Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. 1. Zarządzenie określa zasady:

1) planowania działalności,

2) zarządzania ryzykiem, rozumianego jako uporządkowany proces identyfikacji, oceny istotności, przeciwdziałania zaistnieniu oraz monitoringu potencjalnych niepożądanych zdarzeń, których efektem mógłby być brak realizacji w całości lub w części zamierzonego celu

– w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej „WUG”, okręgowych urzędach górniczych, zwanych dalej „OUG”, oraz Specjalistycznym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej „SUG”.

2. Zarządzenia nie stosuje się do planowania działalności oraz związanej z nim sprawozdawczości, dokonywanych w trybie określonym w art. 70 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 2.Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) „dyrektorze” – rozumie się przez to osobę kierującą komórką wymienioną w § 2 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i 2 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Energii z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu (Dz. Urz. Min. Ener. poz. 10), dyrektora OUG oraz dyrektora SUG;

2) „komórce” – rozumie się przez to komórkę wymienioną w § 2 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i 2 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Energii z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu.

§ 3.W ramach planowania działalności oraz zarządzania ryzykiem w urzędach górniczych uwzględnia się, określone i ogłoszone na podstawie przepisów o finansach publicznych, standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz szczegółowe wytyczne w tym zakresie.

§ 4.Nadzór nad planowaniem działalności oraz zarządzaniem ryzykiem w urzędach górniczych sprawuje Prezes WUG.

Rozdział 2

Sporządzanie i treść planów

§ 5. Sporządza się następujące plany:

1) plan strategiczny, wspólny dla WUG, OUG oraz SUG, zwany również „strategią działania urzędów górniczych”;

2) plan operacyjny, wspólny dla WUG, OUG oraz SUG;

3) plan pracy, odrębny dla każdej komórki, dla każdego OUG oraz dla SUG.

§ 6.1. Plan strategiczny określa:

1) długofalowe cele strategiczne;

2) kierunki działania, konieczne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 1.

2. Prezes WUG może:

1) w porozumieniu z pozostałymi osobami kierownictwa WUG, określić wytyczne do sporządzenia planu strategicznego;

2) powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu strategicznego.

3. Za sporządzenie planu strategicznego, także w przypadku określonym w ust. 2 pkt 2, odpowiada dyrektor Gabinetu Prezesa, zwanego dalej „GP”.

4. Plan strategiczny jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

5. W przypadku zatwierdzenia nowego planu strategicznego, który obejmuje – w całości albo w części – okres obowiązywania dotychczasowego planu strategicznego, dotychczasowy plan strategiczny traci moc z pierwszym dniem obowiązywania nowego planu strategicznego.

§ 7.1. Plan operacyjny stanowi uszczegółowienie planu strategicznego na dany rok kalendarzowy, zwany dalej „rokiem”.

2. Prezes WUG może powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu operacyjnego.

3. Za sporządzenie planu operacyjnego, także w przypadku określonym w ust. 2, odpowiada dyrektor GP.

4. Plan operacyjny określa w szczególności:

1) cele operacyjne;

2) mierniki realizacji celów operacyjnych;

3) zadania operacyjne, za pomocą których zostaną zrealizowane cele operacyjne.

5. Do celu operacyjnego przypisuje się co najmniej jeden miernik jego realizacji.

6. Miernik realizacji celu operacyjnego:

1) posiada format liczbowy, a w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach – format inny niż liczbowy;

2) może być przypisany do więcej niż jednego celu operacyjnego.

7. Dla miernika realizacji celu operacyjnego określa się wartość planowaną do osiągnięcia na koniec roku.

8. Do zadania operacyjnego przypisuje się:

1) komórkę, komórki, urząd górniczy lub urzędy górnicze, odpowiedzialne za realizację celu operacyjnego;

2) termin realizacji, nie dłuższy niż rok.

9. Plan operacyjny jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

§ 8.1. Plany pracy są sporządzane na okres roku.

2. Za sporządzenie planu pracy odpowiada dyrektor.

3. Prace nad planem pracy rozpoczynają się nie później niż z dniem otrzymania zatwierdzonego planu operacyjnego na dany rok.

4. Plan pracy określa:

1) cele operacyjne, za których realizację są odpowiedzialne komórka, OUG lub SUG;

2) podzadania operacyjne, będące uszczegółowieniem zadań operacyjnych na dany rok, do których jest przypisana komórka, OUG lub SUG;

3) co najmniej dwa własne zadania priorytetowe komórki, OUG lub SUG;

4) zadania realizowane w ramach systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.

5. Elementy planu pracy, wymienione w ust. 4 pkt 2–4, wskazują:

1) czynność do wykonania;

2) stanowisko odpowiedzialne za wykonanie czynności;

3) termin wykonania czynności.

6. [1] Plan pracy OUG oraz SUG określa również kryteria częstotliwości kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 33 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych przez pracowników okręgowych urzędów górniczych oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG z 2018 r. poz. 126).

7. Prezes WUG może ustalić dodatkowe elementy, które powinny zostać określone w planach pracy wszystkich lub wybranych komórek albo urzędów górniczych na dany rok.

8. Załącznikami do planu pracy OUG oraz SUG są:

1) [2] plan kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 33 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych przez pracowników okręgowych urzędów górniczych oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego;

2) zestawienie liczby dni nadzorczych i kontrolnych wynikającej z liczby etatów obsadzonych przez pracowników inspekcyjno-technicznych w OUG oraz SUG w poszczególnych specjalnościach.

9. Plan pracy jest przesyłany w postaci elektronicznej dyrektorowi GP do 30 listopada roku poprzedniego, a w przypadku komórek – do 15 grudnia roku poprzedniego.

10. Plan pracy podlega zaopiniowaniu przez GP, pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem, do 10 grudnia roku poprzedniego, a w przypadku komórek – do 20 grudnia roku poprzedniego.

11. Plan pracy OUG oraz SUG podlega zaopiniowaniu, do 10 grudnia roku poprzedniego, przez:

1) Departament Górnictwa;

2) Departament Warunków Pracy i Szkolenia;

3) Departament Energomechaniczny;

4) Departament Ochrony Środowiska i Gospodarki Złożem;

5) Samodzielne Stanowisko do spraw Kontroli.

12. Plan pracy, podpisany przez dyrektora, jest zatwierdzany przez właściwą osobę kierownictwa WUG, w dwóch egzemplarzach, do 31 grudnia roku poprzedniego.

13. Jeden egzemplarz zatwierdzonego planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

§ 9.W planie operacyjnym oraz planie pracy umieszcza się metrykę, zawierającą w szczególności:

1) wskazanie osób, które sporządziły dokument;

2) dyrektora, odpowiedzialnego za treść dokumentu;

3) datę i numer pierwotnej oraz obowiązującej wersji dokumentu.

§ 10.1. Pracownicy urzędów górniczych są obowiązani do zapoznania się z obowiązującą wersją planu strategicznego, planu operacyjnego oraz właściwego planu pracy.

2. Potwierdzenie zapoznania się z dokumentami, o których mowa w ust. 1, jest przechowywane we właściwej komórce lub urzędzie górniczym.

§ 11.Obowiązująca wersja planu strategicznego, planu operacyjnego oraz planu pracy jest:

1) opatrywana kolejnym numerem;

2) umieszczana w extranecie urzędów górniczych.

Rozdział 3

Zarządzanie ryzykiem

§ 12. Identyfikacja potencjalnych niepożądanych zdarzeń, których efektem mogłoby być nieosiągnięcie w całości lub w części zamierzonego celu, zwanych dalej „ryzykami”, ich ocena pod względem istotności oraz wybór reakcji na zagrożenie wynikające z istnienia ryzyka, zwanej dalej „reakcją na ryzyko”, są dokonywane na etapie sporządzania:

1) planu operacyjnego – przez dyrektora GP, we współpracy z dyrektorami komórek lub urzędów górniczych, odpowiedzialnych za realizację tego celu;

2) planu pracy – przez właściwego dyrektora.

§ 13.1. Identyfikacja ryzyk polega na:

1) analizie:

a) różnorodnych aspektów funkcjonowania danej komórki, OUG lub SUG, w kontekście przyjętych celów,

b) czynników zewnętrznych, mogących bezpośrednio albo pośrednio wpłynąć na realizację albo brak realizacji w całości lub w części zamierzonego celu;

2) wskazaniu wszystkich ryzyk dla celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy.

2. To samo ryzyko może zostać jednocześnie wskazane dla kilku celów.

§ 14.1. Każde zidentyfikowane ryzyko podlega ocenie pod względem jego istotności.

2. Istotność ryzyka stanowi iloczyn prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka.

3. Prawdopodobieństwo ryzyka jest wynikiem oszacowania stopnia zagrożenia, że ryzyko zaistnieje.

4. Prawdopodobieństwo ryzyka określa się w skali od 1 do 4, gdzie:

1) 1 – oznacza, że prawdopodobieństwo zaistnienia ryzyka jest nikłe;

2) 2 – oznacza, że ryzyko raczej nie zaistnieje;

3) 3 – oznacza, że ryzyko raczej zaistnieje;

4) 4 – oznacza, że zaistnienie ryzyka jest prawie pewne.

5. Wpływ ryzyka jest wynikiem oszacowania:

1) wielkości nakładu środków, które będą konieczne dla usunięcia skutków zaistnienia danego ryzyka, lub

2) tego, jak daleko idące konsekwencje będzie miało zaistnienie danego ryzyka dla realizacji zamierzonych celów – zarówno dla komórki, OUG lub SUG, jak również dla całego nadzoru górniczego.

6. Wpływ ryzyka określa się w skali od 1 do 4, gdzie:

1) 1 – oznacza, że wpływ jest bardzo mały;

2) 2 – oznacza, że wpływ jest mały;

3) 3 – oznacza, że wpływ jest duży;

4) 4 – oznacza, że wpływ jest bardzo duży.

7. Istotność ryzyka określa się w skali od 1 do 16.

§ 15.1. Po określeniu istotności ryzyka dyrektor dokonuje wyboru co najmniej jednej reakcji na ryzyko.

2. Ustala się następujące reakcje na ryzyko:

1) eliminacja – usunięcie możliwości zaistnienia ryzyka;

2) redukcja – zmniejszenie prawdopodobieństwa lub wpływu ryzyka;

3) plan rezerwowy – zaplanowanie działań, które zostaną podjęte z chwilą, gdy ryzyko zaistnieje;

4) przeniesienie – przekazanie odpowiedzialności za ryzyko innemu podmiotowi;

5) akceptacja – zaniechanie podejmowania działań zaradczych, ze względu na:

a) niemożność wskazania takich działań, które byłyby skuteczne, lub

b) znacząco wyższy koszt działań, które byłyby skuteczne, niż koszt poniesienia ryzyka.

3. Dla każdej wybranej reakcji na ryzyko, z wyjątkiem akceptacji, określa się działania w ramach reakcji na ryzyko. Działania te są konkretne, zrozumiałe oraz określone w czasie.

4. Jeżeli istotność ryzyka jest mniejsza niż 3, dyrektor może odstąpić od wyboru reakcji na ryzyko oraz określania działań w ramach reakcji na ryzyko.

§ 16.1. Wyniki identyfikacji ryzyk, ich oceny pod względem istotności, dokonane wybory reakcji na poszczególne ryzyka oraz określone dla tych reakcji działania w ramach reakcji na poszczególne ryzyka są zamieszczane w rejestrach ryzyk.

2. W rejestrach ryzyk wskazuje się także osoby odpowiedzialne w komórce, OUG lub SUG za monitoring ryzyk wskazanych dla celów, za których realizację są odpowiedzialne komórka, OUG lub SUG.

3. Rejestry ryzyk są sporządzane odrębnie dla:

1) planu operacyjnego na dany rok,

2) każdego planu pracy

– oraz są integralną częścią tych planów.

Rozdział 4

Zmiany planów

§ 17. 1. Plany mogą zostać zmienione w przypadku uzasadnionej potrzeby, w szczególności na podstawie danych zamieszczonych w okresowych przeglądach ryzyk.

2. Zmiany planu dokonuje się w formie ustalenia nowego brzmienia całego planu.

3. Propozycję zmiany planu mogą zgłosić:

1) osoby kierownictwa WUG, w tym z inicjatywy dyrektora GP;

2) właściwi merytorycznie dyrektorzy.

4. W przypadku określonym w ust. 3 pkt 2:

1) propozycja zmiany planu:

a) jest przesyłana w postaci elektronicznej, z uzasadnieniem, dyrektorowi GP,

b) podlega zaopiniowaniu przez GP oraz właściwą merytorycznie komórkę – jeżeli to nie ona zaproponowała zmianę;

2) propozycja zmiany planu pracy OUG oraz SUG podlega zaopiniowaniu przez GP oraz właściwe merytorycznie komórki.

5. Zaopiniowanie propozycji zmiany planu następuje w terminie 10 dni roboczych od dnia przesłania tej propozycji dyrektorowi GP.

6. Zmiana planu:

1) dotycząca planu strategicznego albo planu operacyjnego, podpisana przez dyrektora GP, jest zatwierdzana przez Prezesa WUG;

2) dotycząca planu pracy, podpisana przez dyrektora, jest zatwierdzana, w dwóch egzemplarzach, przez właściwą osobę kierownictwa WUG.

7. Zatwierdzona zmiana planu staje się jego obowiązującą wersją.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, jeden egzemplarz obowiązującej wersji planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

Rozdział 5

Monitoring ryzyk

§ 18. 1. Ryzyka są monitorowane na bieżąco.

2. Celem monitoringu ryzyka jest w szczególności zidentyfikowanie:

1) ustania okoliczności, które wywołują ryzyko;

2) powstania okoliczności, które mogą spowodować zmianę prawdopodobieństwa lub wpływu ryzyka;

3) trudności w wykonywaniu działań w ramach reakcji na ryzyko.

§ 19.1. Na podstawie wyników monitoringu ryzyka opracowuje się okresowe przeglądy ryzyk planu operacyjnego oraz poszczególnych planów pracy.

2. Dyrektor GP opracowuje w lipcu oraz październiku przegląd ryzyk planu operacyjnego na dany rok.

3. Dyrektor opracowuje co kwartał przegląd ryzyk planu pracy i przesyła go w postaci elektronicznej dyrektorowi GP.

4. W przeglądzie ryzyk zamieszcza się w szczególności:

1) informację na temat stanu faktycznego ryzyk, których istotność określono na poziomie 12 lub 16;

2) uzasadnienie reakcji akceptacji dla ryzyk, których istotność określono na poziomie co najmniej 8;

3) informację o niewykonanych w terminie działaniach w ramach reakcji na ryzyko;

4) informację o przypadkach braku realizacji w całości lub w części zamierzonych celów, pomimo podjęcia działań w ramach reakcji na ryzyko.

Rozdział 6

Raportowanie

§ 20. 1. W terminie 10 dni po upływie każdego kwartału dyrektorzy komórek oraz urzędów górniczych przesyłają w postaci elektronicznej dyrektorowi GP, w zakresie swojej odpowiedzialności za realizację celu operacyjnego, informacje dotyczące aktualnego stopnia wykonania planu operacyjnego.

2. Dyrektor GP przedstawia Prezesowi WUG raz na kwartał zbiorczą informację dotyczącą aktualnego stopnia wykonania planu operacyjnego, opracowaną przez GP na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1.

§ 21.1. Dyrektor GP przedstawia do akceptacji Prezesowi WUG, do 15 lutego roku następnego, raport z wykonania planu operacyjnego, opracowany przez GP na podstawie informacji, o których mowa w § 20 ust. 1.

2. Odrębną częścią raportu, o którym mowa w ust. 1, jest raport o ryzyku, w którym zamieszcza się w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w urzędach górniczych, w szczególności dane określone w § 19 ust. 4.

3. Raport, o którym mowa w ust. 2, może zawierać propozycje rozwiązań systemowych mających na celu usprawnienie funkcjonowania urzędów górniczych.

§ 22.1. Dyrektorzy opracowują raporty z wykonania planów pracy i przesyłają je w postaci elektronicznej dyrektorowi GP do 31 stycznia roku następnego.

2. Odrębną częścią raportu, o którym mowa w ust. 1, jest raport o ryzyku, w którym zamieszcza się w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórce albo urzędzie górniczym, w szczególności dane określone w § 19 ust. 4.

3. Dyrektor GP przedstawia do akceptacji Prezesowi WUG, do końca lutego roku następnego, zbiorczy raport z wykonania planów pracy, opracowany przez GP na podstawie raportów, o których mowa w ust. 1.

4. Odrębną częścią zbiorczego raportu, o którym mowa w ust. 3, jest raport o ryzyku, w którym zamieszcza się w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórkach oraz urzędach górniczych, w szczególności dane określone w § 19 ust. 4.

§ 23.Raporty o ryzyku są przesyłane w postaci elektronicznej Samodzielnemu Stanowisku do spraw Audytu Wewnętrznego.

Rozdział 7

Wzory dokumentów

§ 24. Wzory:

1) planu operacyjnego,

2) planu pracy komórki,

3) planu pracy OUG oraz SUG,

4) formularza służącego do opracowania kwartalnego przeglądu ryzyk planu pracy,

5) formularza służącego do przekazania informacji dotyczącej aktualnego stopnia wykonania planu operacyjnego,

6) formularza raportu z wykonania planu pracy

– są opracowywane przez GP, akceptowane przez Prezesa WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

Rozdział 8

Przepis dostosowujący i przepisy końcowe

§ 25. Plany sporządzone na podstawie przepisów dotychczasowych nie wymagają dostosowania do przepisów zarządzenia.

§ 26.Traci moc zarządzenie nr 13 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 5 lipca 2013 r. w sprawie planowania działalności oraz zarządzania ryzykiem w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG z 2015 r. poz. 65).

§ 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.