§ 1. Zarządzenie określa tryb postępowania w sprawach podróży służbowych poza granicami kraju, zwanych dalej „podróżami służbowymi”, odbywanych przez:

1) pracowników urzędów górniczych;

2) osoby niebędące pracownikami urzędów górniczych, których wyjazdy są finansowane, przynajmniej częściowo, z części budżetu państwa, której dysponentem jest Prezes Wyższego Urzędu Górniczego, zwane dalej „ekspertami”.

§ 2. 1. Podróże służbowe przewidziane do odbycia w danym roku budżetowym ujmuje się w planie podróży służbowych, zwanym dalej „planem”.

2. Projekt planu jest sporządzany przez Samodzielny Wydział Organizacyjny w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwany dalej „WO”, w porozumieniu z urzędami górniczymi oraz komórkami organizacyjnymi i stanowiskami niewchodzącymi w skład komórek organizacyjnych w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej „WUG”.

3. W terminie 15 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej WO przedkłada Prezesowi WUG do zatwierdzenia projekt planu na dany rok budżetowy.

4. Kopia zatwierdzonego planu jest umieszczana w extranecie urzędów górniczych.

§ 3. W uzasadnionych przypadkach podróż służbowa może być odbyta poza zatwierdzonym planem.

§ 4. 1. Pracownicy urzędów górniczych odbywają podróż służbową na podstawie polecenia jej odbycia, podpisanego przez Prezesa WUG.

2. Prezes WUG odbywa podróż służbową na podstawie zgody na wyjazd, udzielonej przez organ go nadzorujący.

3. Eksperci odbywają podróż służbową na podstawie umowy zawartej z WUG.

4. Osoby delegowane, o których mowa w ust. 1, przekazują do WO projekt polecenia odbycia podróży służbowej, zawierający w szczególności dane niezbędne do odbycia podróży służbowej.

5. Przekazanie do WO projektu polecenia odbycia podróży służbowej następuje niezwłocznie po otrzymaniu zaproszenia lub innych dokumentów zawierających istotne informacje na temat podróży służbowej, jednak nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem wyjazdu.

6. W przypadkach uzasadnionych krótkim okresem pomiędzy otrzymaniem informacji o terminie wyjazdu a terminem wyjazdu dozwolone jest odstąpienie od terminu określonego w ust. 5.

7. WO przekazuje osobie delegowanej, o której mowa w ust. 1, informację o podpisaniu polecenia odbycia podróży służbowej, a jeżeli w podróży służbowej wezmą udział co najmniej dwie osoby – informację o ustaleniu dotyczącym przewodniczącego delegacji.

§ 5. 1. WO przekazuje do Biura Budżetowo-Finansowego, Kadr i Szkolenia w WUG, zwanego dalej „BBF”:

1) wniosek o zaliczkę dewizową dla osób delegowanych na pokrycie kosztów podróży służbowej;

2) dane niezbędne do dokonania przelewów dewizowych.

2. Dyrektor BBF zatwierdza do wypłaty zaliczki dewizowe dla osób delegowanych.

3. Osoby delegowane potwierdzają pisemnie pobranie zaliczki dewizowej. Osoby te mogą także pisemnie upoważnić pracownika urzędu górniczego do pobrania tej zaliczki.

§ 6. 1. Osoba delegowana – w terminie 14 dni od dnia powrotu z podróży służbowej – dokonuje, osobiście albo za pośrednictwem osoby upoważnionej do pobrania zaliczki dewizowej, rozliczenia kosztów podróży służbowej, w tym pobranej zaliczki dewizowej.

2. Rozliczenie, o którym mowa w ust. 1, jest przekazywane do BBF za pośrednictwem WO.

3. Jeżeli osobą delegowaną był naczelnik WO, rozliczenie, o którym mowa w ust. 1, jest przekazywane do BBF za pośrednictwem Dyrektora Generalnego WUG.

§ 7. 1. W terminie 14 dni od dnia powrotu z podróży służbowej przewodniczący delegacji (osoba delegowana) przedkłada, za pośrednictwem WO, Prezesowi WUG do akceptacji pisemne sprawozdanie z podróży służbowej, zwane dalej „sprawozdaniem”, oraz ewentualne materiały informacyjne uzyskane w związku z podróżą służbową, w szczególności akty normatywne, referaty i opracowania specjalistyczne.

2. W uzasadnionych przypadkach Prezes WUG może ustalić inny termin na dokonanie czynności, o której mowa w ust. 1.

3. Jeżeli przewodniczącym delegacji (osobą delegowaną) był naczelnik WO, sprawozdanie jest przekazywane Prezesowi WUG za pośrednictwem Dyrektora Generalnego WUG.

4. Jeżeli odrębne przepisy, zasady przyjęte w odrębnym trybie lub powszechnie stosowane zasady przewidują dokumentowanie spraw związanych z członkostwem Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, wymagających odbycia podróży służbowych, dokument zawierający sprawozdanie z wykonanych czynności służbowych załącza się do sprawozdania.

5. WO przekazuje przewodniczącemu delegacji (osobie delegowanej) informację o akceptacji sprawozdania przez Prezesa WUG.

§ 8. 1. Obsługę podróży służbowych w zakresie:

1) sporządzania zleceń do Narodowego Banku Polskiego, zwanego dalej „NBP”, związanych z rozliczeniami zaliczek dewizowych dla osób delegowanych,

2) sporządzania poleceń przelewów dewizowych do NBP,

3) dokonywania wypłat środków dewizowych zgodnie z danymi zawartymi we wniosku, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1,

4) sprawdzania pod względem rachunkowym rozliczeń kosztów podróży służbowych,

5) dokonywania wpłat niewykorzystanych środków dewizowych do NBP po rozliczeniu zaliczek dewizowych,

6) dokonywania wypłat środków tytułem rozliczenia zaliczek dewizowych

– sprawuje BBF.

2. Obsługę podróży służbowych w zakresie niewymienionym w ust. 1 sprawuje WO.

§ 9. W terminie do 20 dnia każdego miesiąca BBF przekazuje do WO zestawienie posiadanych środków na podróże służbowe, sporządzone według stanu na ostatni dzień poprzedniego miesiąca, w ramach części budżetu państwa, której dysponentem jest Prezes WUG.

§ 10. 1. WO opracowuje wzór planu oraz wzory formularzy albo innych dokumentów, niezbędnych do zapewnienia jednolitości funkcjonowania urzędów górniczych w zakresie podróży służbowych.

2. Departament Prawny w WUG opracowuje wzór umowy zawieranej z ekspertem.

3. Wzory, o których mowa w ust. 1 i 2, są akceptowane przez Prezesa WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 11. Sprawy związane z podróżami służbowymi, nieuregulowane przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz przepisami zarządzenia, wymagają indywidualnego rozstrzygnięcia Prezesa WUG.

§ 12. 1. Pozostają w mocy:

1) plan podróży służbowych na rok 2019, sporządzony i zatwierdzony na podstawie przepisów dotychczasowych;

2) zgody na odbycie przez pracownika urzędu górniczego podróży służbowej, nieujętej w planie, o którym mowa w pkt 1, albo ujętej w tym planie bez podania dokładnej daty lub dodatkowych kosztów podróży służbowej, w tym opłaty konferencyjnej, udzielone przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia;

3) umowy z ekspertami, zawarte przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, oraz instrukcje wyjazdowe, stanowiące załączniki do tych umów, będące podstawą podróży służbowych ekspertów;

4) upoważnienia do pobrania środków finansowych, udzielone przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

2. Upoważnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 4, są traktowane jako upoważnienia do pobrania zaliczki dewizowej dla osób delegowanych na pokrycie kosztów podróży służbowej w rozumieniu przepisów niniejszego zarządzenia.

§ 13. Do:

1) wniosków o udzielenie zgody na odbycie przez pracownika urzędu górniczego podróży służbowej, nieujętej w planie, o którym mowa w § 12 ust. 1 pkt 1, albo ujętej w tym planie bez podania dokładnej daty lub dodatkowych kosztów podróży służbowej, w tym opłaty konferencyjnej, złożonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia,

2) propozycji dotyczących osób delegowanych, w tym przewodniczącego delegacji – jeżeli planowany jest udział więcej niż jednej osoby w podróży służbowej, przekazanych do akceptacji przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia,

3) postępowania z przekazanymi przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia:

a) danymi osobowymi osób delegowanych, będących pracownikami urzędów górniczych, niezbędnymi do sporządzenia polecenia odbycia podróży służbowej,

b) danymi niezbędnymi do dokonywania wypłat środków dewizowych z NBP tytułem zaliczek dewizowych dla osób delegowanych,

4) poleceń odbycia podróży służbowej oraz instrukcji wyjazdowych, przedłożonych do podpisu przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, będących podstawą podróży służbowych pracowników urzędów górniczych,

5) rozliczeń kosztów podróży służbowej, przekazanych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia,

6) sprawozdań przedłożonych do akceptacji przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia

– stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 14. Sprawozdania zgromadzone w dotychczasowym rejestrze podróży służbowych opatruje się odpowiednim znakiem sprawy, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.

§ 15. Sprawozdania z wykonania planu, o którym mowa w § 12 ust. 1 pkt 1, nie sporządza się.

§ 16. Traci moc zarządzenie nr 19 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju (Dz. Urz. WUG z 2016 r. poz. 69).

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.