§ 1.Zarządzenie określa tryb postępowania w sprawach dotyczących zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych, w przypadku wykonywania czynności w tych postępowaniach przez Wyższy Urząd Górniczy, zwany dalej "WUG".

§ 2.1. Komórki organizacyjne, samodzielne wydziały oraz stanowiska niewchodzące w skład komórki organizacyjnej albo samodzielnego wydziału w WUG, a także okręgowe urzędy górnicze, zwane dalej "OUG", oraz Specjalistyczny Urząd Górniczy, zwany dalej "SUG", sporządzają wstępne zapotrzebowania proponowane do realizacji w kolejnym roku kalendarzowym i przekazują je do Biura Administracyjno-Gospodarczego w WUG, zwanego dalej "BAG", w terminie do dnia 30 września bieżącego roku.

2. Na podstawie wstępnych zapotrzebowań, o których mowa w ust. 1, oraz planów finansowych, w tym planu inwestycji, BAG sporządza zestawienie wstępnych zapotrzebowań, w celu ustalenia sumarycznej wartości zamówień publicznych, decydującej o wyborze procedury właściwej według tej wartości oraz obowiązku publikacji informacji o planowanych zamówieniach publicznych.

§ 3.1. BAG opracowuje, na podstawie zestawienia wstępnych zapotrzebowań, o którym mowa w § 2 ust. 2, do dnia 31 stycznia danego roku, harmonogram udzielania zamówień publicznych na potrzeby urzędów górniczych, zwany dalej "harmonogramem".

2. Harmonogram może zostać zmieniony w przypadku uzasadnionej potrzeby, w formie nowego brzmienia tego dokumentu.

3. Harmonogram oraz jego zmiany są zatwierdzane przez Dyrektora Generalnego WUG.

§ 4.Jeżeli wartość zamówienia publicznego nie przekracza kwoty, powyżej której stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 i 2018 oraz z 2018 r. poz. 1560), do jego udzielenia stosuje się przepisy w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych, wydane przez Prezesa WUG.

§ 5.Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego po stronie WUG są obowiązane do zachowania należytej staranności, bezstronności i obiektywizmu przy wyborze najkorzystniejszej oferty oraz dbałości o dobre imię i interes WUG.

§ 6.1. Dyrektor Generalny WUG może powierzyć wykonanie czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwanej dalej "komisją przetargową".

2. W skład komisji przetargowej wchodzi co najmniej jeden pracownik BAG.

3. Komisja przetargowa rozpoczyna wykonywanie czynności w postępowaniu, dla którego została powołana, z dniem powołania, a kończy je po wyczerpaniu środków ochrony prawnej.

§ 7.1. Podstawą rozpoczęcia przygotowywania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwany dalej "wnioskiem".

2. Wnioskodawca jest wskazywany w harmonogramie.

3. Wniosek podlega:

1) zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego WUG, zwanego dalej "Głównym Księgowym", w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego;

2) rejestracji w rejestrze wniosków, prowadzonym przez Biuro Budżetowo-Finansowe w WUG, zwane dalej "BBF".

§ 8.1. Ponowne wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w części lub w całości nie wymaga sporządzenia kolejnego wniosku.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokonuje się uprzedniej weryfikacji informacji zawartych we wniosku, chyba że z okoliczności sprawy wynika, iż nie zachodzi taka konieczność.

§ 9.1. BAG, w porozumieniu z wnioskodawcą:

1) opracowuje specyfikację istotnych warunków zamówienia, zwaną dalej "SIWZ";

2) opracowuje i przekazuje do Departamentu Prawnego w WUG założenia merytoryczne wzoru umowy w sprawie zamówienia publicznego, zwanej dalej "umową", ogólnych postanowień umowy lub istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści umowy, stanowiących integralną część SIWZ.

2. Departament Prawny w WUG opracowuje i przekazuje do BAG, w terminie 7 dni od dnia otrzymania założeń merytorycznych, o których mowa w ust. 1 pkt 2, wzór umowy, ogólne postanowienia umowy lub istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy.

3. W umowie umieszcza się postanowienia zabezpieczające interes WUG.

4. SIWZ jest zatwierdzana przez Dyrektora Generalnego WUG.

§ 10.1. Projekt umowy jest parafowany przez:

1) BAG;

2) Głównego Księgowego, po dokonaniu sprawdzenia postanowień umowy w zakresie dostępności środków finansowych;

3) wnioskodawcę.

2. Umowę oraz jej zmiany podpisuje, a w uzasadnionych przypadkach ją rozwiązuje, odstępuje od niej albo ją wypowiada, Dyrektor Generalny WUG lub osoba działająca na podstawie udzielonego przez niego pisemnego pełnomocnictwa.

3. Umowa podlega rejestracji w rejestrze umów, prowadzonym przez BBF.

4. Umowę oraz jej zmiany sporządza się w co najmniej trzech egzemplarzach, z których jeden jest przekazywany do BBF.

§ 11.Odbiór przedmiotu umowy następuje przez opatrzone datą oraz podpisem wnioskodawcy potwierdzenie wykonania umowy, dokonane w:

1) opisie faktury albo rachunku, albo

2) protokole wykonania umowy, sporządzanym w dwóch egzemplarzach, albo

3) dokumencie niewymienionym w pkt 1 i 2, sporządzanym w dwóch egzemplarzach

- zawierającym numer umowy.

§ 12.Płatność następuje przelewem po dokonaniu przez osoby upoważnione, wskazane w przepisach w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w WUG, wydanych przez Prezesa WUG, kontroli formalno-rachunkowej faktury albo rachunku.

§ 13.BAG przekazuje do BBF dyspozycję zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 14.BAG prowadzi rejestr zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych.

§ 15.Wzory:

1) wstępnego zapotrzebowania, o którym mowa w § 2 ust. 1,

2) harmonogramu,

3) wniosku,

4) rejestru zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych

- są opracowywane przez BAG, akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 16.Rejestr zamówień publicznych udzielanych przez urzędy górnicze, prowadzony na podstawie przepisów dotychczasowych, staje się rejestrem zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych w rozumieniu zarządzenia.

§ 17.Traci moc zarządzenie nr 41 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 lipca 2014 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez urzędy górnicze (Dz. Urz. WUG poz. 80).

§ 18.Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 września 2018 r.