którym mowa w § 3 ust. 1, posiada klauzulę, że jest zgodna z wymaganiami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

2. Opis systemu informatycznego, zawierający:

1) wykaz programów i procedur,

2) opis algorytmów i parametrów poszczególnych programów łącznie z zasadami ochrony danych

- jest zamieszczony w „Instrukcji użytkownika" oraz informacji dodatkowej do „Instrukcji użytkownika".

§ 19. 1. Roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

2. Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przechowuje się co najmniej przez okres pięciu lat od upływu okresu jej obowiązywania.

3. Dokumenty niewymienione w ust. 1 i 2, w szczególności księgi rachunkowe KZP, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe, przechowuje się co najmniej przez okres pięciu lat.

4. Okresy wymienione w ust. 2 i 3 liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.

§ 20. Sprawozdania finansowe oraz dowody księgowe, księgi rachunkowe KZP i inne dokumenty z zakresu rachunkowości KZP udostępnia się w siedzibie urzędu, o którym mowa w art. 166 ust. 2-4 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze, po uzyskaniu zgody przewodniczącego zarządu KZP lub osoby przez niego upoważnionej.