§ 1. Zarządzenie określa tryb realizacji zadań w zakresie naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej "WUG", na stanowiska inne niż wyższe stanowiska w służbie cywilnej, określonych wart. 26-32 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, uwzględniający wymagania określone w art. 11³, art. 18^3a oraz art. 94 pkt 2b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, 1000 i 1076).

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) "dyrektorze do spraw kadr" - rozumie się przez to dyrektora Biura Budżetowo-Finansowego, Kadr i Szkolenia w WUG;

2) "dyrektorze komórki" - rozumie się przez to dyrektora komórki organizacyjnej albo naczelnika Samodzielnego Wydziału Organizacyjnego w WUG;

3) "kandydacie" - rozumie się przez to kandydata do korpusu służby cywilnej w WUG, który złożył ofertę;

4) "komisji" - rozumie się przez to komisję przeprowadzającą nabór;

5) "komórce" - rozumie się przez to komórkę organizacyjną albo Samodzielny Wydział Organizacyjny w WUG;

6) "komórce kadrowej" - rozumie się przez to Biuro Budżetowo-Finansowe, Kadr i Szkolenia w WUG;

7) "naborze" - rozumie się przez to nabór kandydata (kandydatów) do korpusu służby cywilnej na stanowisko (stanowiska) w WUG;

8) "nadzorującym Wiceprezesie WUG" - rozumie się przez to Wiceprezesa WUG sprawującego bezpośredni nadzór merytoryczny nad komórką;

9) "ofercie" - rozumie się przez to zespół dokumentów składanych przez kandydatów w związku z ogłoszeniem;

10) "ogłoszeniu" - rozumie się przez to ogłoszenie o naborze, sporządzone i upowszechnione w sposób określony w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

11) "opisie stanowiska" - rozumie się przez to opis stanowiska pracy, o którym mowa w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

12) "protokole" - rozumie się przez to protokół z przeprowadzonego naboru, o którym mowa w art. 30 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

13) (uchylony)

14) "upowszechnieniu" - rozumie się przez to umieszczenie w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WUG, w Biuletynie Informacji Publicznej WUG oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów;

15) "wniosku" - rozumie się przez to wniosek o wszczęcie naboru.

§ 3. 1. Wszystkie etapy naboru są dokumentowane.

2. Wzory dokumentów dla potrzeb poszczególnych etapów naboru są opracowywane przez komórkę kadrową.

3. Wzory, o których mowa w ust. 2, są akceptowane przez Dyrektora Generalnego WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

§ 4. Decyzję o wszczęciu naboru podejmuje Dyrektor Generalny WUG:

1) na wniosek dyrektora komórki;

2) z własnej inicjatywy.

§ 5. 1. Wniosek zawiera:

1) określenie kodu klasyfikacji zadaniowej, zgodnie z klasyfikacją kosztów działalności WUG w układzie zadaniowym;

2) określenie stanowiska pracy;

3) uzasadnienie wszczęcia naboru;

4) symbol opisu stanowiska i jego wartość punktową;

5) propozycję przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

2. Do wniosku załącza się kopię zatwierdzonego i zwartościowanego opisu stanowiska.

§ 6. Wniosek jest opiniowany przez:

1) dyrektora do spraw kadr, w zakresie:

a) celowości wszczęcia naboru,

b) propozycji przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego w powiązaniu z wynikami wartościowania opisu stanowiska;

2) (uchylony)

3) nadzorującego Wiceprezesa WUG, w przypadku naboru do komórki, nad którą sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny.

§ 7. 1. Decyzję o wszczęciu naboru oraz o ustaleniu przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego podejmuje Dyrektor Generalny WUG.

2. Dyrektor do spraw kadr informuje dyrektora komórki o podjętej decyzji w sprawie wszczęcia naboru, podając w przypadku decyzji pozytywnej informację dotyczącą ustalonego przedziału wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego.

§ 8. W przypadku, o którym mowa w § 4 pkt 2, Dyrektor Generalny WUG:

1) określa stanowisko pracy;

2) sporządza uzasadnienie wszczęcia naboru;

3) określa symbol opisu stanowiska i jego wartość punktową oraz załącza kopię zatwierdzonego i zwartościowanego opisu stanowiska;

4) proponuje przedział wysokości miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, w powiązaniu z wynikami wartościowania opisu stanowiska;

5) występuje o opinię do nadzorującego Wiceprezesa WUG, w przypadku naboru do komórki, nad którą ten Wiceprezes sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny.

§ 9. Nabór jest przeprowadzany w następujących etapach:

1) (uchylony)

2) powołanie komisji;

2a) ustalenie szczegółowych reguł obowiązujących podczas naboru oraz szczegółowego sposobu oceny kandydatów;

2b) sporządzenie ogłoszenia i jego upowszechnienie;

3) przyjmowanie ofert;

4) selekcja dokumentów i sporządzenie listy kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu;

5) dokonanie oceny kandydatów i wyłonienie nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, ze wskazaniem kandydatów niepełnosprawnych, o ile do przeprowadzanego naboru stosuje się art. 29a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

6) sporządzenie protokołu;

7) podjęcie decyzji o wyborze kandydata albo o nierozstrzygnięciu naboru;

8) upowszechnienie informacji o wyniku naboru.

§ 10. 1. Dyrektor do spraw kadr sporządza ogłoszenie w oparciu o zatwierdzony i zwartościowany opis stanowiska, w uzgodnieniu z dyrektorem komórki wnioskującej.

2. Treść ogłoszenia podlega akceptacji Dyrektora Generalnego WUG.

3. Komórka kadrowa upowszechnia ogłoszenie w siedzibie WUG oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

4. Komórka kadrowa informuje Biuro Komunikacji Społecznej w WUG o zamieszczeniu ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, w celu upowszechnienia tego ogłoszenia przez Biuro Komunikacji Społecznej w WUG w Biuletynie Informacji Publicznej WUG.

5. W ogłoszeniu zawiera się informacje o określonych przez komisję metodach i technikach naboru oraz o obowiązku składania ofert w zamkniętych kopertach z dopiskiem jednoznacznie wskazującym, jakiego naboru dotyczą.

6. Dokumenty potwierdzające upowszechnienie ogłoszenia przechowuje się razem z dokumentacją naboru.

§ 12. 1. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku określonym w ust. 2, Dyrektor Generalny WUG może zmienić skład komisji w trakcie trwania naboru.

2. W skład komisji nie może wchodzić osoba, która jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym do drugiego stopnia włącznie kandydata albo pozostaje z nim w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.

3. O zaistniałej przesłance wyłączenia osoba wchodząca w skład komisji zawiadamia pisemnie Dyrektora Generalnego WUG, który wyłącza tę osobę oraz wyznacza do składu komisji inną osobę spełniającą wymagania określone w § 11 ust. 2.

§ 14. Przewodniczący komisji:

1) określa terminy posiedzeń komisji;

2) prowadzi posiedzenia komisji;

3) akceptuje szczegółowe propozycje prac komisji;

4) zatwierdza przygotowane przez komisję dokumenty dla potrzeb poszczególnych etapów naboru;

5) odpowiada za realizację zadań określonych w § 13 ust. 1.

§ 15. Sekretarz komisji prowadzi sprawy organizacyjne i dokumentacyjne dotyczące prac komisji, w tym protokołuje prace komisji.

§ 16. 1. Osoba wchodząca w skład komisji ma obowiązek zachowania w tajemnicy, uzyskanych w trakcie naboru, informacji o kandydatach.

2. Oświadczenie dotyczące zachowania tajemnicy składa się w formie pisemnej przewodniczącemu komisji na pierwszym posiedzeniu komisji.

§ 17. 1. Po upływie terminu do składania ofert komisja:

1) dokonuje ustalenia terminu złożenia poszczególnych ofert; termin do złożenia oferty uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem oferta została nadana w placówce przedsiębiorcy uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej albo złożona w siedzibie WUG;

2) otwiera koperty zawierające oferty, które wpłynęły w terminie;

3) przeprowadza selekcję dokumentów w celu ustalenia listy kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu.

2. W przypadku stwierdzenia braku jednomyślności w ocenie ofert, przewodniczący komisji zarządza dyskusję i głosowanie w celu przyjęcia jednolitej metodologii oceny.

3. O wyniku głosowania rozstrzyga zwykła większość głosów osób wchodzących w skład komisji. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego komisji.

4. Osoba wchodząca w skład komisji niezgadzająca się z wynikiem głosowania zgłasza pisemnie zdanie odrębne z uzasadnieniem.

5. Przebieg dyskusji, wynik głosowania oraz przyjętą w drodze głosowania metodologię oceny odnotowuje się w protokole. Zgłoszone zdania odrębne stanowią załączniki do protokołu.

§ 18. 1. Oferta niezawierająca dokumentu wymaganego w ogłoszeniu o naborze, potwierdzającego spełnianie wymagań niezbędnych, jest odrzucana.

2. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą Dyrektora Generalnego WUG, przewodniczący komisji wzywa kandydatów do uzupełnienia braków formalnych, o których mowa w ust. 1.

§ 19. 1. Stosuje się następujące metody i techniki naboru:

1) do sprawdzenia wiedzy - test wiedzy;

2) do sprawdzenia doświadczenia zawodowego - rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona w sposób ustrukturyzowany.

2. Do sprawdzenia wymagań określonych w opisie stanowiska, niewymienionych w ust. 1, w tym kompetencji i umiejętności, dopuszcza się stosowanie metod i technik naboru niewymienionych w ust. 1.

§ 20. (uchylony)

§ 21. 1. Osoby wchodzące w skład komisji dokonują oceny poziomu spełniania przez kandydatów wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych określonych w ogłoszeniu, w sposób umożliwiający obiektywne sprawdzenie spełnienia tych wymagań, zgodnie z ustalonymi szczegółowymi regułami obowiązującymi podczas naboru oraz ustalonym szczegółowym sposobem oceny kandydatów.

2. Przewodniczący komisji powiadamia pisemnie kandydatów, których oferty spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu, o terminach kolejnych etapów naboru; dopuszcza się możliwość powiadomienia drogą elektroniczną.

3. Przewodniczący komisji informuje kandydatów, na równych zasadach, o sposobie oceny kandydatów, o warunkach zakwalifikowania do kolejnego etapu naboru, o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych podczas tego etapu.

§ 22. 1. Protokół jest podpisywany przez osoby wchodzące w skład komisji i przekazywany przez przewodniczącego komisji Dyrektorowi Generalnemu WUG.

1a. W protokole dokumentuje się wszystkie czynności i zdarzenia mające wpływ na przebieg naboru oraz jego wynik, w tym ustalone szczegółowe reguły obowiązujące podczas naboru, ustalony szczegółowy sposób oceny kandydatów, treść pytań lub zadań oraz, dokonane w trakcie naboru, oceny poziomu spełniania przez kandydatów wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych określonych w ogłoszeniu.

1b. (uchylony)

2. Dyrektor Generalny WUG zatwierdza protokół.

§ 22a. 1. Komisja zostaje zniesiona z dniem zatwierdzenia protokołu.

2. W przypadku nierozstrzygnięcia naboru Dyrektor Generalny WUG, zatwierdzając protokół, może wyłączyć stosowanie zasady określonej w ust. 1 i jednocześnie polecić ponowne upowszechnienie ogłoszenia o tej samej treści.

3. Jeżeli Dyrektor Generalny WUG zastosował mechanizm określony w ust. 2, nie wykonuje się ponownie zadań określonych w § 9 pkt 2 i 2a oraz § 13 ust. 1 pkt 1-3.

§ 23. 1. Jeżeli Dyrektor Generalny WUG nie zastosował mechanizmu określonego w § 22a ust. 2:

1) po zatwierdzeniu protokołu kompletna dokumentacja z naboru jest przekazywana dyrektorowi do spraw kadr;

2) sprawa dotycząca naboru jest ostatecznie zakończona z dniem upowszechnienia w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów informacji o wyniku naboru.

2. Komórka kadrowa jest komórką merytoryczną w rozumieniu załączników do zarządzenia nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 13).

§ 24. 1. Dyrektor do spraw kadr w uzgodnieniu z dyrektorem komórki wnioskującej składa do Dyrektora Generalnego WUG, za pośrednictwem nadzorującego Wiceprezesa WUG, wniosek o zatrudnienie łącznie z protokołem oraz ofertą wybranego kandydata, proponując termin jego zatrudnienia oraz wysokość miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego, a także, w przypadku osoby, która ma zostać zatrudniona na stanowisku inspekcyjno-technicznym, rodzaj specjalnego wynagrodzenia miesięcznego, jaki może ona otrzymać po spełnieniu wymagań przewidzianych w przepisach prawa.

2. Termin, o którym mowa w ust. 1, nie może być krótszy niż 14 dni od dnia przekazania wniosku i powinien uwzględniać czas niezbędny do załatwienia formalności związanych z podjęciem zatrudnienia.

3. Dyrektor Generalny WUG podejmuje w uzgodnieniu z Prezesem WUG decyzję w sprawie zatrudnienia wybranego kandydata.

4. Informacja o wynikach naboru podlega upowszechnieniu. Przepisy § 10 ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

5. Informację o wyniku naboru umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej WUG oraz w siedzibie WUG na okres 3 miesięcy.

§ 25. Dyrektor do spraw kadr powiadamia pisemnie kandydatów uczestniczących w ostatnim etapie naboru o jego wyniku; dopuszcza się możliwość powiadomienia drogą elektroniczną.

§ 26. Kandydatom uczestniczącym w naborze zapewnia się dostęp do uzyskanych przez nich wyników w trakcie poszczególnych etapów naboru.

§ 27. (uchylony)

§ 28. Traci moc "Procedura naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wyższym Urzędzie Górniczym", wprowadzona zarządzeniem nr 22 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 29 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania "Procedury naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wyższym Urzędzie Górniczym" (Dz. Urz. WUG z 2011 r. poz. 11).

§ 29. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.¹⁾