§ 1. Szkolenia pracowników urzędów górniczych, odbywane w kraju, podlegają planowaniu w cyklu rocznym.

§ 2. Szkoleniami w rozumieniu zarządzenia nie są szkolenia obronne w państwie, szkolenia towarzyszące realizacji innych świadczeń, w szczególności dostaw, oraz spotkania o charakterze informacyjnym i pomocniczym.

§ 3. Biuro Budżetowo-Finansowe w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwane dalej „BBF”:

1) planuje na następny rok kalendarzowy środki na szkolenia w wysokości od 0,3% do 3% funduszu wynagrodzeń;

2) informuje do 30 września Samodzielny Wydział Kadr i Szkolenia w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwany dalej „WKS”, o wysokości planowanych na następny rok kalendarzowy środków na szkolenia;

3) w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej informuje WKS o wysokości środków na szkolenia;

4) do 20 dnia każdego miesiąca przekazuje WKS zestawienie posiadanych środków na szkolenia, sporządzone według stanu na ostatni dzień poprzedniego miesiąca.

§ 4. Urzędy górnicze oraz komórki organizacyjne, samodzielne wydziały i stanowiska niewchodzące w skład komórek organizacyjnych albo samodzielnych wydziałów w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwane dalej „jednostkami”, przekazują WKS do 20 listopada propozycje do planu szkoleń na następny rok kalendarzowy.

§ 5. W planie szkoleń tworzy się rezerwę w wysokości od 5% do 20% planowanych środków na szkolenia.

§ 6. 1. WKS przedkłada do 31 grudnia projekt planu szkoleń na następny rok kalendarzowy do akceptacji Wiceprezesom Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej „WUG”, a następnie do zatwierdzenia, według właściwości, Prezesowi WUG oraz Dyrektorowi Generalnemu WUG.

2. Kopia zatwierdzonego planu szkoleń jest umieszczana w extranecie urzędów górniczych.

§ 7. Plan szkoleń może zostać zmieniony w przypadku uzasadnionej potrzeby, w formie nowego brzmienia tego dokumentu. Przepisy § 6 stosuje się odpowiednio.

§ 8. Środkami na szkolenia, w tym rezerwą, o której mowa w § 5, dysponuje naczelnik WKS w uzgodnieniu z Prezesem WUG oraz Dyrektorem Generalnym WUG, według właściwości.

§ 9. 1. Na wniosek jednostki Prezes WUG albo Dyrektor Generalny WUG, według właściwości, po zasięgnięciu opinii WKS, może wyrazić zgodę na udział pracownika w szkoleniu nieujętym w planie szkoleń albo w szkoleniu ujętym w tym planie, którego kosztów nie można pokryć ze środków przeznaczonych do wykorzystania przez daną jednostkę.

2. W przypadku wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1, udział pracownika w szkoleniu jest finansowany z rezerwy, o której mowa w § 5, a w przypadku jej wyczerpania – z oszczędności powstałych w planie szkoleń.

§ 10. WKS w terminie do 31 sierpnia informuje jednostki o wysokości środków na szkolenia, pozostających do wykorzystania w danym roku kalendarzowym.

§ 11. Jeżeli w terminie do 15 października środki na szkolenia nie zostaną wykorzystane przez poszczególne jednostki, Prezes WUG albo Dyrektor Generalny WUG, według właściwości, na podstawie informacji WKS o pozostałych jeszcze środkach, może przeznaczyć te środki na inne szkolenia lub na inne cele.

§ 12. 1. WKS dokonuje zgłoszenia udziału pracownika w szkoleniu płatnym.

2. Jednostka dokonuje zgłoszenia udziału pracownika w szkoleniu bezpłatnym oraz informuje o tym WKS.

3. Dyrektor Generalny WUG, a w przypadku pracowników innych urzędów górniczych – dyrektor tego urzędu, dokonuje zgłoszenia udziału pracownika w szkoleniu centralnym, a informacja o tym jest przekazywana WKS.

§ 13. 1. Projekt umowy dotyczącej szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny jest opracowywany przez organizatora szkolenia wewnętrznego.

2. W projekcie umowy dotyczącej szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny uwzględnia się, w przypadkach tego wymagających, postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych – opracowane w porozumieniu z Inspektorem Ochrony Danych.

3. Jeżeli organizatorem szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny jest komórka organizacyjna, samodzielny wydział lub stanowisko niewchodzące w skład komórki organizacyjnej albo samodzielnego wydziału w WUG, projekt umowy dotyczącej tego szkolenia oraz projekt jej zmiany są parafowane przez:

1) organizatora szkolenia wewnętrznego;

2) WKS – jeżeli jednostka ta nie jest organizatorem szkolenia wewnętrznego.

4. Umowę dotyczącą szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny oraz jej zmianę podpisuje, a w uzasadnionych przypadkach odstępuje od niej albo ją wypowiada:

1) jeżeli jest zawierana albo została zawarta dla potrzeb okręgowego urzędu górniczego albo Specjalistycznego Urzędu Górniczego – dyrektor tego urzędu, wykonujący powierzone, w formie określonej w art. 53 ust. 2 zdanie drugie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305), obowiązki w zakresie samodzielnego zaciągania zobowiązań finansowych oraz przeznaczania środków finansowych na poszczególne wydatki, zgodnie z klasyfikacją budżetową, przekazanych temu urzędowi na rachunek pomocniczy na nabywanie rzeczy i usług;

2) w przypadkach niewymienionych w pkt 1 – Dyrektor Generalny WUG lub osoba działająca na podstawie udzielonego przez niego pisemnego pełnomocnictwa.

5. Organizator szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny przekazuje do BBF oraz WKS, jeżeli jednostka ta nie jest organizatorem szkolenia wewnętrznego, egzemplarz umowy dotyczącej szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny zawartej w formie pisemnej oraz jej zmiany.

6. W przypadku:

1) zawarcia umowy w formie elektronicznej,

2) dokonania w formie elektronicznej zmiany umowy

– organizator szkolenia wewnętrznego przekazuje pliki do BBF oraz WKS, jeżeli jednostka ta nie jest organizatorem szkolenia wewnętrznego.

7. Przekazanie do BBF egzemplarza umowy zawartej w formie pisemnej, o którym mowa w ust. 5, albo pliku umowy zawartej w formie elektronicznej, o którym mowa w ust. 6, następuje w terminie umożliwiającym zarejestrowanie umowy w rejestrze prowadzonym przez BBF najpóźniej w dniu jej zawarcia.

8. Razem z umową przekazuje się do BBF dane dotyczące drugiej strony umowy, niezbędne dla:

1) celów podatkowych;

2) zgłoszenia zleceniobiorcy, w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego albo

3) poinformowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu umowy o dzieło, w przypadkach określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych.

§ 14. Umowa inna niż określona w § 13 jest zawierana przez zgłoszenie udziału pracownika w szkoleniu, dokonane przez naczelnika WKS, albo drogą elektroniczną, za uprzednią zgodą wyrażoną przez naczelnika WKS.

§ 15. 1. Płatność z tytułu zobowiązań wynikających z zawarcia umowy następuje przelewem na podstawie:

1) polecenia przelewu sporządzonego przez WKS i podpisanego przez naczelnika WKS lub

2) faktury opisanej przez WKS i poddanej kontroli merytorycznej przez naczelnika WKS, lub

3) rachunku wystawionego przez podmiot zewnętrzny prowadzący szkolenie, opatrzonego przez naczelnika WKS klauzulą potwierdzającą wykonanie przedmiotu umowy, oraz powiązanej z tym rachunkiem listy wypłat, sporządzonej przez BBF i poddanej kontroli merytorycznej przez naczelnika WKS.

2. Polecenie przelewu, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz opis faktury, o której mowa w ust. 1 pkt 2, zawierają określenie usługi szkoleniowej oraz terminu jej realizacji, numer umowy – jeżeli została zawarta w formie pisemnej, oraz numer działania w budżecie zadaniowym.

§ 16. Dokumentacja szkolenia wewnętrznego jest przekazywana WKS w terminie 14 dni od dnia jego przeprowadzenia.

§ 17. Kopia zaświadczenia potwierdzającego ukończenie szkolenia jest przekazywana do akt osobowych.

§ 18. 1. WKS opracowuje wzór planu szkoleń oraz wzory formularzy i innych dokumentów, niezbędnych do zapewnienia jednolitości funkcjonowania urzędów górniczych w zakresie szkoleń pracowników urzędów górniczych.

2. Departament Prawny w WUG, kierując się potrzebą zabezpieczenia interesu WUG, opracowuje wzór umowy dotyczącej szkolenia wewnętrznego prowadzonego przez podmiot zewnętrzny.

3. Wzory, o których mowa w ust. 1 i 2, są akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

4. Wykazy danych, o których mowa w § 13 ust. 8, są opracowywane przez BBF, akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 19. Traci moc zarządzenie nr 3 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 27 stycznia 2015 r. w sprawie szkoleń pracowników urzędów górniczych (Dz. Urz. WUG z 2016 r. poz. 80).

§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2017 r.